Dalam era digital yang terus berkembang, perusahaan-perusahaan di seluruh dunia mengalami perubahan fundamental dalam cara mereka mengelola sumber daya manusia. Departemen Sumber Daya Manusia (HRD) menjadi sangat penting dalam memastikan perusahaan dapat bersaing secara efektif dan efisien di pasar global yang kompetitif. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi proses digitalisasi layanan HRD dalam perusahaan dan bagaimana teknologi informasi telah mengubah lanskap tradisional manajemen SDM.
Peran HRD dalam Era Digital
Peran HRD (Human Resource Development) dalam era digital menjadi semakin penting dan kompleks. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang pesat, departemen HRD dituntut untuk beradaptasi dengan perubahan ini dan menjadi mitra strategis dalam mencapai tujuan perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan peran HRD dalam era digital yang mencakup aspek strategis, efisiensi operasional, pengembangan karyawan, dan perubahan budaya kerja.
Penggunaan Human Resource Information System atau HRIS sudah banyak dilakukan di berbagai perusahaan. Akan tetapi, masih banyak yang mengalami kesulitan saat implementasi HRIS. Sebagai akibatnya, perusahaan ini masih tetap berkutat dalam masalah kepegawaian yang Sama.
5 Kesulitan Saat Implementasi HRIS
Sebenarnya, ada banyak contoh kesulitan saat melakukan implementasi program ini. Masalah bisa cukup beragam dan timbul di berbagai lapisan. Jika tidak hati-hati, perusahaan bisa menjadi kurang efisien atau bahkan tidak mampu bertahan.
1. Sistem Yang Susah Dimengerti
Memilih software yang tepat untuk digunakan perusahaan bukan perkara mudah. Seringkali perusahaan mengira bahwa dengan memilih software yang mahal, mereka sudah memberikan yang terbaik. Padahal harga dan kemudahan cara pakai bukan dua standar yang tegak lurus satu sama lain.
Tidak sedikit perusahaan yang memilih untuk terus menggunakan software yang sudah berumur. Selain menjadi susah dimengerti, sistem yang lama juga punya banyak kelemahan. Di antaranya dalam pengenalan keterampilan baru ataupun kemampuan menyeleksi pelamar. Sistem yang sudah cukup berumur juga rawan untuk diubah datanya atau memiliki masalah keamanan program.
Salah satu risiko adalah karyawan non-personalia yang lebih mengerti program yang digunakan. Hal ini bisa mendorong adanya pengurangan data atau bahkan transaksi pengubahan data lainnya untuk membuat karyawan lain tercatat lebih baik.
2. Staff Yang Kurang Paham
Banyak orang mengira bahwa masalah ini hanya terjadi pada staff yang sudah berumur. Padahal tidak jarang masalah ini terjadi pada perusahaan dengan umur pegawai personalia yang lebih muda. Dan juga perlu diingat bahwa perusahaan mungkin sudah menggunakan sistem yang lebih mudah, dan masalah memang berada pada pegawai.
Dalam banyak hal, masalah pegawai yang tidak mampu memahami program bisa jadi sumber masalah yang lebih besar. Selain menghambat kemajuan perusahaan, mereka juga menghambat pengembangan diri dan karyawan lainnya.
Tidak jarang, perusahaan memilih untuk tetap menggunakan sistem lama karena terus gagal dalam implementasi HRIS. Sering melakukan pelatihan juga tidak menjamin HRIS berhasil dimanfaatkan secara maksimal oleh perusahaan.
3. Masih Banyak Kekurangan Data
Karena merupakan teknologi yang sangat bergantung pada data, maka perusahaan perlu memiliki data yang lengkap dan bisa digunakan. Ini masih menjadi PR bagi banyak perusahaan karena seringkali mereka tidak menyimpan data yang lama.
Sehingga, jika ada perubahan dalam sistem HRIS yang digunakan, data yang diberikan juga akan tidak lengkap. Akibatnya, perusahaan kesulitan atau bahkan tidak berhasil mencapai hasil yang memuaskan di sistem yang baru.
Seiring dengan perkembangan jaman, perusahaan juga akan melakukan perubahan dalam kriteria kinerja. Sehingga perlu adanya pembaruan pada sistem HRIS secara berkala. Dan ini berakibat pada timbulnya masalah baru bagi bagian personalia dan karyawan lainnya.
Selain harus menyesuaikan data yang diperlukan software dengan data yang dimiliki, personalia juga perlu ikut memperbarui kemampuan mereka. Masalah lain pada data adalah seringnya ketidak sesuaian pada data yang dimiliki oleh karyawan dengan pihak personalia.
