Ilmu Manajemen SDM | Pelatihan untuk Kinerja Bisnis Optimal

Cara Melakukan Workload Analysis untuk Tingkatkan Produktivitas

Dunia perkantoran tidak bisa lepas dari workload analysis. Hal tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan bantuan software juga di era modern. Tujuan dari analisa tersebut adalah mencegah terjadinya rekrutmen karyawan berlebihan yang berujung pada kelebihan pengeluaran budget. Bagi Anda yang ingin lebih memahami tentang istilah tersebut maka perlu dimulai dengan mengerti definisinya terlebih dahulu.

Apa Itu Workload Analysis?

Definisi dari istilah tersebut adalah perhitungan yang diperlukan untuk mengetahui jumlah orang yang perlu direkrut. Jumlah yang tepat memungkinkan suatu proyek terselesaikan dengan optimal dan tepat waktu. Tidak ada anggota tim yang menerima beban kerja berlebihan karena mereka tidak mungkin terus-menerus lembur. Bekerja lembur berlebihan dapat menyebabkan gangguan kesehatan fisik maupun mental. Lebih baik untuk membuat para karyawan bekerja secara efisien agar hasil proyek menjadi optimal. Anda bisa memahami dengan lebih detail melalui contoh berikut:

Professional Services Business

Salah satu contoh bidang yang akan dibahas pada poin ini berupa bisnis layanan. Setiap kali hendak membuat proyek baru, maka Anda perlu melihat project scope. Setelah itu, Anda bisa mulai untuk mencari tahu workload sekarang yang dibebankan ke setiap karyawan. Pembagian tugas ini sekarang sudah dapat Anda monitoring melalui software maupun aplikasi real-time. Hanya dengan beberapa klik maka akan muncul apa-apa yang sedang dikerjakan oleh para karyawan. Apabila semua orang mengemban tugas yang sudah full, maka Anda dapat melakukan penugasan ulang. Pilih karyawan yang memiliki kemampuan menyelesaikan proyek dengan baik. Apabila kantor memang memerlukan tambahan karyawan, maka Anda bisa mempertimbangkan outsourcing. Jika tujuan tugas berjangka panjang, disarankan untuk merekrut karyawan.

Kesehatan

Contoh kedua menjelaskan tentang analisa bidang kerja di dunia kesehatan Puskesmas. Tenaga kerja kesehatan di Puskesmas terdiri atas dokter, perawat, dan bidan. Pengaturan dari ketenagakerjaan tersebut diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomo 74 Tahun 2014. Berdasarkan Jurnal Manajemen Kesehatan Indonesia (2017), Eska Distia P. dan kawan-kawan melaporkan bahwa tenaga kerja punya beban berat pekerjaan yang perlu dibuktikan melalui perhitungan beban kerja obyektif. Salah satu metode yang dapat diterapkan dalam dunia kesehatan adalah perhitungan dnegan cara time and motion study.

Langkah-Langkah Melakukan Analisa Beban Kerja

Anda sudah memahami definisi dan contoh dari workload analysis. Sekarang kami akan membahas tentang langkah-langkah melakukan analisa beban kerja. Penjelasan detail mengenai langkah-langkahnya dapat Anda lihat berikut.

1. Memeriksa Ketersediaan Resource Terkini

Sebaiknya para manajer sudah memanfaatkan software khusus untuk mengetahui beban kerja setiap bawahan. Berdasarkan panel tersebut, manajer dapat memahami siapa saja yang job sudah full dan tidak bisa ditambah pekerjaan. Para bawahan juga bisa mengetahui tugas yang diberikan kepada mereka secara real-time. Mereka bisa melakukannya tanpa harus bertatap muka langsung dengan manajer. Tentu saja tindakan tersebut sangat menghemat waktu. Hanya momen tertentu saja, manajer perlu bertatap muka untuk menjelaskan hal yang urgen.

2. Melakukan Perhitungan Beban Kerja Berdasarkan Rates

Perhitungan beban kerja memiliki rumus tersendiri. Anda tidak perlu menghitung manual ketika sudah mengaplikasikan software. Cukup input beberapa variable yang ditanyakan software tersebut. Sisanya Anda dapat mengamati beban kerja masing-masing karyawna berdasarkan persentase. Semakin besar persentase berarti beban kerja yang ditanggung seseorang semakin banyak. Apabila terdapat proyek mendesak, seorang manajer bisa saja mengatur ulang job yang sudah dikerjakan. Berdasarkan website Runn, penugasan ulang menggunakan software atas proyek yang urgen dapat menghemat banyak sekali company cost.

