Ilmu Manajemen SDM | Pelatihan untuk Kinerja Bisnis Optimal

Cara Melakukan Workload Analysis untuk Tingkatkan Produktivitas

Dunia perkantoran tidak bisa lepas dari workload analysis. Hal tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan bantuan software juga di era modern. Tujuan dari analisa tersebut adalah mencegah terjadinya rekrutmen karyawan berlebihan yang berujung pada kelebihan pengeluaran budget. Bagi Anda yang ingin lebih memahami tentang istilah tersebut maka perlu dimulai dengan mengerti definisinya terlebih dahulu.

Apa Itu Workload Analysis?

Definisi dari istilah tersebut adalah perhitungan yang diperlukan untuk mengetahui jumlah orang yang perlu direkrut. Jumlah yang tepat memungkinkan suatu proyek terselesaikan dengan optimal dan tepat waktu. Tidak ada anggota tim yang menerima beban kerja berlebihan karena mereka tidak mungkin terus-menerus lembur. Bekerja lembur berlebihan dapat menyebabkan gangguan kesehatan fisik maupun mental. Lebih baik untuk membuat para karyawan bekerja secara efisien agar hasil proyek menjadi optimal. Anda bisa memahami dengan lebih detail melalui contoh berikut:

Professional Services Business

Salah satu contoh bidang yang akan dibahas pada poin ini berupa bisnis layanan. Setiap kali hendak membuat proyek baru, maka Anda perlu melihat project scope. Setelah itu, Anda bisa mulai untuk mencari tahu workload sekarang yang dibebankan ke setiap karyawan. Pembagian tugas ini sekarang sudah dapat Anda monitoring melalui software maupun aplikasi real-time. Hanya dengan beberapa klik maka akan muncul apa-apa yang sedang dikerjakan oleh para karyawan. Apabila semua orang mengemban tugas yang sudah full, maka Anda dapat melakukan penugasan ulang. Pilih karyawan yang memiliki kemampuan menyelesaikan proyek dengan baik. Apabila kantor memang memerlukan tambahan karyawan, maka Anda bisa mempertimbangkan outsourcing. Jika tujuan tugas berjangka panjang, disarankan untuk merekrut karyawan.

Kesehatan

Contoh kedua menjelaskan tentang analisa bidang kerja di dunia kesehatan Puskesmas. Tenaga kerja kesehatan di Puskesmas terdiri atas dokter, perawat, dan bidan. Pengaturan dari ketenagakerjaan tersebut diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomo 74 Tahun 2014. Berdasarkan Jurnal Manajemen Kesehatan Indonesia (2017), Eska Distia P. dan kawan-kawan melaporkan bahwa tenaga kerja punya beban berat pekerjaan yang perlu dibuktikan melalui perhitungan beban kerja obyektif. Salah satu metode yang dapat diterapkan dalam dunia kesehatan adalah perhitungan dnegan cara time and motion study.

Langkah-Langkah Melakukan Analisa Beban Kerja

Anda sudah memahami definisi dan contoh dari workload analysis. Sekarang kami akan membahas tentang langkah-langkah melakukan analisa beban kerja. Penjelasan detail mengenai langkah-langkahnya dapat Anda lihat berikut.

1. Memeriksa Ketersediaan Resource Terkini

Sebaiknya para manajer sudah memanfaatkan software khusus untuk mengetahui beban kerja setiap bawahan. Berdasarkan panel tersebut, manajer dapat memahami siapa saja yang job sudah full dan tidak bisa ditambah pekerjaan. Para bawahan juga bisa mengetahui tugas yang diberikan kepada mereka secara real-time. Mereka bisa melakukannya tanpa harus bertatap muka langsung dengan manajer. Tentu saja tindakan tersebut sangat menghemat waktu. Hanya momen tertentu saja, manajer perlu bertatap muka untuk menjelaskan hal yang urgen.

