Rekrutmen Badan Kepegawaian Negara CPNS atau Calon Pegawai Negeri Sipil selalu menjadi perhatian masyarakat Indonesia setiap tahunnya. Banyak lulusan baru maupun profesional tertarik mengikuti seleksi CPNS karena menawarkan stabilitas karier, jenjang jabatan yang jelas, serta berbagai fasilitas dan tunjangan dari pemerintah.
Untuk tahun 2026, pemerintah memberi sinyal bahwa seleksi CPNS kembali dibuka, meskipun jadwal resminya masih menunggu pengumuman dari pemerintah pusat dan BKN.
Walau sudah cukup banyak digunakan, tapi ada saja perusahaan yang tidak terlalu mengetahui fungsi HRIS untuk rekrutmen. Akibatnya, mereka tidak bisa memaksimalkan penggunaan program. Dan akibat lain yang ditimbulkan adalah mereka tidak mendapatkan karyawan yang tepat atau bahkan tidak berhasil menjaga loyalitas pegawai.
4 Fungsi HRIS Untuk Rekrutmen
Banyak perusahaan besar sudah menggunakan program HRIS dalam proses rekrutmen mereka. Khusus untuk proses rekrutmen, fungsi yang digunakan oleh bagian personalia lebih terfokus pada menyeleksi para pelamar. Hal ini untuk memutuskan para pelamar sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1. Mempercepat Proses Seleksi
Dengan menggunakan HRIS dalam proses rekrutmen, perusahaan bisa menghemat waktu. Mereka bisa melakukan seleksi dalam waktu yang lebih pendek dan dengan hasil yang lebih memuaskan.
Selain itu, proses seleksi yang lebih cepat juga bisa membantu para calon karyawan untuk lebih mudah melakukan asimilasi. Pihak personalia bisa fokus pada proses pelatihan karyawan baru dan membuat suasana kantor yang bersahabat. Perusahaan juga bisa lebih hemat sebagai hasil dari proses seleksi yang lebih cepat.
HRIS akan melakukan seleksi awal dengan memilah para pelamar yang sesuai dengan kriteria. Program juga bisa mencatat jika pelamar yang sama pernah mengirimkan surat lamaran mereka sebelumnya. Sehingga, personalia bisa lebih mudah memilah karyawan diantara para pelamar.
2. Mengurangi Human Error
Penggunaan HRIS bisa mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh pihak personalia. Human error memang bisa terjadi kapan saja, tapi bisa berakibat fatal pada proses rekrutmen. Merekrut karyawan yang kurang tepat bisa mengurangi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Tidak hanya itu, perusahaan juga bisa mengeluarkan dana lebih banyak, atau membuka lowongan lagi dalam waktu dekat.
Kesalahan yang diakibatkan oleh human error juga bisa berakibat lebih fatal lagi bagi perusahaan. Walau kesalahan yang terlalu fatal jarang terjadi, tetap perlu diperhitungkan untuk mengetahui tindakan preventif. Salah satu contoh adalah tidak teliti dalam menyeleksi para pelamar, ataupun dalam memeriksa latar belakang pelamar.
3. Menjadikan Proses Rekrutmen Lebih Transparan
Salah satu kelebihan sistem HRIS yang jarang diperhatikan adalah membuat proses rekrutmen jadi lebih transparan. Staff personalia akan dapat lebih mengutamakan kemampuan dan kecocokan para pelamar dengan posisi yang dibutuhkan. Selain itu,
Perlu diingat bahwa penggunaan HRIS hanya untuk mengurangi kemungkinan terjadi kecurangan. Terlepas dari ada atau tidak adanya kecurangan pada proses rekrutmen, tindakan preventif perlu untuk dilakukan.
Sistem yang transparan juga dapat menjaga nama baik perusahaan. Dan di banyak kejadian, juga membantu perusahaan dalam menjaga loyalitas karyawan.
4. Menghemat Biaya
Ada banyak alasan mengapa HRIS penting dalam proses rekrutmen, tapi dana bisa jadi alasan terbaik. Program HRIS yang memiliki banyak fungsi bisa sangat membantu perusahaan dalam berhemat. Perusahaan akan dapat menemukan karyawan yang tepat dan sesuai kebutuhan. Sehingga tidak perlu terlalu sering membuka lowongan kerja.
Walaupun jarang dibahas, tapi biaya rekrutmen bisa jadi cukup besar karena perlu memperhitungkan biaya pelatihan. Selain itu, perusahaan yang terlalu sering membuka lowongan dalam waktu dekat juga akan memiliki nilai yang buruk di masyarakat. Sehingga mereka perlu mengeluarkan biaya lebih besar untuk promosi dan inovasi lainnya.
