Manajemen SDM | Ilmu Manajemen Sumber Daya Manusia

Solusi Tepat Untuk Tantangan Manajemen Sumber Daya Manusia Di Masa Millenial

Karena pertukaran informasi di era milenial sangat mudah, tak jarang banyak pegawai yang berhenti sepihak dari suatu perusahaan. Ini adalah contoh kecil tantangan manajemen sumber daya manusia yang sering dihadapi di masa milenial. Lebih banyak lagi jenis tantangan dan memahami penyebab serta solusinya, semua disajikan di artikel ini.

Konsep tantangan dalam manajemen SDM

Tantangan adalah hal lumrah yang semua perusahaan pasti hadapi dalam memanajemen SDMnya. Jenis dan skop tantangan yang dihadapi bisa jadi beda sesuai dengan faktor penyebabnya. Perubahaan pemicu utama tantangan. Perubahaan yang bisa terjadi pada teknologi (disrupsi digital), tempat kerja, iklim politik, ekonomi, dan perubahan lainnya.

Contoh real nya adalah pada tahun 2020. Tahun 2020 jadi tantangan besar perusahaan utamanya bagian SDM. Karena mereka harus mengelola tenaga kerja lewat jarak jauh secara efisien disebabkan pandemi. Untungnya tantangan tadi terbukti bisa dijawab dengan strategi manajemen SDM yang berkesinambungan dan adaptif.

Hakikatnya tantangan dalam pengelolaan SDM adalah hal yang tak terelakkan dan bersifat dinamis. Agar teratasi dengan baik, dibutuhkan manajemen SDM yang efisien. Langkah pertama dalam manajemen SDM yang efisien adalah dengan mengenali faktor pemicu tantangan tersebut.

Faktor penyebab tantangan SDM

Melansir survei dari World Federation of Personnel Management Associations (WFPMA), terdapat sepuluh area dimana tantangan manajemen SDM sering terjadi. Kesepuluh area tersebut sangat memungkinkan terjadi dalam tiap organisasi/peruhsaan terlepas dari perbedaan negara dan tempat. Berikut sepuluh area dan persentase kemungkinan terjadinya dalam suatu perusahaan.

1. Perubahan sistem pengelolaan: 48%

2. Pengembangan kepemimpinan: 35%

3. Pengukuran efektivitas SDM: 27%

4. Efektivitas perusahaan: 25%

5. Kompensasi: 24%

6. Kepegawaian (rekrutmen dan ketersediaan tenaga kerja lokal yang terampil): 24%

7. Perencanaan pergantian SDM: 20%

8. Pembelajaran dan pengembangan: 19%

9. Kepegawaian (retensi): 16%

10. Tunjangan: Kesehatan & kesejahteraan 13%

Dari kesepuluh area dan persentase kemungkinan terjadinya tantangan, ada empat faktor penyebab yang bisa diidentifikasi. Secara umum, berikut keempat faktor penyebab yang dapat memicu tantangan terjadi:

1. Lingkungan Kerja

Hingga tahun lalu, lingkungan kantor tradisional dapat dibayangkan oleh semua orang. Tapi, sejak pandemi COVID-19 semua telah berubah. Perlahan tapi pasti kebanyakan orang saat ini mulai terbiasa bekerja dari rumah. Situasi baru adalah tantangan manajemen sumber daya manusia terutama dalam perekrutan pekerja.

2. Ketersediaan Talenta yang Baik

Apakah ada cukup tenaga professional yang bekerja? Hal ideal tersebut tidak selamanya ternjadi sesuai keinginan. Langkanya sumber daya manusia adalah tantangan untuk departemen manajemen SDM. Keadaan tertentu, seperti pandemi missal, memang menyulitkan perusahaan dalam menemukan sumber daya yang tepat untuk posisi tertentu. Kalau terus berlanjut, posisi tersebut bisa jadi tetap under staffed/kekurangan pegawai untuk jangka waktu yang lama. Jalan lain adalah dengan perusahaan harus berkompromi dengan sumber daya yang tidak sesuai untuk posisi tersebut.