2. Melakukan Perhitungan Beban Kerja Berdasarkan Rates

Perhitungan beban kerja memiliki rumus tersendiri. Anda tidak perlu menghitung manual ketika sudah mengaplikasikan software. Cukup input beberapa variable yang ditanyakan software tersebut. Sisanya Anda dapat mengamati beban kerja masing-masing karyawna berdasarkan persentase. Semakin besar persentase berarti beban kerja yang ditanggung seseorang semakin banyak. Apabila terdapat proyek mendesak, seorang manajer bisa saja mengatur ulang job yang sudah dikerjakan. Berdasarkan website Runn, penugasan ulang menggunakan software atas proyek yang urgen dapat menghemat banyak sekali company cost.

3. Mengestimasi Berat suatu Tugas

Proyek baru masuk ke tempat Anda bekerja sehingga pengerjaannya belum dilakukan sama sekali. Anda perlu menganalisa seberapa berat pengerjaan proyek tersebut. Penilaiaan beban kerja ini dapat berkaca dari proyek sebelumnya bila sudah pernah ada yang menangani. Apabila proyek tersebut benar-benar baru dan belum ada yang berpengalaman, maka Anda perlu brainstorming. Perkirakan beban seakurat mungkin, walaupun tidak mungkin akurat sampai 100%. Kemudian pertimbangkan siapa yang mampu menangani proyek baru tersebut berdasarkan skill dan pengetahuan para karyawan.

4. Distribusikan Tugas secara Adil

Tidak dapat dipungkiri bahwa skill dan pengetahuan karyawan satu dengan lain berbeda-beda. Apabila terdapat karyawan yang kurang berkembang dalam dua hal tadi, maka Anda dapat memberikan pelatihan berkala. Bekali mereka dengan pengetahuan terbaru yang dapat diimplementasikan dalam menyelesaikan tugas. Apabila kemampuan antar karyawan menjadi rata-rata sudah hampir sama, maka Anda dapat mendistribusikan tugas secara lebih rata. Tidak ada lagi karyawan yang memiliki waktu longgar sehingga proyek-proyek dapat selesai dengan lebih cepat dan optimal. Apabila ada karyawan yang mengalami kendala atas suatu proyek, maka manajer perlu untuk sharing bersama dengan karyawan lain. Langkah ini sangat efisien untuk membuat suatu proyek lebih cepat terpecahkan. Budayakan untuk saling membantu dan care dalam lingkungan kerja agar lingkungan kerja menjadi lebih kondusif.

5. Atur Pengerjaan Berdasarkan Prioritas

Seorang manajer harus dapat membuat prioritas pengerjaan proyek. Walaupun memang ada saja hal tidak terduga yang terjadi ketika mengerjakan proyek. Namun Anda perlu bisa memberikan keputusan prioritas dengan baik. Pembuatan prioritas dapat dipelajari melalui teori maupun laporan pengalaman dari proyek serupa sebelumnya. Kemudian penting juga untuk membuat rencana B dan C pada setiap pengerjaan proyek. Rencana tersebut diperlukan ketika rencana A suatu proyek tidak berjalan mulus. Pembuatan rencana B dan C juga dapat dipelajari melalui teori atau pemikiran matang sendiri.

Akibat Tidak Memeriksa Beban Kerja Sheet

Berdasarkan Hello Nimbly Technologies, kebiasaan tidak memeriksa beban kerja sheet dapat berakibat buruk terhadap produktivitas. Pembagian tugas bisa menjadi tidak adil sehingga ada karyawan yang kelebihan beban kerja dan ada yang longgar. Karyawan yang mendapatkan beban kerja terlalu berat dapat mengalami burnout. Terlebih lagi bila tugas-tugas tersebut memiliki deadline yang cepat harus diselesaikan. Mereka mengalami stress berlebihan yang mempengaruhi mental dan fisik. Sebanyak 67% pegawai di Amerika Serikat mengalami gejala burnout pada tahun 2020. Berdasarkan Robert Walters, Lebih dari 60% pegawai berusia 40-an yang mengalami burnout pada 2021. Sedangkan menurut HC Mag, 85% pegawai Singapura mengalami burnout pada tahun 2022. Kejadian burnout tersebut dapat dihindari dengan pembagian tugas yang adil berdasarkan workload analysis dan rekrut karyawan baru bila semua karyawan sudah penuh jadwal.