Berbagai Fungsi Lain Dari Penggunaan HRIS
Selain untuk proses rekrutmen, program HRIS juga memiliki banyak fungsi lainnya. Mulai dari pencatatan kehadiran, perhitungan gaji, hingga perencanaan jenis pelatihan karyawan. Sesuai dengan namanya Human Resource Information System, program ini diperlukan oleh pihak personalia. Berikut adalah beberapa fungsi lain dari HRIS yang cukup banyak digunakan.
1. Sistem Absensi
Payroll atau pencatatan gaji memang salah satu fitur penting bagi banyak program HRIS. Tapi fitur absensi juga tidak kalah pentingnya. Dengan fitur ini, pencatatan absensi jadi lebih transparan.
Penggunaan berbagai teknologi untuk menjaga angka kehadiran tetap tinggi akan membantu produktivitas perusahaan. Dan karena sifatnya yang transparan, baik pegawai maupun personalia dapat segera mengetahui jika ada ketidak sesuaian dalam sistem.
Sistem absensi yang baik juga akan berakibat baik pada kinerja karyawan secara keseluruhan. Tingkat kehadiran yang tinggi menunjukkan adanya motivasi yang cukup tinggi dari para karyawan. Tidak hanya itu, pencatatan kehadiran yang transparan juga membuat pegawai lebih setia pada perusahaan.
2. Pelatihan Karyawan
Perencanaan pelatihan karyawan tidak bisa dilakukan begitu saja. Perlu adanya bantuan data dari HRIS tentang kinerja dan kehadiran karyawan. Dari semua data yang sudah dikumpulkan, personalia dapat mengetahui jenis pelatihan apa yang paling tepat untuk para karyawan.
Pelatihan yang dilakukan memang sifatnya cukup umum karena diperuntukkan bagi semua pegawai. Akan tetapi, personalia bisa mengetahui materi apa saja yang perlu dibahas. Termasuk mengurangi kelemahan karyawan.
Beberapa jenis pelatihan memang harus dilakukan secara berkala. Dan dengan program HRIS, personalia bisa merencanakan dengan lebih baik agar mendapatkan hasil yang maksimal. Tidak hanya itu, program ini juga dapat memperkirakan kebutuhan kompetensi di masa depan.
HRIS juga dapat mencatat berbagai laporan tindakan yang dilaporkan ke personalia. Sehingga mereka dapat memberikan jenis pelatihan yang lebih beragam. Seperti pelatihan tentang menjaga kompetisi yang sehat di lingkungan kantor. Ataupun pelatihan tentang standar keselamatan terbaru.
3. Pencatatan dan Penilaian Kinerja
Hampir mirip dengan sistem absensi ataupun pemberian gaji, HRIS dengan pencatatan dan penilaian kinerja juga sangat berguna. Personalia bisa memasukkan semua data yang diperlukan sebagai parameter utama.
Perusahaan melalui personalia bisa mengetahui adanya kenaikan atau penurunan kinerja karyawan. Sehingga dapat mempertimbangkan berbagai tindakan yang diperlukan. Termasuk mengetahui alasan di balik penurunan kinerja.
Sebagai contoh, jika ada karyawan bidang penjualan yang tidak berhasil mencapai target. Personalia bisa menelusuri alasan kegagalan karyawan. Tidak hanya itu, mereka juga bisa mengetahui seberapa jauh penurunan kinerja yang terjadi. Mereka juga bisa mengetahui tindakan apa saja yang tepat untuk meningkatkan kinerja karyawan kembali.
Kesimpulan
Fungsi HRIS untuk rekrutmen tidak hanya terbatas dalam menyeleksi para pelamar. Program ini juga berfungsi untuk mengurangi human error dan juga menjaga proses rekrutmen transparan. Dengan pembaruan berkala, program ini juga bisa digunakan untuk memprediksi kemampuan apa saja yang dibutuhkan di masa depan.
Perusahaan juga perlu selektif dalam memilih program HRIS yang tepat untuk digunakan secara maksimal. Sehingga dapat merekrut karyawan yang tepat dan juga menjaga loyalitas mereka melalui berbagai pelatihan dan perhitungan gaji yang tepat.
Semua fungsi ini bisa terjadi jika perusahaan memilih program yang tepat dan dapat digunakan oleh para pegawai. Tidak hanya itu, agar dapat lebih maksimal lagi, program HRIS juga perlu.
Rekrutmen Karyawan – Pemanfaatan teknologi yang terus berkembang pesat, terjadi di berbagai bidang termasuk salah satunya dalam proses rekrutmen karyawan. Setiap perusahaan pasti ingin mempunyai aset berharga yang bisa didapatkan dari para karyawan yang kompeten.
