Ilmu Manajemen SDM | Pelatihan untuk Kinerja Bisnis Optimal

Solusi Tepat Untuk Tantangan Manajemen Sumber Daya Manusia Di Masa Millenial

Karena pertukaran informasi di era milenial sangat mudah, tak jarang banyak pegawai yang berhenti sepihak dari suatu perusahaan. Ini adalah contoh kecil tantangan manajemen sumber daya manusia yang sering dihadapi di masa milenial. Lebih banyak lagi jenis tantangan dan memahami penyebab serta solusinya, semua disajikan di artikel ini.

Konsep tantangan dalam manajemen SDM

Tantangan adalah hal lumrah yang semua perusahaan pasti hadapi dalam memanajemen SDMnya. Jenis dan skop tantangan yang dihadapi bisa jadi beda sesuai dengan faktor penyebabnya. Perubahaan pemicu utama tantangan. Perubahaan yang bisa terjadi pada teknologi (disrupsi digital), tempat kerja, iklim politik, ekonomi, dan perubahan lainnya.

Contoh real nya adalah pada tahun 2020. Tahun 2020 jadi tantangan besar perusahaan utamanya bagian SDM. Karena mereka harus mengelola tenaga kerja lewat jarak jauh secara efisien disebabkan pandemi. Untungnya tantangan tadi terbukti bisa dijawab dengan strategi manajemen SDM yang berkesinambungan dan adaptif.

Hakikatnya tantangan dalam pengelolaan SDM adalah hal yang tak terelakkan dan bersifat dinamis. Agar teratasi dengan baik, dibutuhkan manajemen SDM yang efisien. Langkah pertama dalam manajemen SDM yang efisien adalah dengan mengenali faktor pemicu tantangan tersebut.

Faktor penyebab tantangan SDM

Melansir survei dari World Federation of Personnel Management Associations (WFPMA), terdapat sepuluh area dimana tantangan manajemen SDM sering terjadi. Kesepuluh area tersebut sangat memungkinkan terjadi dalam tiap organisasi/peruhsaan terlepas dari perbedaan negara dan tempat. Berikut sepuluh area dan persentase kemungkinan terjadinya dalam suatu perusahaan.

1. Perubahan sistem pengelolaan: 48%

2. Pengembangan kepemimpinan: 35%

3. Pengukuran efektivitas SDM: 27%

4. Efektivitas perusahaan: 25%

5. Kompensasi: 24%

6. Kepegawaian (rekrutmen dan ketersediaan tenaga kerja lokal yang terampil): 24%

7. Perencanaan pergantian SDM: 20%

8. Pembelajaran dan pengembangan: 19%

9. Kepegawaian (retensi): 16%

10. Tunjangan: Kesehatan & kesejahteraan 13%

Dari kesepuluh area dan persentase kemungkinan terjadinya tantangan, ada empat faktor penyebab yang bisa diidentifikasi. Secara umum, berikut keempat faktor penyebab yang dapat memicu tantangan terjadi:

1. Lingkungan Kerja

Hingga tahun lalu, lingkungan kantor tradisional dapat dibayangkan oleh semua orang. Tapi, sejak pandemi COVID-19 semua telah berubah. Perlahan tapi pasti kebanyakan orang saat ini mulai terbiasa bekerja dari rumah. Situasi baru adalah tantangan manajemen sumber daya manusia terutama dalam perekrutan pekerja.

2. Ketersediaan Talenta yang Baik

Apakah ada cukup tenaga professional yang bekerja? Hal ideal tersebut tidak selamanya ternjadi sesuai keinginan. Langkanya sumber daya manusia adalah tantangan untuk departemen manajemen SDM. Keadaan tertentu, seperti pandemi missal, memang menyulitkan perusahaan dalam menemukan sumber daya yang tepat untuk posisi tertentu. Kalau terus berlanjut, posisi tersebut bisa jadi tetap under staffed/kekurangan pegawai untuk jangka waktu yang lama. Jalan lain adalah dengan perusahaan harus berkompromi dengan sumber daya yang tidak sesuai untuk posisi tersebut.

