General Affairs (GA) sering dianggap sekadar fungsi pendukung: ngurus gedung, kendaraan, ATK, dan fasilitas. Padahal tanpa KPI General Affairs, semua aktivitas GA terlihat sibuk tapi sulit dibuktikan kontribusinya ke efisiensi perusahaan.
KPI General Affairs adalah indikator terukur untuk menilai efektivitas layanan, efisiensi biaya, dan keandalan fasilitas kerja.
Berikut contoh KPI General Affairs yang lengkap dan aplikatif:
Facility Availability Rate Definisi: Tingkat kesiapan fasilitas kerja (gedung, listrik, AC, kendaraan). Target ilustratif: ≥ 99%. Cara ukur: (Waktu fasilitas siap pakai ÷ total waktu operasional) × 100%.
GA Cost Efficiency Definisi: Efisiensi biaya operasional GA terhadap anggaran. Target ilustratif: Realisasi ≤ 95% dari anggaran. Cara ukur: Total biaya GA ÷ total anggaran GA × 100%.
Service Request Resolution Time Definisi: Kecepatan penyelesaian permintaan layanan internal. Target ilustratif: ≤ 2 hari kerja. Cara ukur: Rata-rata waktu dari tiket masuk hingga selesai.
Asset Utilization Rate Definisi: Tingkat pemanfaatan aset perusahaan. Target ilustratif: ≥ 85%. Cara ukur: (Jam pakai aset ÷ jam tersedia) × 100%.
Tanpa KPI, GA sering dianggap cost center semata. Dengan KPI yang tepat, GA berubah menjadi fungsi yang menjaga kenyamanan kerja sekaligus menghemat biaya perusahaan.
👉 Di video saya tentang KPI General Affairs, saya membahas cara menyusun KPI GA yang realistis, bisa dikontrol tim, dan mudah dipahami manajemen. Sangat penting ditonton sebelum menetapkan KPI GA tahunan.
Pada era digital saat ini, perkembangan teknologi informasi telah mengubah lanskap bisnis secara signifikan. Di berbagai sektor, termasuk manajemen sumber daya manusia (SDM), penggunaan aplikasi HRIS (Human Resource Information System) dan aplikasi KPI (Key Performance Indicator) telah menjadi semakin umum. Meskipun demikian, terdapat keterbatasan fungsi aplikasi HRIS dan aplikasi KPI yang perlu Anda ketahui.
Mengenal Aplikasi HRIS dan Aplikasi KPI
Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu organisasi dalam mengelola berbagai aspek manajemen sumber daya manusia.
Ini mencakup pengelolaan data karyawan, administrasi gaji, pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja, rekrutmen, serta berbagai informasi terkait SDM. Berikut adalah beberapa fitur umum dari aplikasi HRIS:
Manajemen Data Karyawan
Aplikasi HRIS menyediakan tempat sentral untuk menyimpan dan mengelola data karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, dan catatan lainnya.
Administrasi Gaji dan Penggajian
Aplikasi HRIS memungkinkan pengelolaan proses penggajian, perhitungan gaji, dan manajemen tunjangan serta pengurusan pajak dan potongan gaji.
Pelatihan dan Pengembangan
Organisasi dapat menggunakan HRIS untuk merencanakan, melacak, dan mengevaluasi program pelatihan serta perkembangan karyawan.
Manajemen Kinerja
Aplikasi ini membantu dalam penetapan tujuan, penilaian kinerja, umpan balik, dan pengembangan rencana perbaikan.
Rekrutmen dan Onboarding
HRIS dapat digunakan untuk mengelola proses rekrutmen, mulai dari perekrutan hingga tahap onboarding karyawan baru.
Manajemen Absensi dan Cuti
Aplikasi HRIS membantu dalam melacak absensi karyawan, cuti, izin, dan kehadiran.
Analisis Data SDM
Melalui fitur pelaporan dan analisis, HRIS membantu dalam menganalisis data SDM untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Setelah Anda mengetahui tentang aplikasi HRIS, maka penting juga bagi Anda mengetahui aplikasi KPI.
Aplikasi KPI (Key Performance Indicator) adalah alat atau metode yang digunakan oleh organisasi untuk mengukur dan mengelola kinerja atau pencapaian tujuan. KPI adalah indikator yang diukur secara kuantitatif dan kualitatif untuk mengevaluasi sejauh mana suatu entitas mencapai tujuan strategisnya. Berikut adalah beberapa aspek penting tentang aplikasi KPI.
