Penilaian kinerja adalah salah satu hal yang wajar dilakukan di dunia kerja. Selain untuk mengukur kinerja perusahaan secara keseluruhan, penilaian ini juga penting bagi para karyawan. Banyak perusahaan yang menggunakan penilaian ini sebagai dasar pemberian bonus dan gaji. Termasuk juga untuk pengambilan keputusan administrasi lain seperti mutasi atau bahkan pemutusan hubungan kerja (atau PHK).

Apa Itu Penilaian Kinerja

Secara berkala, perusahaan akan melakukan penilaian terhadap para pegawai untuk menentukan langkah perusahaan. Penilaian ini bertujuan untuk mengetahui kualitas kerja para pegawai dan apa yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan. Selain itu, penilaian ini bisa memberi tahu perusahaan jika ada masalah di tingkat kepegawaian dan berimbas pada kinerja mereka.

Ada dua nilai penting dalam pelaksanaan penilaian kinerja. Yang pertama adalah dilaksanakan secara rutin dan juga objektif. Menggunakan key performance index atau KPI sebagai dasar penilaian, perusahaan dapat mengetahui jika ada peningkatan atau penurunan kinerja pada karyawan. Bahkan sebelum pegawai tersebut menyadarinya.

Selain kedua nilai itu, penilaian juga perlu memiliki keterbukaan dan transparansi antara perusahaan dan pegawai. Hal ini untuk memastikan bahwa pegawai sudah menunjukkan kemampuan terbaik mereka. Dan perusahaan juga sudah memberikan kompensasi yang sesuai atas kerja keras pegawai selama ini.

Untuk mendapatkan hasil terbaik, ada baiknya perusahaan terus memperbarui cara penilaian dan standar kinerja. Sebagai contoh, ikut memperhitungkan faktor kompetensi karyawan dan soft skill yang mereka miliki.

Selain pegawai merasa ilmu yang dimiliki lebih bermanfaat, perusahaan juga bisa mendapatkan manfaat dari soft skill pegawai. Ditambah lagi, hal ini bisa meningkatkan loyalitas karyawan. Yang artinya kecil kemungkinan mereka untuk berpindah perusahaan. Hal ini tentunya sangat baik jika pegawai tersebut memiliki nilai lebih bagi perusahaan.

Tahapan Penilaian Kinerja

Setiap perusahaan memiliki cara penilaian yang berbeda. Akan tetapi, hampir semua melakukan tahapan yang sama. Perbedaan hanya pada cara pelaksanaan dan tindak lanjut setelah keluar hasil evaluasi. Berikut adalah tahapan penilaian yang perlu dilakukan oleh perusahaan secara berkala.

1.      Perencanaan

Pada tahap ini, personalia mulai menyusun rancangan pelaksanaan penilaian. Mulai dari apa saja yang akan menjadi area penilaian hingga cara penilaian dan detail pelaksanaan.

Umumnya perusahaan akan melakukan perubahan pada pelaksanaan penilaian dari tahun ke tahun. Hal ini dilakukan untuk menyesuaikan dengan perubahan kebijakan yang dilakukan perusahaan. Dan juga untuk memastikan karyawan bisa terus meningkatkan kemampuan dan kinerja mereka secara keseluruhan.

Walau demikian, ada pula perusahaan yang masih menggunakan metode penilaian yang sama dengan dalih efisiensi. Padahal, dengan bertahan pada sistem dari satu dekade lalu, perusahaan sudah melewatkan banyak hal baru. Mereka juga sudah menghentikan kemampuan pegawai untuk berkembang lebih jauh.

2.      Penyusunan Materi dan Data

Setelah melakukan perencanaan dengan matang, personalia bisa berlanjut pada tahap berikutnya yaitu materi dan data. Di tahapan ini, materi dan data yang dimaksudkan adalah catatan dan laporan kinerja di masa lampau. Termasuk juga di dalamnya adalah penilaian dan catatan dari jangka waktu yang sudah ditentukan.

Di tahap ini, para pihak terkait seperti para manajer dan kepala divisi melakukan diskusi untuk menyesuaikan data yang diperlukan dalam penilaian. Tidak jarang tahap ini berlangsung cukup lama hanya untuk memastikan data dan standar pengukuran sudah tepat.  