3. Program Diklat Untuk Pengembangan Karyawan

Program pelatihan dan diklat adalah bentuk peningkatan kapasitas karyawan. Di waktu yang bersamaan, diklat dan pelatihan juga membantu perusahaan melatih sumber daya manusia dengan keahlian yang tepat untuk posisi tertentu. Program diklat bisa juga dianggap jadi win-win solution bagi perusahaan dan karyawan. Sayangnya banyak juga pegawai setelah program selesai memilih untuk pindah dan menyebabkan kekurangan pegawai (human shortage).

4. Keterlibatan Teknologi

Teknologi juga sering digunakan dalam mengelola sumber daya manusia. Software atau perangkat lunak membantu banyak pekerjaan terutama dalam hal otomatisasi beberapa aspek perusahaan. Alhasil, keterlibatan SDM dalam suatu perusahaan dapat berkurang. Faktor ini tentunya berimbas pada hal positif dan juga negatif. Bentuk hal positif yang disebabkan berupa peningkatan produktivitas dan efisiensi SDM, serta pengelolaan karyawan yang lebih efektif. Hal negatif dapat berupa kekeliruan fungsi manajemen SDM.

Tantangan dan solusi

Faktor-faktor di atas tenutnya menyebabkan tantangan yang bisa ditemui secara umum di perusahaan. Di rangkum dari berbagai laporan dan penelitian tentang manajemen SDM, berikut tantangan manajemen sumber daya manusia. Solusi yang pas untuk semua tantangan juga disertakan.

Menarik Talenta Terbaik

Solusi: Branding perusahaan yang kuat, kompensasi yang kompetitif, promosikan insentif

Manajemen Perubahan

Solusi: Komunikasi yang jelas, memberikan keterampilan dan strategi, mengembangkan rencana alternatif, membangun kemampuan beradaptasi

Peningkatan Keterampilan

Solusi: Menganalisis kesenjangan keterampilan, menjalankan program pelatihan, memanfaatkan software yang berhubungan pelatihan yang dianalisis

Membangun Keterampilan Digital

Solusi: Merencanakan adopsi stratetgi, identifikasi kebutuhan keterampilan, menggunakan panduan DAP

Mengelola Keberagaman

Solusi: Mengevaluasi dan menetapkan tujuan DEI, mengomunikasikan pentingnya, membangun tim, penetapan standar saat rekrutmen

Keterlibatan Karyawan

Solusi: Komunikasi dua arah, pengakuan, keseimbangan kehidupan kerja, peluang pengembangan

Retensi Karyawan

Solusi: Memahami alasan pergantian, menawarkan fleksibilitas dan rencana pengembangan, dialog rutin

Pengembangan Kepemimpinan

Solusi: Program pelatihan formal, perencanaan suksesi, pengkaderan berjangka

Kesehatan & Kesejahteraan Karyawan

Solusi: Kebijakan pintu terbuka, melatih EQ, mendorong waktu istirahat, memberikan program

Orientasi Karyawan

Solusi: Ciptakan pengalaman ramah, kemudahan transisi, lingkungan kerja bebas diskriminasi, budaya kerja produktif

Pelatihan Perekrutan Baru

Solusi: Tetapkan tujuan, berikan umpan balik, gunakan DAP untuk pelatihan yang dipersonalisasi

Tenaga Kerja Jarak Jauh

Solusi: Menyediakan alat dan kebijakan, menggunakan DAP untuk pelatihan, mendorong komunikasi, pengawasan berkala

Pengalaman Karyawan

Solusi: Memberdayakan karyawan, tujuan transparan, pembinaan, fleksibilitas, pengembangan, jenjang karir

Mengukur SDM

Solusi: Lacak metrik seperti kualitas perekrutan, pergantian, pendapatan per karyawan

Kompensasi & Tunjangan

Solusi: Berkreasilah lebih dari sekedar gaji, tawarkan berbagai motivator, pertimbangkan berbagai varian insentif dan benefit

Kesimpulan

Mengelola sumber daya manusia menjadi akan selalu makin kompleks. Rupa-rupa tantangan manajemen sumber daya manusia konvensional atau pun terbaru juga akan muncul. Hal pertama yang perlu dilakukan adalan memahami penyebab tantangan. Lalu dilanjutkan dengan belajar dari pengalaman dan juga mengikuti perkembangan kecenderungan atau pola tantangan. Tidak hanya pengalaman, belajar dari tantangan yang sudah disajikan di atas pun dapat dapat membantu. Para pimpinan SDM yang berpikiran maju dapat membangun tenaga kerja yang siap dan tangguh untuk masa depan.