3. Program Diklat Untuk Pengembangan Karyawan

Program pelatihan dan diklat adalah bentuk peningkatan kapasitas karyawan. Di waktu yang bersamaan, diklat dan pelatihan juga membantu perusahaan melatih sumber daya manusia dengan keahlian yang tepat untuk posisi tertentu. Program diklat bisa juga dianggap jadi win-win solution bagi perusahaan dan karyawan. Sayangnya banyak juga pegawai setelah program selesai memilih untuk pindah dan menyebabkan kekurangan pegawai (human shortage).

4. Keterlibatan Teknologi

Teknologi juga sering digunakan dalam mengelola sumber daya manusia. Software atau perangkat lunak membantu banyak pekerjaan terutama dalam hal otomatisasi beberapa aspek perusahaan. Alhasil, keterlibatan SDM dalam suatu perusahaan dapat berkurang. Faktor ini tentunya berimbas pada hal positif dan juga negatif. Bentuk hal positif yang disebabkan berupa peningkatan produktivitas dan efisiensi SDM, serta pengelolaan karyawan yang lebih efektif. Hal negatif dapat berupa kekeliruan fungsi manajemen SDM.

Tantangan dan solusi

Faktor-faktor di atas tenutnya menyebabkan tantangan yang bisa ditemui secara umum di perusahaan. Di rangkum dari berbagai laporan dan penelitian tentang manajemen SDM, berikut tantangan manajemen sumber daya manusia. Solusi yang pas untuk semua tantangan juga disertakan.

Menarik Talenta Terbaik

Solusi: Branding perusahaan yang kuat, kompensasi yang kompetitif, promosikan insentif

Manajemen Perubahan

Solusi: Komunikasi yang jelas, memberikan keterampilan dan strategi, mengembangkan rencana alternatif, membangun kemampuan beradaptasi

Peningkatan Keterampilan

Solusi: Menganalisis kesenjangan keterampilan, menjalankan program pelatihan, memanfaatkan software yang berhubungan pelatihan yang dianalisis

Membangun Keterampilan Digital

Solusi: Merencanakan adopsi stratetgi, identifikasi kebutuhan keterampilan, menggunakan panduan DAP

Mengelola Keberagaman

Solusi: Mengevaluasi dan menetapkan tujuan DEI, mengomunikasikan pentingnya, membangun tim, penetapan standar saat rekrutmen

Keterlibatan Karyawan

Solusi: Komunikasi dua arah, pengakuan, keseimbangan kehidupan kerja, peluang pengembangan

Retensi Karyawan

Solusi: Memahami alasan pergantian, menawarkan fleksibilitas dan rencana pengembangan, dialog rutin

Pengembangan Kepemimpinan

Solusi: Program pelatihan formal, perencanaan suksesi, pengkaderan berjangka

Kesehatan & Kesejahteraan Karyawan

Solusi: Kebijakan pintu terbuka, melatih EQ, mendorong waktu istirahat, memberikan program

Orientasi Karyawan

Solusi: Ciptakan pengalaman ramah, kemudahan transisi, lingkungan kerja bebas diskriminasi, budaya kerja produktif

Pelatihan Perekrutan Baru

Solusi: Tetapkan tujuan, berikan umpan balik, gunakan DAP untuk pelatihan yang dipersonalisasi

Tenaga Kerja Jarak Jauh

Solusi: Menyediakan alat dan kebijakan, menggunakan DAP untuk pelatihan, mendorong komunikasi, pengawasan berkala

Pengalaman Karyawan

Solusi: Memberdayakan karyawan, tujuan transparan, pembinaan, fleksibilitas, pengembangan, jenjang karir

Mengukur SDM

Solusi: Lacak metrik seperti kualitas perekrutan, pergantian, pendapatan per karyawan

Kompensasi & Tunjangan

Solusi: Berkreasilah lebih dari sekedar gaji, tawarkan berbagai motivator, pertimbangkan berbagai varian insentif dan benefit

Kesimpulan

Mengelola sumber daya manusia menjadi akan selalu makin kompleks. Rupa-rupa tantangan manajemen sumber daya manusia konvensional atau pun terbaru juga akan muncul. Hal pertama yang perlu dilakukan adalan memahami penyebab tantangan. Lalu dilanjutkan dengan belajar dari pengalaman dan juga mengikuti perkembangan kecenderungan atau pola tantangan. Tidak hanya pengalaman, belajar dari tantangan yang sudah disajikan di atas pun dapat dapat membantu. Para pimpinan SDM yang berpikiran maju dapat membangun tenaga kerja yang siap dan tangguh untuk masa depan.