Jumlah Pegawai yang Paling Optimal Harus Disesuaikan dengan Jenis Bisnis Anda

Menjadi sukses dengan berbisnis adalah mimpi banyak orang. Namun perjalanan untuk bisa mencapai ke sana tidak mudah sehingga pebisnis harus terus belajar. Salah satu hal yang perlu dipelajari berkaitan dengan jumlah pegawai yang paling optimal. Menjawab pertanyaan tersebut sebaiknya berdasarkan banyak research. Anda bisa meluangkan waktu untuk membaca berbagai buku, jurnal, atau informasi dari internet.

Mengapa Pebisnis Perlu Hire Jumlah Pegawai yang Paling Optimal?

Seorang pebisnis selalu mengkonversikan waktu dan tindakan menjadi hal produktif. Sedangkan merekrut pegawai terlalu banyak bukan berarti baik bagi produktivitas. Maka dari itu, seorang pebisnis perlu mengetahui alasan mengapa penting untuk merekrut pegawai berjumlah tepat sesuai kebutuhan.

1. Menghemat Waktu

Proses rekruitmen memerlukan waktu yang cukup banyak untuk satu orang karyawan. Terlebih lagi jenis tes kompetensi yang harus dijalankan tidak hanya satu. Ada rangkaian tes mulai dari psikotes sampai dengan interview yang bisa saja memakan waktu lebih dari satu hari. Alhasil seorang pebisnis perlu mengetahui berapa banyak pegawai yang dibutuhkan agar bisa lebih berhemat waktu. Apalagi setelah seorang karyawan baru diterima bekerja, mereka perlu mengikuti pelatihan-pelatihan.

2. Memaksimalkan Produktivitas

Setiap karyawan yang lulus tes, rata-rata memiliki kemampuan minimal yang diperlukan oleh sebuah tempat kerja. Bagian HR atau pemimpin bisnis perlu mengasah kemampuan setiap karyawan agar lebih berkompetensi. Proses pengasahan kemampuan dapat dilakukan dengan bantuan pelatihan-pelatihan. Pastikan karyawan mendapatkan skill dan pengetahuan yang dapat diterapkan langsung di lapangan kerja. Setelah itu, seluruh karyawan tadi perlu diarahkan agar berkontribusi yang terbaik dalam segi waktu dan tenaga. Semua karyawan memiliki tanggung jawab untuk membangun performa tempat kerja. Sebaliknya perusahaan yang rekrut karyawan terlalu banyak, umumnya ada saja karyawan yang memiliki waktu longgar.

3. Mengurangi Turnover Cost

Hampir sebagian besar tempat kerja pernah mengalami turnover cost besar akibat kelebihan rekrut karyawan. Padahal uang untuk menggaji karyawan bisa saja berasal dari investor. Maka dari itu, berhati-hati setiap kali melakukan proses rekrutmen. Buat keputusan yang tepat agar uang investor dapat dipakai untuk hal lain yang lebih berkontribusi pada perkembangan tempat kerja.

4. Meningkatkan Moral Kerjasama Tim

Menambah karyawan baru ke dalam suatu tim dapat menimbulkan kecemasan dari individu dalam tim. Hal ini mamppu mempengaruhi moral anggota lama dalam tim tadi. Tidak jarang suasana pengerjaan proyek menjadi dipenuhi tekanan akibat salah merekrut karyawan baru. Seorang leader perlu memikirkan masalah rekrutmen secara hati-hati.

Berapa Jumlah Karyawan yang Tepat?

Anda telah memahami mengapa perlu untuk merekrut karyawan dengan jumlah yang tepat. Sekarang kami juga akan menjawab tentang jumlah yang tepat setiap kali merekrut karyawan. Pertimbangan dapat disesuaikan dari seberapa besar bisnis. Apakah suatu bisnis masuk kategori bisnis kecil, start up, perusahaan nasional, atau perusahaan internasional.