Untuk mewujudkannya, dibutuhkan kreatifitas dari pihak HR guna mendapatkan kandidat terbaik yang mempunyai kemampuan dan keterampilan seperti yang diharapkan.
Namun tidak dipungkiri, selama proses pencarian karyawan untuk mengisi jabatan dan posisi tertentu sesuai kriteria, tidak bisa dianggap remeh. Karena pada kenyataannya, banyak HR yang dibikin pusing selama proses rekrutmen dilakukan.
Pada dasarnya, kandidat potensial biasanya akan lebih tertarik dengan jenis dan bentuk lowongan kerja yang tidak monoton. Misalnya terdapat konsep khusus dan dikemas apik dalam bentuk desain gambar maupun video yang mengikuti tren.
Lantas, seperti apa cara kreatif dan ampuh yang bisa digunakan dalam proses rekrutmen karyawan sehingga mendapatkan banyak kandidat potensial?
Cara Kreatif Rekrutmen Karyawan Terlengkap dan Sesuai Tren Masa Kini
Sudah mempublikasikan lowongan pekerjaan namun masih belum mendapatkan hasil maksimal atau bahkan sepi peminat? Anda sebagai HR harus lebih kreatif dalam memasang lowongan pekerjaan.
Agar lebih menarik, tidak ketinggalan zaman dan tampil kekinian, Anda bisa bekerjasama dengan bagian IT dan graphic designer. Berikut terdapat beberapa cara kreatif rekrutmen karyawan yang bisa diterapkan dan berpotensi menjaring kandidat – kandidat potensial:
1.Memanfaatkan Media Sosial untuk Pengenalan Lingkungan Perusahaan
Sebelum mulai ke tujuan utama yakni membuka lowongan pekerjaan, saat ini banyak perusahaan yang berusaha membangun citra positif internal perusahaan. Contohnya seperti kondisi lingkungan perusahaan, keseruan program kerja yang dibuat perusahaan, hubungan internal sesama pekerja, kegiatan sehari – hari para pekerja dan informasi menarik lainnya.
Semua itu bisa ditampilkan dalam bentuk konten bermanfaat dibalut dengan trending topik yang sedang hangat diperbincangkan di masyarakat sehingga berujung viral.
Salah satu perusahaan yang sudah mengadopsi cara ini adalah rocketindo. Konten paling cocok untuk merepresentasikan citra positif perusahaan adalah melalui video seperti reels Instagram atau bisa juga video TikTok.
Secara tidak langsung, semakin banyak orang yang menyaksikan keseruan dari lingkungan perusahaan tertentu, akan mulai terbangun mindset positif dan memancing ketertarikan kandidat – kandidat terbaik untuk bisa bekerja di perusahaan tersebut.
Bahkan sebelum lowongan kerja resmi dibuka, sudah banyak DM yang masuk menanyakan apakah perusahaan bersangkutan sedang membuka lowongan kerja atau tidak.
Bisa dibayangkan bukan, saat lowongan kerja benar – benar dibuka, Anda sebagai HR akan dimudahkan untuk mendapatkan kandidat – kandidat potensial. Semakin banyak kandidat yang melamar, akan membuka potensi bagi HR untuk memilih dengan leluasa.
Tidak ada lagi kondisi terpaksa saat memilih kandidat yang jumlahnya terbatas. Silahkan dibuktikan sendiri ya cara ini, rasakan perubahannya.
2.Menggandeng Influencer untuk Mempromosikan
Influencer menjadi salah satu media yang tepat untuk digunakan dalam proses sosialisasi terkait lowongan pekerjaan. Dalam proses rekrutmen karyawan, Anda bisa memanfaatkan kreativitas yang dimiliki oleh para influencer.
Cara ini sangat tepat dilakukan untuk menjaring banyak talenta muda berbakat. Pasalnya rentang usia yang banyak update informasi melalui media sosial dan internet adalah mereka yang berusia di bawah 35 tahun. Soft marketing ini yang ditampilkan sekaligus disampaikan oleh influencer, akan lebih mudah diterima oleh audiens ketimbang menggunakan postingan monoton “we are hiring” yang dianggap kurang menarik.
Untuk konsep yang hendak digunakan bisa sesuai kebutuhan. Bisa disiapkan oleh perusahaan, didiskusikan bersama atau sepenuhnya diserahkan kepada pihak influencer yang dipilih.