Perbedaan Sistem Training dan Learning Management Untuk Kepentingan SDM Perusahaan

Berkenaan dengan training management system (TMS) dan learning management system (LMS), keduanya terdengar mirip, namun sebenarnya tidaklah sama. TMS dan LMS merupakan HR tools atau aplikasi yang dapat membantu SDM perusahaan menjalankan program pelatihan karyawan yang efektif. Namun, keduanya memiliki perbedaan dalam fungsinya. Berikut penjelasan mengenai perbedaan sistem training dan learning management yang akan dijelaskan lebih lanjut dibawah ini.

Definisi Training Management System (TMS)

TMS digunakan dalam proses perekrutan, pengembangan, dan pengelolaan bakat karyawan dalam perusahaan. Empat contoh bidang TMS yang paling umum digunakan untuk kepentingan SDM perusahaan adalah:

Rekrutmen dan orientasi
Pembelajaran dan pengembangan
Manajemen kinerja
Manajemen penghargaan

Selain itu, TMS yang efektif akan membantu memberikan kejelasan proses kerja karyawan. Misalnya, karyawan baru akan lebih memahami peran dan tanggung jawabnya di perusahaan. Tak hanya itu, HR tool ini dapat memberikan sebuah insentif untuk dapat meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawannya.

Sistem TMS juga dikaitkan dengan pelatihan berbasis instruktur (instructor-based training). Ini membantu dalam mengoptimalkan proses pelatihan back-office. Contohnya dalam sistem penjadwalan, pelaporan, pengelolaan administrasi, dll.

Sebagai sebuah alat untuk menyelenggarakan program pelatihan kerja karyawan, berikut contoh pemakaian TMS yang bisa anda pahami lebih detail:

Video dengan seorang instruktur yang menunjukkan cara melakukan tugas-tugas tertentu seorang karyawan.
Merancang kuis, penilaian, dan kontes dengan tujuan untuk konsolidasi dan pemeliharaan keterampilan karyawan.
Membuat sistem tracking progres pekerjaan karyawan untuk memfasilitasi dan membantu dalam penyelesaian semua tugas.
Pihak manajemen memiliki akses ke TMS untuk melacak kemajuan karyawan dan memastikan bahwa mereka mengikuti pelatihan sesuai arahan.

Definisi Learning Management System (LMS)

Sistem LMS merupakan aplikasi pembelajaran dan pengembangan profesional karyawan yang dapat diterapkan SDM perusahaan ke dalam proses orientasi karyawan mereka. Banyak platform LMS berbasis cloud yang memungkinkan untuk diakses secara remote. Selebihnya, LMS menggabungkan sistem database dalam perangkat digital untuk mengelola kurikulum, materi pelatihan, alat evaluasi, dll.

Faktanya, cara terbaik agar anda memahami sistem LMS yaitu dengan mengetahui bagaimana sistem tersebut digunakan dan diterapkan. Beberapa sistem LMS berukuran besar dan kompleks yang digunakan oleh ribuan pengguna. Lalu, ada juga yang memakai LMS dengan instalasi kecil yang hanya diakses oleh sekelompok karyawan untuk pelatihan internal.

Tak hanya itu, LMS membantu perusahaan dalam pengelolaan laporan dan juga tracking program pelatihan dan pengembangan karyawan. Selanjutnya, Anda dapat lebih memahami fungsi LMS melalui contoh berikut:

Materi pembelajaran untuk tim penjualan— Tim penjualan mempersiapkan peluncuran produk baru yang akan segera dirilis. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi LMS dalam pembuatan slideshow, video dan dokumentasi, kuis atau tes, dan juga sertifikasi.

