Di era modern yang bergejolak ini, teknologi menjadi salah satu alat bantu yang paling dibutuhkan setiap perusahaan. Seperti di ranah SDM, cara HRIS software membantu mengelola KPI karyawan mulai dianggap sebagai aspek wajib.

Itulah bukti bahwa urgensi teknologi pada dunia kerja membawa dampak positif. HRIS software diharapkan mampu memberikan kontribusi untuk jangka yang lama, dan tanpa mengurangi kualitas kerja SDM.

Karena, inovasi tersebut telah mengubah cara organisasi mengelola karyawan dan kinerja mereka. Untuk pembahasan lebih lengkap, di bawah ini sudah dipaparkan apa itu HRIS hingga hubungan pentingnya dalam manajemen KPI karyawan.

Apa itu Konsep KPI (Key Performance Indicators) Karyawan?

Konsep KPI harus dipahami untuk mengerti sejauh mana kinerja karyawan. Memahami konsepnya adalah langkah awal yang penting guna memastikan pencapaian, baik untuk individu maupun tim.

KPI kemudian membantu menunjukkan hasil tentang tujuan perusahaan memberikan tindakan konkret yang dapat diukur dan dinilai. Setiap KPI haruslah spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART).

• Pentingnya KPI Karyawan:

1. Pengambilan Keputusan yang Informasi

KPI memberikan data yang diperlukan bagi manajer dan karyawan untuk mengukur pencapaian dan mengambil keputusan yang berdasarkan fakta dan data.

2. Motivasi dan Keterlibatan

Memiliki KPI yang jelas memberikan rasa pencapaian dan tujuan bagi karyawan. Ini dapat meningkatkan motivasi dan keterlibatan, karena setiap pencapaian memiliki dampak yang lebih besar.

3. Penyesuaian dan Peningkatan Kinerja

KPI membantu mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan. Setiap kali hasil tidak mencapai target, tim dapat melakukan evaluasi dan perbaikan.

• Komponen KPI Karyawan:

1. Tujuan yang Spesifik

Setiap KPI harus jelas dan spesifik, menjelaskan apa yang ingin dicapai.

2. Metrik Pengukuran

Metrik atau angka yang digunakan untuk mengukur pencapaian KPI, seperti persentase penjualan, jumlah proyek yang diselesaikan, atau rasio kehadiran.

3. Target yang Diharapkan

Target harus ditetapkan berdasarkan tujuan bisnis dan kinerja sebelumnya. Ini membantu dalam menilai apakah KPI telah dicapai dengan baik.

4. Jangka Waktu

Setiap KPI harus memiliki batas waktu atau periode tertentu dimana evaluasi dilakukan.

5.Tanggung Jawab

KPI harus terhubung dengan tanggung jawab individu atau tim. Ini membantu memastikan bahwa setiap orang tahu apa yang diharapkan dari mereka.

• Contoh KPI Karyawan:

1. Hasil Penjualan: Hasil ini berupa jumlah penjualan yang dihasilkan dalam periode tertentu.

2. Evaluasi Harian: Dilihat dari jumlah tugas harian yang diselesaikan.

3. Tingkat Kehadiran: Dengan menghitung persentase yang diakumulasikan setiap bulan, hasilnya berapa kali kehadiran dan ketidakhadiran.

4. Performa Produk atau Layanan:  Apakah kinerja produk atau jasa memenuhi standar dan kualitas yang dibutuhkan.

5. Pengembangan Keterampilan: Tentang berapa banyak pelatihan yang telah diselesaikan.

Apa itu HRIS dan Tujuannya dalam Manajemen KPI Karyawan?

Terdapat sebuah sistem terkomputerisasi yang dinamai HRIS ( Human Resources Information System). Sistem ini dirancang khusus untuk membantu manajemen sumber daya manusia untuk menyimpan data. Adapun perannya sebagai berikut:

1. Membantu Pemantauan Dengan Cepat

Dengan HRIS, manajer bisa mengakses data kapanpun tentang pencapaian KPI karyawan, tanpa harus menunggu laporan manual. Ini sangat efisien karena dapat mengambil tindakan yang cepat untuk mencapai tujuan KPI.

2. Pengumpulan Data

HRIS memungkinkan pengumpulan dan integrasi data dari berbagai sumber terkait KPI karyawan. Informasi tentang kinerja, produktivitas, dan kehadiran dalam satu sistem. Hal ini membantu dalam penilaian tentang kinerja individu dan tim.

