Digitalisasi Layanan Administrasi SDM – Jika dulu layanan administrasi Sumber Daya Manusia (SDM) dilakukan dengan sistem manual. Mulai dari pendataan hingga arsip dokumen pentingnya. Tapi, sekarang sudah banyak penerapan digitalisasi layanan administrasi SDM yang ternyata menyimpan segudang manfaat.
Proses digitalisasi ini, membuat berbagai software di bidang layanan administrasi juga semakin berkembang dan menjamur. Banyak menjadi solusi bagi perusahaan, dalam upaya memaksimalkan potensi SDM dan memastikan siapapun yang bekerja memiliki kualifikasi terbaik sesuai posisinya.
6 Manfaat Digitalisasi Layanan Administrasi SDM
Setidaknya ada enam manfaat yang bisa dirasakan, baik bagi perusahaan maupun SDM yang bekerja di dalamnya ketika digitalisasi di bidang administrasi SDM diberlakukan. Penasaran dengan manfaat tersebut? Ini dia penjelasan lengkapnya.
Produktivitas Kerja Divisi SDM Meningkat
Alasan meningkatnya adalah karena banyak pekerjaan administrasi yang bisa diselesaikan dalam waktu singkat, hanya dengan memanfaatkan sistem digital. Misalnya administrasi tentang profil SDM sejak awal masuk hingga saat ini, dengan database menggunakan sistem yang jelas.
Pekerjaan yang biasanya selesai dalam waktu satu minggu, bisa dipangkas menjadi tiga hari saja. Dampaknya juga akan dirasakan dari segi biaya operasional, sebab ketika produktivitas kerja meningkat dan pekerjaan bisa selesai lebih cepat maka biaya operasional yang dibutuhkan tentu akan berkurang bukan?
Kesalahan Bisa Diminimalisir
Jika dibandingkan dengan administrasi SDM yang dilakukan secara manual dan mengandalkan ketelitian pembuatnya, maka digitalisasi akan lebih tepat hasilnya karena menggunakan sistem yang sudah dibuat dan diuji sebelum bisa digunakan secara massal.
Sistem tersebut memiliki akurasi yang tinggi, supaya semua data administrasi yang ada di dalamnya bisa digunakan sesuai dengan layanan SDM yang akan diberikan kepada karyawan atau pihak yang membutuhkan layanan tersebut.
Analisa Performa Semakin Baik
Setiap SDM dalam sebuah perusahaan memiliki performanya masing-masing, ada yang bagus dan ada juga yang biasa saja. Bahkan tidak tertutup kemungkinan, terdapat SDM dengan performa di bawah standar.
Dengan adanya digitalisasi layanan administrasi, maka pihak perusahaan terutama divisi SDM bisa melakukan analisa terkait performa semua SDM yang ada.
Ketika terdapat karyawan yang kemampuannya rendah, maka akan diupayakan untuk memberikan pendampingan hingga pelatihan. Jika tidak mempan juga, maka bisa dicari solusi lain seperti merekrut karyawan baru dengan performa yang lebih mumpuni sesuai kebutuhan perusahaan.
Efektif dan Efisiensi Kerja
Efektif maksudnya adalah, dengan adanya digitalisasi layanan administrasi SDM maka semua pekerjaan yang dilakukan oleh SDM sebuah perusahaan bisa lebih cepat selesai dan sesuai dengan target yang ditetapkan sebelumnya. Karena, didukung oleh sistem digital dalam pembuatan laporan dan dokumen penunjang lainnya.
Sedangkan efisien adalah banyak kemudahan yang bisa didapat dalam menyusun semua layanan administrasi untuk SDM. Tidak lagi membutuhkan buku tebal untuk mencatat absensi, karena sudah ada sistem digital yang membantu melakukannya dan terhubung dengan komputer. Jadi, kapanpun butuh data absensi SDM bisa didapat dengan mudah.
Melahirkan SDM Melek Teknologi
Dengan mendigitalkan layanan, otomatis siapapun SDM yang menangani masalah layanan tersebut harus mampu mengejar ketertinggalan dan paham teknologi yang digunakan. Kondisi tersebut, secara bertahap akan menciptakan kualifikasi SDM yang lebih melek teknologi.