Ketika persiapan pelatihan sudah siap, karyawan dapat masuk ke akun LMS masing-masing dan mengakses konten pelatihan tersebut. Setelah menyelesaikan pelatihan tersebut, karyawan dapat mengikuti kuis atau tes terkait. Jika dinyatakan lulus, mereka akan mendapatkan sertifikasi yang membuktikan bahwa mereka sepenuhnya terlatih dan memiliki pengetahuan tentang produk penjualan tersebut.

Disini, SDM perusahaan dapat mengembangkan dan melatih karyawan mereka tanpa harus hadir dalam sesi tatap muka di lokasi pelatihan. Untuk itu, membantu organisasi mengelola online learning adalah peran utama LMS. Seperti yang Anda ketahui, dengan penggunaan LMS, Anda akan dapat mengawasi talenta karyawan Anda dan mengajari mereka talenta baru.

4 Perbedaan Sistem Training dan Learning Management

Meskipun aplikasi TMS dan LMS memiliki kesamaan untuk kebutuhan pembelajaran karyawan dalam suatu perusahaan, namun fungsinya cukup beragam. Apa sebenarnya perbedaan sistem training dan learning management, terletak pada fungsinya. Namun terdapat juga perbedaan dalam hal prinsip yang mengatur sistem, fitur, serta penggunanya.

Fungsi

TMS dirancang untuk mengembangkan dan mempertahankan talenta karyawan. Riset menemukan bahwa banyak karyawan meninggalkan perusahaan mereka karena rendahnya orientasi kerja dan kurangnya kejelasan mengenai tugas dan harapan pekerjaan. Maka dari itu, SDM perusahaan haruslah memprioritaskan retensi sebagai strategi untuk berinvestasi dalam TMS untuk memastikan orientasi yang efisien.

LMS hadir sebagai aplikasi yang dirancang untuk membantu Anda mengelola, mendokumentasikan, dan melacak kursus pendidikan dan program pelatihan karyawan. Konsep LMS ini adalah sebagai e-learning yang mendorong pembelajaran dilakukan dimana saja dan kapan saja.

Prinsip

Ciri dasar yang membedakan TMS dengan LMS adalah prinsip yang mengatur masing-masing sistem. TMS berkisar pada empat pilar, yaitu perekrutan, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta manajemen kompensasi. Komponen training manajemen ini lebih fokus pada orientasi dan pelatihan karyawan baru untuk lebih mengembangkan bakat mereka secara alami.

Sementara itu, LMS adalah pembelajaran yang melibatkan peningkatan keterampilan dan pengetahuan karyawan. Oleh karena itu, prinsipnya memungkinkan untuk diterapkan secara luas di lingkungan akademik dan juga dunia bisnis.

Fitur

TMS dan LMS hadir dengan fitur sesuai dengan fungsinya masing-masing. Berikut gambaran singkat fitur TMS dan LMS:

TMS

Orientasi/pelatihan
Pengujian, penilaian, dan sertifikasi
Tinjauan kinerja dan kompetensi
Pengembangan kepemimpinan dan penyeleksian bakat
Pembelajaran kolaboratif
Administrasi pembelajaran e-learning

LMS

Perancangan pembelajaran/kursus
Penyimpanan file, dokumen, dan data yang terpusat
Perancangan kuis atau tes dan sertifikasi
Pelaporan dan analitik

Pengguna

Untuk TMS, pengguna utamanya adalah para eksekutif dan manajer SDM yang bertugas merekrut dan mengatur karyawan baru. Para profesional SDM ini bertanggung jawab untuk merekrut calon pekerja yang memenuhi syarat, memberikan orientasi karyawan baru dll.

Pengguna utama LMS adalah mereka yang mengikuti kursus pembelajaran, seperti instruktur, administrator, pemimpin tim, dan karyawan. Banyak orang di setiap organisasi dapat menggunakan sistem manajemen ini.

Terutama karyawan yang dipilih oleh manajer departemen untuk mempelajari keterampilan baru atau keterampilan yang sudah ada.

Jadi, kesimpulannya yaitu training dan learning karyawan merupakan elemen penting dalam meningkatkan pertumbuhan bisnis demi kepentingan SDM perusahaan. Dengan mengetahui perbedaan sistem training dan learning management diatas, anda dapat memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan.

