Cara Membuat Program SDM – Perekrutan bukan satu-satunya tugas dari departemen sumber daya manusia (SDM). Mengembangkan sumber daya manusia dalam berbagai bentuk pelatihan, pembelajaran, dan lain-lain juga menjadi tugas dari departemen SDM yang tidak boleh kita lupakan.

Hasil akhir yang dibantu bawa oleh departemen SDM adalah penciptaan SDM unggul yang dapat membantu perusahaan menciptakan nilai tambah kepada para pengguna akhir dan mampu berkontribusi secara sosial di luar perusahaan mewakili perusahaan tempat mereka bekerja.

Dalam mencapai hasil akhir dan menunaikan berbagai macam tugasnya, orang-orang yang bekerja di departemen SDM perlu dibantu dengan program SDM. Apabila dibuat dengan tepat, program SDM dapat membantu para pekerja di departemen SDM untuk mencapai KPI mereka yang terdapat pada balanced scorecard perusahaan.

Proses Membuat Program SDM

Program SDM dapat berupa software atau perhitungan khusus untuk SDM atau rancangan tahapan-tahapan yang harus dilalui departemen SDM dalam mencapai sasaran yang terdapat di KPI mereka. Cara membuat program SDM dalam artikel ini kita sajikan dalam tahapan-tahapan yang harus secara urut dilakukan.

1.Fokus Pada Sasaran, Tujuan & Prioritas SDM

Langkah pertama yang harus departemen SDM lakukan dalam merealisasikan cara membuat program SDM adalah memfokuskan sasaran, tujuan, dan prioritas SDM yang hendak dicapai.

Dalam memfokuskan ketiga hal ini, kepala departemen SDM harus pertama-tama mendefinisikan terlebih dahulu sasaran, tujuan, dan prioritas seperti apa yang harus dicapai para bawahannya. Definisi ini tidak terbatas pada menitikberatkan pada jangka pendek atau jangka panjang, karena kedua jangka waktu sama-sama penting dalam penetapan ketiganya.

Alih-alih, kepala departemen SDM harus memiliki motivasi atau cara pandang mengenai sasaran, tujuan, dan prioritas yang diterapkan, yang kemudian disesuaikan dengan nilai-nilai perusahaan. Sasaran, tujuan, dan prioritas ini, nantinya akan mempengaruhi KPI yang harus dicapai departemen SDM.

Barulah setelah itu, personel departemen SDM lainnya dapat berkoordinasi dengan departemen-departemen lain dalam merancang program SDM yang menjawab ketiga hal yang sudah kepala departemen SDM tetapkan tersebut.

2.Merancang Kebijakan

Langkah kedua yang harus departemen SDM lakukan dalam cara membuat program SDM adalah merancang kebijakan mulai dari tahapan sosialisasi hingga realisasi program SDM. Sama dengan menetapkan sasaran, tujuan, dan prioritas, perancangan kebijakan identik dengan tugas kepala departemen SDM.

Namun demikian, perusahaan yang benar-benar memperhatikan kesejahteraan karyawannya perlu melibatkan semua personel departemen SDM dalam tukar pikiran mengenai perancangan kebijakan terkait program SDM. Dari situ, para personel departemen SDM dapat melakukan sosialisasi kebijakan program kepada departemen-departemen lainnya.

Para personel departemen SDM juga dapat merancang SOP penggunaan software SDM sebagai bagian dari perumusan atau perancangan kebijakan terkait program SDM.

Adanya SOP software SDM ini selanjutnya akan membantu personel departemen SDM dalam melakukan proses input, proses, dan output software SDM sebagai salah satu bentuk realisasi program SDM.

Syarat yang harus dipenuhi di antaranya adalah sosialisasi kepada departemen SDM setiap kali ada pembaharuan kecil atau besar dari SOP software SDM. Dengan mematuhi setiap poin SOP software SDM, para personel departemen SDM dapat melakukan proses secara akurat untuk memenuhi KPI yang sudah ditetapkan kepada mereka.

3.Proses Pemetaan

Langkah ketiga dalam cara membuat program SDM yang harus departemen SDM lakukan adalah memetakan proyeksi dan realisasi terkait pencapaian mereka dalam berbagai KPI di departemen SDM.

Persentase ketersediaan karyawan pada departemen tertentu serta persentase kebutuhan karyawan di masa mendatang merupakan 2 macam KPI yang sering menjadi sasaran proyeksi dan realisasi pada personel departemen SDM.

