Seberapa Pentingkah Peran Manajemen SDM?

peran manajemen SDM

Sebagian orang menganggap departemen SDM adalah jantung perusahaan. Hal ini tentu saja wajar mengingat karyawan ada motor penggerak perusahaan. Lalu departemen SDM-lah pihak yang terlibat langsung dengan semua komponen perusahaan terutama karyawan. Karena pentingnya peran manajemen SDM, berikut beberapa poin yang wajib diketahui.

Ruang lingkup kerja departemen SDM

Tujuan utama departemen SDM adalah mengoptimalkan kinerja karyawan untuk produktivitas serta efisiensi perusahaan. Objek departemen ini hanya berkutat pada ‘manusia-manusia’ dalam perusahaan. Fungsi lain departemen juga bisa jadi sebagai penjembatan antar karyawan, karyawan-pengurus perusahaan, dan pihak lainnya.

Lebih detail lagi, ruang lingkup manajemen SDM menurut banyak literatur dibagi menjadi tiga aspek. Ketiganya meliputi aspek kesejahteraan pegawai, aspek personalia, dan aspek relasi internal dan eksternal.

1. Aspek kesejahteraan pegawai

Kesejahteraan yang dimaksud pada poin ini tidak hanya merujuk pada finansial tapi juga Kesehatan dan keselamatan. Bahkan aspek ini juga diatur dalam perundang-undangan tenaga kerja. Bentuk tanggung jawab sepert cuti dibayar, asuransi kesehatan, tunjangan hari raya, lingkungan kerja yang aman, dan work-life-balance. Ruang lingkupnya mencakup kesehatan fisik dan mental karyawan.

2. Aspek personalia

Departemen SDM menangani segala hal yang berkaitan dengan karyawan sebagai individu. Ini termasuk rekrutmen, pelatihan, orientasi, manajemen kinerja, insentif, dan pengembangan karir. Cakupannya meliputi hamipr keselluruha siklus kerja karyawan (mulai dari perekrutan hingga penghentian). Aspek departemen SDM ini bertujuan untuk mencari, mengembangkan, dan mempertahankan talenta pegawai terbaik.

3. Aspek relasi perusahaan internal dan eksternal

Aspek dari Departemen SDM ini bertujuan dalam pengelolaan relasi dengan banyak pihak (internal: pegawai dan eksternal: rekan bisnis). Contohnya adalah dengan  memediasi konflik, menjunjung tinggi budaya perusahaan, memastikan kepatuhan hukum/peraturan, dan menyelaraskan strategi SDM dengan tujuan perusahaan.

Tiap aspek mencakup skop yang luas dan menyeluruh hampir seluruh aspek pengalaman karyawan. Kesemua aspek di atas intinya memaksimalkan sumber daya manusia guna keberhasilan organisasi.

Jenis tantangan manajemen SDM

Menurut Meilan Sugiarto (2007) tantangan manajemen sumber daya manusia dapat terdiri atas :

  1. Tantangan eksternal, contohnya

1) Perubahan lingkungan bisnis yang cepat

2) Keberagaman tenaga kerja

3) Globalisasi

4) Peraturan Pemerintah

5) Pengembangan peran profesional dan  keluarga

6) Kurangnya tenaga kerja  terampil

  •  Permasalahan Internal, meliputi:
  •  Posisi organisasi dalam persaingan bisnis
  • Fleksibilitas
  • Pengurangan kerja
  • Tantangan dalam Rekonstruksi
  • Usaha Kecil dan Menengah
  • Budaya organisasi
  • Teknologi
  • Serikat pekerja

Bagaimana jika peran SDM gagal?

Ciri-ciri departemen SDM yang gagal terlihat dari kinerjanya. Contohnya kegiatan mereka cenderung bersifat reaktif (hanya merespons masalah yang muncul) dan tidak punya strategi preventif. Peran manajemen SDM yang kurang berhasil hanya seputar menangani masalah, bukannya berusaha mencegah masalah seperti menerapkan antisipasi/tindakan preventif. Mode reaktif ini mencegah HR memberikan kontribusi nilai strategis.

Selain itu, tim SDM yang berada di bawah standar sangat berfokus pada tugas-tugas administratif yang bersifat check-the-box seperti dokumen dan proses dibandingkan inisiatif strategis yang lebih berdampak. Hal-hal tersebut terkubur dalam operasi sehari-hari dan item kepatuhan tanpa mendorong kemajuan organisasi yang nyata. Hanya ada sedikit pengukuran atau analisis seputar kontribusi dan program SDM. Dampak dan ROI SDM masih belum jelas.

Tanda lain dari departemen SDM yang tidak efektif adalah buruknya konsultasi dan kemitraan dengan para pemimpin bisnis dan karyawan. SDM gagal untuk benar-benar memahami kebutuhan bisnis dan memberikan keahlian. Mereka memberikan arahan dan bukan bimbingan konsultatif yang disesuaikan dengan situasi. Hal ini mengakibatkan hubungan karyawan menjadi lemah, di imana HR kurang memiliki touchpoint dengan karyawan. Karyawan merasa tidak puas, tidak terlibat, dan merasa tidak didukung.

Indikator kegagalan selanjutnya adalah disorganisasi dan kurangnya kepatuhan pegawai. Sistem dan proses SDM tersebar, duplikatif, tidak konsisten dan rentan terhadap kesalahan. Semua hal tersebut terjadi karena kurangnya integrasi. Bisa jadi pihak manajemen SDM juga tidak mematuhi undang-undang ketenagakerjaan. Alhasil membuat risiko litigasi meningkat. Ujung-ujungnya departemen SDM berakhir tanpa orientasi strategis atau keunggulan operasional untuk mendukung bisnis.

Ciri-ciri departemen SDM yang berhasil

Berikut adalah beberapa karakteristik utama dari departemen SDM yang sukses:

– Kontributor strategi

Departemen SDM menyelaraskan program kerja mereka antara tujuan perusahaan dengan kepentingan karyawan. Lebih baik lagi jika departemen bisa membantu membentuk strategi perusahaan. Hasil program yang melibatkan karyawan bisa jadi masukan untuk mengembangkan strategi keberhasilan perusahaan.

– Berdasarkan data

Keputusan dan rekomendasi SDM didukung oleh analitik, metrik, dan bukti. Tim mengukur dan mengukur inisiatif SDM.

– Bisa diajak konsultasi

Daripada sekedar mengeluarkan arahan, HR bertindak sebagai penasihat dan mitra bagi pimpinan dan karyawan. Mereka memberikan keahlian.

– Proaktif

Daripada bereaksi terhadap masalah, HR mengantisipasi masalah dan mengusulkan solusi inovatif. Mereka mengidentifikasi kebutuhan masa depan.

– Advokat Karyawan

Selain mewujudkan tujuan perusahaan, departemen SDM juga mendengar juga menampung aspirasi karyawan dan mewakili kepentingan mereka. Departemen SDM juga harus menyeimbangkan kepentingan perusahaan dan karyawan.

– Operasi yang efisien

Departemen SDM menjalankan tugas operasional (melaksanakan perekrutan, orientasi, pelatihan, penggajian, dan lainnya) dengan tepat dan konsisten. HRIS yang kuat.

– Kepatuhan dan manajemen risiko

Tim memastikan kepatuhan hukum, peraturan, dan kebijakan sekaligus meminimalkan risiko tanggung jawab tenaga kerja. Pengetahuan tata kelola yang tajam.

– Berpusat pada individu yang terlibat

HR memberikan pengalaman yang sangat baik dan lancar bagi individu yang terlibat baik internal dan eksternal termasuk kandidat dan karyawan. Fokus pada layanan berkualitas.

– Kolaboratif

SDM bermitra secara luas dengan manajer, karyawan, kepemimpinan, dan sumber daya eksternal. Manajemen hubungan yang kuat.

– Staf terampil

Tim HR terdiri dari para profesional yang kompeten dengan keahlian dalam disiplin HR dan bisnis yang lebih luas.

Kesimpulan

Deskripsi dan ciri-ciri dari peran manajemen SDM baik yang gagal dan berhasil telah disajikan. Sudah jelas peran strategis manajemen SDM dalam perusahaan. Peran strategis departemen tersebut tercermin dari fungsinya seperti mengelola kinerja karyawan dan menyelaraskan program dengan tujuan perusahaan. Departemen SDM juga wajib bekerja secara proaktif-kolaboratif dalam mencegah dan mengatasi tantangan. Pengelolaan departemen SDM yang sesuai akan mengoptimalkan sumber daya manusia lalu mendorong keberhasilan perusahaan.

Apakah Fungsi Manajemen Training Hanya Memudahkan Manajer?

fungsi manajemen training

Fungsi manajemen training signifikan untuk semua tahapan karier karena setiap orang perlu mengembangkan keterampilan baru.  Memang, manajer yang telah berpengalaman dapat diandalkan. Tetapi, manajer yang kompeten adalah pemimpin yang menggabungkan pengetahuan dari pelatihan melalui serangkaian perangkat manajemen yang berbeda.

Seorang manajer memang perlu mendapatkan keterampilan yang mereka peroleh dari pelatihan manajemen. Pelatihan tersebut akan sangat bermanfaat bagi seorang manajer untuk melanjutkan pekerjaan di masa mendatang.