Penentuan Tujuan dan Prioritas
Organisasi harus mengidentifikasi tujuan strategis yang ingin dicapai, dan dari sana, menentukan KPI yang sesuai untuk mengukur kemajuan menuju tujuan tersebut.
Pemantauan Performa
Aplikasi KPI membantu dalam pemantauan dan pelacakan performa berdasarkan indikator-indikator yang ditetapkan. Ini dapat mencakup berbagai bidang seperti penjualan, kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, dan lainnya.
Analisis Data dan Pelaporan
Aplikasi KPI memungkinkan organisasi untuk menganalisis data dan menghasilkan laporan yang memberikan wawasan tentang performa, tren, dan perbandingan antara kinerja aktual dan target.
Penilaian dan Umpan Balik
Berdasarkan data KPI, organisasi dapat mengevaluasi pencapaian tujuan dan memberikan umpan balik kepada tim atau individu terkait.
Pengambilan Keputusan Strategis
Informasi dari aplikasi KPI dapat digunakan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dalam mengarahkan strategi dan alokasi sumber daya.
Perbaikan Berkelanjutan
Aplikasi KPI membantu organisasi untuk melakukan perbaikan berkelanjutan dengan mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian lebih dan pengembangan strategi untuk meningkatkan performa.
Aplikasi HRIS dan aplikasi KPI memiliki peran penting dalam manajemen sumber daya manusia dan pengukuran kinerja organisasi. HRIS membantu dalam mengelola data karyawan dan proses SDM, sementara aplikasi KPI membantu dalam mengukur pencapaian tujuan strategis dan memberikan panduan untuk pengambilan keputusan. Integrasi antara keduanya dapat memberikan pandangan yang lebih lengkap tentang hubungan antara performa individu, tim, dan tujuan bisnis secara keseluruhan.
Keterbatasan Aplikasi HRIS
Aplikasi HRIS dan aplikasi KPI memiliki peran krusial dalam manajemen sumber daya manusia dan pengukuran performa. Meskipun mereka menawarkan manfaat yang signifikan, keterbatasan mereka tidak boleh diabaikan.
Penggunaan yang bijak memerlukan pemahaman yang mendalam tentang bagaimana mengelola keterbatasan ini dan menciptakan solusi yang sesuai. Dalam menghadapi tantangan ini, organisasi perlu memastikan bahwa mereka memiliki strategi yang kuat untuk mengatasi masalah dan memaksimalkan manfaat yang ditawarkan oleh kedua jenis aplikasi ini.
Secara garis besar, aplikasi HRIS membantu organisasi dalam mengelola data karyawan, rekrutmen, gaji, dan informasi penting lainnya, sementara aplikasi KPI digunakan untuk mengukur performa individu atau tim berdasarkan tujuan dan indikator kunci.
Namun, seperti halnya teknologi lainnya, terdapat keterbatasan fungsi aplikasi HRIS dan aplikasi KPI yang perlu diperhatikan. Berikut beberapa keterbatasan penting dari aplikasi HRIS.
Ketergantungan pada Data Input yang Akurat
Aplikasi HRIS bergantung pada data yang diinput dengan benar dan akurat. Kesalahan dalam memasukkan informasi karyawan, seperti alamat, jabatan, atau gaji, dapat menyebabkan masalah serius dalam manajemen data dan proses bisnis.
Kekurangan dalam Menangani Keunikan Individu
Meskipun aplikasi HRIS efektif dalam mengelola data karyawan secara umum, mereka mungkin kesulitan dalam menangani keunikan individu, seperti perbedaan dalam kebutuhan pelatihan atau preferensi karir.
Tantangan dalam Pengembangan dan Pemeliharaan
Implementasi awal dan pemeliharaan aplikasi HRIS memerlukan sumber daya teknis dan finansial yang signifikan. Perubahan dalam kebijakan perusahaan atau regulasi juga dapat memerlukan modifikasi dalam sistem, yang dapat mengakibatkan biaya tambahan.
