Manajemen Kinerja – KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicators yang pada dasarnya menjadi salah satu cara apik guna menjulangkan bisnis sampai ke arah yang tidak diduga-duga.

Karena alasan itulah KPI harus dikembangkan, menjadi penting dan menjadi sebuah kebutuhan yang nyaris harus dipenuhi oleh sebuah perusahaan. Dengan kata lain, sebuah perusahaan harus mampu mengembangkan KPI-nya dengan baik.

Sampai di sini, bisa dilihat bahwa KPI adalah elemen vital, terutama dalam hal bagaimana mengelola kinerja sebuah perusahaan. Ada beberapa indikator kunci yang terukur sifatnya, di mana dari sana sebuah perusahaan bisa mengukur sejauh mana sasaran kinerja yang dibebankan bisa dicapai.

Dengan menengok pada makna dan arti yang terkandung melalui istilah KPI, bisa dibilang bahwa istilah tersebut berhubungan secara langsung dengan performa karyawan sebuah organisasi/kantor.

Poin Penting Tentang Manajemen Kinerja Berbasis KPI

Dalam bingkai manajemen karyawan, ada beberapa poin penting yang perlu dicatat terkait dengan KPI. Berikut beberapa manajemen kinerja berbasis kpi di antaranya:

1.Membangun Sistem Pengawasan yang Baik

Pertama adalah pembangunan sistem pengawasan yang baik, sebab tanpa sistem yang baik, pengukuran kinerja pada akhirnya akan bermuara pada “KPI Gaming” atau permainan KPI.

Yang terakhir ini rentang terjadi pada karyawan-karyawan yang bertugas mengurus administrasi atau yang berhubungan dengan laporan akuntansi, data penjualan, laporan administrasi karyawan, dan laporan karyawan. Tanpa sistem pengawasan yang tercatat rapi, maka data pencapaian KPI hanya akan diukur sekenannya.

Permainan KPI bisa dilihat misalnya pada sebuah kasus di mana sebuah perusahaan sebetulnya belum memiliki standar kriteria ketepatan waktu karyawan yang baku.

Namun pencatatan yang sembarangan pada gilirannya memperlihatkan kecenderungan nilai yang selalu “bagus” (rata-rata indeks sebesar 95%), padahal salah. Pencacatan yang sembarangan pada gilirannya akan memperburuk kinerja perusahaan.

2.Daya Dukung Sistem Pengawasan Pencapaian KPI

Hal kedua yang mesti diperhatikan adalah daya dukung sistem pengawasan pencapaian KPI. Di sinilah arti penting sistem pengawasan pencapaian KPI menjadi terlihat. Sebagus apapun KPI yang disusun tidak akan berarti apapun selama sistem pendukung dan pengawasannya tidak berjalan dengan baik.

Ambil contoh misalnya ketika sebuah perusahaan sudah membangun kriteria KPI untuk mengukur kepuasan karyawan. Hal ini tidak akan begitu banyak berguna bila perusahaan tersebut tidak memiliki alat untuk menghitung dan mengukur kepuasan karyawan.

Sistem pengawasan menjadi penting, terutama untuk kepentingan pendokumentasikan data tentang realisasi sistem KPI. Hanya dengan sistem pengawasan yang baik, sistem KPI bisa dikendalikan dan dikelola dengan cara optimal.

3.Menetapkan Kriteria Khusus Sesuai Target Perusahaan

Sistem KPI biasanya dibangun dengan cara tertentu, misalnya: menetapkan kriteria kualitas seorang sekretaris dengan cara menghitung berapa kali dia memberikan senyum kepada kepala bagian. Dengan kata lain, menyusun KPI bisa dimulai dengan cara mengidentifikasi sejumlah indikator yang pas bila ditempatkan dalam posisi tertentu.

KPI bisa disusun dengan mudah untuk mengukur kinerja di bagian produksi, penjualan, dan pemasaran; dan biasanya tidak mudah menyusun KPI untuk bagian lain di luar ketiga hal tersebut.

Oleh karena itu, sistem penilaian KPI seharusnya bisa disusun pertama-tama dengan cara menyusun katalog KPI yang merinci keberadaan semua posisi yang tersedia di sebuah perusahaan.

Sebagai contoh, KPI yang digunakan untuk mengukur kinerja pemasaran/penjualan tentunya dihasilkan dari hitung-hitungan jumlah penjualan bulanan, brand image index, dan lain sebagainya.; sedangkan untuk bagian sumber daya manusia, KPI dihitung berdasarkan kepuasan pegawai, tingkat produktivitas karyawan, dan rasio employee turnover.

Ada banyak cara untuk mengembangkan sistem pengembangan kualitas karyawan berbasis KPI. Namun pertama-tama harus diketahui dulu ukuran apa saja yang akan dipakai untuk menilai kinerja.

Dilihat dalam perspektif yang lebih luas, tiga catatan di atas menjadi penting untuk diperhatikan, untuk kemudian dikelola dengan baik. Jika berhasil mengelola KPI dengan cara semaksimum mungkin, maka tentu saja akan memberikan sumbangan sangat besar bagi peningkatan kinerja perusahaan.

Pendek kata, jika sebuah perusahaan tidak bisa diukur/dinilai menggunakan indikator tertentu, maka boleh jadi itu adalah pertanda bahwa kantor/organisasi Anda tidak dikelola dengan baik.

Lebih jauh lagi, ada dua komponen yang sering digunakan untuk menilai kinerja sebuah perusahaan. Selain KPI, ada lagi satu asoek yang disebut aspek kompetensi.

Yang terakhir ini merujuk pada gambaran kecakapan yang harus dimiliki oleh seorang karyawan sehingga ia mampu menghasilkan prestasi yang diinginkan perusahaan. Keduanya biasanya diterapkan secara bersamaan, di mana salah satunya bisa melengkapi hasil penilaian yang menggunakan metode lain.

Namun pada dasarnya, sistem penilaian berbasis KPI adalah sistem yang dibangun berdasarkan kriteria pencapaian tertentu. Artinya, ini adalah sistem penilaian berbasis kompetensi.

Indeks yang digunakan melalui KPI bisa berfungsi untuk mengembangkan perusahaan dan organisasi. Dalam hubungannya dengan mengembangkan talenta karyawan, KPI menjadi penting karena serangkaian indeks yang dihasilkannya menjadi kekuatan sekaligus dasar dalam mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan perusahaan yang harus dipertahankan atau ditingkatkan.

Kesimpulan

Melalui KPI, sebuah perusahaan juga bisa merencanakan bagaimana memilih metode yang tepat untuk membuat karir karyawan melesat. Di sinilah arti penting KPI bisa terlihat: sistem tersebut bisa membantu sebuah perusahaan merencanakan pengembangan karir karyawannya.

Lebih jauh lagi, sistem KPI bisa membantu sebuah perusahaan mengukur nilai dan sejauh mana sasaran organisasi tercapai. Sistem tersebut pada hakikatnya bisa diselaraskan dengan kinerja perorangan atau per karyawan.

Dan hasilnya bisa diperlakukan sebagai peta untuk digunakan sebagai panduan pengembangan setiap individu yang tergabung dalam sebuah perusahaan. Selain itu, indeks tertentu yang digunakan dalam KPI juga bisa memetakan permasalahan yang umum muncul di dalam sebuah perusahaan.

baca juga: Pelatihan KPI (Training Key Performance Indicator)