Data yang tidak sesuai, sering juga disebut sebagai data “kotor”. Dan ini bisa sangat mempengaruhi kemampuan HRIS dalam mencatat dan mengetahui kinerja karyawan. Dan dalam skala yang lebih besar, bisa jadi perusahaan jadi gagal dalam melakukan implementasi program ini.
4. Manajemen yang buruk
Sistem yang terbaik sekalipun tidak akan bisa mengatasi masalah personalia jika manajemen perusahaan sudah buruk sejak awal. Memang, tidak mudah mengetahui apakah ada kesalahan manajemen di awal. Tapi gagal untuk memaksimalkan penggunaan HRIS bisa jadi indikator awal adanya masalah di manajemen.
Tidak sedikit perusahaan yang terlalu mempercayai software yang digunakan atau mengharapkan terlalu banyak dari karyawan. Sehingga perusahaan memberikan batas waktu yang susah dipenuhi oleh pihak personalia. Sebagai akibatnya, personalia kesulitan dalam melakukan implementasi ataupun menggunakan HRIS secara keseluruhan.
Selain itu, masalah keuangan yang digunakan untuk implementasi HRIS juga bisa bersumber dari manajemen yang buruk. Bukan hanya penyalahgunaan dana yang seharusnya dialokasikan untuk perkembangan karyawan. Tapi HRIS juga bisa mencatat dan menunjukkan ketidak sesuaian dana dengan kinerja karyawan.
5. Perencanaan Yang Bermasalah
Banyak tim personalia yang kurang serius dalam merencanakan implementasi HRIS ini. Sehingga mereka tidak bisa memanfaatkan waktu dengan benar atau bahkan memilih software yang salah.
Masalah dalam perencanaan ini bisa menyebabkan kemunduran dan berbagai masalah lain di masa depan. Selain masalah dalam komunikasi, perusahaan dan utamanya bagian personalia, juga bisa bermasalah dalam mengembangkan kemampuan karyawan.
Perencanaan yang baik adalah kunci untuk memaksimalkan fungsi kerja HRIS. Seperti yang banyak diketahui, program ini sangat berguna untuk mengembangkan kemampuan karyawan. Mulai dari penilaian kinerja, absensi, hingga pelaksanaan pelatihan berkelanjutan. Dan ini menjadikan implementasi HRIS yang berhasil sangat diperlukan.
Pentingnya Kurasi Sistem HRIS
Ada baiknya perusahaan melakukan kurasi menyeluruh sebelum menentukan sistem HRIS yang digunakan. Selain perlu mengetahui apakah sistem mudah dipelajari, perusahaan juga perlu tahu kemampuan staff personalia saat ini.
Selain itu, harga yang dibayarkan dan fitur yang diterima juga menjadi satu hal penting yang dapat mempengaruhi kinerja secara keseluruhan. Tidak jarang, perusahaan salah memilih software HRIS hanya berdasarkan harga yang diberikan. Ada yang mencari harga murah tapi program susah digunakan. Dan ada juga program berharga mahal tapi masih juga tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.
Perusahaan perlu mengetahui apa saja kebutuhan dan harapan mereka dari sistem HRIS yang digunakan. Selain memastikan kesesuaian data dengan dana dan kebutuhan, juga untuk memastikan karyawan mampu menggunakan program HRIS yang dibeli.
Perlu diingat bahwa satu program HRIS juga perlu diperbarui secara berkala. Sehingga perusahaan perlu melakukan penelitian mendalam tentang program ini. Dan menggunakan pendapat dari para stakeholder untuk mengetahui fitur apa saja yang dibutuhkan.
Dan karena harus diperbarui secara berkala, program HRIS yang dipilih juga harus ikut menawarkan berbagai fitur baru. Dan akan lebih baik lagi jika bisa memenuhi berbagai fungsi persyaratan seperti yang diinginkan oleh karyawan dan manajemen perusahaan.
Kesimpulan
Menggunakan HRIS adalah salah satu solusi manajemen kepegawaian yang sudah banyak digunakan. Dengan teknologi ini, perusahaan jadi lebih mudah dalam mengatur berbagai urusan kepegawaian. Mulai dari masalah rekrutmen hingga distribusi gaji dan bonus sesuai dengan kinerja pegawai.