Keamanan Data dan Privasi
Aplikasi HRIS mengandung informasi yang sangat sensitif, termasuk data pribadi karyawan dan informasi gaji. Menjaga keamanan dan privasi data ini merupakan tantangan besar, terutama dalam menghadapi ancaman siber yang terus berkembang.
Keterbatasan Aplikasi KPI
Selain HRIS, KPI yang juga sangat umum diperusahaan juga memiliki kekurangan. Berikut pembahasannya.
Pemilihan KPI yang Tepat
Memilih KPI yang relevan dan akurat untuk mengukur performa adalah tantangan utama. KPI yang tidak tepat dapat mengarah pada penilaian yang tidak adil dan mengaburkan pandangan tentang performa sebenarnya.
Pemantauan dan Pencatatan Data yang Konsisten
Aplikasi KPI memerlukan pemantauan dan pencatatan data yang konsisten dari berbagai sumber. Ketidaksesuaian atau keterlambatan dalam pemantauan data dapat merusak keakuratan analisis performa.
Konteks dan Faktor Eksternal
Aplikasi KPI mungkin tidak selalu mempertimbangkan faktor eksternal yang dapat memengaruhi performa, seperti perubahan pasar atau situasi ekonomi. Ini dapat mengakibatkan penilaian yang tidak sepenuhnya akurat.
Kesulitan dalam Mengukur Aspek Kualitatif
Banyak aspek performa, seperti kerjasama tim, kreativitas, atau inovasi, sulit diukur secara kuantitatif. Aplikasi KPI mungkin kurang efektif dalam mengukur elemen-elemen ini.
Resistensi dan Manipulasi
Aplikasi KPI dapat merangsang perilaku yang tidak diinginkan, seperti manipulasi data untuk mencapai target atau fokus berlebihan pada KPI tertentu yang mengabaikan aspek penting lainnya.
Tantangan Integrasi HRIS dan KPI
Selain keterbatasan yang telah disebutkan untuk kedua jenis aplikasi ini secara terpisah, tantangan integrasi antara HRIS dan aplikasi KPI juga perlu dipertimbangkan. Integrasi yang buruk atau tidak sempurna antara kedua sistem ini dapat mengakibatkan kehilangan data, ketidakcocokan dalam definisi KPI, dan kesulitan dalam menganalisis data lintas departemen.
Integrasi antara HRIS dan aplikasi KPI menjadi semakin penting karena memungkinkan organisasi untuk menghubungkan informasi tentang karyawan dengan pencapaian tujuan bisnis.
Dengan integrasi yang baik, organisasi dapat melihat bagaimana kinerja individu atau tim berkontribusi terhadap tujuan keseluruhan, membantu dalam penilaian kinerja yang lebih holistik. Misalnya, aplikasi KPI dapat menghubungkan data performa individu yang tercatat di HRIS dengan indikator kinerja yang relevan.
Nah, mengingat terdapat keterbatasan fungsi aplikasi HRIS dan aplikasi KPI namun keduanya tetap memiliki peranan penting di dalam perusahaan, maka Anda perlu mengambil beberapa tindakan tepat untuk mengoptimalkan kedua aplikasi ini.
Materi Pelatihan Manajemen – Pelatihan merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk sosialisasi dan meningkatkan pengetahuan serta kemampuan baik secara individu maupun tim.
Sebagai perusahaan yang peduli terhadap perkembangan karyawan dan kemajuan perusahaan itu sendiri, penting untuk memperhatikan penyelenggaraan pelatihan rutin dan secara berkala.
Untuk mendukung pelatihan manajemen perusahaan, di bawah ini terdapat beberapa contoh materi pelatihan manajemen yang baik untuk bisa mendapatkan hasil maksimal.
Materi pelatihan manajemen dikatakan baik jika di dalamnya terdapat banyak dukungan dengan tujuan untuk pengembangan hingga kemajuan pada perusahaan. Beberapa hal yang harus diperhatikan seperti identifikasi kebutuhan pelatihan, pemilihan materi yang tepat dan relevan, pembuatan outline, persiapan presentasi, peningkatan materi hingga evaluasi.
Untuk memastikan materi pelatihan manajemen berkualitas dan tepat sasaran, pahami beberapa komponen penting di bawah ini. Berikut contoh materi pelatihan manajemen:
1.Program Orientasi Karyawan
Program orientasi karyawan pada materi pelatihan manajemen meliputi:
Modul khusus yang bertujuan untuk pembelajaran mandiri secara teknis tentang persyaratan untuk bisa menduduki posisi dan jabatan tertentu.
