Workload Analysis – Apa itu analisa beban kerja? Analisa beban kerja adalah suatu proses yang dilakukan untuk menetapkan berapa lama jam kerja orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan dalam suatu waktu. Atau bisa disebut juga penentuan jumlah tenaga kerja yang akan bertanggung jawab pada sebuah pekerjaan yang diberikan. Hal ini bertujuan untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang dbutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Jika sudah diketahui jumlah kerja per orang dalam merampungkan sebuah pekerjaan, maka akan diketahui berapa lama waktu yang dibutuhkan seluruhnya dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. Atau dengan kata lain akan diperoleh jumlah karyawan atau pekerja yang dibutuhkan yang sesuai dengan jumlah jam kerja  yang telah ditentukan. 

Manajemen kepegawaian ini wajib dilakuan baik dalam organisasi atau lembaga pemerintah dan juga swasta. Hal ini dilaksanakan untuk memperoleh landasan dalam penerimaan dan penempatan karyawan melalui analisa jabatan. Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan pegawai yang baik yang mencakup waktu dan jumlah.

Tahapan Workload Analysis Lengkap

Dengan melakukan analisa beban kerja ini, maka akan didapatkan gambaran pekerja yang dibutuhkan baik dalam segi kualitas dan kuantitas berdasarkan jabatan dan unit kerja. Di bawah akan dijelaskan beberapa metode yang akan dilakukan dalam workload analysis, antara lain:

1. Workload Analysis Melalui Pendekatan Organisasi

Pendekatan organisasi dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh informasi-informasi tentang nama jabatan, struktur organisasi, tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab, kondisi kerja, proses pekerjaan, tolok ukur setiap pekerjaan, hubungan kerja, seperti persyaratan yang lainnya, antara lain

a. Fisik

b. Mental

c. Pendidikan

d. Keterampilan

e. Kemampuan, dan

f. Pengalaman

Dengan adanya pendekatan ini maka dapat dibuat prosedur kerja dalam suatu pekerjaan yang akan menggambarkan kerja sama dan koordinasi yang berjalan dengan sehat. Kegiatan dan hubungan antar unit pun sebaiknya dibuat secara tertulis supaya setiap pekerja tahu tugas masing-masing dan tahu bagaimana cara mereka mengerjakan tugas mereka dalam waktu tertentu.

2. Pendekatan Analisis Jabatan

Jabatan di sini tidak berhenti pada jabatan yang sifatnya fungsional maupun struktural. Akan tetapi, jabatan yang dimaksud adalah jabatan-jabatan yang non-struktural dan bersifat umum serta teknis. Dengan adanya pendekatan analisis jabatan ini, maka diperoleh beberapa macam informasi jabatan berupa identitas jabatan, hasil kerja, beban kerja dan rincian tugas. Untuk rincian tugas dan informasi hasil kerja akan digunakan dalam mengkaji beban kerja.

Dengan dilakukannya pendekatan analisis jabatan akan diperoleh suatu landasan untuk penerimaan jumlah kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan, seperti:

a. Landasan dalam melakukan mutasi

b. Landasan untuk melakukan promosi

c. Landasan dalam pelaksanaan pendidikan dan pelatihan (Diklat)

d. Landasan melakukan kompensasi

e. Landasan guna menjalankan syarat-syarat lingkungan kerja

f. Landasan dalam pemenuhan kebutuhan peralatan atau prasarana dan sarana kerja

3. Pendekatan Administratif

Pendekatan ini dilakukan dengan tujuan memperoleh berbagai informasi yang mencakup berbagai kebijakan dalam suatu organisasi atau yang berkatan dengan sistem administrasi kepegawaian. Dalam pendekatan ini ada beberapa hal yang dilakukan:

Teknik Penghitungan Beban Kerja

Analisa Beban Kerja dilakuan dengan membandingkan beban kerja dengan norma waktu dan volume kerja. Target kerja selalu berdasarkan rencana kerja atau sasaran yang harus dicapai oleh setiap jabatan. Teknik perhitungan yang digunakan adalah yang bersifat praktis empiris. Praktis empiris merupakan teknik perhitungan menurut pengalaman-pengalaman yang berbasis pada pelaksanaan kerja masa lampau. Pengukuran kerja dilakukan berdasarkan sifat beban kerja pada masing-masing jabatan yang meliputi pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak.