Akan tetapi, implementasi HRIS bisa jadi satu masalah tersendiri bagi perusahaan. Sehingga mereka memutuskan untuk tidak menggunakan program tersebut walaupun memang benar membutuhkannya. Terus menerus gagal dalam implementasi software ini akan berpengaruh banyak pada mental karyawan dan juga keuangan perusahaan.
Untuk mengurangi kesulitan saat implementasi HRIS, perusahaan perlu melakukan kurasi dan pendalaman menyeluruh. Tidak hanya tentang program yang dipilih, tapi juga tingkat kemampuan karyawan dan hasilnya untuk perusahaan.
Walau sudah cukup banyak digunakan, tapi ada saja perusahaan yang tidak terlalu mengetahui fungsi HRIS untuk rekrutmen. Akibatnya, mereka tidak bisa memaksimalkan penggunaan program. Dan akibat lain yang ditimbulkan adalah mereka tidak mendapatkan karyawan yang tepat atau bahkan tidak berhasil menjaga loyalitas pegawai.
4 Fungsi HRIS Untuk Rekrutmen
Banyak perusahaan besar sudah menggunakan program HRIS dalam proses rekrutmen mereka. Khusus untuk proses rekrutmen, fungsi yang digunakan oleh bagian personalia lebih terfokus pada menyeleksi para pelamar. Hal ini untuk memutuskan para pelamar sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1. Mempercepat Proses Seleksi
Dengan menggunakan HRIS dalam proses rekrutmen, perusahaan bisa menghemat waktu. Mereka bisa melakukan seleksi dalam waktu yang lebih pendek dan dengan hasil yang lebih memuaskan.
Selain itu, proses seleksi yang lebih cepat juga bisa membantu para calon karyawan untuk lebih mudah melakukan asimilasi. Pihak personalia bisa fokus pada proses pelatihan karyawan baru dan membuat suasana kantor yang bersahabat. Perusahaan juga bisa lebih hemat sebagai hasil dari proses seleksi yang lebih cepat.
HRIS akan melakukan seleksi awal dengan memilah para pelamar yang sesuai dengan kriteria. Program juga bisa mencatat jika pelamar yang sama pernah mengirimkan surat lamaran mereka sebelumnya. Sehingga, personalia bisa lebih mudah memilah karyawan diantara para pelamar.
2. Mengurangi Human Error
Penggunaan HRIS bisa mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh pihak personalia. Human error memang bisa terjadi kapan saja, tapi bisa berakibat fatal pada proses rekrutmen. Merekrut karyawan yang kurang tepat bisa mengurangi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Tidak hanya itu, perusahaan juga bisa mengeluarkan dana lebih banyak, atau membuka lowongan lagi dalam waktu dekat.
Kesalahan yang diakibatkan oleh human error juga bisa berakibat lebih fatal lagi bagi perusahaan. Walau kesalahan yang terlalu fatal jarang terjadi, tetap perlu diperhitungkan untuk mengetahui tindakan preventif. Salah satu contoh adalah tidak teliti dalam menyeleksi para pelamar, ataupun dalam memeriksa latar belakang pelamar.
3. Menjadikan Proses Rekrutmen Lebih Transparan
Salah satu kelebihan sistem HRIS yang jarang diperhatikan adalah membuat proses rekrutmen jadi lebih transparan. Staff personalia akan dapat lebih mengutamakan kemampuan dan kecocokan para pelamar dengan posisi yang dibutuhkan. Selain itu,
Perlu diingat bahwa penggunaan HRIS hanya untuk mengurangi kemungkinan terjadi kecurangan. Terlepas dari ada atau tidak adanya kecurangan pada proses rekrutmen, tindakan preventif perlu untuk dilakukan.
Sistem yang transparan juga dapat menjaga nama baik perusahaan. Dan di banyak kejadian, juga membantu perusahaan dalam menjaga loyalitas karyawan.
4. Menghemat Biaya
Ada banyak alasan mengapa HRIS penting dalam proses rekrutmen, tapi dana bisa jadi alasan terbaik. Program HRIS yang memiliki banyak fungsi bisa sangat membantu perusahaan dalam berhemat. Perusahaan akan dapat menemukan karyawan yang tepat dan sesuai kebutuhan. Sehingga tidak perlu terlalu sering membuka lowongan kerja.
Walaupun jarang dibahas, tapi biaya rekrutmen bisa jadi cukup besar karena perlu memperhitungkan biaya pelatihan. Selain itu, perusahaan yang terlalu sering membuka lowongan dalam waktu dekat juga akan memiliki nilai yang buruk di masyarakat. Sehingga mereka perlu mengeluarkan biaya lebih besar untuk promosi dan inovasi lainnya.