Terlepas dari perbedaannya, TMS dan LMS paling tepat jika dilihat dari fungsi pelengkap yang mereka tawarkan. Karyawan yang berkembang, terampil, terdidik, dan terlibat adalah salah satu faktor terpenting di balik kesuksesan SDM perusahaan. Baik TMS maupun LMS, dapat membantu Anda mencapai hal tersebut. Karena keduanya dapat mencakup siklus hidup karyawan di perusahaan, mulai dari perekrutan, pelatihan dan pengembangan, serta penilaian kinerja.

Definisi dan Contoh Penerapan Analisa Beban Kerja

Setiap orang bekerja memiliki workload atau beban kerja masing-masing yang pembagiannya didasarkan atas manajer. Seorang manajer harus mampu menganalisa beban kerja agar mampu membagi secara merata atau adil ke anak buahnya. Pembagian yang merata tersebut didasarkan atas perhitungan dengan rumus khusus. Apabila Anda hendak menghitung workload, maka lihat contoh penerapan analisa beban kerja yang akan kami jelaskan berikut.

Definisi Analisa Beban Kerja

Analisa beban kerja atau workload merupakan berat atau tidak suatu pekerjaan yang diemban oleh pegawai atau suatu tim. Tentu saja hal tersebut juga didasarkan atas kebijakan di setiap perusahaan. Proses analisa tersebut harus dilakukan seakurat mungkin agar tidak ada karyawan yang mengalami burnout. Tujuan dari pembagian job yang merata juga diharapkan mampu meningkatkan produktivitas dan performa perusahaan. Sedangkan berdasarkan E-training Online, analisa beban kerja mampu membantu perusahaan dalam mencapai efisien dan efektivitas penyelesaian proyek. Kini pembagian tugas terhadap para pegawai dapat dilakukan online sehingga tidak lagi harus bertatap muka langsung. Keberadaan software juga sangat membantu para manajer untuk mengawasi siapa saja yang masih longgar dan telah mengemban tugas cukup banyak. Software tersebut bersifat real-time yang mana membuat para pegawai dapat mengetahui tugas yang diberikan secara langsung.

Beberapa Metode dan Contoh Penerapan Analisa Beban Kerja

Selanjutnya kami akan membahas tentang metode-metode yang biasa dipakai para tim proyek atau manajer dalam menghitung beban kerja. Berdasarkan Employers Glints, beberapa metode perhitungan workload adalah perhitungan performa, perhitungan psikologikal, dan perhitungan subjektif. Penjelasan dari masing-masing perhitungan beban kerja dapat Anda lihat berikut.

Perhitungan Performa

Manajer maupun pemimpin tim dapat melihat beban kerja anak buah melalui performa mereka. Berikan nilai dari performa setiap pegawai dan masuk dalam metode yang paling sering dipakai. Hanya saja dalam proses menganalisa, seorang manajer atau pemimpin tim perlu untuk bersikap objektif, kuantitatif, validasi yang tepat, dan keselarasan terhadap program lainnya. Seluruh faktor pertimbangan tadi disampaikan oleh Wreathall pada tahun 2000. Pada proses menghitung akan melibatkan berbagai langkah, seperti mengumpulkan, menganalisa, dan mengevaluasi proyek. Namun metode ini juga memiliki beberapa tantangan, seperti ada kemungkinan karyawan yang tidak meraih prestasi selama beberapa tahun terakhir. Solusi dari permasalahan tersebut adalah menjalankan komunikasi intensif terhadap proyek yang Tengah dikerjakan. Berikan poin-poin yang perlu anak buah capai agar proyek selesai tepat waktu dan baik menurut klien.

Perhitungan Psikologikal

Metode kedua dalam menghitung beban kerja adalah perhitungan psikologikal. Cara perhitungan psikologikal dilakukan dengan mengamati dan mencatat apakah ada karyawan yang mengalami masalah fisik atau mental akibat beban kerja berlebih. Salah satu hal yang bisa diperiksa dari kondisi fisik adalah konsumsi oksigen maksimal dan detak jantung. Namun metode tersebut semata-mata hanya dipakai untuk mengetahui penurunan kondisi fisik. Sedangkan penilaian terhadap mental dapat dilakukan dengan menggunakan MBI atau The Maslach Burnout Inventory) yang pertama kali dipublikasi pada tahun 1981. Menurut website Harvard Business Review, MBI memiliki kelemahan sehingga perlu dikombinasikan bersama tools lainnya.

