Membangun HRIS – HRIS Human Resource Information System perlu diketahui informasinya bagi Anda yang berprofesi di bagian Sumber Daya Manusia (SDM). Bidang ini memang kurang diminati oleh kebanyakan orang karena dianggap kurang menguntungkan dan bukan ‘lahan basah’.

Berbeda dengan bidang atau posisi yang lain, seperti keuangan, produksi, atau yang lain.

Namun demikian, bagian SDM sangat berperan dalam memajukan sebuah perusahaan. Pasalnya, SDM di perusahaan tersebut yang dipekerjakan di semua lini atau bidang merupakan buah tangan dari bagian SDM. Bagaimana sistem perekrutannya, kriteria yang direkrut, loyalitas seorang karyawan, dan sebagainya.

Semua itu menjadi tugas bagian SDM di sebuah perusahaan. Sementara itu, di dalam SDM sendiri terdapat sebuah sistem yang harus diterapkan agar kinerjanya lebih optimal. Sistem itu disebut HRIS.

Mengenal lebih dekat HRIS

Perlu Anda ketahui bahwa HRIS Human Resource Information System merupakan sistem yang diberlakukan di bidang SDM pada sebuah perusahaan dengan beberapa fungsi sebagai berikut.

1.Pertama, mengorganisasi data lebih baik

Sebuah data dari SDM di sebuah perusahaan tentu harus tertib administrasi. Dengan tujuan, agar saat sebuah data dari seorang karyawan tertentu ingin dilihat atau dipakai, sangat mudah menemukannya. Pasalnya, data tersebut sudah masuk ke dalam sistem informasi secara komputerisasi.

Semua data dari awal hingga akhir, data masuk dan keluar dapat diorganisasi dengan lebih lebih baik. Oleh karena itu, sistem informasi seperti ini sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan.

2.Kedua, menjaga kerahasiaan perusahaan

Sistem informasi SDM dapat menjamin kerahasian sebuah perusahaan, terutama dalam data-data karyawannya dari tingkat teratas hingga terbawah yang bekerja di perusahaan yang bersangkutan.

Semua data karyawan tersebut sangat penting untuk dijaga karena menyangkut biodata tiap individu yang bekerja di perusahaan tertentu. Bukan hanya informasi tentang indentitas pribadi, tetapi juga menyangkut kepribadian dan kehidupan pribadi seseorang. Oleh karena itu, data seperti ini tergolong Top Secret di sebuah perusahaan.

3.Ketiga, menjamin keberlangsungan hidup sebuah perusahaan

Sebuah sistem informasi SDM dapat difungsikan untuk mengelola aset-aset yang berbentuk manusia atau karyawan dengan sebaik-baiknya.

Perusahaan dapat membedakan mana SDM yang berkualitas dan berloyalitas tinggi dengan yang tidak. Tentu saja perusahaan sangat membutuhkan karyawan-karyawan dengan kualitas dan loyalitas tinggi untuk memajukannya.

Oleh karena itu, mereka yang memiliki kriteria seperti itu akan menjadi prioritas utama bagi perusahaan. Dengan mempekerjakan karyawan dengan kualitas dan loyalitas yang tinggi, tidak menutup kemungkinan sebuah perusahaan akan tetap bertahan hidup dan maju berkembang dengan baik.

Apa yang dibutuhkan untuk membangun HRIS?

HRIS Human Resource Information System tidak dapat dijalankan dengan optimal tanpa adanya beberapa faktor pendukung yang sifatnya krusial atau penting. Faktor inilah yang akan menjalankan sebuah sistem informasi SDM dan mengelola para karyawan di sebuah perusahaan dengan baik dan benar. Dengan begitu, sebuah perusahaan dapat berkembang dan maju. Lalu, apa saja faktor pendukung untuk membangun HRIS?

Pertama, sistem komputerisasi yang terpadu. Saat ini hampir semua perusahaan kelas menengah ke atas sudah menerapkan sistem komputerisasi untuk menjalankan semua lini atau bagian-bagiannya.

Semuanya terhubungkan secara terpadu, sehingga sangat mudah untuk mengaksesnya.

Tentu saja tidak sembarangan orang yang bisa mengaksesnya karena sifatnya rahasia. Oleh karena itu, diberikan semacam password bagi beberapa orang atau pihak yang ingin mengaksesnya secara langsung. Begitu juga yang harus dilakukan dalam menjalankan HRIS, membutuhkan sistem komputerisasi yang terpadu. Dengan begitu, perusahaan dapat dijalankan dengan lebih maksimal dan optimal.

Kedua, dijalankan oleh SDM yang berkualitas. Sistem informasi SDM harus dijalankan oleh SDM yang terampil serta memiliki skill atau keahlian khusus untuk mengaplikannya langsung pada sistem komputerisasi yang dibangun.

Tidak semua orang yang bisa melakukannya karena keahlian ini hanya didapatkan setelah mereka melakukan pelatihan atau kursus tertentu. Pembangunan sistem SDM yang terpadu sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan.

Namun sebelumnya, perusahaan yang bersangkutan harus terlebih dahulu menemukan SDM yang berkualitas sebagai dasar atau pondasi untuk membangun sistem ini. Beruntunglah Anda yang saat ini bekerja di sebuah perusahaan yang sudah menerapkan HRIS Human Resource Information System.

baca juga: Pengembangan Aplikasi HRIS yang Efektif dan Bagus untuk SDM Perusahaan Anda