Tahapan Menyusun KPI Karyawan dan Balanced Scorecard

Bukan rahasia lagi jika perusahaan saling membuktikan kepada dunia bahwa merekalah yang terbaik. Karyawan dalam perusahaan pun dituntut untuk dapat beradaptasi dengan standar keberhasilan perusahaan.

Sekadar memenuhi syarat atau kualifikasi minimal pun tidak cukup. Bagaimana pun juga, perusahaan butuh menjadi yang terbaik dalam standarnya agar dapat menjadi pemimpin pasar.

“Standar keberhasilan” ini yang seringkali disebut sebagai key performance indicator atau KPI. Ada dua macam KPI yang perlu Anda tahu, yaitu KPI karyawan dan KPI perusahaan.

Tidak cukup hanya sekadar menetapkan KPI untuk menjadi yang terbaik. Dalam artikel ini, kami akan menyajikan ragam cara menyusun KPI karyawan dan KPI perusahaan untuk Anda.

Berikut ini adalah cara menyusun KPI karyawan dan KPI perusahaan yang dapat Anda terapkan dalam pekerjaan Anda:

1. Pastikan Nilai-Nilai Yang Dianut Karyawan Maupun Perusahaan

Cara menyusun KPI karyawan dan KPI perusahaan dimulai dengan nilai-nilai yang baik karyawan maupun perusahaan anut.

Bagaimana pun juga, nilai-nilai adalah hal-hal yang menggerakkan karyawan maupun perusahaan dalam kegiatan mereka sehari-hari. Nilai juga yang membentuk kepribadian karyawan maupun perusahaan. Karena nilai, karyawan dan perusahaan jadi memiliki tujuan.

Orang di bidang personalia adalah orang-orang yang paling dekat dengan kepribadian dan nilai-nilai yang dianut karyawan maupun perusahaan. Jika Anda termasuk orang-orang di bidang ini, Anda dapat memanfaatkan posisi Anda dengan cara memastikan nilai yang mereka anut.

Situs resmi dan berbagai kegiatan internal maupun eksternal perusahaan bukan satu-satunya sumber bagi Anda mengenal nilai-nilai yang perusahaan maupun karyawan lainnya anut.

Anda dapat mengamati kebiasaan dan pola komunikasi mereka. Dari situ, Anda dapat melihat hal-hal yang mereka pandang sebagai berharga. Bisa jadi, itulah nilai-nilai kehidupan yang mereka anut.

Slide1

2. Bagi KPI Menjadi Dua Kategori

Sekarang ketika Anda telah mengenal nilai-nilai yang perusahaan maupun karyawan anut, Anda dapat bergerak menuju cara menyusun KPI karyawan dan KPI perusahaan yang kedua.

Poin cara menyusun KPI karyawan dan KPI perusahaan yang kedua ini adalah tentang pembagian KPI itu sendiri. KPI dibagi menjadi dua kategori, yaitu KPI tingkat tinggi dan KPI tingkat rendah.

KPI tingkat tinggi mengukur keberhasilan perusahaan secara umum. Sementara itu, KPI tingkat rendah mengukur keberhasilan dari sudut pandang departemen atau bidang di mana karyawan bekerja.

Misalnya, ada KPI tingkat rendah yang hanya berfokus pada bagian penjualan. KPI tingkat rendah lainnya dapat saja berfokus pada bagian keuangan.

Namun, hanya berhenti dalam membagi KPI menjadi dua kategori saja masih membuat kategori KPI menjadi lebar. Karena itu, Anda harus lanjut ke poin cara menyusun KPI karyawan dan KPI perusahaan yang berikutnya.

3. Pastikan KPI Memenuhi Kriteria “SMART”

“SMART” adalah singkatan dari “specific” (“spesifik”), “measurable” (“dapat diukur”), “achievable” (“dapat dicapai”), “relevant” (“berkaitan”), dan “timely” (“tepat waktu”).

Anda dapat mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan kepada KPI yang Anda tetapkan. Misalnya, “Apakah KPI ini bisa diubah?”, “Apakah orang-orang dapat dengan segera memahami KPI karyawan dan KPI perusahaan?”, “Apakah KPI ini akan tetap sesuai untuk ke depannya?”, dan lain-lain.