3.Pasang Iklan di Media Sosial dan Website
Pasang iklan lowongan pekerjaan bisa Anda lakukan dengan memanfaatkan media sosial dan website khusus dengan niche seputar informasi pekerjaan. Biasanya, para pencari lowongan pekerjaan akan memanfaatkan kedua platform ini untuk mencari informasi awal tentang lowongan pekerjaan.
Pilihlah platform media sosial yang mempunyai follower belasan ribu, puluhan ribu atau ratusan ribu dengan insight oke. Selain itu, Anda juga bisa memilih target pasar sesuai kebutuhan, misalnya akun yang popular di ruang lingkup daerah atau nasional. Sementara untuk platform website, pastikan web tersebut terpercaya dan kredibel.
Berawal dari informasi tersebut, para pencari lowongan pekerjaan akan memastikan kebenaran informasi melalui official media sosial dan website perusahaan bersangkutan. Untuk itu, diharapkan pihak HR juga mengunggah informasi lowongan pekerjaan pada portal resmi perusahaan.
Jadi perusahaan harus sudah mempunyai akun media sosial dan website resmi. Dengan adanya kedua akun resmi, bisa menciptakan kesan professional dan meningkatkan kepercayaan terhadap perusahaan.
4.Proses Rekrutmen Karyawan Full Online
Perusahaan – perusahaan besar seperti contohnya BUMN sudah menerapkan cara ini dalam proses rekrutmen karyawan. Terbukti cara ini sangat efektif diterapkan, mulai dari menghemat waktu, biaya dan juga tenaga.
Semua informasi terkait proses seleksi dan hasil seleksi bisa disampaikan secara otomatis melalui email pribadi masing – masing pelamar. Berikut ini terdapat beberapa tahapan yang bisa diterapkan:
a. Registrasi Melalui Form Khusus
Pihak perusahaan bisa menyediakan form khusus yang sudah disediakan di laman website resmi. Disanalah semua pelamar yang berminat untuk apply lowongan pekerjaan bisa mendaftar. Pastikan semua fitur unggah dokumen berfungsi dengan baik untuk memudahkan proses seleksi administrasi.
b. Memanfaatkan AI Untuk Otomatisasi Seleksi Administrasi
Seleksi administrasi yang cepat, bisa meningkatkan responsivitas tim HR kepada para pelamar sehingga para pelamar pun merasakan dampak profesionalitas perusahaan secara langsung.
Dalam hal ini AI (Artificial Intelligence) bisa membantu mendeteksi dan memilih kandidat mana saja yang memiliki persyaratan administrasi paling mendekati kebutuhan perusahaan.
c. Test Online dengan Timer dan Keamanan yang Mumpuni
Bagi pelamar yang dinyatakan lolos seleksi administrasi, bisa mengikuti serangkaian tes online. Mulai seleksi kompetensi dasar, seleksi kompetensi bidang, psikologi dan lainnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk memastikan tidak ada kecurangan selama proses seleksi, disarankan untuk menggunakan timer dan menerapkan sistem keamanan yang mumpuni.
d. Interview HR dan User Via Zoom atau Aplikasi Pendukung Lainnya
Selanjutnya, kreativitas selama proses rekrutmen karyawan juga bisa ditunjukkan melalui interview HR & user yang menerapkan sistem online dengan konsep menarik. Ini juga akan menjadi penilaian para pelamar untuk memutuskan lanjut atau tidak setelah serangkaian proses interview selesai.
Sudah banyak aplikasi interview online yang bisa Anda manfaatkan seperti Zoom, Google Meet atau software lainnya.
e. Training Online
Tahap ini hanya didapatkan oleh pelamar yang dinyatakan diterima. Training online bisa Anda ikutkan ke dalam proses rekrutmen karyawan untuk menarik minat para pelamar kerja. Untuk rekomendasi sistem trainingnya bisa berupa e-book atau video.
Untuk memastikan calon karyawan memahami alur kerja dan hal penting selama training, siapkan soal – soal yang wajib dijawab. Dari situ Anda bisa mengetahui seberapa baik tingkat pemahaman dan kesiapan karyawan sebelum benar – benar real bekerja.
Dari sudut pandang karyawan, mereka akan merasa diperhatikan oleh calon perusahaan tempat mereka bekerja nanti. Karena kebanyakan perusahaan membiarkan pekerja baru untuk mencari informasi dan beradaptasi sendiri, sehingga tidak jarang yang tidak betah karena first impression yang didapatkan suda tidak mengenakkan.
Itulah beberapa cara kreatif untuk melakukan rekrutmen karyawan yang mungkin bisa jadi bahan rujukan buat Anda. Diharapkan dengan adanya pembahasan di atas, bisa membantu Anda sebagai HR mendapatkan kandidat – kandidat terbaik.