Fungsi Manajemen Training yang Signifikan

Alasan terpopuler mengapa banyak orang mengikuti training atau kursus pelatihan manajemen adalah untuk membuat resume atau CV mereka terlihat menonjol.  Dengan ragam pelatihan manajemen, maka seseorang dapat berharap bahwa ia segera direkrut.  Padahal, pelatihan manajemen berfungsi lebih dari sekedar penghias CV

Manfaat manajemen training tidak hanya menguntungkan peserta.  Tetapi, manfaatnya juga penting untuk perusahaan karena kehadiran manajer yang terampil dapat mendorong kemajuan dan efisiensi dalam bisnis.  Fungsi utama manajemen training adalah sebagai berikut:

1. Pemahaman Mendalam Terkait Peran Manajemen

Pada dasarnya, peran seorang manajer adalah mengkoordinasikan tindakan anggota tim dalam departemen untuk menciptakan landasan yang lebih kuat bagi tujuan perusahaan.  Untuk mencapai hal ini, manajer mungkin harus memenuhi berbagai tugas setiap hari, berfokus pada pencapaian target dengan, atau melalui, bantuan tim.

Pelatihan manajemen akan memberi pemahaman yang lebih baik tentang peran manajer untuk bisa sukses.  Pelatihan sangat penting, terlepas dari calon manajer memiliki mentor di tempat kerja atau tidak. Dengan demikian, peserta pelatihan memungkinkannya menjadi mentor yang lebih baik bagi orang lain di tim Anda.

2. Peningkatan Kemampuan Komunikasi

Kemampuan komunikasi adalah cerminan kepemimpinan.  Keterampilan utama seorang manajer sukses adalah kemampuan memahami bahwa setiap orang berkomunikasi dengan cara yang berbeda. Manajer andal dapat merespons komunikasi dari orang lain dengan lebih baik.

Jika seorang manajer tidak punya kemampuan komunikasi, maka keterlibatan karyawan dan kinerja tim sangat rendah. Oleh karena itu, seorang pemimpin harus mudah beradaptasi sehingga dapat mengelola timnya secara pribadi.  Melalui manajemen training, peserta dapat belajar cara berkomunikasi dengan cara yang bisa memberi pengaruh pada anggota tim.

Manajer memang tetap harus berwibawa tanpa mengabaikan pentingnya hubungan yang kuat dengan rekan kerja dan bawahan.  Calon manajer dapat memperoleh taktik komunikasi penting untuk memberdayakan karyawan sehingga dapat bekerja mencapai tujuan bersama. Dengan demikian, semangat tim semakin tinggi.

3. Umpan Balik Bermanfaat

Fungsi manajemen training memungkinkan peserta mengakses umpan balik yang dipersonalisasi dan tidak memihak dari pemberi pelatihan serta perwakilan lain. Mendiskusikan masalah dengan audiens yang tidak memihak akan memberi peserta wawasan berharga tentang kekuatan dan kelemahan. Dengan demikian, peserta training dapat fokus mengevaluasi diri.

  • Pemahaman Tentang Manajemen Perubahan

Dunia bisnis sarat perubahan cepat, terutama setelah pandemi di era serba digital. Dunia usaha kini berupaya beradaptasi dengan keadaan yang selalu berubah akibat kejadian terkini dan teknologi baru. Manajer harus dapat beradaptasi, merencanakan, memantau, dan menerapkan perubahan, baik itu perubahan kecil, seperti memperkenalkan karyawan baru, atau perubahan besar, seperti akuisisi dan sebagainya.

Oleh karena itu, manajemen training dapat membantu individu mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan untuk mengawasi aspek perubahan dan transisi sehari-hari. Pelatihan manajemen akan membekali Anda dengan perangkat untuk membawa tim Anda dari A ke B. Calon manajer harus mengetahui tindakan apa yang harus diambil selama ini, dan bagaimana memastikan tindakan tersebut diterapkan dengan tepat.

  • Kemampuan Pengambilan Keputusan

Mereka yang menduduki peran manajerial harus mampu mengambil keputusan secara efektif dan efisien.  Karena itulah, manajer perlu belajar tentang proses pengambilan keputusan. Dengan demikian, mereka dapat menerapkan hal ini di perusahaan mereka, sehingga meningkatkan kualitas tim mereka.

Dalam manajemen training, peserta dapat mempelajari aspek apa saja yang dapat menghasilkan keputusan yang tepat.  Tidak hanya itu, mereka juga dapat belajar bagaimana faktor eksternal lainnya dapat memainkan peran penting dalam proses tersebut.  

Peserta juga akan belajar bagaimana mengidentifikasi potensi masalah yang dapat menghambat proses pengambilan keputusan.  Dengan demikian, calon manajer dapat mencegah hambatan sebelum masalah tersebut muncul.

Pengambilan keputusan yang efektif adalah keterampilan penting bagi setiap manajer. Manajemen training dapat membantu manajer meningkatkan keterampilan ini.  Seorang manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik untuk memberikan dampak positif pada bisnis mereka dengan mempelajari cara menganalisis data, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan yang tepat,

  • Peningkatan Produktivitas

Manfaat lain dari pelatihan manajemen adalah dapat meningkatkan produktivitas di tempat kerja. manajer dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dengan pemahaman cara mengatur waktu secara lebih efektif, mendelegasikan tugas, dan berkomunikasi dengan lebih jelas. Imbasnya adalah peningkatan produktivitas dan bisnis yang lebih sukses.

  • Peningkatan Semangat Karyawan

Menawarkan pelatihan kepada manajer juga dapat membantu meningkatkan semangat kerja karyawan. Manajer dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif  dengan mempelajari cara berkomunikasi secara lebih efektif dan membangun hubungan yang kuat dengan karyawannya,. Hal ini dapat menghasilkan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi, tingkat keluar masuk karyawan yang lebih rendah, dan tenaga kerja yang lebih produktif.

  • Keunggulan Kompetitif

Manajemen training dapat memberi calon manajer keunggulan kompetitif.  Pemilik perusahaan yang berinvestasi pada pengembangan training untuk manajer dapat menciptakan budaya pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan.  Hal ini dapat membantu pemilik usaha tetap unggul di kalangan kompetitor.  Selain itu, pemilik usaha dapat selalu beradaptasi terhadap perubahan pasar dengan lebih cepat.

Siapa Memperoleh Manfaat Dari Manajemen Training?

Banyak orang berpikir bahwa training manajemen hanyalah untuk calon manajer. Padahal, manajemen training dapat juga diikuti oleh siapa saja.  Memang, mayoritas peserta training adalah calon manajer, manajer baru, atau manajer yang sedang berjalan.

Tetapi, karyawan pun dapat mengikutinya sehingga mereka dapat mengembangkan keterampilan serta menambah pengetahuan seputar manajemen yang efisien.  Berbagai jenis pelatihan manajemen juga dapat dengan mudah diikuti oleh siapa saja.

Jadi, fungsi manajemen training sangat luas dan tidak terbatas. Calon manajer dan manajer yang sedang menjabat dapat semakin mengembangkan diri.  Pengembangan diri tidak hanya menguntungkan perusahaan tetapi juga individu yang mengikuti pelatihan tersebut.

Solusi Tepat Untuk Tantangan Manajemen Sumber Daya Manusia Di Masa Millenial

tantangan manajemen sumber daya manusia

Karena pertukaran informasi di era milenial sangat mudah, tak jarang banyak pegawai yang berhenti sepihak dari suatu perusahaan. Ini adalah contoh kecil tantangan manajemen sumber daya manusia yang sering dihadapi di masa milenial. Lebih banyak lagi jenis tantangan dan memahami penyebab serta solusinya, semua disajikan di artikel ini. 

Konsep tantangan dalam manajemen SDM

Tantangan adalah hal lumrah yang semua perusahaan pasti hadapi dalam memanajemen SDMnya. Jenis dan skop tantangan yang dihadapi bisa jadi beda sesuai dengan faktor penyebabnya. Perubahaan pemicu utama tantangan. Perubahaan yang bisa terjadi pada teknologi (disrupsi digital), tempat kerja, iklim politik, ekonomi, dan perubahan lainnya.

Contoh real nya adalah pada tahun 2020. Tahun 2020 jadi tantangan besar perusahaan utamanya bagian SDM. Karena mereka harus mengelola tenaga kerja lewat jarak jauh secara efisien disebabkan pandemi. Untungnya tantangan tadi terbukti bisa dijawab dengan strategi manajemen SDM yang berkesinambungan dan adaptif.

Hakikatnya tantangan dalam pengelolaan SDM adalah hal yang tak terelakkan dan bersifat dinamis. Agar teratasi dengan baik, dibutuhkan manajemen SDM yang efisien. Langkah pertama dalam manajemen SDM yang efisien adalah dengan mengenali faktor pemicu tantangan tersebut.

Faktor penyebab tantangan SDM

Melansir survei dari World Federation of Personnel Management Associations (WFPMA), terdapat sepuluh area dimana tantangan manajemen SDM sering terjadi. Kesepuluh area tersebut sangat memungkinkan terjadi dalam tiap organisasi/peruhsaan terlepas dari perbedaan negara dan tempat. Berikut sepuluh area dan persentase kemungkinan terjadinya dalam suatu perusahaan.

1. Perubahan sistem pengelolaan: 48%

2. Pengembangan kepemimpinan: 35%

3. Pengukuran efektivitas SDM: 27%

4. Efektivitas perusahaan: 25%

5. Kompensasi: 24%

6. Kepegawaian (rekrutmen dan ketersediaan tenaga kerja lokal yang terampil): 24%

7. Perencanaan pergantian SDM: 20%

8. Pembelajaran dan pengembangan: 19%

9. Kepegawaian (retensi): 16%

10. Tunjangan: Kesehatan & kesejahteraan 13%

Dari kesepuluh area dan persentase kemungkinan terjadinya tantangan, ada empat faktor penyebab yang bisa diidentifikasi. Secara umum, berikut keempat faktor penyebab yang dapat memicu tantangan terjadi:

1. Lingkungan Kerja

Hingga tahun lalu, lingkungan kantor tradisional dapat dibayangkan oleh semua orang. Tapi, sejak pandemi COVID-19 semua telah berubah. Perlahan tapi pasti kebanyakan orang saat ini mulai terbiasa bekerja dari rumah. Situasi baru adalah tantangan manajemen sumber daya manusia terutama dalam perekrutan pekerja.