1. Bisnis Kecil

Jumlah bisnis kecil jauh lebih banyak di seluruh dunia daripada tingkatan bisnis lainnya. Berdasarkan Patriot Software, jumlah dari pebisnis kecil ini mencapai 99,9% di America. Tentu saja bisnis kecil tidak cocok bila memiliki jumlah karyawan sebanyak start up. Apabila bisnis baru pertama dirintis dari nol, disarankan untuk dikelola sendiri dahulu. Artinya tidak perlu rekrut karyawan dahulu. Apabila keuntungan sudah semakin besar dan ada dana khusus penggajian karyawan setiap bulan, maka owner dapat rekrut karyawan. Tentu saja proses rekrutmen dilakukan ketika owner kerepotan menangani permintaan konsumen yang semakin banyak. Jumlah pegawai yang paling optimal untuk bisnis kecil dimulai dari 1 -20 orang. Tentu saja UMKM masuk dalam kategori bisnis kecil. Berdasarkan CNBC Indonesia, jumlah UMKM di negara kita sampai lebih dari 8 juta unit. Jumlah UMKM terbanyak berada di wilayah Jawa Barat yakni 1.494.723 unit. Keberadaan dari UMKM ini terbukti mampu menyediakan lapangan kerja lebih dari 50% berdasarkan Kementrian Keuangan UMKM.

2. Start Up

Apabila tingkatan bisnis sudah masuk kategori Start Up, maka jumlah karyawan berbeda dari bisnis kecil. Pada umumnya sebuah Start Up akan memiliki 5 orang karyawan awalnya. Hanya saja beberapa Start Up ada yang memulai dengan rekrut 10 orang. Kemudian proses rekrutmen dapat dilakukan kembali saat demand dari konsumen terus meningkat. Tentu saja penambahan karyawan dilakukan setelah ada pertimbangan tugas proyek yang tidak lagi terambah karena semua karyawan sudah full job. Sedangkan Start Up sendiri umumnya memiliki jumlah pegawai maksimal 50 orang. Proses hiring tambahan sendiri lebih berfokus pada spesialis maupun orang-orang yang berpengalaman. Berdasarkan Situs Sifted, 10 orang pertama yang direkrut bekerja pada Start Up Teknologi sebagai:

Product Designer
Frontend Engineer
Full Stack Engineer
Software Engineer
BackEnd Engineer

Hal yang harus Anda hindari sewaktu hire karyawan adalah hire salesperson terlalu banyak. Kategori banyak disini adalah lebih dari 10 orang. Salesperson sendiri merupakan pekerjaan yang memerlukan penggajian paling banyak. Beberapa situs luar negeri juga menjelaskan bahwa posisi tersebut perlu penggajian mahal.

3. Perusahaan Kecil

Perusahaan kecil berpendapatan $38.5 juta berdasarkan Indeed. Jumlah karyawan dari skala bisnis ini tidak lebih dari 1.500 orang. Sedangkan jumlah minimal tenaga kerja di perusahaan kecil sebanyak 100 orang. Jumlah staf IT yang eksis di tempat tersebut tidak banyak dengan kemampuan sangat terbatas. Target konsumen utama juga punya jangkauan terbatas meskipun penjualan produk atau layanan dilakukan melalui online. Pengambilan keputusan utama juga dilakukan oleh satu orang saja.

4. Perusahaan Medium

Tingkatan medium pada perusahaan biasanya memperkerjakan sekitar 1.500 hingga 2.000 orang. Pendapatan tahunan perusahaan berkisar $38.5 juta hingga $1 miliar. Pada perusahaan memiliki jumlah staf IT dan lainnya yang lebih banyak. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang kompleks. Pemilik perusahaan memiliki perbekalan pengetahuan yang update dalam bidang manajemen.

5. Perusahaan Besar

Perusahaan ini bisa berupa perusahaan berskala nasional dan internasional. Jumlah karyawan jauh lebih banyak dari perusahaan medium. Pendapatan tahunan juga bisa lebih dari $1 miliar. Perusahaan besar umumnya memiliki banyak karyawan bekerja remote. Jangkauan konsumen juga sangat luas, mencapai seluruh dunia. Contoh dari perusahaan ini adalah Amazon yang memiliki pegawai sampai 1.541.000 pada tahun 2022. Sekarang Anda telah mengetahui berapa jumlah pegawai yang paling optimal berdasarkan tingkatan bisnis. Anda dapat menerapkan pengetahuan ini sehingga tidak terjadi over recruitment.