Jumlah Pegawai yang Paling Optimal Harus Disesuaikan dengan Jenis Bisnis Anda

Menjadi sukses dengan berbisnis adalah mimpi banyak orang. Namun perjalanan untuk bisa mencapai ke sana tidak mudah sehingga pebisnis harus terus belajar. Salah satu hal yang perlu dipelajari berkaitan dengan jumlah pegawai yang paling optimal. Menjawab pertanyaan tersebut sebaiknya berdasarkan banyak research. Anda bisa meluangkan waktu untuk membaca berbagai buku, jurnal, atau informasi dari internet.

Mengapa Pebisnis Perlu Hire Jumlah Pegawai yang Paling Optimal?

Seorang pebisnis selalu mengkonversikan waktu dan tindakan menjadi hal produktif. Sedangkan merekrut pegawai terlalu banyak bukan berarti baik bagi produktivitas. Maka dari itu, seorang pebisnis perlu mengetahui alasan mengapa penting untuk merekrut pegawai berjumlah tepat sesuai kebutuhan.

1. Menghemat Waktu

Proses rekruitmen memerlukan waktu yang cukup banyak untuk satu orang karyawan. Terlebih lagi jenis tes kompetensi yang harus dijalankan tidak hanya satu. Ada rangkaian tes mulai dari psikotes sampai dengan interview yang bisa saja memakan waktu lebih dari satu hari. Alhasil seorang pebisnis perlu mengetahui berapa banyak pegawai yang dibutuhkan agar bisa lebih berhemat waktu. Apalagi setelah seorang karyawan baru diterima bekerja, mereka perlu mengikuti pelatihan-pelatihan.

2. Memaksimalkan Produktivitas

Setiap karyawan yang lulus tes, rata-rata memiliki kemampuan minimal yang diperlukan oleh sebuah tempat kerja. Bagian HR atau pemimpin bisnis perlu mengasah kemampuan setiap karyawan agar lebih berkompetensi. Proses pengasahan kemampuan dapat dilakukan dengan bantuan pelatihan-pelatihan. Pastikan karyawan mendapatkan skill dan pengetahuan yang dapat diterapkan langsung di lapangan kerja. Setelah itu, seluruh karyawan tadi perlu diarahkan agar berkontribusi yang terbaik dalam segi waktu dan tenaga. Semua karyawan memiliki tanggung jawab untuk membangun performa tempat kerja. Sebaliknya perusahaan yang rekrut karyawan terlalu banyak, umumnya ada saja karyawan yang memiliki waktu longgar.

3. Mengurangi Turnover Cost

Hampir sebagian besar tempat kerja pernah mengalami turnover cost besar akibat kelebihan rekrut karyawan. Padahal uang untuk menggaji karyawan bisa saja berasal dari investor. Maka dari itu, berhati-hati setiap kali melakukan proses rekrutmen. Buat keputusan yang tepat agar uang investor dapat dipakai untuk hal lain yang lebih berkontribusi pada perkembangan tempat kerja.

4. Meningkatkan Moral Kerjasama Tim

Menambah karyawan baru ke dalam suatu tim dapat menimbulkan kecemasan dari individu dalam tim. Hal ini mamppu mempengaruhi moral anggota lama dalam tim tadi. Tidak jarang suasana pengerjaan proyek menjadi dipenuhi tekanan akibat salah merekrut karyawan baru. Seorang leader perlu memikirkan masalah rekrutmen secara hati-hati.

Berapa Jumlah Karyawan yang Tepat?

Anda telah memahami mengapa perlu untuk merekrut karyawan dengan jumlah yang tepat. Sekarang kami juga akan menjawab tentang jumlah yang tepat setiap kali merekrut karyawan. Pertimbangan dapat disesuaikan dari seberapa besar bisnis. Apakah suatu bisnis masuk kategori bisnis kecil, start up, perusahaan nasional, atau perusahaan internasional.