2. Ketersediaan Talenta yang Baik

Apakah ada cukup tenaga professional yang bekerja? Hal ideal tersebut tidak selamanya ternjadi sesuai keinginan. Langkanya sumber daya manusia adalah tantangan untuk departemen manajemen SDM. Keadaan tertentu, seperti pandemi missal, memang menyulitkan perusahaan dalam menemukan sumber daya yang tepat untuk posisi tertentu. Kalau terus berlanjut, posisi tersebut bisa jadi tetap under staffed/kekurangan pegawai untuk jangka waktu yang lama. Jalan lain adalah dengan perusahaan harus berkompromi dengan sumber daya yang tidak sesuai untuk posisi tersebut.

3. Program Diklat Untuk Pengembangan Karyawan

Program pelatihan dan diklat adalah bentuk peningkatan kapasitas karyawan. Di waktu yang bersamaan, diklat dan pelatihan juga membantu perusahaan melatih sumber daya manusia dengan keahlian yang tepat untuk posisi tertentu. Program diklat bisa juga dianggap jadi win-win solution bagi perusahaan dan karyawan. Sayangnya banyak juga pegawai setelah program selesai memilih untuk pindah dan menyebabkan kekurangan pegawai (human shortage).

4. Keterlibatan Teknologi

Teknologi juga sering digunakan dalam mengelola sumber daya manusia. Software atau perangkat lunak membantu banyak pekerjaan terutama dalam hal otomatisasi beberapa aspek perusahaan. Alhasil, keterlibatan SDM dalam suatu perusahaan dapat berkurang. Faktor ini tentunya berimbas pada hal positif dan juga negatif.  Bentuk hal positif yang disebabkan berupa peningkatan produktivitas dan efisiensi SDM, serta pengelolaan karyawan yang lebih efektif. Hal negatif dapat berupa kekeliruan fungsi manajemen SDM.

Tantangan dan solusi

Faktor-faktor di atas tenutnya  menyebabkan tantangan yang bisa ditemui secara umum di perusahaan. Di rangkum dari berbagai laporan dan penelitian tentang manajemen SDM, berikut tantangan manajemen sumber daya manusia.  Solusi yang pas untuk semua tantangan juga disertakan.

  • Menarik Talenta Terbaik

Solusi: Branding perusahaan yang kuat, kompensasi yang kompetitif, promosikan insentif

  • Manajemen Perubahan

Solusi: Komunikasi yang jelas, memberikan keterampilan dan strategi, mengembangkan rencana alternatif, membangun kemampuan beradaptasi

  • Peningkatan Keterampilan

Solusi: Menganalisis kesenjangan keterampilan, menjalankan program pelatihan, memanfaatkan software yang berhubungan pelatihan yang dianalisis

  • Membangun Keterampilan Digital

Solusi: Merencanakan adopsi stratetgi, identifikasi kebutuhan keterampilan, menggunakan panduan DAP

  • Mengelola Keberagaman

Solusi: Mengevaluasi dan menetapkan tujuan DEI, mengomunikasikan pentingnya, membangun tim, penetapan standar saat rekrutmen

  • Keterlibatan Karyawan

Solusi: Komunikasi dua arah, pengakuan, keseimbangan kehidupan kerja, peluang pengembangan

  • Retensi Karyawan

Solusi: Memahami alasan pergantian, menawarkan fleksibilitas dan rencana pengembangan, dialog rutin

  • Pengembangan Kepemimpinan

Solusi: Program pelatihan formal, perencanaan suksesi, pengkaderan berjangka

  • Kesehatan & Kesejahteraan Karyawan

Solusi: Kebijakan pintu terbuka, melatih EQ, mendorong waktu istirahat, memberikan program

  • Orientasi Karyawan

Solusi: Ciptakan pengalaman ramah, kemudahan transisi, lingkungan kerja bebas diskriminasi, budaya kerja produktif

  • Pelatihan Perekrutan Baru

Solusi: Tetapkan tujuan, berikan umpan balik, gunakan DAP untuk pelatihan yang dipersonalisasi

  • Tenaga Kerja Jarak Jauh

Solusi: Menyediakan alat dan kebijakan, menggunakan DAP untuk pelatihan, mendorong komunikasi, pengawasan berkala

  • Pengalaman Karyawan

Solusi: Memberdayakan karyawan, tujuan transparan, pembinaan, fleksibilitas, pengembangan, jenjang karir

  • Mengukur SDM

Solusi: Lacak metrik seperti kualitas perekrutan, pergantian, pendapatan per karyawan

  • Kompensasi & Tunjangan

Solusi: Berkreasilah lebih dari sekedar gaji, tawarkan berbagai motivator, pertimbangkan berbagai varian insentif dan benefit

Kesimpulan

Mengelola sumber daya manusia menjadi akan selalu makin kompleks. Rupa-rupa tantangan manajemen sumber daya manusia konvensional atau pun terbaru juga akan muncul. Hal pertama yang perlu dilakukan adalan memahami penyebab tantangan. Lalu dilanjutkan dengan belajar dari pengalaman dan juga mengikuti perkembangan kecenderungan atau pola tantangan. Tidak hanya pengalaman, belajar dari tantangan yang sudah disajikan di atas pun dapat dapat membantu. Para pimpinan SDM yang berpikiran maju dapat membangun tenaga kerja yang siap dan tangguh untuk masa depan.

Perbedaan Sistem Training dan Learning Management Untuk Kepentingan SDM Perusahaan

perbedaan sistem training dan learning management

Berkenaan dengan training management system (TMS) dan learning management system (LMS), keduanya terdengar mirip, namun sebenarnya tidaklah sama. TMS dan LMS merupakan HR tools atau aplikasi yang dapat membantu SDM perusahaan menjalankan program pelatihan karyawan yang efektif. Namun, keduanya memiliki perbedaan dalam fungsinya. Berikut penjelasan mengenai perbedaan sistem training dan learning management yang akan dijelaskan lebih lanjut dibawah ini.

Definisi Training Management System (TMS)

TMS digunakan dalam proses perekrutan, pengembangan, dan pengelolaan bakat karyawan dalam perusahaan. Empat contoh bidang TMS yang paling umum digunakan untuk kepentingan SDM perusahaan adalah:

  • Rekrutmen dan orientasi
  • Pembelajaran dan pengembangan
  • Manajemen kinerja
  • Manajemen penghargaan

Selain itu, TMS yang efektif akan membantu memberikan kejelasan proses kerja karyawan. Misalnya, karyawan baru akan lebih memahami peran dan tanggung jawabnya di perusahaan. Tak hanya itu, HR tool ini dapat memberikan sebuah insentif untuk dapat meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawannya.

Sistem TMS juga dikaitkan dengan pelatihan berbasis instruktur (instructor-based training). Ini membantu dalam mengoptimalkan proses pelatihan back-office. Contohnya dalam sistem penjadwalan, pelaporan, pengelolaan administrasi, dll.

Sebagai sebuah alat untuk menyelenggarakan program pelatihan kerja karyawan, berikut contoh pemakaian TMS yang bisa anda pahami lebih detail:

  • Video dengan seorang instruktur yang menunjukkan cara melakukan tugas-tugas tertentu seorang karyawan.
  • Merancang kuis, penilaian, dan kontes dengan tujuan untuk konsolidasi dan pemeliharaan keterampilan karyawan.
  • Membuat sistem tracking progres pekerjaan karyawan untuk memfasilitasi dan membantu dalam penyelesaian semua tugas.
  • Pihak manajemen memiliki akses ke TMS untuk melacak kemajuan karyawan dan memastikan bahwa mereka mengikuti pelatihan sesuai arahan.

Definisi Learning Management System (LMS)

Sistem LMS merupakan aplikasi pembelajaran dan pengembangan profesional karyawan yang dapat diterapkan SDM perusahaan ke dalam proses orientasi karyawan mereka. Banyak platform LMS berbasis cloud yang memungkinkan untuk diakses secara remote. Selebihnya, LMS menggabungkan sistem database dalam perangkat digital untuk mengelola kurikulum, materi pelatihan, alat evaluasi, dll.

Faktanya, cara terbaik agar anda memahami sistem LMS yaitu dengan mengetahui bagaimana sistem tersebut digunakan dan diterapkan. Beberapa sistem LMS berukuran besar dan kompleks yang digunakan oleh ribuan pengguna. Lalu, ada juga yang memakai LMS dengan instalasi kecil yang hanya diakses oleh sekelompok karyawan untuk pelatihan internal.

Tak hanya itu, LMS membantu perusahaan dalam pengelolaan laporan dan juga tracking program pelatihan dan pengembangan karyawan. Selanjutnya, Anda dapat lebih memahami fungsi LMS melalui contoh berikut:

Materi pembelajaran untuk tim penjualan— Tim penjualan mempersiapkan peluncuran produk baru yang akan segera dirilis. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi LMS dalam pembuatan slideshow, video dan dokumentasi, kuis atau tes, dan juga sertifikasi.

Ketika persiapan pelatihan sudah siap, karyawan dapat masuk ke akun LMS masing-masing dan mengakses konten pelatihan tersebut. Setelah menyelesaikan pelatihan tersebut, karyawan dapat mengikuti kuis atau tes terkait. Jika dinyatakan lulus, mereka akan mendapatkan sertifikasi yang membuktikan bahwa mereka sepenuhnya terlatih dan memiliki pengetahuan tentang produk penjualan tersebut.