Perhitungan Subjektif

Metode terakhir adalah perhitungan subjektif yang dikelompokkan menjadi tiga. Ketiga metode perhitungan tersebut yakni Bedford Rating Scale (BFRS), Intantaneous Self Assessment (ISA), and NASA Task Load Index (TLX). Setiap penjelasan dari metode perhitungan beban kerja dapat Anda simak berikut.

Metode Perhitungan Bedford Working Rating Scale (BFRS)

Pada awalnya BFRS digunakan untuk menghitung beban kerja pilot. Berdasarkan Congress of the International Council of the Aeronautical Sciences (2018), penilaian ini masih digunakan bagi pilot yang bekerja di pesawat canggih yang telah memanfaatkan system automation. Sekarang penggunaan dari metode BFRS tidak hanya di bidang penerbangan tetapi juga bidang lainnya. Tentu saja penggunaan metode didasarkan atas kesesuaian dengan variable atau konteks yang mirip. Pada metode ini menilai apakah suatu workload dapat terselesaikan dengan baik. Kemudian apakah jenis pekerjaan yang dibebankan ke pegawai cocok dan seberapa bagus hasilnya. Rating dari metode ini dimulai dari angka 1 sampai 10. Angka 1 menunjukkan angka beban kerja yang terlalu longgar. Sedangkan angka 10 menunjukkan beban kerja yang terlampaui berat sehingga beberapa pekerjaan terbengkalai. Contoh penerapan analisa beban kerja untuk metode ini adalah pilot yang memiliki beban kerja di angka 5, berarti memiliki workload yang jauh dari kata overload.

Metode Perhitungan Instantaneous Self-Assessment (ISA)

Menurut Sky Library, metode ISA ini memiliki 5 kunci penilaian atas beban kerja. Angka 2 berarti beban kerja yang sangat ringan sehingga pegawai mampu menyelesaikan tugas dengan baik. Sedangkan semakin mengarah ke 5, maka beban kerja semakin tinggi. Bahkan ada banyak deadline yang tidak terselesaikan dengan baik dan pegawai tampak sangat kelelahan. Angka 5 juga dapat diartikan bahwa pegawai tersebut rentan mengalami burnout. Penilaian ini adalah yang paling mudah dilakukan menurut Glints. Contoh penerapan analisa beban kerja untuk metode ini yakni pegawai A dilakukan penilaian bahwa nilai workloadnya adalah 2. Sedangkan pegawai B memiliki beban kerja dengan penilaian 4. Manajer bisa saja menganalisa kemampuan pegawai A apakah dapat mengemban tugas lebih banyak ketika ada proyek baru masuk. Pegawai B sendiri sebaiknya tidak diberikan tambahan pekerjaan karena dapat membuatnya overload alias masuk tahapan penilaian 5.

Metode Perhitungan NASA Task Load Index (TLX)

Metode perhitungan workload yang terakhir adalah TLX. Metode ini memungkinkan manajer untuk menghitung beban kerja secara multi-dimensional. Alhasil penilaian ini lebih memuat penilaian keseluruhan. Berbagai bahan pertimbangan yang masuk dalam TLX berupa mental demands, physical demands, temporal demands, dan own performance. Mental demands terdiri atas memberikan keputusan, melakukan perhitungan, daya ingat, dan mencari. Physical demands merupakan kemampuan fisik yang diperlukan seseorang dalam menyelesaikan suatu job. Kemudian temporal demands berhubungan dengan tekanan dan waktu yang diperlukan untuk menuntaskan suatu task. Ada beberapa proyek yang pastinya memerlukan ketepatan dan juga penyelesaian yang cepat. Lalu, own performance adalah tingkat kepuasan atas pencapaian tugas (seberapa berhasil). Tentu saja hal tersebut juga berkaitan dengan target dari suatu proyek apakah tercapai atau tidak berdasarkan Jurnal Serambi Engineering (2023) yang dilaporkan oleh Mohammad Al-Farizi F. S. dan Dene Herwanto.