3. Penetapan dan Pengukuran KPI yang Relevan 

Sistem sangat efektif menyusun KPI yang relevan, yang artinya KPI yang teridentifikasi sesuai dengan tujuan bisnis, dan job desk setiap karyawan di perusahaan. Hal itu akan memberikan dampak yang baik terkait peningkatan kinerja.

4. Analisis Kinerja yang Lebih Detail

Efektivitas kerja bisa dihitung lebih detail dari hasil penggabungan data KPI dan informasi pelengkap lainnya, contohnya proyek yang dikerjakan, atau pelatihan. Manajer bisa melihat hasilnya dan menentukan kebutuhan karyawan tersebut.

5. Penambahan Skill dan Pelatihan untuk Karyawan

Setelah mengetahui hasil sebelumnya, manajemen memiliki gambaran jelas untuk menentukan rencana pelatihan yang lebih terfokus, yang bisa menambahkan keprofesionalan, dan kinerja karyawan yang membutuhkan dukungan.

6. Penghargaan dan Pengakuan

Untuk mendongkrak motivasi karyawan, sepatutnya diberikan penghargaan yang layak. Inilah cara HRIS Software membantu mengelola KPI karyawan di area yang lebih casual.

Cara Menentukan KPI yang Relevan dan Terukur dengan HRIS

Berikut adalah langkah-langkah dan cara HRIS Software membantu mengelola KPI karyawan:

1. Memahami Tujuan Organisasi:

Sebelum menentukan KPI, pahami tujuan organisasi secara menyeluruh. HRIS dapat membantu dalam mengakses data dan informasi tentang arah strategis perusahaan serta prioritas yang ditetapkan.

2. Identifikasi Area Utama:

Tentukan area utama yang ingin diukur. Apakah itu penjualan, produktivitas, kehadiran, atau kinerja individu. HRIS memungkinkan Anda untuk melihat data historis dan tren yang dapat membantu mengidentifikasi area yang paling penting untuk diberikan perhatian.

3. Kaitkan dengan Strategi Bisnis:

Pastikan bahwa KPI yang Anda tentukan terkait erat dengan strategi bisnis. HRIS dapat membantu dalam melacak bagaimana setiap KPI berkontribusi terhadap pencapaian tujuan jangka panjang organisasi.

4. Pertimbangkan SMART:

Pengukuran KPI harus dilakukan secara objektif, jadi harus dipastikan bahwa data yang diraih nanti berdasarkan acuan SMART. Teknik ini sangat direkomendasikan karena telah mencapai spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan batasan waktu.

5. Konsultasikan dengan Tim:

Libatkan tim terkait, termasuk departemen HR dan manajemen, dalam proses menentukan KPI. Diskusi ini dapat difasilitasi oleh data dan informasi yang diakses melalui HRIS.

6. Akses Data Historis:

HRIS memungkinkan Anda untuk mengakses data historis kinerja karyawan dan tim. Gunakan data ini untuk mengidentifikasi tren dan pola yang dapat membantu Anda menentukan KPI yang realistis dan dapat diukur.

7. Sesuaikan KPI dengan Peran:

Setiap peran dalam organisasi mungkin memiliki KPI yang berbeda. Gunakan HRIS untuk mengidentifikasi peran dan tanggung jawab masing-masing karyawan, dan sesuaikan KPI dengan keahlian dan fokus mereka.

8. Uji dan Evaluasi:

Setelah KPI ditetapkan, uji dan evaluasi secara berkala. Dampaknya akan terlihat di waktu yang akan datang, khususnya pada pengambilan keputusan yang tentunya akan lebih baik dan bijak.

9. Gunakan Visualisasi Data:

HRIS sering dilengkapi dengan alat visualisasi data. Gunakan grafik dan laporan untuk mengkomunikasikan hasil KPI kepada tim dan manajemen dengan lebih efektif.

10. Kembangkan Fleksibilitas:

HRIS memungkinkan Anda untuk mengubah dan mengadaptasi KPI sesuai dengan perubahan bisnis dan prioritas. Memanfaatkan fleksibilitas ini untuk memastikan bahwa KPI tetap relevan seiring waktu.

Kesimpulan

Perusahaan sepatutnya mulai mengetahui cara HRIS Software membantu mengelola KPI karyawan. Karena sistem ini bisa dijadikan sebagai acuan yang tepat dalam menarik keputusan, dan menentukan tujuan yang lebih terarah.