Rangkuman materi yang ditampilkan dalam bentuk web dengan tujuan untuk memudahkan audiens mendapatkan pemahaman mengenai seberapa rumit perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan.
Penjelasan tentang bagaimana detail dari protokol keamanan yang diterapkan.
Pelatihan tentang pemahaman alat dan mesin penunjang pekerjaan dengan praktek langsung.
Pengembangan keterampilan interpersonal secara kelompok meliputi tim kerja, layanan pelanggan, manajemen klien dan lainnya.
Memfasilitasi ruang diskusi interaktif untuk para karyawan dan manajemen dengan tujuan untuk memperjelas prioritas, harapan dan tujuan bersama yang ingin dicapai.
Pelatihan resmi yang diberikan oleh vendor eksternal untuk meningkatkan kualitas kerjasama dan komunikasi.
2.Prosedur Perusahaan
Seiring berjalannya waktu, prosedur dan sistem yang diterapkan oleh perusahaan pasti akan ada penyesuaian. Sehingga bisa dimasukkan ke dalam materi pelatihan manajemen untuk memberikan sosialisasi kepada seluruh karyawan. Misalnya seperti prosedur pengajuan permohonan tertentu, pengajuan cuti, sistem absensi dan prosedur lainnya.
Dari materi pelatihan manajemen ini, diharapkan semua karyawan bisa mendapatkan pemahaman lebih lanjut dan terhindar dari kesalahpahaman berkomunikasi antar rekan kerja maupun maupun dengan atasan.
3.Pelatihan Tentang Kepatuhan
Materi pelatihan manajemen yang berhubungan dengan kepatuhan sangat penting untuk dilakukan agar karyawan paham aturan dan hukum. Dimana pelatihan kepatuhan bisa didasarkan dari hukum, regulasi pemerintah dan kebijakan perusahaan yang berlaku.
Materi pelatihan manajemen ini dirancang untuk membantu meminimalisir atau bahkan menghilangkan tindakan yang tidak benar dan memastikan kegiatan operasional perusahaan sudah sesuai dengan aturan hukum di Indonesia.
Manfaat lain dari materi pelatihan manajemen tentang kepatuhan adalah membantu memberikan perlindungan terkait reputasi perusahaan, mengurangi resiko potensial, melindungi para pekerja dan mewujudkan lingkungan kerja yang aman.
Beberapa contoh materi pelatihan manajemen tentang kepatuhan seperti:
Pelatihan keberagaman
Pelatihan anti pelecehan
Pelatihan etika bisnis
Pelatihan keamanan cyber
4.Pembelajaran Tentang Produk dan Layanan
Seiring perjalanan waktu, inovasi terhadap produk dan layanan akan terus terjadi. Untuk itu, penting menyediakan materi pelatihan manajemen khusus produk dan layanan terbaru. Dengan adanya sosialisasi terkait produk dan layanan, semua karyawan akan memiliki pengetahuan yang memadai.
Terlebih lagi bagi karyawan yang berkecimpung di bidang penjualan, harus ada bekal khusus bagaimana cara promosi dan menjual produk atau jasa tersebut.
Jadi ketika karyawan mendapat pertanyaan dari pelanggan, calon pelanggan atau pihak lain, bisa memberikan jawaban yang tepat dan tidak berpotensi menjerumuskan.
5.Pelatihan Tentang Kepemimpinan
Materi pelatihan manajemen yang berhubungan tentang kepemimpinan mempunyai tujuan untuk dalam memperbarui hingga menyesuaikan apa yang menjadi visi dan misi perusahaan. Terlebih lagi jika terdapat perubahan maupun penambahan.
Harapan utama dari perusahaan dengan adanya materi pelatihan manajemen tentang kepemimpinan adalah agar para karyawan mempunyai pemahaman seperti apa peran mereka saat ini dan hal apa saja yang harus diperhatikan untuk menjadi pemimpin terbaik di masa yang akan datang.
