Category: Manajemen SDM

Sebagian orang menganggap departemen SDM adalah jantung perusahaan. Hal ini tentu saja wajar mengingat karyawan ada motor penggerak perusahaan. Lalu departemen SDM-lah pihak yang terlibat langsung dengan semua komponen perusahaan terutama karyawan. Karena pentingnya peran manajemen SDM, berikut beberapa poin yang wajib diketahui.

Ruang lingkup kerja departemen SDM

Tujuan utama departemen SDM adalah mengoptimalkan kinerja karyawan untuk produktivitas serta efisiensi perusahaan. Objek departemen ini hanya berkutat pada ‘manusia-manusia’ dalam perusahaan. Fungsi lain departemen juga bisa jadi sebagai penjembatan antar karyawan, karyawan-pengurus perusahaan, dan pihak lainnya.

Lebih detail lagi, ruang lingkup manajemen SDM menurut banyak literatur dibagi menjadi tiga aspek. Ketiganya meliputi aspek kesejahteraan pegawai, aspek personalia, dan aspek relasi internal dan eksternal.

1. Aspek kesejahteraan pegawai

Kesejahteraan yang dimaksud pada poin ini tidak hanya merujuk pada finansial tapi juga Kesehatan dan keselamatan. Bahkan aspek ini juga diatur dalam perundang-undangan tenaga kerja. Bentuk tanggung jawab sepert cuti dibayar, asuransi kesehatan, tunjangan hari raya, lingkungan kerja yang aman, dan work-life-balance. Ruang lingkupnya mencakup kesehatan fisik dan mental karyawan.

2. Aspek personalia

Departemen SDM menangani segala hal yang berkaitan dengan karyawan sebagai individu. Ini termasuk rekrutmen, pelatihan, orientasi, manajemen kinerja, insentif, dan pengembangan karir. Cakupannya meliputi hamipr keselluruha siklus kerja karyawan (mulai dari perekrutan hingga penghentian). Aspek departemen SDM ini bertujuan untuk mencari, mengembangkan, dan mempertahankan talenta pegawai terbaik.

3. Aspek relasi perusahaan internal dan eksternal

Aspek dari Departemen SDM ini bertujuan dalam pengelolaan relasi dengan banyak pihak (internal: pegawai dan eksternal: rekan bisnis). Contohnya adalah dengan  memediasi konflik, menjunjung tinggi budaya perusahaan, memastikan kepatuhan hukum/peraturan, dan menyelaraskan strategi SDM dengan tujuan perusahaan.

Tiap aspek mencakup skop yang luas dan menyeluruh hampir seluruh aspek pengalaman karyawan. Kesemua aspek di atas intinya memaksimalkan sumber daya manusia guna keberhasilan organisasi.

Jenis tantangan manajemen SDM

Menurut Meilan Sugiarto (2007) tantangan manajemen sumber daya manusia dapat terdiri atas :

1. Tantangan eksternal, contohnya

1) Perubahan lingkungan bisnis yang cepat

2) Keberagaman tenaga kerja

3) Globalisasi

4) Peraturan Pemerintah

5) Pengembangan peran profesional dan  keluarga

6) Kurangnya tenaga kerja  terampil

•  Permasalahan Internal, meliputi:
•  Posisi organisasi dalam persaingan bisnis
• Fleksibilitas
• Pengurangan kerja
• Tantangan dalam Rekonstruksi
• Usaha Kecil dan Menengah
• Budaya organisasi
• Teknologi
• Serikat pekerja

Bagaimana jika peran SDM gagal?

Ciri-ciri departemen SDM yang gagal terlihat dari kinerjanya. Contohnya kegiatan mereka cenderung bersifat reaktif (hanya merespons masalah yang muncul) dan tidak punya strategi preventif. Peran manajemen SDM yang kurang berhasil hanya seputar menangani masalah, bukannya berusaha mencegah masalah seperti menerapkan antisipasi/tindakan preventif. Mode reaktif ini mencegah HR memberikan kontribusi nilai strategis.