Disini, SDM perusahaan dapat mengembangkan dan melatih karyawan mereka tanpa harus hadir dalam sesi tatap muka di lokasi pelatihan. Untuk itu, membantu organisasi mengelola online learning adalah peran utama LMS. Seperti yang Anda ketahui, dengan penggunaan LMS, Anda akan dapat mengawasi talenta karyawan Anda dan mengajari mereka talenta baru.

4 Perbedaan Sistem Training dan Learning Management

Meskipun aplikasi TMS dan LMS memiliki kesamaan untuk kebutuhan pembelajaran karyawan dalam suatu perusahaan, namun fungsinya cukup beragam. Apa sebenarnya perbedaan sistem training dan learning management, terletak pada fungsinya. Namun terdapat juga perbedaan dalam hal prinsip yang mengatur sistem, fitur, serta penggunanya.

Fungsi

TMS dirancang untuk mengembangkan dan mempertahankan talenta karyawan. Riset menemukan bahwa banyak karyawan meninggalkan perusahaan mereka karena rendahnya orientasi kerja dan kurangnya kejelasan mengenai tugas dan harapan pekerjaan. Maka dari itu, SDM perusahaan haruslah memprioritaskan retensi sebagai strategi untuk berinvestasi dalam TMS untuk memastikan orientasi yang efisien.

LMS hadir sebagai aplikasi yang dirancang untuk membantu Anda mengelola, mendokumentasikan, dan melacak kursus pendidikan dan program pelatihan karyawan. Konsep LMS ini adalah sebagai e-learning yang mendorong pembelajaran dilakukan dimana saja dan kapan saja.

Prinsip

Ciri dasar yang membedakan TMS dengan LMS adalah prinsip yang mengatur masing-masing sistem. TMS berkisar pada empat pilar, yaitu perekrutan, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta manajemen kompensasi. Komponen training manajemen ini lebih fokus pada orientasi dan pelatihan karyawan baru untuk lebih mengembangkan bakat mereka secara alami.

Sementara itu, LMS adalah pembelajaran yang melibatkan peningkatan keterampilan dan pengetahuan karyawan. Oleh karena itu, prinsipnya memungkinkan untuk diterapkan secara luas di lingkungan akademik dan juga dunia bisnis.

Fitur

TMS dan LMS hadir dengan fitur sesuai dengan fungsinya masing-masing. Berikut gambaran singkat fitur TMS dan LMS:

TMS

  • Orientasi/pelatihan
  • Pengujian, penilaian, dan sertifikasi
  • Tinjauan kinerja dan kompetensi
  • Pengembangan kepemimpinan dan penyeleksian bakat
  • Pembelajaran kolaboratif
  • Administrasi pembelajaran e-learning

LMS

  • Perancangan pembelajaran/kursus
  • Penyimpanan file, dokumen, dan data yang terpusat
  • Perancangan kuis atau tes dan sertifikasi
  • Pelaporan dan analitik

Pengguna

Untuk TMS, pengguna utamanya adalah para eksekutif dan manajer SDM yang bertugas merekrut dan mengatur karyawan baru. Para profesional SDM ini bertanggung jawab untuk merekrut calon pekerja yang memenuhi syarat, memberikan orientasi karyawan baru dll.

Pengguna utama LMS adalah mereka yang mengikuti kursus pembelajaran, seperti instruktur, administrator, pemimpin tim, dan karyawan. Banyak orang di setiap organisasi dapat menggunakan sistem manajemen ini.

Terutama karyawan yang dipilih oleh manajer departemen untuk mempelajari keterampilan baru atau keterampilan yang sudah ada.

Jadi, kesimpulannya yaitu training dan learning karyawan merupakan elemen penting dalam meningkatkan pertumbuhan bisnis demi kepentingan SDM perusahaan. Dengan mengetahui perbedaan sistem training dan learning management diatas, anda dapat memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan.

Terlepas dari perbedaannya, TMS dan LMS paling tepat jika dilihat dari fungsi pelengkap yang mereka tawarkan. Karyawan yang berkembang, terampil, terdidik, dan terlibat adalah salah satu faktor terpenting di balik kesuksesan SDM perusahaan. Baik TMS maupun LMS, dapat membantu Anda mencapai hal tersebut. Karena keduanya dapat mencakup siklus hidup karyawan di perusahaan, mulai dari perekrutan, pelatihan dan pengembangan, serta penilaian kinerja.

Dapatkan gratis materi amazing kami !!

Masukkan alamat email Anda

    We won’t send you spam. Unsubscribe at any time.

    Jumlah Pegawai yang Paling Optimal Harus Disesuaikan dengan Jenis Bisnis Anda

    Menjadi sukses dengan berbisnis adalah mimpi banyak orang. Namun perjalanan untuk bisa mencapai ke sana tidak mudah sehingga pebisnis harus terus belajar. Salah satu hal yang perlu dipelajari berkaitan dengan jumlah pegawai yang paling optimal. Menjawab pertanyaan tersebut sebaiknya berdasarkan banyak research. Anda bisa meluangkan waktu untuk membaca berbagai buku, jurnal, atau informasi dari internet.

    jumlah pegawai yang paling optimal

    Mengapa Pebisnis Perlu Hire Jumlah Pegawai yang Paling Optimal?

    Seorang pebisnis selalu mengkonversikan waktu dan tindakan menjadi hal produktif. Sedangkan merekrut pegawai terlalu banyak bukan berarti baik bagi produktivitas. Maka dari itu, seorang pebisnis perlu mengetahui alasan mengapa penting untuk merekrut pegawai berjumlah tepat sesuai kebutuhan.

    1. Menghemat Waktu

    Proses rekruitmen memerlukan waktu yang cukup banyak untuk satu orang karyawan. Terlebih lagi jenis tes kompetensi yang harus dijalankan tidak hanya satu. Ada rangkaian tes mulai dari psikotes sampai dengan interview yang bisa saja memakan waktu lebih dari satu hari. Alhasil seorang pebisnis perlu mengetahui berapa banyak pegawai yang dibutuhkan agar bisa lebih berhemat waktu. Apalagi setelah seorang karyawan baru diterima bekerja, mereka perlu mengikuti pelatihan-pelatihan.

    2. Memaksimalkan Produktivitas

    Setiap karyawan yang lulus tes, rata-rata memiliki kemampuan minimal yang diperlukan oleh sebuah tempat kerja. Bagian HR atau pemimpin bisnis perlu mengasah kemampuan setiap karyawan agar lebih berkompetensi. Proses pengasahan kemampuan dapat dilakukan dengan bantuan pelatihan-pelatihan. Pastikan karyawan mendapatkan skill dan pengetahuan yang dapat diterapkan langsung di lapangan kerja. Setelah itu, seluruh karyawan tadi perlu diarahkan agar berkontribusi yang terbaik dalam segi waktu dan tenaga. Semua karyawan memiliki tanggung jawab untuk membangun performa tempat kerja. Sebaliknya perusahaan yang rekrut karyawan terlalu banyak, umumnya ada saja karyawan yang memiliki waktu longgar.

    3. Mengurangi Turnover Cost

    Hampir sebagian besar tempat kerja pernah mengalami turnover cost besar akibat kelebihan rekrut karyawan. Padahal uang untuk menggaji karyawan bisa saja berasal dari investor. Maka dari itu, berhati-hati setiap kali melakukan proses rekrutmen. Buat keputusan yang tepat agar uang investor dapat dipakai untuk hal lain yang lebih berkontribusi pada perkembangan tempat kerja.

    4. Meningkatkan Moral Kerjasama Tim

    Menambah karyawan baru ke dalam suatu tim dapat menimbulkan kecemasan dari individu dalam tim. Hal ini mamppu mempengaruhi moral anggota lama dalam tim tadi. Tidak jarang suasana pengerjaan proyek menjadi dipenuhi tekanan akibat salah merekrut karyawan baru. Seorang leader perlu memikirkan masalah rekrutmen secara hati-hati.

    Berapa Jumlah Karyawan yang Tepat?

    Anda telah memahami mengapa perlu untuk merekrut karyawan dengan jumlah yang tepat. Sekarang kami juga akan menjawab tentang jumlah yang tepat setiap kali merekrut karyawan. Pertimbangan dapat disesuaikan dari seberapa besar bisnis. Apakah suatu bisnis masuk kategori bisnis kecil, start up, perusahaan nasional, atau perusahaan internasional.

    1. Bisnis Kecil

    Jumlah bisnis kecil jauh lebih banyak di seluruh dunia daripada tingkatan bisnis lainnya. Berdasarkan Patriot Software, jumlah dari pebisnis kecil ini mencapai 99,9% di America. Tentu saja bisnis kecil tidak cocok bila memiliki jumlah karyawan sebanyak start up. Apabila bisnis baru pertama dirintis dari nol, disarankan untuk dikelola sendiri dahulu. Artinya tidak perlu rekrut karyawan dahulu. Apabila keuntungan sudah semakin besar dan ada dana khusus penggajian karyawan setiap bulan, maka owner dapat rekrut karyawan. Tentu saja proses rekrutmen dilakukan ketika owner kerepotan menangani permintaan konsumen yang semakin banyak.  Jumlah pegawai yang paling optimal untuk bisnis kecil dimulai dari 1 -20 orang. Tentu saja UMKM masuk dalam kategori bisnis kecil. Berdasarkan CNBC Indonesia, jumlah UMKM di negara kita sampai lebih dari 8 juta unit. Jumlah UMKM terbanyak berada di wilayah Jawa Barat yakni 1.494.723 unit. Keberadaan dari UMKM ini terbukti mampu menyediakan lapangan kerja lebih dari 50% berdasarkan Kementrian Keuangan UMKM.