Manfaat materi pelatihan manajemen tentang kepemimpinan antara lain:
Meningkatkan kemampuan dalam kepemimpinan bagi seorang pemimpin
Mendorong munculnya bibit pemimpin baru yang unggul
Memperkuat ruang lingkup kerja tim
Mematangkan kemampuan para pemimpin dalam mengambil keputusan – keputusan penting.
Membantu memancing semangat kerja para karyawan
Membantu meningkatkan retensi para karyawan
6.Pelatihan Tentang Alat Bantu dan Teknologi
Untuk menunjang aktivitas kerja para karyawan, terdapat alat bantu dan teknologi yang digunakan oleh perusahaan. Seiring berjalannya waktu, perubahan maupun perkembangan pasti ada untuk memberikan kemudahan dan meningkatkan keuntungan yang didapatkan perusahaan.
Dalam hal ini terdapat materi pelatihan manajemen tentang alat bantu dan teknologi yang harus dilakukan oleh perusahaan secara berkala. Mulai dari pengenalan alat hingga cara penggunaan berbagai software pendukung.
Untuk terhindar dari ketertinggalan perkembangan teknologi, para karyawan harus selalu upgrade skill melalui materi pelatihan manajemen yang diberikan oleh perusahaan.
7.Pelatihan Keterampilan Pribadi dan Profesional
Dalam bekerja, keterampilan pribadi dan profesional masing – masing karyawan tentu berbeda – beda. Untuk mewujudkan pemerataan kemampuan setiap karyawan, mensosialisasikan materi pelatihan manajemen keterampilan pribadi dan profesional sangatlah penting bagi perusahaan.
Dampaknya pun tidak hanya dirasakan oleh perusahaan, melainkan juga masing – masing karyawan. Mulai dari keterampilan komunikasi yang lebih efektif, kemampuan bekerjasama dalam tim, hingga menemukan solusi dengan cepat saat terjadi masalah.
Dengan adanya materi pelatihan ini, karyawan cenderung bisa menjaga hubungan yang baik antar karyawan lain maupun dengan para konsumen.
Lantas, manfaat umum apa saja yang akan didapatkan oleh para karyawan setelah memahami materi pelatihan manajemen yang diberikan perusahaan?
Sederet Manfaat Memahami Materi Pelatihan Manajemen dari Perusahaan
Para karyawan akan mendapatkan beberapa manfaat setelah memahami materi pelatihan manajemen yang diberikan oleh perusahaan seperti:
1.Kemampuan Kerja Semakin Meningkat
Semakin banyak materi pelatihan manajemen yang sering diberikan kepada karyawan, membuat mereka semakin paham dengan tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Dengan demikian, dari segi kemampuan kerjanya pun akan semakin meningkat.
2.Kemampuan Berkomunikasi Menjadi Lebih Baik
Dalam dunia kerja, kemampuan berkomunikasi itu sangat penting. Dengan dukungan materi pelatihan manajemen yang tepat, secara perlahan namun pasti bisa merubah kemampuan berkomunikasi para karyawan menjadi lebih baik lagi.
3.Kerja Tim Semakin Solid
Melalui pelatihan, secara langsung bisa membantu karyawan untuk mendapatkan pemahaman terkait bagaimana cara bekerjasama yang baik dengan sesama karyawan sehingga bisa mencapai tujuan bersama yang diinginkan perusahaan.
4.Lebih Mudah Menemukan Solusi Saat Menghadapi Masalah
Semakin banyaknya pengetahuan yang didapatkan oleh karyawan selama pelatihan, membuat pikiran mereka menjadi lebih matang dan lebih mudah menemukan solusi atas masalah – masalah yang muncul selama bekerja.
5.Mewujudkan Budaya Kerja yang Lebih Baik
Budaya kerja yang baik bisa mendorong karyawan untuk memiliki hubungan baik dengan karyawan lain hingga membuat pekerjaan menjadi lebih efektif.
Kesimpulan
Penting untuk bisa Anda ingat, contoh materi pelatihan manajemen yang hendak digunakan dalam pelatihan karyawan, bisa disesuaikan dengan tujuan dan kebutuhan masing – masing perusahaan. Jadi beberapa contoh yang dibahas di atas, sifatnya tidak wajib dan fleksibel. Anda sebagai stakeholder perusahaan bisa mengaturnya sedemikian rupa.
Pastikan selama memilih materi pelatihan manajemen, harus benar – benar relevan dan sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini.