Selain itu, tim SDM yang berada di bawah standar sangat berfokus pada tugas-tugas administratif yang bersifat check-the-box seperti dokumen dan proses dibandingkan inisiatif strategis yang lebih berdampak. Hal-hal tersebut terkubur dalam operasi sehari-hari dan item kepatuhan tanpa mendorong kemajuan organisasi yang nyata. Hanya ada sedikit pengukuran atau analisis seputar kontribusi dan program SDM. Dampak dan ROI SDM masih belum jelas.

Tanda lain dari departemen SDM yang tidak efektif adalah buruknya konsultasi dan kemitraan dengan para pemimpin bisnis dan karyawan. SDM gagal untuk benar-benar memahami kebutuhan bisnis dan memberikan keahlian. Mereka memberikan arahan dan bukan bimbingan konsultatif yang disesuaikan dengan situasi. Hal ini mengakibatkan hubungan karyawan menjadi lemah, di imana HR kurang memiliki touchpoint dengan karyawan. Karyawan merasa tidak puas, tidak terlibat, dan merasa tidak didukung.

Indikator kegagalan selanjutnya adalah disorganisasi dan kurangnya kepatuhan pegawai. Sistem dan proses SDM tersebar, duplikatif, tidak konsisten dan rentan terhadap kesalahan. Semua hal tersebut terjadi karena kurangnya integrasi. Bisa jadi pihak manajemen SDM juga tidak mematuhi undang-undang ketenagakerjaan. Alhasil membuat risiko litigasi meningkat. Ujung-ujungnya departemen SDM berakhir tanpa orientasi strategis atau keunggulan operasional untuk mendukung bisnis.

Ciri-ciri departemen SDM yang berhasil

Berikut adalah beberapa karakteristik utama dari departemen SDM yang sukses:

– Kontributor strategi

Departemen SDM menyelaraskan program kerja mereka antara tujuan perusahaan dengan kepentingan karyawan. Lebih baik lagi jika departemen bisa membantu membentuk strategi perusahaan. Hasil program yang melibatkan karyawan bisa jadi masukan untuk mengembangkan strategi keberhasilan perusahaan.

– Berdasarkan data

Keputusan dan rekomendasi SDM didukung oleh analitik, metrik, dan bukti. Tim mengukur dan mengukur inisiatif SDM.

– Bisa diajak konsultasi

Daripada sekedar mengeluarkan arahan, HR bertindak sebagai penasihat dan mitra bagi pimpinan dan karyawan. Mereka memberikan keahlian.

– Proaktif

Daripada bereaksi terhadap masalah, HR mengantisipasi masalah dan mengusulkan solusi inovatif. Mereka mengidentifikasi kebutuhan masa depan.

– Advokat Karyawan

Selain mewujudkan tujuan perusahaan, departemen SDM juga mendengar juga menampung aspirasi karyawan dan mewakili kepentingan mereka. Departemen SDM juga harus menyeimbangkan kepentingan perusahaan dan karyawan.

– Operasi yang efisien

Departemen SDM menjalankan tugas operasional (melaksanakan perekrutan, orientasi, pelatihan, penggajian, dan lainnya) dengan tepat dan konsisten. HRIS yang kuat.

– Kepatuhan dan manajemen risiko

Tim memastikan kepatuhan hukum, peraturan, dan kebijakan sekaligus meminimalkan risiko tanggung jawab tenaga kerja. Pengetahuan tata kelola yang tajam.

– Berpusat pada individu yang terlibat

HR memberikan pengalaman yang sangat baik dan lancar bagi individu yang terlibat baik internal dan eksternal termasuk kandidat dan karyawan. Fokus pada layanan berkualitas.

– Kolaboratif

SDM bermitra secara luas dengan manajer, karyawan, kepemimpinan, dan sumber daya eksternal. Manajemen hubungan yang kuat.

– Staf terampil

Tim HR terdiri dari para profesional yang kompeten dengan keahlian dalam disiplin HR dan bisnis yang lebih luas.

Kesimpulan

Deskripsi dan ciri-ciri dari peran manajemen SDM baik yang gagal dan berhasil telah disajikan. Sudah jelas peran strategis manajemen SDM dalam perusahaan. Peran strategis departemen tersebut tercermin dari fungsinya seperti mengelola kinerja karyawan dan menyelaraskan program dengan tujuan perusahaan. Departemen SDM juga wajib bekerja secara proaktif-kolaboratif dalam mencegah dan mengatasi tantangan. Pengelolaan departemen SDM yang sesuai akan mengoptimalkan sumber daya manusia lalu mendorong keberhasilan perusahaan.