    2. Start Up

    Apabila tingkatan bisnis sudah masuk kategori Start Up, maka jumlah karyawan berbeda dari bisnis kecil. Pada umumnya sebuah Start Up akan memiliki 5 orang karyawan awalnya. Hanya saja beberapa Start Up ada yang memulai dengan rekrut 10 orang. Kemudian proses rekrutmen dapat dilakukan kembali saat demand dari konsumen terus meningkat. Tentu saja penambahan karyawan dilakukan setelah ada pertimbangan tugas proyek yang tidak lagi terambah karena semua karyawan sudah full job. Sedangkan Start Up sendiri umumnya memiliki jumlah pegawai maksimal 50 orang. Proses hiring tambahan sendiri lebih berfokus pada spesialis maupun orang-orang yang berpengalaman. Berdasarkan Situs Sifted, 10 orang pertama yang direkrut bekerja pada Start Up Teknologi sebagai:

    • Product Designer
    • Frontend Engineer
    • Full Stack Engineer
    • Software Engineer
    • BackEnd Engineer

    Hal yang harus Anda hindari sewaktu hire karyawan adalah hire salesperson terlalu banyak. Kategori banyak disini adalah lebih dari 10 orang. Salesperson sendiri merupakan pekerjaan yang memerlukan penggajian paling banyak. Beberapa situs luar negeri juga menjelaskan bahwa posisi tersebut perlu penggajian mahal.

    3. Perusahaan Kecil

    Perusahaan kecil berpendapatan $38.5 juta berdasarkan Indeed. Jumlah karyawan dari skala bisnis ini tidak lebih dari 1.500 orang. Sedangkan jumlah minimal tenaga kerja di perusahaan kecil sebanyak 100 orang. Jumlah staf IT yang eksis di tempat tersebut tidak banyak dengan kemampuan sangat terbatas. Target konsumen utama juga punya jangkauan terbatas meskipun penjualan produk atau layanan dilakukan melalui online. Pengambilan keputusan utama juga dilakukan oleh satu orang saja.

    4. Perusahaan Medium

    Tingkatan medium pada perusahaan biasanya memperkerjakan sekitar 1.500 hingga 2.000 orang. Pendapatan tahunan perusahaan berkisar $38.5 juta hingga $1 miliar. Pada perusahaan memiliki jumlah staf IT dan lainnya yang lebih banyak. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang kompleks. Pemilik perusahaan memiliki perbekalan pengetahuan yang update dalam bidang manajemen.

    5. Perusahaan Besar

    Perusahaan ini bisa berupa perusahaan berskala nasional dan internasional. Jumlah karyawan jauh lebih banyak dari perusahaan medium. Pendapatan tahunan juga bisa lebih dari $1 miliar. Perusahaan besar umumnya memiliki banyak karyawan bekerja remote. Jangkauan konsumen juga sangat luas, mencapai seluruh dunia. Contoh dari perusahaan ini adalah Amazon yang memiliki pegawai sampai 1.541.000 pada tahun 2022. Sekarang Anda telah mengetahui berapa jumlah pegawai yang paling optimal berdasarkan tingkatan bisnis. Anda dapat menerapkan pengetahuan ini sehingga tidak terjadi over recruitment.

    Perencanaan SDM untuk Bersaing dengan Perusahaan Asing

    perencanaan SDM

    Semua perusahaan yang ada sekarang harus mampu bersaing secara global. Terlebih lagi konsumen mampu membeli barang-barang secara online melalui marketplace. Marketplace sendiri sebagian berasal dari dalam negeri dan banyak yang berasal dari mancanegara. Salah satu faktor penting yang harus dipahami tim HR adalah berpacu terhadap perencanaan SDM. Penjelasan lebih mendalam tentang plan untuk memajukan kualitas manusia dalam perusahaan dapat Anda lihat berikut.

    Apa Itu Perencanaan SDM?

    Potensi dari setiap orang yang dapat berkembang melalui pelatihan dan ditujukan untuk meningkatkan performa industry. Pada dasarnya masing-masing perusahaan masih memerlukan hal ini karena ada beberapa pekerjaan yang tidak dapat digantikan oleh kecerdasan buatan (AI). Memberikan pelatihan dan tes secara regular akan memacu karyawan semangat dalam belajar mengenai bidangnya. Sedangkan dalam proses membuat rencana pengembangan, diperlukan proses identifikasi sekaligus analisa terlebih dahulu. Kemudian perencanaan untuk pengembangan SDM harus ditata secara sistematis. Penataan rencana tersebut juga perlu disesuaikan terhadap tujuan perusahaan. Tim HR perusahaan perlu melaksanakan tugas tersebut sembari terus mengidentifikasi skill apa saja yang diperlukan oleh karyawan. Perkembangan teknologi memungkinkan skill yang diperlukan menjadi berbeda. Kemampuan karyawan yang tinggi dan mendukung performa perusahaan berdampak pada perusahaan dapat berkompetisi global. Tidak heran bila seorang manager perlu untuk update terhadap perkembangan teknologi, kemampuan teknologi kompetitor, skill karyawan milik kompetitor, dan lain-lain.

    Tim HR dituntut untuk selalu berpikir dan bertindak out-of-the-box demi perkembangan perusahaan. Guna mencapai hal itu, seorang HR perlu banyak membaca seputar bisnis dan managemen. Ada banyak sumber yang dapat Anda pakai untuk update pengetahuan, seperti majalah, journal, website, vlogger tentang bisnis, dan komunitas serupa. Tak lupa juga bagian pemasaran ada dalam plan ini agar konsumen mengetahui berbagai kelebihan atau value dari suatu produk atau service. Berdasarkan Investopedia, planning terhadap human resource juga bermanfaat untuk meningkatkan banyak aspek dari para karyawan. Beberapa aspek yang dimaksud adalah motivasi karyawan dan return on investment. ROI sendiri cukup penting bagi investor yang menanamkan modal kepada suatu perusahaan.

    Langkah untuk Melaksanakan Human Resource Planning

    Ada beberapa langkah yang biasa dijalankan perusahaan untuk meningkatkan mutu SDM dengan planning. Cara membuat plan tersebut adalah proses analisa, estimasi kebutuhan tenaga kerja, penyeimbangan antara permintaan tenaga kerja dengan supply, dan pengembangan. Setiap penjelasan lebih detail dapat Anda pahami berikut:

    1. Analisa

    Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menganalisa. Setiap perusahaan memiliki kasus yang berbeda terhadap ketersediaan karyawan, skill, kualifikasi, keuntungan, dan lain-lain. Bagian HR berpengaruh besar terhadap langkah ini. Bahkan mereka harus dapat menganalisa secara detail dan berpatok pada pencapaian. Bahkan bagian HR juga perlu mengidentifikasi masing-masing kelemahan karyawan dan juga keunggulan mereka.

    • Estimasi terhadap Kebutuhan Tenaga Kerja

    Jumlah karyawan yang banyak belum tentu membuat produktivtias meningkat. HR harus mengetahui perkiraan kebutuhan tenaga kerja. Apalagi masa sekarang sudah banyak AI yang membantu pekerjaan manusia. Contoh beberapa AI yang dimaksud:

    • Software HR:

    Divisi HR perlu untuk menggunakan software HR yang dapat menolong perhitungan gaji masing-masing karyawan. Perhitungan gaji dilakukan otomatis berdasarkan factor-faktor datang kantor tepat waktu, penghargaan, dan lain-lain. Hal tersebut sangat membantu meringkas waktu yang diperlukan HR setiap kali tanggal penggajian akan tiba.

    • AI for Film Production Company:

    Jaman sekarang sudah banyak beredar website, software, maupun aplikasi yang dapat membantu tim film production dengan memanfaatkan AI. Tentu saja seluruh karyawan produksi film perlu mempelajari hal ini. Video singkat sekarang sudah bisa dibuat oleh AI walaupun masih patah-patah. Namun hasil video tersebut dapat diedit lebih lanjut untuk hasil lebih smooth. Bahkan software mirip dengan ChatGPT versi premium juga mampu membuatkan teks scenario. Sisanya bagian pembuat scenario hanya perlu memberikan deskripsi yang tepat melalui ChatGPT.

    • AI for Industrial Engineering

    Dunia perindustrian Teknik juga banyak yang menerapkan AI. Berkat teknologi AI tersebut, proses analisa data bisa menjadi lebih cepat. Bahkan sistem AI juga bsia segera dihubungkan ke mesin sehingga pengaturan bersifat otomatis. Ada banyak cost saving yang dihemat ketika menjalankan kecerdasan buatan ini.

    • Penyeimbangan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Pasokan

    Bagian HR juga harus bisa memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Jangan sampai merekrut tenaga kerja dalam jumlah berlebih dari permintaan. Penting untuk menjalin komunikasi yang baik dengan bagian lapangan. Terlebih lagi, HR perlu untuk memikirkan beberapa pertimbangan berikut:

    • Apakah karyawan masih memerlukan pembelajaran skill baru?
    • Apakah manager memerlukan banyak operator dan karyawan lainnya?
    • Dan apakah semua tenaga kerja memenuhi tugas dan memberikan performa yang baik?
    • Merancang dan Mengembangkan Rencana

    Perusahaan perlu untuk merancang perencanaan tenaga manusia. Kolaborasi dari setiap divisi diperlukan agar plan yang dibuat sesuai. Pastikan HR dapat melakukan efisiensi terhadap tenaga kerja sehingga hanya yang berkualitas saja yang ada dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan karena perusahaan memerlukan budget untuk bisa semakin mengembangkan perusahaan. Budget yang dimaksud bisa saja ditujukan untuk tim pemasaran. Perusahaan dapat semakin melatih tenaga kerja yang sekiranya memiliki potensi tinggi saja.