Perencanaan SDM untuk Bersaing dengan Perusahaan Asing

Semua perusahaan yang ada sekarang harus mampu bersaing secara global. Terlebih lagi konsumen mampu membeli barang-barang secara online melalui marketplace. Marketplace sendiri sebagian berasal dari dalam negeri dan banyak yang berasal dari mancanegara. Salah satu faktor penting yang harus dipahami tim HR adalah berpacu terhadap perencanaan SDM. Penjelasan lebih mendalam tentang plan untuk memajukan kualitas manusia dalam perusahaan dapat Anda lihat berikut.

Apa Itu Perencanaan SDM?

Potensi dari setiap orang yang dapat berkembang melalui pelatihan dan ditujukan untuk meningkatkan performa industry. Pada dasarnya masing-masing perusahaan masih memerlukan hal ini karena ada beberapa pekerjaan yang tidak dapat digantikan oleh kecerdasan buatan (AI). Memberikan pelatihan dan tes secara regular akan memacu karyawan semangat dalam belajar mengenai bidangnya. Sedangkan dalam proses membuat rencana pengembangan, diperlukan proses identifikasi sekaligus analisa terlebih dahulu. Kemudian perencanaan untuk pengembangan SDM harus ditata secara sistematis. Penataan rencana tersebut juga perlu disesuaikan terhadap tujuan perusahaan. Tim HR perusahaan perlu melaksanakan tugas tersebut sembari terus mengidentifikasi skill apa saja yang diperlukan oleh karyawan. Perkembangan teknologi memungkinkan skill yang diperlukan menjadi berbeda. Kemampuan karyawan yang tinggi dan mendukung performa perusahaan berdampak pada perusahaan dapat berkompetisi global. Tidak heran bila seorang manager perlu untuk update terhadap perkembangan teknologi, kemampuan teknologi kompetitor, skill karyawan milik kompetitor, dan lain-lain.

Tim HR dituntut untuk selalu berpikir dan bertindak out-of-the-box demi perkembangan perusahaan. Guna mencapai hal itu, seorang HR perlu banyak membaca seputar bisnis dan managemen. Ada banyak sumber yang dapat Anda pakai untuk update pengetahuan, seperti majalah, journal, website, vlogger tentang bisnis, dan komunitas serupa. Tak lupa juga bagian pemasaran ada dalam plan ini agar konsumen mengetahui berbagai kelebihan atau value dari suatu produk atau service. Berdasarkan Investopedia, planning terhadap human resource juga bermanfaat untuk meningkatkan banyak aspek dari para karyawan. Beberapa aspek yang dimaksud adalah motivasi karyawan dan return on investment. ROI sendiri cukup penting bagi investor yang menanamkan modal kepada suatu perusahaan.

Langkah untuk Melaksanakan Human Resource Planning

Ada beberapa langkah yang biasa dijalankan perusahaan untuk meningkatkan mutu SDM dengan planning. Cara membuat plan tersebut adalah proses analisa, estimasi kebutuhan tenaga kerja, penyeimbangan antara permintaan tenaga kerja dengan supply, dan pengembangan. Setiap penjelasan lebih detail dapat Anda pahami berikut:

Analisa

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menganalisa. Setiap perusahaan memiliki kasus yang berbeda terhadap ketersediaan karyawan, skill, kualifikasi, keuntungan, dan lain-lain. Bagian HR berpengaruh besar terhadap langkah ini. Bahkan mereka harus dapat menganalisa secara detail dan berpatok pada pencapaian. Bahkan bagian HR juga perlu mengidentifikasi masing-masing kelemahan karyawan dan juga keunggulan mereka.

