Cara Terbaik untuk Melakukan Analisa Beban Kerja atau Workload Analysis

Salah satu hal yang kadang disepelekan oleh suatu perusahaan yang baru dibentuk oleh orang yang masih baru adalah ketidakpahaman mengenai job desk yang harus dipegang oleh seorang pegawai. Kadang kala, pemimpin perusahaan merasa karyawan di tempat kerjanya memiliki job desk yang terlalu sedikit sehingga menekan mereka untuk bekerja lebih keras. Padahal, dari sisi karyawan, bisa saja pandangannya bertentangan.

Para karyawan mungkin merasa terlalu ditekan. Mereka bisa jadi mampu mengerjakan semua tugas yang dibebankan yang tidak sesuai dengan job description-nya. Akan tetapi ketika mereka melakukannya, hidup mereka hanya akan dihabiskan di meja kerja. Padahal, sebagai manusia, tentu saja karyawan memiliki kebutuhan lain yang juga harus diisi.

Tanpa pemenuhan kebutuhan lainnya, bukan hanya karyawan yang pada akhirnya dirugikan. Perusahaan tempat mereka bekerja pun akan berjalan kurang optimal apabila yang mendukungnya adalah orang-orang yang merasa kurang dimanusiakan. Belum lagi, bila perusahaan tersebut sampai harus kehilangan para karyawan terbaiknya yang merasa tidak dihargai. Tentu ini suatu kerugian yang tidak main-main.

Namun demikian, kondisi sebaliknya juga bisa terjadi. Perusahaan bisa saja melakukan pemborosan dana untuk gaji karyawan yang beban kerjanya terlalu sedikit. Sebagaimana kasus yang dijelaskan di atas, hal ini pun pada akhirnya akan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, memang dibutuhkan suatu ketepatan dalam menyusun beban kerja yang semestinya ditanggung oleh pekerja.

Untuk menganalisis jumlah beban kerja tersebut, diperlukan sistem penilaian yang objektif. Sistem penilaian subjektif yang hanya didasarkan pada “perasaan” tentunya tidak boleh digunakan untuk masalah ini. Sebab sistem analisis yang seperti itu, sangat beresiko membuat kita berakhir dengan kesimpulan yang salah.

Download 37 Materi Pelatihan SDM yang Cetar Membahana dan Top Markotop....

Analisis yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah ini disebut dengan analisis beban kerja. Analisis beban kerja adalah suatu proses untuk menetapkan jumlah jam kerja untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Analisis ini sangat penting dilakukan dan datanya bisa dimanfaatkan untuk menilai jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk mengisi tanggung jawab tertentu dan seberapa beban kerja yang semestinya dilimpahkan kepada seorang karyawan.

Dengan adanya analisis ini, maka akan terbentuk suatu pembagian kerja yang masuk akal. Kerja karyawan juga menjadi lebih jelas dan memiliki target.

Sebab, perusahaan mengetahui berapa jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan dan berapa orang yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Dilihat lebih jauh, hal ini juga bisa membantu perusahaan menyeleksi mana karyawannya yang benar-benar berkualitas dan mana karyawannya yang kurang bagus.

Untuk melakukan analisis beban kerja, pertama-tama perlu dipahami tiga pendekatan sebagai berikut:
1. Pendekatan Organisasi
Dari pendekatan ini, hal yang diharapkan bisa dipahami antara lain tugas dan fungsi setiap satuan kerja dan berbagai hal lainnya yang terkait. Selain itu, pendekatan ini bisa membuat kita mengerti akan sistem koordinasi yang dibutuhkan antar unit satuan kerja. Dengan demikian, setiap pekerja diketahui apa tugasnya secara individual dan sebagai bagian dari team work dalam satu kesatuan perusahaan.

2. Pendekatan Analisis Jabatan
Pendekatan ini diharapkan mampu memberikan suatu pemahaman mengenai jumlah, penempatan, hingga penerimaan pegawai pada waktu yang ditentukan. Hal ini nantinya bisa digunakan sebagai dasar untuk melakukan promosi, memberikan reward, hingga melakukan mutasi.

3. Pendekatan Administratif
Dari pendekatan administratif, hal yang diharapkan diperoleh antara lain kebijakan organisasi dan berbagai hal lainnya yang terkait dengan administrasi pegawai.

Katalog 300 KPI (Key Performance Indicators) Super Lengkap untuk Semua Fungsi dalam Perusahaan. Download Sekarang.

Teknik Menghitung Beban Kerja
Dari tiga pendekatan di atas yang diharapkan bisa memberikan perspektif yang lebih luas, selanjutnya bisa dilakukan penghitungan beban kerja. Analisis beban kerja sendiri pada dasarnya dilakukan dengan menghitung beban kerja per waktu dan volume kerja. Deadline yang ditetapkan sangat tergantung pada masing-masing jabatan. Untuk penghitungan beban kerja sendiri umumnya dilakukan dengan landasan praktis empiris.

Penghitungan beban kerja dengan landasan praktis empiris didasarkan pada pengalaman masa lalu dan penilaian berdasarkan sifat beban kerja masing-masing. Terdapat dua sifat beban kerja yakni abstrak dan konkret.

Masing-masing penilaian untuk setiap sifat beban kerja tersebut memerlukan informasi tersendiri. Misalnya, untuk sifat beban kerja abstrak diperlukan data mengenai uraian tugas jabatan, frekuensi setiap tugas dalam satuan tugas, dan jumlah waktu yang diperlukan, sedangkan untuk sifat beban kerja konkret diperlukan data mengenai uraian tugas jabatan, satuan hasil kerja, hingga jumlah waktu yang diperlukan.

Bila didasarkan pada aturan pemerintah sendiri, maka jam kerja efektif adalah 5 jam perhari. Jumlah ini adalah jumlah yang telah dikurangi oleh beberapa keperluan pegawai seperti makan dan melepas lelah. Pada waktu 5 jam ini, bisa diketahui volume kerja standar yang bisa diraih.

Dari hal ini, maka bisa dihitung bahwa bobot kerja adalah volume kerja dikali dengan jumlah jam kerja, yang nantinya juga bisa dijadikan landasan menentukan jumlah pegawai.

Analisa Kebutuhan Pegawai
Bagaimana kita menentukan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas? Selain harus mencermati beban kerja yang bisa ditanggung oleh seorang karyawan, kita juga perlu menilik masalah beban tugas target yang ditetapkan. Beberapa pekerjaan memerlukan sistem yang cepat sehingga tidak bisa dipenuhi oleh sedikit orang pegawai, sedangkan beberapa pekerjaan lainnya bisa ditanggung oleh sedikit pegawai saja.

Analisis ini nantinya akan sangat menguntungkan perusahaan bila dilakukan dengan benar. Namun demikian, cara ini harus senantiasa diupdate. Tidak bisa dipungkiri berkembangnya teknologi memungkinkan sebuah pekerjaan menjadi lebih mudah sedangkan yang lainnya menjadi lebih sulit.

GRATIS - Template Tabel Performance Appraisal Berbasis KPI dan Panduan Balanced Scorecard. Download Sekarang.

Free Ebook

Dapatkan GRATIS 3 ebook bagus tentang Strategi Pengembangan SDM, Manajemen Karir, dan Success Mindset. GRATIS!!!