Karena pertukaran informasi di era milenial sangat mudah, tak jarang banyak pegawai yang berhenti sepihak dari suatu perusahaan. Ini adalah contoh kecil tantangan manajemen sumber daya manusia yang sering dihadapi di masa milenial. Lebih banyak lagi jenis tantangan dan memahami penyebab serta solusinya, semua disajikan di artikel ini. 

Konsep tantangan dalam manajemen SDM

Tantangan adalah hal lumrah yang semua perusahaan pasti hadapi dalam memanajemen SDMnya. Jenis dan skop tantangan yang dihadapi bisa jadi beda sesuai dengan faktor penyebabnya. Perubahaan pemicu utama tantangan. Perubahaan yang bisa terjadi pada teknologi (disrupsi digital), tempat kerja, iklim politik, ekonomi, dan perubahan lainnya.

Contoh real nya adalah pada tahun 2020. Tahun 2020 jadi tantangan besar perusahaan utamanya bagian SDM. Karena mereka harus mengelola tenaga kerja lewat jarak jauh secara efisien disebabkan pandemi. Untungnya tantangan tadi terbukti bisa dijawab dengan strategi manajemen SDM yang berkesinambungan dan adaptif.

Hakikatnya tantangan dalam pengelolaan SDM adalah hal yang tak terelakkan dan bersifat dinamis. Agar teratasi dengan baik, dibutuhkan manajemen SDM yang efisien. Langkah pertama dalam manajemen SDM yang efisien adalah dengan mengenali faktor pemicu tantangan tersebut.

Faktor penyebab tantangan SDM

Melansir survei dari World Federation of Personnel Management Associations (WFPMA), terdapat sepuluh area dimana tantangan manajemen SDM sering terjadi. Kesepuluh area tersebut sangat memungkinkan terjadi dalam tiap organisasi/peruhsaan terlepas dari perbedaan negara dan tempat. Berikut sepuluh area dan persentase kemungkinan terjadinya dalam suatu perusahaan.

1. Perubahan sistem pengelolaan: 48%

2. Pengembangan kepemimpinan: 35%

3. Pengukuran efektivitas SDM: 27%

4. Efektivitas perusahaan: 25%

5. Kompensasi: 24%

6. Kepegawaian (rekrutmen dan ketersediaan tenaga kerja lokal yang terampil): 24%

7. Perencanaan pergantian SDM: 20%

8. Pembelajaran dan pengembangan: 19%

9. Kepegawaian (retensi): 16%

10. Tunjangan: Kesehatan & kesejahteraan 13%

Dari kesepuluh area dan persentase kemungkinan terjadinya tantangan, ada empat faktor penyebab yang bisa diidentifikasi. Secara umum, berikut keempat faktor penyebab yang dapat memicu tantangan terjadi:

1. Lingkungan Kerja

Hingga tahun lalu, lingkungan kantor tradisional dapat dibayangkan oleh semua orang. Tapi, sejak pandemi COVID-19 semua telah berubah. Perlahan tapi pasti kebanyakan orang saat ini mulai terbiasa bekerja dari rumah. Situasi baru adalah tantangan manajemen sumber daya manusia terutama dalam perekrutan pekerja.

2. Ketersediaan Talenta yang Baik

Apakah ada cukup tenaga professional yang bekerja? Hal ideal tersebut tidak selamanya ternjadi sesuai keinginan. Langkanya sumber daya manusia adalah tantangan untuk departemen manajemen SDM. Keadaan tertentu, seperti pandemi missal, memang menyulitkan perusahaan dalam menemukan sumber daya yang tepat untuk posisi tertentu. Kalau terus berlanjut, posisi tersebut bisa jadi tetap under staffed/kekurangan pegawai untuk jangka waktu yang lama. Jalan lain adalah dengan perusahaan harus berkompromi dengan sumber daya yang tidak sesuai untuk posisi tersebut.

