Manajemen penggajian karyawan merupakan panduan dasar tentang perencanaan, penyusunan, dan pengelolaan penggajian untuk para karyawan. Tiap jenis perusahaan menerapkan sistem penggajian dan pengupahan yang berbeda.

Pada kesempatan ini jenis perusahaan yang akan dijadikan contoh penerapan manajemen penggajian dan pengupahan karyawan. Dalam sistem manajemen penggajian dan pengupahan di perusahaan manufaktur, terdapat beberapa pihak yang terlibat, yaitu bagian keuangan, bagian akuntansi, dan bagian personalia.

Bagian Personalia

Bagian persoanlia dalam sistem manajemen penggajian dan pengupahan memiliki peran merekrut karyawan baru sesuai dengan kebutuhan perusahaan, menetapkan jabatan, menetapkan besarnya gaji dan upah, dan pemberian promosi serta penurunan jabatan, menentukan mutasi karyawan, pemecatan karyawan, dan menetapkan besaran tunjangan serta menghitung besaran gaji karyawan.

Bagian Keuangan

Berbeda dengan bagian personalia, bagian keuangan memiliki tugas untuk melakukan pembayaran gaji dan tunjangan karyawan dalam manajemen penggajian.

Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi bertanggung jawab dalam mencatat semua biaya tenaga kerja serta mendistribusikan biaya tenaga kerja guna mengetahui keseimbangan keuangan perusahaan.

1.Data Pendukung untuk Penyusunan Gaji

Adapun data-data yang diperlukan oleh pihak manajemen dalam merancang dan menyusun penggajian karyawan, yaitu:
• Besaran gaji dan upah yang termasuk beban perusahaan dalam periode tertentu.
• Rincian komponen biaya gaji dan upah yang masuk dalam daftar beban perusahaan dalam periode tertentu
• Besarnya biaya gaji dan upah yang menjadi beban tiap produk dan tiap fungsi pertanggung-jawaban dalam periode tertentu.
• Besaran gaji dan upah yang diterima oleh tiap karyawan dalam periode tertentu.

2.Dokumen Pendukung untuk Penyusunan Gaji

Pihak perancang dan penyusun gaji dan upah juga memerlukan sejumlah dokumen yang nantinya dijadikan acuan dalam penyusunan jumlah gaji tiap karyawan. Dokumen-dokumen yang dimaksud antara lain:

• Daftar gaji
• Daftar upah
• Kartu jam kerja
• Kartu hadir
• Bukti kas keluar
• Rekap gaji
• Rekap upah
• Amplop untuk gaji dan upah

3.Catatan Akuntansi Sebagai Pendukung Penyusunan Gaji

Bagian akuntansi tentunya juga menggunakan beberapa catatan akuntansi dalam merancang dan menyusun penggajian dan upah. Catatan-catatan akuntansi tersebut antara lain:
• Kartu harga pokok
• Kartu biaya
• Jurnal umum
• Kartu penghasilan milik tiap karyawan

4.Unit Akuntansi yang Terlibat dalam Penyusunan Gaji

Beberapa jenis unit organisasi yang ikut terlibat dalam penyusunan gaji dan upah karyawan antara lain:
• Bagian Utang
• Bagian Kepegawaian
• Bagian Gaji dan Upah
• Bagian Pencatat Waktu

5.Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terkait dengan manajemen penggajian dan pengupahan karyawan memiliki peranan yang sangat penting sebagai acuan untuk penyusunan laporan manajemen penggajian periode berikutnya. Laporan ini juga bermanfaat untuk menjadi pertimbangan dalam menyusun dan mengaplikasikan SIA yang sebelumnya sudah pernah diterapkan oleh perusahaan.

Dalam menyusun sistem informasi Akuntansi yang ada kaitannya dengan sistem pemberian gaji dan upah, perlu adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang jelas. Fungsi yang wajib dipisahkan, yaitu:

Gratis Katalog KPI HRD + 10 Materi Pelatihan Manajemen SDM yang Amazing. KLIK DISINI dan Dapatkan GRATIS Sekarang.

• Fungsi pencatatan kehadiran karyawan yang harus dipisah dengan fungsi operasi
• Fungsi penyusunan daftar gaji dan upah karyawan yang harus terpisah dengan unit pembayaran gaji dan upah karyawan

Agar perusahaan terhindar dari kerugian akibat kesalahan dalam menerapkan manajemen penggajian karyawan, perusahaan harus melakukan perlindungan terhadap utang, kekayaan, biaya, dan pendapatan perusahaan.

Prosedur yang Harus Diterapkan Sebagai Langkah Perlindungan Terhadap Perusahaan

Terdapat beberapa prosedur yang perlu diterapkan oleh perusahaan untuk memberikan perlindungan pada perusahaan. Prosedur-prosedur yang dimaksud antara lain:

• Setiap karyawan yang tercatat dalam daftar gaji dan upah wajb memiliki surat atau dokumen keputusan pengangkatan yang disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan.

• Jika terdapat perubahan gaji karyawan karena adanya pengangkatan jabatan yang diberikan pada seorang karyawan harus didasarkan pada keputusan bagian keuangan.

• Potongan gaji karyawan, selain dari sektor pajak, harus diketahui oleh pihak kepegawaian.
• Jam lembur juga harus mendapatkan persetujuan dari pihak departemen karyawan
• Daftar gaji wajb mendapat persetujuan dari pihak personalia

• Pihak akuntansi perusahaan menjadi pihak otoritas yang mengatur kas keluar untuk keperluan pembayaran gaji karyawan
• Tarif gaji yang sudah ditetapkan dalam kartu jam kerja harus diverifikasi terutama bagian ketelitiannya oleh pihak akuntansi biaya.

Pembagian Gaji Karyawan

Pembagian gaji karyawan selain sangat dinantikan oleh setiap karyawan, juga menjadi pertimbangan dalam menyusun laporan biaya untuk karyawan yang didasarkan pada jenisnya.

Jenis biaya yang tergolong dalam beban perusahan untuk keperluan karyawan antara lain tunjangan makan, gaji, upah, bonus lembur, dan biaya kesejahteraan karyawan. Kemudian terdapat beberapa metode distribusi biaya gaji untuk karyawan, antara lain:

• Metode Rekening Berkolom
• Metode Summary Strip atau tiket tunggal
• Metode Distribusi dengan menggunakan komputer

Dari informasi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi yang diterapkan dalam manajemen penggajian karyawan digunakan untuk mengatur semua jenis transaksi pembayaran pada karyawan atas jasa yang telah diberikan oleh setiap karyawan dengan posisi jabatan apapun. Besarnya gaji karyawan tentu harus disesuaikan dengan jasa yang telah diberikan oleh karaywan dalam suatu periode tertentu. Dengan adanya sistem informasi akuntansi gaji karyawan ini, setiap karyawan akan mendapatkan haknya dengan baik.

Total penghasilan tiap karyawan dalam satu tahun akan dicatat dalam sebuah kartu yang diberi nama kartu penghasilan karyawan. Kartu penghasilan karyawan ini kemudian akan menjadi acuan untuk menentukan besarnya pajak penghasilan tiap karyawan yang mana pajak penghasilan ini wajib dibayarkan oleh karyawan setiap periode pembayaran pajak.

Demikian informasi singkat mengenai manajemen penggajian karyawan dan hal-hal lainnya yang terkait dengan sistem informasi akuntansi gaji karyawan. Semoga informasi singkat ini bermanfaat untuk Anda.