1. Bisnis Kecil

Jumlah bisnis kecil jauh lebih banyak di seluruh dunia daripada tingkatan bisnis lainnya. Berdasarkan Patriot Software, jumlah dari pebisnis kecil ini mencapai 99,9% di America. Tentu saja bisnis kecil tidak cocok bila memiliki jumlah karyawan sebanyak start up. Apabila bisnis baru pertama dirintis dari nol, disarankan untuk dikelola sendiri dahulu. Artinya tidak perlu rekrut karyawan dahulu. Apabila keuntungan sudah semakin besar dan ada dana khusus penggajian karyawan setiap bulan, maka owner dapat rekrut karyawan. Tentu saja proses rekrutmen dilakukan ketika owner kerepotan menangani permintaan konsumen yang semakin banyak. Jumlah pegawai yang paling optimal untuk bisnis kecil dimulai dari 1 -20 orang. Tentu saja UMKM masuk dalam kategori bisnis kecil. Berdasarkan CNBC Indonesia, jumlah UMKM di negara kita sampai lebih dari 8 juta unit. Jumlah UMKM terbanyak berada di wilayah Jawa Barat yakni 1.494.723 unit. Keberadaan dari UMKM ini terbukti mampu menyediakan lapangan kerja lebih dari 50% berdasarkan Kementrian Keuangan UMKM.

2. Start Up

Apabila tingkatan bisnis sudah masuk kategori Start Up, maka jumlah karyawan berbeda dari bisnis kecil. Pada umumnya sebuah Start Up akan memiliki 5 orang karyawan awalnya. Hanya saja beberapa Start Up ada yang memulai dengan rekrut 10 orang. Kemudian proses rekrutmen dapat dilakukan kembali saat demand dari konsumen terus meningkat. Tentu saja penambahan karyawan dilakukan setelah ada pertimbangan tugas proyek yang tidak lagi terambah karena semua karyawan sudah full job. Sedangkan Start Up sendiri umumnya memiliki jumlah pegawai maksimal 50 orang. Proses hiring tambahan sendiri lebih berfokus pada spesialis maupun orang-orang yang berpengalaman. Berdasarkan Situs Sifted, 10 orang pertama yang direkrut bekerja pada Start Up Teknologi sebagai:

Product Designer
Frontend Engineer
Full Stack Engineer
Software Engineer
BackEnd Engineer

Hal yang harus Anda hindari sewaktu hire karyawan adalah hire salesperson terlalu banyak. Kategori banyak disini adalah lebih dari 10 orang. Salesperson sendiri merupakan pekerjaan yang memerlukan penggajian paling banyak. Beberapa situs luar negeri juga menjelaskan bahwa posisi tersebut perlu penggajian mahal.

3. Perusahaan Kecil

Perusahaan kecil berpendapatan $38.5 juta berdasarkan Indeed. Jumlah karyawan dari skala bisnis ini tidak lebih dari 1.500 orang. Sedangkan jumlah minimal tenaga kerja di perusahaan kecil sebanyak 100 orang. Jumlah staf IT yang eksis di tempat tersebut tidak banyak dengan kemampuan sangat terbatas. Target konsumen utama juga punya jangkauan terbatas meskipun penjualan produk atau layanan dilakukan melalui online. Pengambilan keputusan utama juga dilakukan oleh satu orang saja.

4. Perusahaan Medium

Tingkatan medium pada perusahaan biasanya memperkerjakan sekitar 1.500 hingga 2.000 orang. Pendapatan tahunan perusahaan berkisar $38.5 juta hingga $1 miliar. Pada perusahaan memiliki jumlah staf IT dan lainnya yang lebih banyak. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang kompleks. Pemilik perusahaan memiliki perbekalan pengetahuan yang update dalam bidang manajemen.