3. Program Diklat Untuk Pengembangan Karyawan

Program pelatihan dan diklat adalah bentuk peningkatan kapasitas karyawan. Di waktu yang bersamaan, diklat dan pelatihan juga membantu perusahaan melatih sumber daya manusia dengan keahlian yang tepat untuk posisi tertentu. Program diklat bisa juga dianggap jadi win-win solution bagi perusahaan dan karyawan. Sayangnya banyak juga pegawai setelah program selesai memilih untuk pindah dan menyebabkan kekurangan pegawai (human shortage).

4. Keterlibatan Teknologi

Teknologi juga sering digunakan dalam mengelola sumber daya manusia. Software atau perangkat lunak membantu banyak pekerjaan terutama dalam hal otomatisasi beberapa aspek perusahaan. Alhasil, keterlibatan SDM dalam suatu perusahaan dapat berkurang. Faktor ini tentunya berimbas pada hal positif dan juga negatif.  Bentuk hal positif yang disebabkan berupa peningkatan produktivitas dan efisiensi SDM, serta pengelolaan karyawan yang lebih efektif. Hal negatif dapat berupa kekeliruan fungsi manajemen SDM.

Tantangan dan solusi

Faktor-faktor di atas tenutnya  menyebabkan tantangan yang bisa ditemui secara umum di perusahaan. Di rangkum dari berbagai laporan dan penelitian tentang manajemen SDM, berikut tantangan manajemen sumber daya manusia.  Solusi yang pas untuk semua tantangan juga disertakan.

• Menarik Talenta Terbaik

Solusi: Branding perusahaan yang kuat, kompensasi yang kompetitif, promosikan insentif

• Manajemen Perubahan

Solusi: Komunikasi yang jelas, memberikan keterampilan dan strategi, mengembangkan rencana alternatif, membangun kemampuan beradaptasi

• Peningkatan Keterampilan

Solusi: Menganalisis kesenjangan keterampilan, menjalankan program pelatihan, memanfaatkan software yang berhubungan pelatihan yang dianalisis

• Membangun Keterampilan Digital

Solusi: Merencanakan adopsi stratetgi, identifikasi kebutuhan keterampilan, menggunakan panduan DAP

• Mengelola Keberagaman

Solusi: Mengevaluasi dan menetapkan tujuan DEI, mengomunikasikan pentingnya, membangun tim, penetapan standar saat rekrutmen

• Keterlibatan Karyawan

Solusi: Komunikasi dua arah, pengakuan, keseimbangan kehidupan kerja, peluang pengembangan

• Retensi Karyawan

Solusi: Memahami alasan pergantian, menawarkan fleksibilitas dan rencana pengembangan, dialog rutin

• Pengembangan Kepemimpinan

Solusi: Program pelatihan formal, perencanaan suksesi, pengkaderan berjangka

• Kesehatan & Kesejahteraan Karyawan

Solusi: Kebijakan pintu terbuka, melatih EQ, mendorong waktu istirahat, memberikan program

• Orientasi Karyawan

Solusi: Ciptakan pengalaman ramah, kemudahan transisi, lingkungan kerja bebas diskriminasi, budaya kerja produktif

• Pelatihan Perekrutan Baru

Solusi: Tetapkan tujuan, berikan umpan balik, gunakan DAP untuk pelatihan yang dipersonalisasi

• Tenaga Kerja Jarak Jauh

Solusi: Menyediakan alat dan kebijakan, menggunakan DAP untuk pelatihan, mendorong komunikasi, pengawasan berkala

• Pengalaman Karyawan

Solusi: Memberdayakan karyawan, tujuan transparan, pembinaan, fleksibilitas, pengembangan, jenjang karir

• Mengukur SDM

Solusi: Lacak metrik seperti kualitas perekrutan, pergantian, pendapatan per karyawan

• Kompensasi & Tunjangan

Solusi: Berkreasilah lebih dari sekedar gaji, tawarkan berbagai motivator, pertimbangkan berbagai varian insentif dan benefit

Kesimpulan

Mengelola sumber daya manusia menjadi akan selalu makin kompleks. Rupa-rupa tantangan manajemen sumber daya manusia konvensional atau pun terbaru juga akan muncul. Hal pertama yang perlu dilakukan adalan memahami penyebab tantangan. Lalu dilanjutkan dengan belajar dari pengalaman dan juga mengikuti perkembangan kecenderungan atau pola tantangan. Tidak hanya pengalaman, belajar dari tantangan yang sudah disajikan di atas pun dapat dapat membantu. Para pimpinan SDM yang berpikiran maju dapat membangun tenaga kerja yang siap dan tangguh untuk masa depan.