Materi penilaian kinerja termasuk juga di dalamnya standar kinerja yang sudah terukur. Pada tahap ini, semua pihak memastikan bahwa materi standar sudah terbukti, terukur, realistis, dan tidak rumit. Hal ini lebih untuk mengetahui apakah karyawan sudah melakukan yang terbaik. Dan juga apakah perusahaan sudah memberikan kompensasi yang tepat atas kerja pegawai saat itu.

3.      Pelaksanaan

Pada tahap ini, pihak personalia perlu memberikan penjelasan tentang standar kinerja kepada para pegawai. Tidak jarang, pegawai harus sudah mengetahui dasar penilaian standar ketika mulai bekerja. Akan tetapi, baru menerima informasi lebih detil di tahap ini.

Selama tahap pelaksanaan, komunikasi yang baik adalah kunci keberhasilan penilaian kinerja. Selain untuk menjaga integritas penilaian, juga untuk mengetahui seberapa jauh perkembangan karyawan sejak penilaian terakhir.

Perlu diingat bahwa penilaian sebenarnya terjadi sepanjang tahun. Karena selama itulah para manajer dan kepala divisi membantu personalia dalam melakukan pengawasan. Hanya saja, perlu dilakukan penilaian secara terukur pada waktu-waktu tertentu.

Tujuan utamanya adalah untuk mengetahui kinerja pegawai selama ini. Dan bagaimana itu berdampak pada kinerja perusahaan secara keseluruhan. Adanya pelaksanaan penilaian juga berguna untuk mengetahui pelatihan apa saja yang diperlukan. Dan siapa saja yang membutuhkan pelatihan tersebut.

Perlu diingat bahwa perusahaan sebaiknya sudah memberikan penjelasan pada pegawai. Bukan hanya tentang apa saja area kinerja yang dinilai. Tapi juga tentang skor dan bobot penilaian. Tentu saja tidak harus dalam bentuk baku seperti pada lembar ujian.

Sebagai contoh, perusahaan melalui personalia memberitahukan tentang batas permohonan ijin tidak masuk. Kapan pegawai perlu memberikan surat keterangan dokter. Termasuk juga penjelasan tentang hak pegawai dan menjawab pertanyaan dari para karyawan.

4.      Penilaian dan Pembuatan Laporan

Langkah berikutnya adalah menilai hasil penilaian kinerja. Umumnya tahap ini menjadi salah satu tahap tersulit karena perlu ada keterbukaan antara pegawai dan perusahaan. Tidak jarang timbul gesekan antara perusahaan dan pegawai yang mengira bahwa ini adalah langkah korektif. Padahal, perusahaan masih ada di tahap pemutakhiran laporan penilaian.

Di tahap ini, perusahaan berkomunikasi dengan karyawan tentang kinerja mereka. Selain itu, ini adalah kesempatan pegawai untuk memberitahu apa saja masalah yang mereka hadapi. Termasuk kritik dan masukan ke perusahaan.

5.      Tindak Lanjut

Tidak sedikit perusahaan yang menjadikan penurunan performa kerja sebagai salah satu alasan pemutusan hubungan kerja. Akan tetapi, perlu diperhatikan bahwa itu bukan satu-satunya hal yang dapat terjadi. Ada banyak perusahaan yang memberikan tanda jasa pada pegawai yang sudah menunjukkan kinerja baik dengan kenaikan gaji.

Dalam hal ini, personalia mampu dan sebaiknya memberikan rekomendasi yang tepat kepada perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah saran dan rancangan program peningkatan kinerja seperti pelatihan, seminar, atau beasiswa.

Berbeda dari tahap sebelumnya yang hanya merupakan pembahasan ulang. Langkah pada tahap ini sifatnya sudah final dan tidak bisa diganggu gugat. Termasuk jika ada pemutusan hubungan kerja atau kenaikan jabatan.

Pada akhirnya, penilaian kinerja ini penting untuk dilakukan. Tidak hanya bagi perusahaan, tapi juga bagi para pegawai. Mereka bisa mengembangkan kemampuan dan mengetahui kelemahan serta kesulitan dengan lebih mudah. Selain itu, dengan melakukan penilaian kinerja secara berkala dan objektif, perusahaan membuka kesempatan untuk bisa berkembang jadi lebih baik lagi. Alih-alih tetap berada di keadaan yang sama, perusahaan akan terus berkembang dan beradaptasi dengan situasi. Mereka lebih mungkin bertahan dalam kondisi ekonomi yang sulit karena berhasil mempertahankan dan meningkatkan loyalitas karyawan.