5. Perusahaan Besar

Perusahaan ini bisa berupa perusahaan berskala nasional dan internasional. Jumlah karyawan jauh lebih banyak dari perusahaan medium. Pendapatan tahunan juga bisa lebih dari $1 miliar. Perusahaan besar umumnya memiliki banyak karyawan bekerja remote. Jangkauan konsumen juga sangat luas, mencapai seluruh dunia. Contoh dari perusahaan ini adalah Amazon yang memiliki pegawai sampai 1.541.000 pada tahun 2022. Sekarang Anda telah mengetahui berapa jumlah pegawai yang paling optimal berdasarkan tingkatan bisnis. Anda dapat menerapkan pengetahuan ini sehingga tidak terjadi over recruitment.

Perencanaan SDM untuk Bersaing dengan Perusahaan Asing

Semua perusahaan yang ada sekarang harus mampu bersaing secara global. Terlebih lagi konsumen mampu membeli barang-barang secara online melalui marketplace. Marketplace sendiri sebagian berasal dari dalam negeri dan banyak yang berasal dari mancanegara. Salah satu faktor penting yang harus dipahami tim HR adalah berpacu terhadap perencanaan SDM. Penjelasan lebih mendalam tentang plan untuk memajukan kualitas manusia dalam perusahaan dapat Anda lihat berikut.

Apa Itu Perencanaan SDM?

Potensi dari setiap orang yang dapat berkembang melalui pelatihan dan ditujukan untuk meningkatkan performa industry. Pada dasarnya masing-masing perusahaan masih memerlukan hal ini karena ada beberapa pekerjaan yang tidak dapat digantikan oleh kecerdasan buatan (AI). Memberikan pelatihan dan tes secara regular akan memacu karyawan semangat dalam belajar mengenai bidangnya. Sedangkan dalam proses membuat rencana pengembangan, diperlukan proses identifikasi sekaligus analisa terlebih dahulu. Kemudian perencanaan untuk pengembangan SDM harus ditata secara sistematis. Penataan rencana tersebut juga perlu disesuaikan terhadap tujuan perusahaan. Tim HR perusahaan perlu melaksanakan tugas tersebut sembari terus mengidentifikasi skill apa saja yang diperlukan oleh karyawan. Perkembangan teknologi memungkinkan skill yang diperlukan menjadi berbeda. Kemampuan karyawan yang tinggi dan mendukung performa perusahaan berdampak pada perusahaan dapat berkompetisi global. Tidak heran bila seorang manager perlu untuk update terhadap perkembangan teknologi, kemampuan teknologi kompetitor, skill karyawan milik kompetitor, dan lain-lain.

Tim HR dituntut untuk selalu berpikir dan bertindak out-of-the-box demi perkembangan perusahaan. Guna mencapai hal itu, seorang HR perlu banyak membaca seputar bisnis dan managemen. Ada banyak sumber yang dapat Anda pakai untuk update pengetahuan, seperti majalah, journal, website, vlogger tentang bisnis, dan komunitas serupa. Tak lupa juga bagian pemasaran ada dalam plan ini agar konsumen mengetahui berbagai kelebihan atau value dari suatu produk atau service. Berdasarkan Investopedia, planning terhadap human resource juga bermanfaat untuk meningkatkan banyak aspek dari para karyawan. Beberapa aspek yang dimaksud adalah motivasi karyawan dan return on investment. ROI sendiri cukup penting bagi investor yang menanamkan modal kepada suatu perusahaan.

Langkah untuk Melaksanakan Human Resource Planning

Ada beberapa langkah yang biasa dijalankan perusahaan untuk meningkatkan mutu SDM dengan planning. Cara membuat plan tersebut adalah proses analisa, estimasi kebutuhan tenaga kerja, penyeimbangan antara permintaan tenaga kerja dengan supply, dan pengembangan. Setiap penjelasan lebih detail dapat Anda pahami berikut:

Analisa

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menganalisa. Setiap perusahaan memiliki kasus yang berbeda terhadap ketersediaan karyawan, skill, kualifikasi, keuntungan, dan lain-lain. Bagian HR berpengaruh besar terhadap langkah ini. Bahkan mereka harus dapat menganalisa secara detail dan berpatok pada pencapaian. Bahkan bagian HR juga perlu mengidentifikasi masing-masing kelemahan karyawan dan juga keunggulan mereka.