Semua perusahaan yang ada sekarang harus mampu bersaing secara global. Terlebih lagi konsumen mampu membeli barang-barang secara online melalui marketplace. Marketplace sendiri sebagian berasal dari dalam negeri dan banyak yang berasal dari mancanegara. Salah satu faktor penting yang harus dipahami tim HR adalah berpacu terhadap perencanaan SDM. Penjelasan lebih mendalam tentang plan untuk memajukan kualitas manusia dalam perusahaan dapat Anda lihat berikut.

Apa Itu Perencanaan SDM?

Potensi dari setiap orang yang dapat berkembang melalui pelatihan dan ditujukan untuk meningkatkan performa industry. Pada dasarnya masing-masing perusahaan masih memerlukan hal ini karena ada beberapa pekerjaan yang tidak dapat digantikan oleh kecerdasan buatan (AI). Memberikan pelatihan dan tes secara regular akan memacu karyawan semangat dalam belajar mengenai bidangnya. Sedangkan dalam proses membuat rencana pengembangan, diperlukan proses identifikasi sekaligus analisa terlebih dahulu. Kemudian perencanaan untuk pengembangan SDM harus ditata secara sistematis. Penataan rencana tersebut juga perlu disesuaikan terhadap tujuan perusahaan. Tim HR perusahaan perlu melaksanakan tugas tersebut sembari terus mengidentifikasi skill apa saja yang diperlukan oleh karyawan. Perkembangan teknologi memungkinkan skill yang diperlukan menjadi berbeda. Kemampuan karyawan yang tinggi dan mendukung performa perusahaan berdampak pada perusahaan dapat berkompetisi global. Tidak heran bila seorang manager perlu untuk update terhadap perkembangan teknologi, kemampuan teknologi kompetitor, skill karyawan milik kompetitor, dan lain-lain.

Tim HR dituntut untuk selalu berpikir dan bertindak out-of-the-box demi perkembangan perusahaan. Guna mencapai hal itu, seorang HR perlu banyak membaca seputar bisnis dan managemen. Ada banyak sumber yang dapat Anda pakai untuk update pengetahuan, seperti majalah, journal, website, vlogger tentang bisnis, dan komunitas serupa. Tak lupa juga bagian pemasaran ada dalam plan ini agar konsumen mengetahui berbagai kelebihan atau value dari suatu produk atau service. Berdasarkan Investopedia, planning terhadap human resource juga bermanfaat untuk meningkatkan banyak aspek dari para karyawan. Beberapa aspek yang dimaksud adalah motivasi karyawan dan return on investment. ROI sendiri cukup penting bagi investor yang menanamkan modal kepada suatu perusahaan.

Langkah untuk Melaksanakan Human Resource Planning

Ada beberapa langkah yang biasa dijalankan perusahaan untuk meningkatkan mutu SDM dengan planning. Cara membuat plan tersebut adalah proses analisa, estimasi kebutuhan tenaga kerja, penyeimbangan antara permintaan tenaga kerja dengan supply, dan pengembangan. Setiap penjelasan lebih detail dapat Anda pahami berikut:

1. Analisa

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menganalisa. Setiap perusahaan memiliki kasus yang berbeda terhadap ketersediaan karyawan, skill, kualifikasi, keuntungan, dan lain-lain. Bagian HR berpengaruh besar terhadap langkah ini. Bahkan mereka harus dapat menganalisa secara detail dan berpatok pada pencapaian. Bahkan bagian HR juga perlu mengidentifikasi masing-masing kelemahan karyawan dan juga keunggulan mereka.