Estimasi terhadap Kebutuhan Tenaga Kerja

Jumlah karyawan yang banyak belum tentu membuat produktivtias meningkat. HR harus mengetahui perkiraan kebutuhan tenaga kerja. Apalagi masa sekarang sudah banyak AI yang membantu pekerjaan manusia. Contoh beberapa AI yang dimaksud:

Software HR:

Divisi HR perlu untuk menggunakan software HR yang dapat menolong perhitungan gaji masing-masing karyawan. Perhitungan gaji dilakukan otomatis berdasarkan factor-faktor datang kantor tepat waktu, penghargaan, dan lain-lain. Hal tersebut sangat membantu meringkas waktu yang diperlukan HR setiap kali tanggal penggajian akan tiba.

AI for Film Production Company:

Jaman sekarang sudah banyak beredar website, software, maupun aplikasi yang dapat membantu tim film production dengan memanfaatkan AI. Tentu saja seluruh karyawan produksi film perlu mempelajari hal ini. Video singkat sekarang sudah bisa dibuat oleh AI walaupun masih patah-patah. Namun hasil video tersebut dapat diedit lebih lanjut untuk hasil lebih smooth. Bahkan software mirip dengan ChatGPT versi premium juga mampu membuatkan teks scenario. Sisanya bagian pembuat scenario hanya perlu memberikan deskripsi yang tepat melalui ChatGPT.

AI for Industrial Engineering

Dunia perindustrian Teknik juga banyak yang menerapkan AI. Berkat teknologi AI tersebut, proses analisa data bisa menjadi lebih cepat. Bahkan sistem AI juga bsia segera dihubungkan ke mesin sehingga pengaturan bersifat otomatis. Ada banyak cost saving yang dihemat ketika menjalankan kecerdasan buatan ini.

Penyeimbangan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Pasokan

Bagian HR juga harus bisa memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Jangan sampai merekrut tenaga kerja dalam jumlah berlebih dari permintaan. Penting untuk menjalin komunikasi yang baik dengan bagian lapangan. Terlebih lagi, HR perlu untuk memikirkan beberapa pertimbangan berikut:

Apakah karyawan masih memerlukan pembelajaran skill baru?
Apakah manager memerlukan banyak operator dan karyawan lainnya?
Dan apakah semua tenaga kerja memenuhi tugas dan memberikan performa yang baik?
Merancang dan Mengembangkan Rencana

Perusahaan perlu untuk merancang perencanaan tenaga manusia. Kolaborasi dari setiap divisi diperlukan agar plan yang dibuat sesuai. Pastikan HR dapat melakukan efisiensi terhadap tenaga kerja sehingga hanya yang berkualitas saja yang ada dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan karena perusahaan memerlukan budget untuk bisa semakin mengembangkan perusahaan. Budget yang dimaksud bisa saja ditujukan untuk tim pemasaran. Perusahaan dapat semakin melatih tenaga kerja yang sekiranya memiliki potensi tinggi saja.

Dalam pembuatan plan sendiri, plan tenaga kerja dapat terbagi menjadi dua yakni hard and soft. Perencanaan yang bersifat Hard diutjukan untuk mengevaluasi tenaga kerja secara kuantitatif sehingga perusahaan dapat merekrut tenaga kerja dengan jumlah yang tepat. Kemudian perencanaan bersifat Soft lebih berfokus pada budaya lingkungan kerja suatu perusahaan, motivasi, dan perilaku tenaga kerja.

Perencanaan SDM ini mengacu lebih ke pengembangan diri dari segi skill dan pengetahuan dari setiap tenaga kerja. Kini Anda telah mengetahui bahwa dunia modern mengharuskan perusahaan dapat berkompetisi secara global. Persaingan global bukan hal yang mudah mengingat banyak perusahaan mancanegara yang telah mengaplikasikan AI terlebih dahulu. Banyak dari perusahaan asing yang memiliki human resource lebih berkualitas juga. Maka dari itu, HR harus segera mengarahkan para karyawan untuk bisa meningkatkan kualitas diri. Salah satu cara untuk mengarahkan tenaga kerja adlaah pembuatan perencanaan SDM yang tepat dan mengawasi proses penerapannya. Pastikan untuk memberikan pelatihan berkala terhadap tenaga kerja yang sudah ada.