Alasan utamanya, mereka akan terbiasa menggeluti pekerjaan dengan tingkat teknologi yang terus berkembang. Sehingga ketika suatu saat harus pindah kerja atau dituntut untuk melakukan kegiatan administrasi, dengan sistem digital yang lebih rumit maka mereka akan lebih terbiasa. Karena sudah memiliki dasar pengetahuan tentang teknologi di bidang administrasi.
Apalagi biasanya, teknologi yang berkembang merupakan penyempurnaan yang sudah ada. Makanya akan lebih mudah menciptakan SDM dengan kemampuan teknologi yang dinamis.
Mudah Mengelola SDM dan Perusahaan
Dengan adanya layanan administrasi secara digital, mengelola SDM akan lebih mudah dilakukan. Apalagi jika ditunjang oleh sistem digitalisasi yang tepat, pengelolaan akan lebih tepat sasaran.
Contohnya, pengelolaan di bidang rekrutmen yang menggunakan sistem online dengan prosedur yang tinggal dijalankan. Kemungkinan untuk mendapatkan SDM berkualitas akan terbuka lebar.
Begitu juga dengan pengelolaan perusahaan, dengan administrasi SDM berbasis digital akan memungkinkan target-target perusahaan tercapai dengan baik. Karena dikerjakan oleh SDM yang mumpuni dalam melakukan tugasnya.
baca juga: Peran Pendidikan Pemasaran Digital di Indonesia
4 Jenis Digitalisasi Layanan Administrasi SDM yang Bisa Digunakan
Berhubung saat ini sistem digital sudah semakin dikenal dan dimanfaatkan, akhirnya muncul berbagai jenis sistem digitalisasi. Fungsinya tentu untuk menunjang kegiatan administrasi hingga rekrutmen di jajaran perusahaan.
Berikut ini ada empat jenis yang bisa dimanfaatkan, bahkan oleh Anda yang bekerja pada perusahaan skala kecil hingga super besar.
Sistem Komunikasi Digital
Jenis ini merupakan sebuah platform yang dibuat agar semua komponen dalam sebuah perusahaan, bisa melakukan komunikasi dimana saja dan kapan saja tanpa harus bertemu langsung.
Sistem komunikasi digital, bisa dipakai untuk internal sebuah perusahaan, dimana ketika pimpinan butuh report dari divisi SDM maka dia tinggal mengaktifkan sistem komunikasi ini dan dapat langsung berkolaborasi dengan tim SDM.
Sistem ini terus dikembangkan, melalui berbagai platform kekinian yang bisa digunakan melalui perangkat HP maupun komputer.
Aplikasi Mobile
Aplikasi ini bisa membantu karyawan hingga pimpinan di sebuah perusahaan, untuk bisa menyelesaikan tugas mereka kapanpun dan dimanapun. Tanpa harus selalu berhubungan dengan komputer atau laptop, cukup dengan mengandalkan aplikasi di perangkat HP.
Bahkan digitalisasi yang satu ini, memungkinkan divisi SDM untuk melakukan monitoring dan evaluasi kinerja karyawan dengan lebih mudah. Termasuk memastikan hak-hak karyawan bisa diterima dengan baik, seperti data cuti dan lembur yang harus dibayarkan segera.
Manajemen Talenta
Dengan menggunakan jenis ini, Anda bisa mendapatkan talenta-talenta potensial yang dibutuhkan perusahaan hanya melalui aplikasi tertentu. Tidak perlu lagi repot membuat iklan perekrutan tenaga kerja baru melalui berbagai media, yang hasilnya belum tentu bisa sesuai dengan harapan.
Artificial Intelligence (AI)
Sistem pada jenis AI memudahkan layanan admininstrasi sebuah perusahaan, dimana secara otomatis dia akan melakukan proses data SDM dengan cepat dan valid. Menunjang kinerja SDM terutama yang berhubungan dengan data, hingga monitoring kinerja secara real time.
Apakah Anda sudah siap untuk memanfaatkan digitalisasi layanan administrasi SDM pada perusahaan milik sendiri atau tempat Anda kerja?
Dengan menerapkan jenis yang sesuai, maka kontribusinya akan sangat signifikan dalam hal memberikan data valid soal SDM dan menunjang kinerja karyawan. Ujung-ujungnya tentu kredibilitas perusahaan yang juga akan semakin maksimal.