3. Mengestimasi Berat suatu Tugas

Proyek baru masuk ke tempat Anda bekerja sehingga pengerjaannya belum dilakukan sama sekali. Anda perlu menganalisa seberapa berat pengerjaan proyek tersebut. Penilaiaan beban kerja ini dapat berkaca dari proyek sebelumnya bila sudah pernah ada yang menangani. Apabila proyek tersebut benar-benar baru dan belum ada yang berpengalaman, maka Anda perlu brainstorming. Perkirakan beban seakurat mungkin, walaupun tidak mungkin akurat sampai 100%. Kemudian pertimbangkan siapa yang mampu menangani proyek baru tersebut berdasarkan skill dan pengetahuan para karyawan.

4. Distribusikan Tugas secara Adil

Tidak dapat dipungkiri bahwa skill dan pengetahuan karyawan satu dengan lain berbeda-beda. Apabila terdapat karyawan yang kurang berkembang dalam dua hal tadi, maka Anda dapat memberikan pelatihan berkala. Bekali mereka dengan pengetahuan terbaru yang dapat diimplementasikan dalam menyelesaikan tugas. Apabila kemampuan antar karyawan menjadi rata-rata sudah hampir sama, maka Anda dapat mendistribusikan tugas secara lebih rata. Tidak ada lagi karyawan yang memiliki waktu longgar sehingga proyek-proyek dapat selesai dengan lebih cepat dan optimal. Apabila ada karyawan yang mengalami kendala atas suatu proyek, maka manajer perlu untuk sharing bersama dengan karyawan lain. Langkah ini sangat efisien untuk membuat suatu proyek lebih cepat terpecahkan. Budayakan untuk saling membantu dan care dalam lingkungan kerja agar lingkungan kerja menjadi lebih kondusif.

5. Atur Pengerjaan Berdasarkan Prioritas

Seorang manajer harus dapat membuat prioritas pengerjaan proyek. Walaupun memang ada saja hal tidak terduga yang terjadi ketika mengerjakan proyek. Namun Anda perlu bisa memberikan keputusan prioritas dengan baik. Pembuatan prioritas dapat dipelajari melalui teori maupun laporan pengalaman dari proyek serupa sebelumnya. Kemudian penting juga untuk membuat rencana B dan C pada setiap pengerjaan proyek. Rencana tersebut diperlukan ketika rencana A suatu proyek tidak berjalan mulus. Pembuatan rencana B dan C juga dapat dipelajari melalui teori atau pemikiran matang sendiri.

Akibat Tidak Memeriksa Beban Kerja Sheet

Berdasarkan Hello Nimbly Technologies, kebiasaan tidak memeriksa beban kerja sheet dapat berakibat buruk terhadap produktivitas. Pembagian tugas bisa menjadi tidak adil sehingga ada karyawan yang kelebihan beban kerja dan ada yang longgar. Karyawan yang mendapatkan beban kerja terlalu berat dapat mengalami burnout. Terlebih lagi bila tugas-tugas tersebut memiliki deadline yang cepat harus diselesaikan. Mereka mengalami stress berlebihan yang mempengaruhi mental dan fisik. Sebanyak 67% pegawai di Amerika Serikat mengalami gejala burnout pada tahun 2020. Berdasarkan Robert Walters, Lebih dari 60% pegawai berusia 40-an yang mengalami burnout pada 2021. Sedangkan menurut HC Mag, 85% pegawai Singapura mengalami burnout pada tahun 2022. Kejadian burnout tersebut dapat dihindari dengan pembagian tugas yang adil berdasarkan workload analysis dan rekrut karyawan baru bila semua karyawan sudah penuh jadwal.

Jumlah Pegawai yang Paling Optimal Harus Disesuaikan dengan Jenis Bisnis Anda

Menjadi sukses dengan berbisnis adalah mimpi banyak orang. Namun perjalanan untuk bisa mencapai ke sana tidak mudah sehingga pebisnis harus terus belajar. Salah satu hal yang perlu dipelajari berkaitan dengan jumlah pegawai yang paling optimal. Menjawab pertanyaan tersebut sebaiknya berdasarkan banyak research. Anda bisa meluangkan waktu untuk membaca berbagai buku, jurnal, atau informasi dari internet.