Berbagai Fungsi Lain Dari Penggunaan HRIS
Selain untuk proses rekrutmen, program HRIS juga memiliki banyak fungsi lainnya. Mulai dari pencatatan kehadiran, perhitungan gaji, hingga perencanaan jenis pelatihan karyawan. Sesuai dengan namanya Human Resource Information System, program ini diperlukan oleh pihak personalia. Berikut adalah beberapa fungsi lain dari HRIS yang cukup banyak digunakan.
1. Sistem Absensi
Payroll atau pencatatan gaji memang salah satu fitur penting bagi banyak program HRIS. Tapi fitur absensi juga tidak kalah pentingnya. Dengan fitur ini, pencatatan absensi jadi lebih transparan.
Penggunaan berbagai teknologi untuk menjaga angka kehadiran tetap tinggi akan membantu produktivitas perusahaan. Dan karena sifatnya yang transparan, baik pegawai maupun personalia dapat segera mengetahui jika ada ketidak sesuaian dalam sistem.
Sistem absensi yang baik juga akan berakibat baik pada kinerja karyawan secara keseluruhan. Tingkat kehadiran yang tinggi menunjukkan adanya motivasi yang cukup tinggi dari para karyawan. Tidak hanya itu, pencatatan kehadiran yang transparan juga membuat pegawai lebih setia pada perusahaan.
2. Pelatihan Karyawan
Perencanaan pelatihan karyawan tidak bisa dilakukan begitu saja. Perlu adanya bantuan data dari HRIS tentang kinerja dan kehadiran karyawan. Dari semua data yang sudah dikumpulkan, personalia dapat mengetahui jenis pelatihan apa yang paling tepat untuk para karyawan.
Pelatihan yang dilakukan memang sifatnya cukup umum karena diperuntukkan bagi semua pegawai. Akan tetapi, personalia bisa mengetahui materi apa saja yang perlu dibahas. Termasuk mengurangi kelemahan karyawan.
Beberapa jenis pelatihan memang harus dilakukan secara berkala. Dan dengan program HRIS, personalia bisa merencanakan dengan lebih baik agar mendapatkan hasil yang maksimal. Tidak hanya itu, program ini juga dapat memperkirakan kebutuhan kompetensi di masa depan.
HRIS juga dapat mencatat berbagai laporan tindakan yang dilaporkan ke personalia. Sehingga mereka dapat memberikan jenis pelatihan yang lebih beragam. Seperti pelatihan tentang menjaga kompetisi yang sehat di lingkungan kantor. Ataupun pelatihan tentang standar keselamatan terbaru.
3. Pencatatan dan Penilaian Kinerja
Hampir mirip dengan sistem absensi ataupun pemberian gaji, HRIS dengan pencatatan dan penilaian kinerja juga sangat berguna. Personalia bisa memasukkan semua data yang diperlukan sebagai parameter utama.
Perusahaan melalui personalia bisa mengetahui adanya kenaikan atau penurunan kinerja karyawan. Sehingga dapat mempertimbangkan berbagai tindakan yang diperlukan. Termasuk mengetahui alasan di balik penurunan kinerja.
Sebagai contoh, jika ada karyawan bidang penjualan yang tidak berhasil mencapai target. Personalia bisa menelusuri alasan kegagalan karyawan. Tidak hanya itu, mereka juga bisa mengetahui seberapa jauh penurunan kinerja yang terjadi. Mereka juga bisa mengetahui tindakan apa saja yang tepat untuk meningkatkan kinerja karyawan kembali.
Kesimpulan
Fungsi HRIS untuk rekrutmen tidak hanya terbatas dalam menyeleksi para pelamar. Program ini juga berfungsi untuk mengurangi human error dan juga menjaga proses rekrutmen transparan. Dengan pembaruan berkala, program ini juga bisa digunakan untuk memprediksi kemampuan apa saja yang dibutuhkan di masa depan.
Perusahaan juga perlu selektif dalam memilih program HRIS yang tepat untuk digunakan secara maksimal. Sehingga dapat merekrut karyawan yang tepat dan juga menjaga loyalitas mereka melalui berbagai pelatihan dan perhitungan gaji yang tepat.
Semua fungsi ini bisa terjadi jika perusahaan memilih program yang tepat dan dapat digunakan oleh para pegawai. Tidak hanya itu, agar dapat lebih maksimal lagi, program HRIS juga perlu.