    Dalam pembuatan plan sendiri, plan tenaga kerja dapat terbagi menjadi dua yakni hard and soft. Perencanaan yang bersifat Hard diutjukan untuk mengevaluasi tenaga kerja secara kuantitatif sehingga perusahaan dapat merekrut tenaga kerja dengan jumlah yang tepat. Kemudian perencanaan bersifat Soft lebih berfokus pada budaya lingkungan kerja suatu perusahaan, motivasi, dan perilaku tenaga kerja.

    Perencanaan SDM ini mengacu lebih ke pengembangan diri dari segi skill dan pengetahuan dari setiap tenaga kerja. Kini Anda telah mengetahui bahwa dunia modern mengharuskan perusahaan dapat berkompetisi secara global. Persaingan global bukan hal yang mudah mengingat banyak perusahaan mancanegara yang telah mengaplikasikan AI terlebih dahulu. Banyak dari perusahaan asing yang memiliki human resource lebih berkualitas juga. Maka dari itu, HR harus segera mengarahkan para karyawan untuk bisa meningkatkan kualitas diri. Salah satu cara untuk mengarahkan tenaga kerja adlaah pembuatan perencanaan SDM yang tepat dan mengawasi proses penerapannya. Pastikan untuk memberikan pelatihan berkala terhadap tenaga kerja yang sudah ada.

    Ingin Tingkatkan Kinerja Tim? Pahami Dulu Cara HRIS Software Membantu Mengelola KPI Karyawan

    cara HRIS Software membantu mengelola KPI karyawan

    Di era modern yang bergejolak ini, teknologi menjadi salah satu alat bantu yang paling dibutuhkan setiap perusahaan. Seperti di ranah SDM, cara HRIS software membantu mengelola KPI karyawan mulai dianggap sebagai aspek wajib.

    Itulah bukti bahwa urgensi teknologi pada dunia kerja membawa dampak positif. HRIS software diharapkan mampu memberikan kontribusi untuk jangka yang lama, dan tanpa mengurangi kualitas kerja SDM.

    Karena, inovasi tersebut telah mengubah cara organisasi mengelola karyawan dan kinerja mereka. Untuk pembahasan lebih lengkap, di bawah ini sudah dipaparkan apa itu HRIS hingga hubungan pentingnya dalam manajemen KPI karyawan.

    Apa itu Konsep KPI (Key Performance Indicators) Karyawan?

    Konsep KPI harus dipahami untuk mengerti sejauh mana kinerja karyawan. Memahami konsepnya adalah langkah awal yang penting guna memastikan pencapaian, baik untuk individu maupun tim.

    KPI kemudian membantu menunjukkan hasil tentang tujuan perusahaan memberikan tindakan konkret yang dapat diukur dan dinilai. Setiap KPI haruslah spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART).

    • Pentingnya KPI Karyawan:
    1. Pengambilan Keputusan yang Informasi

    KPI memberikan data yang diperlukan bagi manajer dan karyawan untuk mengukur pencapaian dan mengambil keputusan yang berdasarkan fakta dan data.

    1. Motivasi dan Keterlibatan

    Memiliki KPI yang jelas memberikan rasa pencapaian dan tujuan bagi karyawan. Ini dapat meningkatkan motivasi dan keterlibatan, karena setiap pencapaian memiliki dampak yang lebih besar.

    1. Penyesuaian dan Peningkatan Kinerja

    KPI membantu mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan. Setiap kali hasil tidak mencapai target, tim dapat melakukan evaluasi dan perbaikan.

    • Komponen KPI Karyawan:

    1. Tujuan yang Spesifik

    Setiap KPI harus jelas dan spesifik, menjelaskan apa yang ingin dicapai.

    2. Metrik Pengukuran

    Metrik atau angka yang digunakan untuk mengukur pencapaian KPI, seperti persentase penjualan, jumlah proyek yang diselesaikan, atau rasio kehadiran.

    3. Target yang Diharapkan

    Target harus ditetapkan berdasarkan tujuan bisnis dan kinerja sebelumnya. Ini membantu dalam menilai apakah KPI telah dicapai dengan baik.

    4. Jangka Waktu

    Setiap KPI harus memiliki batas waktu atau periode tertentu dimana evaluasi dilakukan.

    5.Tanggung Jawab

    KPI harus terhubung dengan tanggung jawab individu atau tim. Ini membantu memastikan bahwa setiap orang tahu apa yang diharapkan dari mereka.

    • Contoh KPI Karyawan:

    1. Hasil Penjualan: Hasil ini berupa jumlah penjualan yang dihasilkan dalam periode tertentu.

    2. Evaluasi Harian: Dilihat dari jumlah tugas harian yang diselesaikan.

    3. Tingkat Kehadiran: Dengan menghitung persentase yang diakumulasikan setiap bulan, hasilnya berapa kali kehadiran dan ketidakhadiran.

    4. Performa Produk atau Layanan:  Apakah kinerja produk atau jasa memenuhi standar dan kualitas yang dibutuhkan.

    5. Pengembangan Keterampilan: Tentang berapa banyak pelatihan yang telah diselesaikan.

    Apa itu HRIS dan Tujuannya dalam Manajemen KPI Karyawan?

    Terdapat sebuah sistem terkomputerisasi yang dinamai HRIS ( Human Resources Information System). Sistem ini dirancang khusus untuk membantu manajemen sumber daya manusia untuk menyimpan data. Adapun perannya sebagai berikut:

    1. Membantu Pemantauan Dengan Cepat

    Dengan HRIS, manajer bisa mengakses data kapanpun tentang pencapaian KPI karyawan, tanpa harus menunggu laporan manual. Ini sangat efisien karena dapat mengambil tindakan yang cepat untuk mencapai tujuan KPI.

    1. Pengumpulan Data

    HRIS memungkinkan pengumpulan dan integrasi data dari berbagai sumber terkait KPI karyawan. Informasi tentang kinerja, produktivitas, dan kehadiran dalam satu sistem. Hal ini membantu dalam penilaian tentang kinerja individu dan tim.

    1. Penetapan dan Pengukuran KPI yang Relevan 

    Sistem sangat efektif menyusun KPI yang relevan, yang artinya KPI yang teridentifikasi sesuai dengan tujuan bisnis, dan job desk setiap karyawan di perusahaan. Hal itu akan memberikan dampak yang baik terkait peningkatan kinerja.

    1. Analisis Kinerja yang Lebih Detail

    Efektivitas kerja bisa dihitung lebih detail dari hasil penggabungan data KPI dan informasi pelengkap lainnya, contohnya proyek yang dikerjakan, atau pelatihan. Manajer bisa melihat hasilnya dan menentukan kebutuhan karyawan tersebut.

    1. Penambahan Skill dan Pelatihan untuk Karyawan

    Setelah mengetahui hasil sebelumnya, manajemen memiliki gambaran jelas untuk menentukan rencana pelatihan yang lebih terfokus, yang bisa menambahkan keprofesionalan, dan kinerja karyawan yang membutuhkan dukungan.

    1. Penghargaan dan Pengakuan

    Untuk mendongkrak motivasi karyawan, sepatutnya diberikan penghargaan yang layak. Inilah cara HRIS Software membantu mengelola KPI karyawan di area yang lebih casual.

    Cara Menentukan KPI yang Relevan dan Terukur dengan HRIS

    Berikut adalah langkah-langkah dan cara HRIS Software membantu mengelola KPI karyawan:

    1. Memahami Tujuan Organisasi:

    Sebelum menentukan KPI, pahami tujuan organisasi secara menyeluruh. HRIS dapat membantu dalam mengakses data dan informasi tentang arah strategis perusahaan serta prioritas yang ditetapkan.

    2. Identifikasi Area Utama:

    Tentukan area utama yang ingin diukur. Apakah itu penjualan, produktivitas, kehadiran, atau kinerja individu. HRIS memungkinkan Anda untuk melihat data historis dan tren yang dapat membantu mengidentifikasi area yang paling penting untuk diberikan perhatian.

    3. Kaitkan dengan Strategi Bisnis:

    Pastikan bahwa KPI yang Anda tentukan terkait erat dengan strategi bisnis. HRIS dapat membantu dalam melacak bagaimana setiap KPI berkontribusi terhadap pencapaian tujuan jangka panjang organisasi.

    4. Pertimbangkan SMART:

    Pengukuran KPI harus dilakukan secara objektif, jadi harus dipastikan bahwa data yang diraih nanti berdasarkan acuan SMART. Teknik ini sangat direkomendasikan karena telah mencapai spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan batasan waktu.

    5. Konsultasikan dengan Tim:

    Libatkan tim terkait, termasuk departemen HR dan manajemen, dalam proses menentukan KPI. Diskusi ini dapat difasilitasi oleh data dan informasi yang diakses melalui HRIS.

    6. Akses Data Historis:

    HRIS memungkinkan Anda untuk mengakses data historis kinerja karyawan dan tim. Gunakan data ini untuk mengidentifikasi tren dan pola yang dapat membantu Anda menentukan KPI yang realistis dan dapat diukur.

    7. Sesuaikan KPI dengan Peran:

    Setiap peran dalam organisasi mungkin memiliki KPI yang berbeda. Gunakan HRIS untuk mengidentifikasi peran dan tanggung jawab masing-masing karyawan, dan sesuaikan KPI dengan keahlian dan fokus mereka.

    8. Uji dan Evaluasi:

    Setelah KPI ditetapkan, uji dan evaluasi secara berkala. Dampaknya akan terlihat di waktu yang akan datang, khususnya pada pengambilan keputusan yang tentunya akan lebih baik dan bijak.

    9. Gunakan Visualisasi Data:

    HRIS sering dilengkapi dengan alat visualisasi data. Gunakan grafik dan laporan untuk mengkomunikasikan hasil KPI kepada tim dan manajemen dengan lebih efektif.