Kendati demikian, masih banyak lagi KPI yang harus departemen SDM petakan proyeksi dan realisasinya. Normalnya, setiap departemen dalam perusahaan memiliki 5-6 poin KPI yang harus dicapai setiap periodenya, termasuk namun tidak terbatas pada departemen SDM.

Proses pemetaan proyeksi dan realisasi ini biasanya dilakukan menggunakan aneka software untuk SDM, software sederhana seperti Microsoft Excel, atau gabungan di antara keduanya. Hasil keluaran atau outputnya berupa laporan dan presentasi.

Keduanya dapat dikirimkan secara elektronik pada departemen terkait, namun untuk laporan, bisa saja personel departemen SDM diminta mengirimkan laporan dalam bentuk tertulis sebagaimana juga elektronik untuk arsip tambahan.

4.Program Pelatihan

Langkah keempat dalam cara membuat program SDM yang dapat dilakukan oleh departemen SDM dan sangat berkaitan dengan langkah ketiga adalah merumuskan serta mengadakan berbagai macam program pelatihan yang dapat menunjang pengalaman dan keterampilan karyawan.

Jika dalam langkah ketiga para personel departemen SDM menghitung proyeksi dan realisasi KPI dalam angka, persentase, jumlah, dan sebagainya melalui berbagai macam software untuk SDM, Microsoft Excel, dan sebagainya, serta membuat laporan dan presentasi darinya, maka langkah keempat ini adalah analisa lebih lanjutnya.

Analisa lebih lanjut dari angka dan data yang diperoleh dari langkah ketiga menghasilkan keputusan mengenai apakah perusahaan harus mengadakan atau menambah porsi baru dari program pelatihan karyawan, memperbaharui program yang sudah berjalan, memperpanjang atau memperpendek masa program pelatihan, atau meniadakannya sama sekali.

Dalam merealisasikan rencana program pelatihan untuk karyawan ini, para personel departemen SDM bekerja sama dengan departemen lain di perusahaan untuk menentukan kepuasan karyawan terkait program, kesesuaian program pelatihan karyawan dengan dana yang dianggarkan perusahaan, dan sebagainya.

Para personel departemen SDM juga dapat bekerja sama dengan pihak di luar perusahaan, khususnya para pelatih karyawan yang berasal dari luar perusahaan.

Tujuannya adalah untuk merumuskan rancangan program pelatihan yang terbaik bagi karyawan, yang memampukan mereka mencapai KPI yang dibutuhkan perusahaan, dan sesuai dengan sasaran, tujuan, dan prioritas yang ditetapkan oleh kepala departemen SDM maupun sasaran, tujuan, dan prioritas perusahaan secara global.

5.Evaluasi Program

Langkah terakhir yang harus departemen SDM lakukan dalam merealisasikan cara membuat program SDM adalah evaluasi program. Umumnya, ketika kita mendengar evaluasi program, maka itu adalah langkah yang dilakukan untuk menentukan berhasil tidaknya para personel departemen SDM dalam melakukan langkah-langkah sebelum evaluasi program.

Karena itu, hasil dari evaluasi biasanya adalah program SDM perusahaan ini layak lanjut atau tidak. Jika tidak layak lanjut, maka program SDM yang tidak layak itu biasanya akan diganti dengan program SDM lain yang lebih efektif.

Jika layak lanjut, maka untuk selanjutnya, evaluasi dibagi menjadi 2, yaitu layak lanjut tanpa perubahan atau dengan perubahan. Perubahan kebijakan adalah bagian perubahan yang umum pada program SDM, sekalipun ada banyak komponen perubahan program SDM yang dapat kita lihat pada berbagai jenis industri perusahaan.

Kendati demikian, evaluasi merupakan proses yang harus dilakukan secara rutin dan terus-menerus. Dengan kata lain, perusahaan perlu menetapkan periode untuk evaluasi setiap tahunnya.

Misalnya, dalam satu perusahaan, evaluasi program SDM dilakukan setiap 3 kali setahun. Dalam perusahaan lain, bisa saja sebuah program SDM mengalami proses evaluasi setiap 2 kali setahun. Idealnya, jumlah evaluasi tidak melebihi 4 kali setahun agar tidak memberatkan departemen-departemen yang terlibat dalam proses evaluasi program SDM.

Jadi, itulah berbagai cara membuat program SDM yang harus kepala dan personel departemen SDM lakukan.

baca juga: Pelatihan Performance Appraisal yang Bagus dan Terpercaya