Diperlukan beberapa informasi dalam mengukur beban kerja abstrak, antara lain:

a. Uraian atau deskripsi tugas jabatan

b. Frekuensi setiap tugas yang dibutuhkan dalam setiap tugas yang diemban

c. Jumlah waktu yang diperlukan dalam setiap tugas yang dijalankan

d. Waktu penyelesaian tugas adalah perkalian beban kerja dengan norma waktu

e. Waktu kerja efektif

f. Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret

Sementara itu untuk melakukan pengukuran kerja konkret juga diperlukan beberapa informasi, seperti:

a. Deskripsi atau rincian tugas jabatan

b. Satuan hasil kerja

c. Jumlah waktu yang diperlukan dalam setiap tugas yang dikerjakan

d. Target Kerja dalam satuan waktu

e. Volume kerja ialah perkalian beban kerja dengan norma waktu

f. Waktu kerja efektif

Alat ukur yang dapat dipergunakan untuk instansi pemerintah adalah jam kerja, dikarenakan instansi pemerintah bukan merupakan instansi non-profit. Sehingga alat ukur yang bisa digunakan hanyalah jam kerja dan harus diisi dengan kerja guna menghasilkan berbagai produk. Produk yang dimaksud dapat bersifat konkret dan bersifat abstrak, baik benda maupun jasa.

Menurut Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Negeri Sipil, telah ditetapkan jam kerja efektif yang terdiri dari jumlah jam kerja formal dan dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan lain sebagainya.

Dalam perhitungan jam kerja efektif di bawah ini ukuran yang bisa dijadikan referensi:

1. Jam Kerja Efektif per hari = 5 hari kerja x 5 jam

2. Jam Kerja Efektif per minggu = 5 hari kerja x 5 jam

3. Jam Kerja Efektif per bulan = 20 hari kerja x 5 jam

4. Jam Kerja Efektif per tahun = 240 hari kerja x 5 jam

Agar sebuah organisasi atau perusahaan dapat terus berjalan dan tumbuh maka dibutuhkan pegawai sebagai sumber daya utama. Analisi beban kerja ini dilakukan ketika sebuah perusahaan membutuhkan perekrutan tenaga kerja baru dan atau untuk mengevaluasi kinerja dari susunan pegawai yang telah ada. Jadi analisi beban kerja di sini sangat berperan dalam sebuah perusahaan.

Selanjutnya, ada beberapa metode dalam analisa beban kerja:

a. Daftar pertanyaan

Metode ini berisi mengenai uraian tugas setiap pemegang posisi dan atau jabatan dan diaplikasikan menggunakan cara penyusunan daftar pertanyaan terbuka. Metode ini pun juga harus sesuai dengan hasil dari analisis jabatan.

b. Metode wawancara

Metode selanjutnya yang dilakukan adalah wawancara. Langkah dalam melakukan metode ini adalah dengan cara mewawancarai setiap karyawan atau pegawai dan pemegang posisi atau jabatan mengenai tugas utama dan fungsi tertentu. Wawancara ini dilakukan secara individu.

c. Metode pengamatan langsung

Dalam metode pengamatan langsung langkah yang dilakukan adalah pengamatan atau observasi secara langsung pada individu yang memiliki jabatan tertentu. Jenis pekerjaan apa yang dia pegang dan bagaimana pekerjaannya.

Selanjutnya ada lagi mengenai perhitungan beban kerja, yaitu perhitungan tentang beban kerja per waktu dan porsi kerja. Cara kerja nya adalah dengan menghitung dan atau mengelola data yang telah didapat dari laporan beban kerja. Rumus dalam menghitungnya, yaitu:

Beban Kerja x Waktu = Isi Kerja

baca juga: SOP Penggajian dan Kebijakan Pemberian Bonus Karyawan