    10. Kembangkan Fleksibilitas:

    HRIS memungkinkan Anda untuk mengubah dan mengadaptasi KPI sesuai dengan perubahan bisnis dan prioritas. Memanfaatkan fleksibilitas ini untuk memastikan bahwa KPI tetap relevan seiring waktu.

    Kesimpulan

    Perusahaan sepatutnya mulai mengetahui cara HRIS Software membantu mengelola KPI karyawan. Karena sistem ini bisa dijadikan sebagai acuan yang tepat dalam menarik keputusan, dan menentukan tujuan yang lebih terarah.

    Manfaat Talent Management Yang Baik Bagi Karyawan dan Perusahaan

    manfaat talent management

    Terkadang, baik karyawan maupun perusahaan lupa akan manfaat talent management. Walaupun mereka tahu, tetapi tidak melakukan banyak hal untuk para karyawan. Padahal, jika dilakukan dengan efektif. Manajemen karyawan yang baik dapat menghasilkan karyawan yang bahagia, loyal, dan berdedikasi tinggi. Tentu saja hal ini berarti keuntungan bagi perusahaan.

    Pentingnya Mengetahui Manfaat Talent Management

    Bagi pihak perusahaan, mengetahui cara manajemen karyawan yang baik akan sangat membantu dalam mempertahankan dan memperbaiki kinerja. Perusahaan tidak harus sering membuka lowongan pekerjaan yang bisa menghambat rencana kemajuan yang sudah disusun oleh HRD dan para manajer.

    Sedangkan bagi karyawan, mengetahui semua manfaat ini bisa membantu mereka dalam menentukan masa depan. Baik karyawan baru maupun lama dapat berkembang dengan strategi manajemen yang baik. Tidak hanya itu, karyawan juga bisa lebih bahagia dan memutuskan untuk tetap berada di perusahaan.

    Manajemen yang buruk dan pelaksanaan strategi yang kurang tepat sering menjadi alasan karyawan tidak betah di tempat kerja. Dan dengan trend “quiet quitting” dimana karyawan bekerja sesuai jam kerja dan tidak memberikan yang terbaik. Perusahaan perlu mengubah cara pandang dan melakukan berbagai cara untuk memaksimalkan manfaat talent management yang baik.

    Apa saja Manfaat Manajemen Karyawan Yang Baik

    Berikut adalah beberapa manfaat dari aplikasi manajemen karyawan yang baik. Beberapa diantara manfaat berikut dapat dirasakan langsung oleh perusahaan dan juga karyawan.

    1. Naiknya Performa

    Manfaat yang pertama dan bisa jadi utama adalah meningkatnya performa karyawan. Kinerja yang membaik ini bisa terlihat dari jumlah produktivitas yang bertambah. Atau karyawan jadi lebih kreatif dalam melakukan pekerjaannya.

    HRD bisa mengukur kinerja tiap karyawan dan membandingkan performa mereka sebelum dan sesudah dilakukan strategi manajemen karyawan. Dengan sistem dan metode yang tepat, HRD bisa lebih mudah mengidentifikasi masalah yang dihadapi karyawan dan siap dengan solusinya.

    2. Karyawan Jadi lebih betah

    Employee retention atau kebetahan karyawan adalah salah satu poin penting dalam tujuan manajemen perusahaan. Ketika karyawan betah bekerja di perusahaan tersebut, bisa dipastikan ia akan bekerja keras dan memberikan yang terbaik untuk perusahaan.

    Karyawan yang betah tidak akan memikirkan tawaran dari perusahaan lain. Para karyawan ini akan lebih sibuk memikirkan tentang apa saja yang bisa mereka lakukan untuk perusahaan sekarang. Dalam hal ini, pihak perusahaan perlu mengetahui apa saja hal-hal yang disukai oleh para karyawan dan bagaimana mereka dapat tetap termotivasi dan betah bekerja.

    3. Suasana Kantor Jadi Lebih Baik

    Tidak bisa diungkiri, suasana kantor adalah alasan utama seseorang memilih untuk tetap tinggal dan bekerja di satu perusahaan. Ketika manajemen berhasil menerapkan strategi yang sesuai, karyawan akan saling memotivasi. Tidak hanya itu, mereka akan menginspirasi satu sama lain sehingga suasana kantor akan jadi jauh lebih baik.

    Adanya kekompakan antar karyawan meliputi kerja sama dan komunikasi yang baik. Para karyawan akan jadi jauh lebih efisien. Dan yang terpenting, karyawan baru akan berminat dan menerima tawaran pekerjaan ketika melihat suasana kantor yang saling mendukung.

    Strategi Manajemen Populer Untuk Manajemen Karyawan

    Ada banyak strategi yang bisa dijalankan untuk memaksimalkan manajemen karyawan. Perusahaan, terutama HRD, bisa mengembangkan satu sistem sendiri untuk mengetahui dan mencatat data dan perkembangan tiap karyawan. Selain itu, mereka juga bisa menggunakan software khusus untuk memonitor para karyawan.

    1. Pelatihan Berkala

    Adanya pelatihan bagi para karyawan bisa meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Selain itu, pelatihan ini bisa menjadi ajang bagi pihak personalia untuk mengukur kemampuan tiap-tiap karyawan. Mengingat pengalaman dan lama bekerja tiap karyawan berbeda, maka personalia bisa membuat satu pelatihan dasar sebagai titik tolak ukur.

    Fungsi pelatihan ini bukan hanya untuk meningkatkan kinerja pegawai. Tapi juga dapat membantu perusahaan dalam membantu karyawan dalam menyamakan visi dan misi dengan perusahaan. Ketika ada sinergi yang tumbuh dan berkembang antara pegawai dan perusahaan, maka bisa dipastikan perusahaan tersebut dapat tumbuh secara cepat dan memiliki banyak inovasi gemilang dalam waktu singkat.
    Bagi para karyawan baru atau peserta magang, pelatihan ini juga berfungsi untuk meningkatkan kualitas mereka. Ini adalah kesempatan bagi personalia untuk meyakinkan para karyawan baru untuk tetap tinggal dan berkembang bersama perusahaan.

    2. Evaluasi Rutin

    Hal ini penting untuk dilakukan secara menyeluruh. Pihak personalia sebagai perwakilan perusahaan juga perlu melakukan evaluasi rutin terhadap efektivitas strategi manajemen yang sudah dilakukan. Jika bagi para karyawan evaluasi untuk mengukur peningkatan kinerja, maka personalia akan mengukur tingkat kebetahan dan keberhasilan pegawai.

    Tiap proses evaluasi berbeda sesuai dengan perusahaan dan bidang kerja. Walau demikian, sebaiknya personalia mengikuti standar evaluasi tertentu dan tetap bersikap objektif dalam melakukan penilaian. Perlu diingat juga bahwa evaluasi ini perlu dilakukan setidaknya sekali dalam setahun, karena akan berdampak pada bonus atas kinerja yang diberikan.

    Tapi hal terpenting dalam satu proses evaluasi adalah pelaksanaan tindak lanjut atas hasil evaluasi. Salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah hasil evaluasi tidak selamanya positif. Ada kemungkinan HRD akan menemukan karyawan yang berpotensi mengundurkan diri atau bahkan dipecat karena kinerja yang terus menurun. Untuk itu, perlu ada langkah konkret dan rencana pasti dari personalia untuk hasil-hasil negatif.

    Apakah mereka dapat membuat pegawai tersebut betah atau memotivasinya untuk bekerja lebih baik? Ataukah memang sebaiknya mereka melepaskan pegawai tersebut dan merekrut karyawan baru? Semua ini termasuk dalam bagian evaluasi berkala yang dilakukan oleh HRD terhadap para karyawan.

    3. Ada Support Dan Pemberian Hadiah

    Banyak karyawan yang menginginkan ada support atau bantuan yang jelas dari kantor tempat mereka bekerja. Selain dalam bentuk promosi atau kenaikan gaji, perusahaan juga bisa memberikan bantuan dalam kemudahan pengajuan cuti dan pemberian hak lainnya.

    Satu lagi strategi efektif dalam manajemen karyawan adalah dengan pemberian hadiah. Adanya bonus tahunan atau bonus kinerja bisa membuat karyawan lebih bersemangat saat bekerja. Tentu saja, hal ini perlu diiringi dengan skema perhitungan yang jelas dan terbuka. Tidak sedikit perusahaan yang memberikan bonus berupa barang bagi karyawan dalam rangka hari besar keagamaan. Selain pemberian THR yang merupakan hak karyawan, bonus berupa barang dari perusahaan bisa membuat para pegawai lebih menghargai usaha perusahaan dan berimbas pada peningkatan kinerja di bulan-bulan berikutnya.

    Perusahaan bukan satu-satunya pihak yang perlu tahu dan paham akan manfaat talent management. Pihak karyawan juga perlu tahu untuk menjaga harapan selama bekerja di perusahaan. Sebuah perusahaan dengan manajemen yang baik akan memperhatikan kesejahteraan karyawan. Tentu saja, perusahaan tersebut menjadi pilihan banyak karyawan baru. Persaingan antar karyawan juga bisa memotivasi dan membuka jalan untuk berbagai inovasi baru bagi perusahaan.




    Tahapan untuk Melakukan Perencanaan SDM, Apa Saja?

    Perencanaan SDM – Di setiap lingkungan kerja, sumber daya manusia (SDM) menjadi salah satu faktor penting yang tidak boleh dikesampingkan. Mengingat peran SDM memberikan dukungan secara langsung untuk operasional perusahaan. Berhasil atau tidaknya perusahaan, maju atau tidaknya perusahaan ditentukan oleh kualitas dari SDMnya.

