Berkenaan dengan training management system (TMS) dan learning management system (LMS), keduanya terdengar mirip, namun sebenarnya tidaklah sama. TMS dan LMS merupakan HR tools atau aplikasi yang dapat membantu SDM perusahaan menjalankan program pelatihan karyawan yang efektif. Namun, keduanya memiliki perbedaan dalam fungsinya. Berikut penjelasan mengenai perbedaan sistem training dan learning management yang akan dijelaskan lebih lanjut dibawah ini.

Definisi Training Management System (TMS)

TMS digunakan dalam proses perekrutan, pengembangan, dan pengelolaan bakat karyawan dalam perusahaan. Empat contoh bidang TMS yang paling umum digunakan untuk kepentingan SDM perusahaan adalah:

• Rekrutmen dan orientasi
• Pembelajaran dan pengembangan
• Manajemen kinerja
• Manajemen penghargaan

Selain itu, TMS yang efektif akan membantu memberikan kejelasan proses kerja karyawan. Misalnya, karyawan baru akan lebih memahami peran dan tanggung jawabnya di perusahaan. Tak hanya itu, HR tool ini dapat memberikan sebuah insentif untuk dapat meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawannya.

Sistem TMS juga dikaitkan dengan pelatihan berbasis instruktur (instructor-based training). Ini membantu dalam mengoptimalkan proses pelatihan back-office. Contohnya dalam sistem penjadwalan, pelaporan, pengelolaan administrasi, dll.

Sebagai sebuah alat untuk menyelenggarakan program pelatihan kerja karyawan, berikut contoh pemakaian TMS yang bisa anda pahami lebih detail:

• Video dengan seorang instruktur yang menunjukkan cara melakukan tugas-tugas tertentu seorang karyawan.
• Merancang kuis, penilaian, dan kontes dengan tujuan untuk konsolidasi dan pemeliharaan keterampilan karyawan.
• Membuat sistem tracking progres pekerjaan karyawan untuk memfasilitasi dan membantu dalam penyelesaian semua tugas.
• Pihak manajemen memiliki akses ke TMS untuk melacak kemajuan karyawan dan memastikan bahwa mereka mengikuti pelatihan sesuai arahan.

Definisi Learning Management System (LMS)

Sistem LMS merupakan aplikasi pembelajaran dan pengembangan profesional karyawan yang dapat diterapkan SDM perusahaan ke dalam proses orientasi karyawan mereka. Banyak platform LMS berbasis cloud yang memungkinkan untuk diakses secara remote. Selebihnya, LMS menggabungkan sistem database dalam perangkat digital untuk mengelola kurikulum, materi pelatihan, alat evaluasi, dll.

Faktanya, cara terbaik agar anda memahami sistem LMS yaitu dengan mengetahui bagaimana sistem tersebut digunakan dan diterapkan. Beberapa sistem LMS berukuran besar dan kompleks yang digunakan oleh ribuan pengguna. Lalu, ada juga yang memakai LMS dengan instalasi kecil yang hanya diakses oleh sekelompok karyawan untuk pelatihan internal.

Tak hanya itu, LMS membantu perusahaan dalam pengelolaan laporan dan juga tracking program pelatihan dan pengembangan karyawan. Selanjutnya, Anda dapat lebih memahami fungsi LMS melalui contoh berikut:

Materi pembelajaran untuk tim penjualan— Tim penjualan mempersiapkan peluncuran produk baru yang akan segera dirilis. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi LMS dalam pembuatan slideshow, video dan dokumentasi, kuis atau tes, dan juga sertifikasi.

Ketika persiapan pelatihan sudah siap, karyawan dapat masuk ke akun LMS masing-masing dan mengakses konten pelatihan tersebut. Setelah menyelesaikan pelatihan tersebut, karyawan dapat mengikuti kuis atau tes terkait. Jika dinyatakan lulus, mereka akan mendapatkan sertifikasi yang membuktikan bahwa mereka sepenuhnya terlatih dan memiliki pengetahuan tentang produk penjualan tersebut.