Mengapa Pebisnis Perlu Hire Jumlah Pegawai yang Paling Optimal?

Seorang pebisnis selalu mengkonversikan waktu dan tindakan menjadi hal produktif. Sedangkan merekrut pegawai terlalu banyak bukan berarti baik bagi produktivitas. Maka dari itu, seorang pebisnis perlu mengetahui alasan mengapa penting untuk merekrut pegawai berjumlah tepat sesuai kebutuhan.

1. Menghemat Waktu

Proses rekruitmen memerlukan waktu yang cukup banyak untuk satu orang karyawan. Terlebih lagi jenis tes kompetensi yang harus dijalankan tidak hanya satu. Ada rangkaian tes mulai dari psikotes sampai dengan interview yang bisa saja memakan waktu lebih dari satu hari. Alhasil seorang pebisnis perlu mengetahui berapa banyak pegawai yang dibutuhkan agar bisa lebih berhemat waktu. Apalagi setelah seorang karyawan baru diterima bekerja, mereka perlu mengikuti pelatihan-pelatihan.

2. Memaksimalkan Produktivitas

Setiap karyawan yang lulus tes, rata-rata memiliki kemampuan minimal yang diperlukan oleh sebuah tempat kerja. Bagian HR atau pemimpin bisnis perlu mengasah kemampuan setiap karyawan agar lebih berkompetensi. Proses pengasahan kemampuan dapat dilakukan dengan bantuan pelatihan-pelatihan. Pastikan karyawan mendapatkan skill dan pengetahuan yang dapat diterapkan langsung di lapangan kerja. Setelah itu, seluruh karyawan tadi perlu diarahkan agar berkontribusi yang terbaik dalam segi waktu dan tenaga. Semua karyawan memiliki tanggung jawab untuk membangun performa tempat kerja. Sebaliknya perusahaan yang rekrut karyawan terlalu banyak, umumnya ada saja karyawan yang memiliki waktu longgar.

3. Mengurangi Turnover Cost

Hampir sebagian besar tempat kerja pernah mengalami turnover cost besar akibat kelebihan rekrut karyawan. Padahal uang untuk menggaji karyawan bisa saja berasal dari investor. Maka dari itu, berhati-hati setiap kali melakukan proses rekrutmen. Buat keputusan yang tepat agar uang investor dapat dipakai untuk hal lain yang lebih berkontribusi pada perkembangan tempat kerja.

4. Meningkatkan Moral Kerjasama Tim

Menambah karyawan baru ke dalam suatu tim dapat menimbulkan kecemasan dari individu dalam tim. Hal ini mamppu mempengaruhi moral anggota lama dalam tim tadi. Tidak jarang suasana pengerjaan proyek menjadi dipenuhi tekanan akibat salah merekrut karyawan baru. Seorang leader perlu memikirkan masalah rekrutmen secara hati-hati.

Berapa Jumlah Karyawan yang Tepat?

Anda telah memahami mengapa perlu untuk merekrut karyawan dengan jumlah yang tepat. Sekarang kami juga akan menjawab tentang jumlah yang tepat setiap kali merekrut karyawan. Pertimbangan dapat disesuaikan dari seberapa besar bisnis. Apakah suatu bisnis masuk kategori bisnis kecil, start up, perusahaan nasional, atau perusahaan internasional.

1. Bisnis Kecil

Jumlah bisnis kecil jauh lebih banyak di seluruh dunia daripada tingkatan bisnis lainnya. Berdasarkan Patriot Software, jumlah dari pebisnis kecil ini mencapai 99,9% di America. Tentu saja bisnis kecil tidak cocok bila memiliki jumlah karyawan sebanyak start up. Apabila bisnis baru pertama dirintis dari nol, disarankan untuk dikelola sendiri dahulu. Artinya tidak perlu rekrut karyawan dahulu. Apabila keuntungan sudah semakin besar dan ada dana khusus penggajian karyawan setiap bulan, maka owner dapat rekrut karyawan. Tentu saja proses rekrutmen dilakukan ketika owner kerepotan menangani permintaan konsumen yang semakin banyak. Jumlah pegawai yang paling optimal untuk bisnis kecil dimulai dari 1 -20 orang. Tentu saja UMKM masuk dalam kategori bisnis kecil. Berdasarkan CNBC Indonesia, jumlah UMKM di negara kita sampai lebih dari 8 juta unit. Jumlah UMKM terbanyak berada di wilayah Jawa Barat yakni 1.494.723 unit. Keberadaan dari UMKM ini terbukti mampu menyediakan lapangan kerja lebih dari 50% berdasarkan Kementrian Keuangan UMKM.