• Estimasi terhadap Kebutuhan Tenaga Kerja

Jumlah karyawan yang banyak belum tentu membuat produktivtias meningkat. HR harus mengetahui perkiraan kebutuhan tenaga kerja. Apalagi masa sekarang sudah banyak AI yang membantu pekerjaan manusia. Contoh beberapa AI yang dimaksud:

• Software HR:

Divisi HR perlu untuk menggunakan software HR yang dapat menolong perhitungan gaji masing-masing karyawan. Perhitungan gaji dilakukan otomatis berdasarkan factor-faktor datang kantor tepat waktu, penghargaan, dan lain-lain. Hal tersebut sangat membantu meringkas waktu yang diperlukan HR setiap kali tanggal penggajian akan tiba.

• AI for Film Production Company:

Jaman sekarang sudah banyak beredar website, software, maupun aplikasi yang dapat membantu tim film production dengan memanfaatkan AI. Tentu saja seluruh karyawan produksi film perlu mempelajari hal ini. Video singkat sekarang sudah bisa dibuat oleh AI walaupun masih patah-patah. Namun hasil video tersebut dapat diedit lebih lanjut untuk hasil lebih smooth. Bahkan software mirip dengan ChatGPT versi premium juga mampu membuatkan teks scenario. Sisanya bagian pembuat scenario hanya perlu memberikan deskripsi yang tepat melalui ChatGPT.

• AI for Industrial Engineering

Dunia perindustrian Teknik juga banyak yang menerapkan AI. Berkat teknologi AI tersebut, proses analisa data bisa menjadi lebih cepat. Bahkan sistem AI juga bsia segera dihubungkan ke mesin sehingga pengaturan bersifat otomatis. Ada banyak cost saving yang dihemat ketika menjalankan kecerdasan buatan ini.

• Penyeimbangan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Pasokan

Bagian HR juga harus bisa memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Jangan sampai merekrut tenaga kerja dalam jumlah berlebih dari permintaan. Penting untuk menjalin komunikasi yang baik dengan bagian lapangan. Terlebih lagi, HR perlu untuk memikirkan beberapa pertimbangan berikut:

• Apakah karyawan masih memerlukan pembelajaran skill baru?
• Apakah manager memerlukan banyak operator dan karyawan lainnya?
• Dan apakah semua tenaga kerja memenuhi tugas dan memberikan performa yang baik?
• Merancang dan Mengembangkan Rencana

Perusahaan perlu untuk merancang perencanaan tenaga manusia. Kolaborasi dari setiap divisi diperlukan agar plan yang dibuat sesuai. Pastikan HR dapat melakukan efisiensi terhadap tenaga kerja sehingga hanya yang berkualitas saja yang ada dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan karena perusahaan memerlukan budget untuk bisa semakin mengembangkan perusahaan. Budget yang dimaksud bisa saja ditujukan untuk tim pemasaran. Perusahaan dapat semakin melatih tenaga kerja yang sekiranya memiliki potensi tinggi saja.

Dalam pembuatan plan sendiri, plan tenaga kerja dapat terbagi menjadi dua yakni hard and soft. Perencanaan yang bersifat Hard diutjukan untuk mengevaluasi tenaga kerja secara kuantitatif sehingga perusahaan dapat merekrut tenaga kerja dengan jumlah yang tepat. Kemudian perencanaan bersifat Soft lebih berfokus pada budaya lingkungan kerja suatu perusahaan, motivasi, dan perilaku tenaga kerja.

Perencanaan SDM ini mengacu lebih ke pengembangan diri dari segi skill dan pengetahuan dari setiap tenaga kerja. Kini Anda telah mengetahui bahwa dunia modern mengharuskan perusahaan dapat berkompetisi secara global. Persaingan global bukan hal yang mudah mengingat banyak perusahaan mancanegara yang telah mengaplikasikan AI terlebih dahulu. Banyak dari perusahaan asing yang memiliki human resource lebih berkualitas juga. Maka dari itu, HR harus segera mengarahkan para karyawan untuk bisa meningkatkan kualitas diri. Salah satu cara untuk mengarahkan tenaga kerja adlaah pembuatan perencanaan SDM yang tepat dan mengawasi proses penerapannya. Pastikan untuk memberikan pelatihan berkala terhadap tenaga kerja yang sudah ada.