Evaluasi tidak boleh hanya berhenti pada diri Anda sendiri maupun karyawan lainnya. Untuk memastikan KPI memenuhi kriteria “SMART”, Anda dapat membawanya saat mempresentasikannya di hadapan para direksi dan pemegang saham.

Mereka dapat membantu dalam memberikan penilaian yang objektif, terutama pada KPI perusahaan. Dari situlah, Anda akan dapat menyempurnakan baik KPI karyawan maupun KPI perusahaan.

4. Mulai Menyusun Balanced Scorecard

Poin keempat dari cara menyusun KPI karyawan dan KPI perusahaan yang perlu Anda kuasai adalah mulai menaruh KPI yang telah Anda tetapkan pada sebuah balanced scorecard.

Balanced scorecard membagi KPI menjadi empat perspektif. Keempat perspektif tersebut adalah perspektif keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran.

Sekalipun departemen-departemen tertentu dapat terkait secara langsung dengan setidaknya salah satu dari keempat perspektif balanced scorecard tersebut, departemen-departemen lain dapat saling membantu untuk merealisasikan KPI yang ada pada masing-masing perspektif balanced scorecard.

Semakin banyak departemen yang dapat terhubung pada masing-masing perspektif  balanced scorecard, semakin efektif dan sesuai tolok ukur keberhasilan dalam KPI.

Misalnya, KPI berdasarkan tingkat kepuasan pelanggan mungkin paling berkaitan dengan departemen penjualan. Namun, departemen layanan pelanggan juga dapat membantu dalam merealisasikan hal ini.

Atau, ada juga KPI yang berdasarkan tingkat keterlibatan karyawan. Sekalipun departemen personalia mungkin merupakan departemen yang paling dekat dengan KPI ini, para manajer dari departemen lain juga turut berkontribusi pada KPI yang sama untuk para penyelia dan karyawan entry-level-nya.

5. Pikirkan Tentang Evaluasi Dan Re-Evaluasi

Tahapan evaluasi seringkali berkaitan dengan alat-alat yang digunakan untuk mengukur KPI. Misalnya, ada aneka rumus rasio keuangan untuk mengukur KPI yang berdasarkan pada perspektif keuangan.

Kendati demikian, alat-alat tersebut hanya mengukur satuan KPI-nya. Hal yang perlu Anda lakukan adalah mengamati bagaimana angka-angka KPI tersebut tersusun dalam sebuah pola atau tren.

Secara umum, tren yang naik menunjukkan keberhasilan dalam mencapai KPI. Sebaliknya, tren yang turun menunjukkan kegagalan dalam mencapai KPI. Namun, ini belum cukup untuk menentukan semuanya.

Anda perlu melihat, apakah hanya sedikit yang tidak memenuhi KPI karyawan maupun perusahaan? Atau, apakah yang terjadi sebaliknya, yaitu hampir semua bagian KPI tidak terpenuhi?

Apabila yang terjadi sebaliknya, Anda perlu kembali ke poin cara menyusun KPI karyawan dan KPI perusahaan yang ketiga, yaitu pikirkan tentang kriteria “SMART” secara bersama-sama.

Biasanya, Anda perlu melakukan evaluasi ulang atau re-evaluasi setiap 6 bulan sekali. Namun, ada saatnya KPI tertentu hanya perlu dire-evaluasi setiap setahun sekali.

Cara Anda melakukan evaluasi dan re-evaluasi sangat berpengaruh pada keberhasilan dalam penetapan, pengubahan, atau penilaian KPI karyawan maupun perusahaan. Jika Anda melakukannya dengan cara yang benar, Anda akan dapat memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan yang selaras dengan nilai-nilai perusahaan.

Saat ini, ada banyak cara menyusun KPI karyawan dan KPI perusahaan yang dapat Anda lakukan.

Proses coba-coba dan salah (“trial and error“) bukan sesuatu yang nekat. Alih-alih, Anda perlu melakukannya untuk dapat membedakan KPI mana yang benar-benar untuk karyawan dan perusahaan, yang mana yang lebih cocok diterapkan untuk yang lain.

Materi Presentasi yang bagus dan aplikatif tentang Manajemen SDM x Balanced Scorecard. Gratis. Download Sekarang.

Slide1