Disini, SDM perusahaan dapat mengembangkan dan melatih karyawan mereka tanpa harus hadir dalam sesi tatap muka di lokasi pelatihan. Untuk itu, membantu organisasi mengelola online learning adalah peran utama LMS. Seperti yang Anda ketahui, dengan penggunaan LMS, Anda akan dapat mengawasi talenta karyawan Anda dan mengajari mereka talenta baru.

4 Perbedaan Sistem Training dan Learning Management

Meskipun aplikasi TMS dan LMS memiliki kesamaan untuk kebutuhan pembelajaran karyawan dalam suatu perusahaan, namun fungsinya cukup beragam. Apa sebenarnya perbedaan sistem training dan learning management, terletak pada fungsinya. Namun terdapat juga perbedaan dalam hal prinsip yang mengatur sistem, fitur, serta penggunanya.

Fungsi

TMS dirancang untuk mengembangkan dan mempertahankan talenta karyawan. Riset menemukan bahwa banyak karyawan meninggalkan perusahaan mereka karena rendahnya orientasi kerja dan kurangnya kejelasan mengenai tugas dan harapan pekerjaan. Maka dari itu, SDM perusahaan haruslah memprioritaskan retensi sebagai strategi untuk berinvestasi dalam TMS untuk memastikan orientasi yang efisien.

LMS hadir sebagai aplikasi yang dirancang untuk membantu Anda mengelola, mendokumentasikan, dan melacak kursus pendidikan dan program pelatihan karyawan. Konsep LMS ini adalah sebagai e-learning yang mendorong pembelajaran dilakukan dimana saja dan kapan saja.

Prinsip

Ciri dasar yang membedakan TMS dengan LMS adalah prinsip yang mengatur masing-masing sistem. TMS berkisar pada empat pilar, yaitu perekrutan, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta manajemen kompensasi. Komponen training manajemen ini lebih fokus pada orientasi dan pelatihan karyawan baru untuk lebih mengembangkan bakat mereka secara alami.

Sementara itu, LMS adalah pembelajaran yang melibatkan peningkatan keterampilan dan pengetahuan karyawan. Oleh karena itu, prinsipnya memungkinkan untuk diterapkan secara luas di lingkungan akademik dan juga dunia bisnis.

Fitur

TMS dan LMS hadir dengan fitur sesuai dengan fungsinya masing-masing. Berikut gambaran singkat fitur TMS dan LMS:

TMS

• Orientasi/pelatihan
• Pengujian, penilaian, dan sertifikasi
• Tinjauan kinerja dan kompetensi
• Pengembangan kepemimpinan dan penyeleksian bakat
• Pembelajaran kolaboratif
• Administrasi pembelajaran e-learning

LMS

• Perancangan pembelajaran/kursus
• Penyimpanan file, dokumen, dan data yang terpusat
• Perancangan kuis atau tes dan sertifikasi
• Pelaporan dan analitik

Pengguna

Untuk TMS, pengguna utamanya adalah para eksekutif dan manajer SDM yang bertugas merekrut dan mengatur karyawan baru. Para profesional SDM ini bertanggung jawab untuk merekrut calon pekerja yang memenuhi syarat, memberikan orientasi karyawan baru dll.

Pengguna utama LMS adalah mereka yang mengikuti kursus pembelajaran, seperti instruktur, administrator, pemimpin tim, dan karyawan. Banyak orang di setiap organisasi dapat menggunakan sistem manajemen ini.

Terutama karyawan yang dipilih oleh manajer departemen untuk mempelajari keterampilan baru atau keterampilan yang sudah ada.

Jadi, kesimpulannya yaitu training dan learning karyawan merupakan elemen penting dalam meningkatkan pertumbuhan bisnis demi kepentingan SDM perusahaan. Dengan mengetahui perbedaan sistem training dan learning management diatas, anda dapat memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan.

Terlepas dari perbedaannya, TMS dan LMS paling tepat jika dilihat dari fungsi pelengkap yang mereka tawarkan. Karyawan yang berkembang, terampil, terdidik, dan terlibat adalah salah satu faktor terpenting di balik kesuksesan SDM perusahaan. Baik TMS maupun LMS, dapat membantu Anda mencapai hal tersebut. Karena keduanya dapat mencakup siklus hidup karyawan di perusahaan, mulai dari perekrutan, pelatihan dan pengembangan, serta penilaian kinerja.