Estimasi terhadap Kebutuhan Tenaga Kerja

Jumlah karyawan yang banyak belum tentu membuat produktivtias meningkat. HR harus mengetahui perkiraan kebutuhan tenaga kerja. Apalagi masa sekarang sudah banyak AI yang membantu pekerjaan manusia. Contoh beberapa AI yang dimaksud:

Software HR:

Divisi HR perlu untuk menggunakan software HR yang dapat menolong perhitungan gaji masing-masing karyawan. Perhitungan gaji dilakukan otomatis berdasarkan factor-faktor datang kantor tepat waktu, penghargaan, dan lain-lain. Hal tersebut sangat membantu meringkas waktu yang diperlukan HR setiap kali tanggal penggajian akan tiba.

AI for Film Production Company:

Jaman sekarang sudah banyak beredar website, software, maupun aplikasi yang dapat membantu tim film production dengan memanfaatkan AI. Tentu saja seluruh karyawan produksi film perlu mempelajari hal ini. Video singkat sekarang sudah bisa dibuat oleh AI walaupun masih patah-patah. Namun hasil video tersebut dapat diedit lebih lanjut untuk hasil lebih smooth. Bahkan software mirip dengan ChatGPT versi premium juga mampu membuatkan teks scenario. Sisanya bagian pembuat scenario hanya perlu memberikan deskripsi yang tepat melalui ChatGPT.

AI for Industrial Engineering

Dunia perindustrian Teknik juga banyak yang menerapkan AI. Berkat teknologi AI tersebut, proses analisa data bisa menjadi lebih cepat. Bahkan sistem AI juga bsia segera dihubungkan ke mesin sehingga pengaturan bersifat otomatis. Ada banyak cost saving yang dihemat ketika menjalankan kecerdasan buatan ini.

Penyeimbangan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Pasokan

Bagian HR juga harus bisa memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Jangan sampai merekrut tenaga kerja dalam jumlah berlebih dari permintaan. Penting untuk menjalin komunikasi yang baik dengan bagian lapangan. Terlebih lagi, HR perlu untuk memikirkan beberapa pertimbangan berikut:

Apakah karyawan masih memerlukan pembelajaran skill baru?
Apakah manager memerlukan banyak operator dan karyawan lainnya?
Dan apakah semua tenaga kerja memenuhi tugas dan memberikan performa yang baik?
Merancang dan Mengembangkan Rencana

Perusahaan perlu untuk merancang perencanaan tenaga manusia. Kolaborasi dari setiap divisi diperlukan agar plan yang dibuat sesuai. Pastikan HR dapat melakukan efisiensi terhadap tenaga kerja sehingga hanya yang berkualitas saja yang ada dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan karena perusahaan memerlukan budget untuk bisa semakin mengembangkan perusahaan. Budget yang dimaksud bisa saja ditujukan untuk tim pemasaran. Perusahaan dapat semakin melatih tenaga kerja yang sekiranya memiliki potensi tinggi saja.

Dalam pembuatan plan sendiri, plan tenaga kerja dapat terbagi menjadi dua yakni hard and soft. Perencanaan yang bersifat Hard diutjukan untuk mengevaluasi tenaga kerja secara kuantitatif sehingga perusahaan dapat merekrut tenaga kerja dengan jumlah yang tepat. Kemudian perencanaan bersifat Soft lebih berfokus pada budaya lingkungan kerja suatu perusahaan, motivasi, dan perilaku tenaga kerja.

Perencanaan SDM ini mengacu lebih ke pengembangan diri dari segi skill dan pengetahuan dari setiap tenaga kerja. Kini Anda telah mengetahui bahwa dunia modern mengharuskan perusahaan dapat berkompetisi secara global. Persaingan global bukan hal yang mudah mengingat banyak perusahaan mancanegara yang telah mengaplikasikan AI terlebih dahulu. Banyak dari perusahaan asing yang memiliki human resource lebih berkualitas juga. Maka dari itu, HR harus segera mengarahkan para karyawan untuk bisa meningkatkan kualitas diri. Salah satu cara untuk mengarahkan tenaga kerja adlaah pembuatan perencanaan SDM yang tepat dan mengawasi proses penerapannya. Pastikan untuk memberikan pelatihan berkala terhadap tenaga kerja yang sudah ada.