    Untuk itu, penting melakukan perencanaan SDM jauh – jauh hari sebelum memutuskan untuk rekrutmen karyawan.

    Perencanaan SDM atau yang sering disebut HRP (Human Resource Planning) adalah proses prediksi yang dilakukan secara sistematis untuk menghubungkan antara kebutuhan SDM dengan tujuan dan strategi dari sebuah perusahaan.

    Lantas apa saja tahapan selama melakukan perencanaan SDM?

    baca juga: Cara Merencanakan Jalur Karir Karyawan yang Efektif

    perencanaan sdm

    Tahapan Perencanaan SDM Lengkap dengan Penjelasan Rinci

    Pada umumnya, tahapan perencanaan SDM dibedakan menjadi 5 tahap, apa saja?

    1.Kemampuan Untuk Identifikasi Ketersediaan SDM Saat Ini

    Tahap awal dalam perencanaan SDM ini bisa dilakukan dengan cara mengidentifikasi ketersediaan SDM yang saat ini sudah ada di ruang lingkup perusahaan. Identifikasi yang dilakukan meliputi jumlah SDM, skill yang dimiliki oleh masing – masing SDM, usia, jabatan, kualitas kinerja, kompensasi, kompetensi, pengalaman, kualifikasi dan lainnya.

    Untuk memastikan data yang dikumpulkan lebih akurat, pihak HR bisa bekerjasama dengan para manager setiap divisi melalui proses wawancara.

    Dari informasi yang didapatkan selama proses wawancara, Anda bisa mengetahui apa saja kendala yang tengah dihadapi. Kemudian kualifikasi seperti apa yang sedang dibutuhkan, sehingga mampu meningkatkan kinerja karyawan pada masing – masing divisi.

    2.Melakukan Perhitungan Kebutuhan SDM untuk Persiapan di Masa Mendatang

    Tahap kedua yang harus dilakukan selama proses perencanaan SDM adalah dengan melakukan analisa terkait dengan kebutuhan SDM sebagai langkah persiapan di masa mendatang.

    Pada tahap ini, pihak HR bisa memanfaatkan beberapa variabel seperti jumlah lowongan kerja yang akan dibuka, pengurangan SDM sesuai kondisi perusahaan, mutasi karyawan, promosi jabatan dan lainnya. Beberapa variabel tersebut akan sangat bermanfaat sebagai pertimbangan sebelum mengambil keputusan.

    Di samping itu, Anda juga harus memperhitungkan beberapa variabel tidak terduga. Seperti halnya karyawan yang memutuskan untuk mengundurkan diri, hingga pemecatan karyawan oleh pihak manajemen.

    3.Membuat Prediksi Terkait Permintaan SDM

    Tahap ketiga, berdasarkan SDM yang ada saat ini, Anda sebagai HR bisa mulai melakukan pencocokan. Apakah kondisi saat ini sudah sesuai dengan kebutuhan SDM untuk masa yang akan datang. Sebagai tindak lanjut, buatlah perkiraan permintaan (demand forecast).

    Pada tahap ini, memahami objektif bisnis dan strategi untuk jangka panjang juga penting. Dimana nantinya bisa dijadikan sebagai dasar dalam penentuan perkiraan permintaan sesuai kebutuhan perusahaan.

    4.Membangun Strategi Disertai Implementasi Langsung

    Dari hasil perkiraan permintaan yang sudah dibuat, HR bisa langsung melakukan evaluasi demand dan supply. Hasil evaluasi yang telah dilakukan, nantinya bisa digunakan untuk mendukung pembuatan strategi lebih lanjut hingga mendapatkan solusi atas masalah kekurangan SDM .

    Selanjutnya, HR bisa melakukan beberapa implementasi melalui tindakan. Seperti halnya rekrutmen, relokasi, pelatihan, outsourcing, pelatihan, manajemen SDM maupun merubah segala kebijakan yang sedang berjalan.

    Guna meminimalisir hal – hal yang sifatnya negatif, pihak perusahaan bisa memberikan dukungan hukum sebagai upaya persiapan jika tiba – tiba muncul masalah hukum atau legal.

    5.Pemantauan, Pengendalian dan Pemberian Feedback

    Tahap terakhir ini digunakan untuk mengetahui seberapa baik perencanaan SDM yang telah dilakukan. Tim HR wajib melakukan pemantauan, pengendalian dan pemberian feedback. Apakah perencanaan SDM yang dilakukan sudah sesuai target dan kebutuhan perusahaan atau belum.

    Tanpa adanya pemantauan, pengendalian dan pemberian feedback, perusahaan tidak akan pernah tahu tingkat keberhasilan setelah perencanaan SDM dilakukan. Jadi dalam hal ini dibutuhkan kerjasama yang baik antara perusahaan dan tim HR.

    baca juga: Cara Menyusun Rencana Pelatihan SDM dan Pelatihan Karyawan

    Tujuan dan Fungsi Melakukan Perencanaan SDM

    Setelah Anda mengetahui pembahasan tentang tahapan perencanaan SDM di atas, Anda juga harus paham apa sebenarnya tujuan dan fungsi melakukan perencanaan SDM itu sendiri.

    1.Tujuan Melakukan Perencanaan SDM

    Dengan melakukan perencanaan SDM, perusahaan bisa mendapatkan kepastian terkait kesimbangan dan kesesuaian antara jumlah pekerjaan yang tersedia dengan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Sehingga baik dari sisi kuantitas dan kualitas SDM bisa terpenuhi tanpa membuka peluang perusahaan untuk merugi.

    Agar kesesuaian yang diharapkan benar – benar bisa terpenuhi, selama proses perencanaan SDM sebaiknya berdasarkan demand dan supply.

    2.Fungsi Melakukan Perencanaan SDM

    Inilah beberapa fungsi melakukan perencanaan SDM:

    a.Pengendalian Jumlah dan Kualitas Tenaga Kerja

    Dengan melakukan perencanaan SDM, sangat tepat digunakan untuk membantu mengantisipasi kuantitas dan kualitas dari tenaga kerja yang dibutuhkan di masa mendatang. Hal ini akan bisa dirasakan dampaknya secara langsung pada perusahaan yang menggunakan tenaga kerja yang tidak menentu jumlahnya.

    Salah satu contohnya pada struktur organisasi proyek. Dimana setiap proyek yang dikerjakan, terdapat penyesuaian jumlah tenaga kerja sesuai kebutuhan. Semakin besar proyek yang sedang dikerjakan, maka akan semakin banyak tenaga kerja yang dibutuhkan.

    b.Membantu HR Untuk Lebih Proaktif dalam Bekerja

    Perencanaan SDM bisa membantu HR agar lebih proaktif dalam menjalankan tugasnya. Dimana mereka akan lebih mudah dan cepat dalam menemukan setiap kandidat sesuai posisi atau jabatan dengan kemampuan yang diharapkan oleh perusahaan.

    Beberapa Faktor yang Bisa Menjadi Bahan Pertimbangan Selama Proses Perencanaan SDM

    Perencanaan SDM pada dasarnya tidak bisa dilakukan dengan sembarangan, dibutuhkan berbagai pertimbangan terlebih dahulu untuk meminimalisir kesalahan dan resiko hukum. Di bawah ini terdapat beberapa faktor yang bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut:

    1.Faktor Pertumbuhan

    Perlu Anda pahami, setiap perusahaan memiliki tingkat pertumbuhan yang berbeda – beda. Jadi dalam hal perencanaan SDM tidak bisa dipukul rata dan dibutuhkan penyesuaian.  Faktor pertumbuhan finansial dan faktor kebutuhan perusahaan wajib dipertimbangkan oleh tim HR.

    Apakah kondisi keuangan perusahaan mumpuni untuk mendukung rekrutmen karyawan? Atau justru malah berkehendak untuk melakukan ekspansi?  

    Jika sampai proses rekrutmen karyawan dilakukan tanpa mempertimbangkan kondisi keuangan perusahaan, artinya Anda sebagai tim HR belum bisa melakukan perencanaan SDM dengan baik.

    2.Faktor Perubahan

    Peran HR untuk mendukung faktor perubahan adalah adanya fleksibilitas. Saat terjadi perubahan secara tiba – tiba, HR bisa cepat tanggap dan memenuhi kebutuhan perusahaan. Mengingat perubahan datangnya tidak bisa diprediksi dan bisa kapan saja

    Tanpa adanya fleksibilitas tim HR, perusahaan akan mengalami kendala dalam upaya perencanaan SDM sesuai kebutuhan.

    3.Faktor Teknologi

    Dominasi perkembangan teknologi di berbagai lini kehidupan menjadi bagian penting yang tidak boleh dilewatkan oleh tim HR. Untuk itu, tim HR harus paham betul seperti apa fungsi dan peran keberadaan teknologi untuk mendukung operasional perusahaan.

    Teknologi bisa diterapkan selama proses perencanaan berlangsung seperti pelatihan, rekrutmen dan berbagai aktivitas lainnya. Di samping itu, HR juga mempunyai tanggung jawab untuk bisa menguasai seluruh perangkat dan fitur teknologi yang digunakan pada perusahaan.

    Kesimpulan

    Baik atau tidaknya perencanaan SDM akan memberi pengaruh secara langsung kepada tim HR. Perencanaan SDM yang baik bisa membantu tim HR untuk menjalankan tugasnya dalam memenuhi kebutuhan SDM dari segi kemampuan, kualifikasi dan jumlah yang sesuai. Jadi, banyak dan tidaknya talenta berbakat yang dimiliki oleh perusahaan bergantung pada kualitas perencanaan SDMnya.

    baca juga: Manfaat Pelatihan Manajemen SDM dan Jenis Pelatihan Manajemen SDM yang Perlu Anda Kuasai