2. Start Up

Apabila tingkatan bisnis sudah masuk kategori Start Up, maka jumlah karyawan berbeda dari bisnis kecil. Pada umumnya sebuah Start Up akan memiliki 5 orang karyawan awalnya. Hanya saja beberapa Start Up ada yang memulai dengan rekrut 10 orang. Kemudian proses rekrutmen dapat dilakukan kembali saat demand dari konsumen terus meningkat. Tentu saja penambahan karyawan dilakukan setelah ada pertimbangan tugas proyek yang tidak lagi terambah karena semua karyawan sudah full job. Sedangkan Start Up sendiri umumnya memiliki jumlah pegawai maksimal 50 orang. Proses hiring tambahan sendiri lebih berfokus pada spesialis maupun orang-orang yang berpengalaman. Berdasarkan Situs Sifted, 10 orang pertama yang direkrut bekerja pada Start Up Teknologi sebagai:

Product Designer
Frontend Engineer
Full Stack Engineer
Software Engineer
BackEnd Engineer

Hal yang harus Anda hindari sewaktu hire karyawan adalah hire salesperson terlalu banyak. Kategori banyak disini adalah lebih dari 10 orang. Salesperson sendiri merupakan pekerjaan yang memerlukan penggajian paling banyak. Beberapa situs luar negeri juga menjelaskan bahwa posisi tersebut perlu penggajian mahal.

3. Perusahaan Kecil

Perusahaan kecil berpendapatan $38.5 juta berdasarkan Indeed. Jumlah karyawan dari skala bisnis ini tidak lebih dari 1.500 orang. Sedangkan jumlah minimal tenaga kerja di perusahaan kecil sebanyak 100 orang. Jumlah staf IT yang eksis di tempat tersebut tidak banyak dengan kemampuan sangat terbatas. Target konsumen utama juga punya jangkauan terbatas meskipun penjualan produk atau layanan dilakukan melalui online. Pengambilan keputusan utama juga dilakukan oleh satu orang saja.

4. Perusahaan Medium

Tingkatan medium pada perusahaan biasanya memperkerjakan sekitar 1.500 hingga 2.000 orang. Pendapatan tahunan perusahaan berkisar $38.5 juta hingga $1 miliar. Pada perusahaan memiliki jumlah staf IT dan lainnya yang lebih banyak. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang kompleks. Pemilik perusahaan memiliki perbekalan pengetahuan yang update dalam bidang manajemen.

5. Perusahaan Besar

Perusahaan ini bisa berupa perusahaan berskala nasional dan internasional. Jumlah karyawan jauh lebih banyak dari perusahaan medium. Pendapatan tahunan juga bisa lebih dari $1 miliar. Perusahaan besar umumnya memiliki banyak karyawan bekerja remote. Jangkauan konsumen juga sangat luas, mencapai seluruh dunia. Contoh dari perusahaan ini adalah Amazon yang memiliki pegawai sampai 1.541.000 pada tahun 2022. Sekarang Anda telah mengetahui berapa jumlah pegawai yang paling optimal berdasarkan tingkatan bisnis. Anda dapat menerapkan pengetahuan ini sehingga tidak terjadi over recruitment.

Perencanaan SDM untuk Bersaing dengan Perusahaan Asing

Semua perusahaan yang ada sekarang harus mampu bersaing secara global. Terlebih lagi konsumen mampu membeli barang-barang secara online melalui marketplace. Marketplace sendiri sebagian berasal dari dalam negeri dan banyak yang berasal dari mancanegara. Salah satu faktor penting yang harus dipahami tim HR adalah berpacu terhadap perencanaan SDM. Penjelasan lebih mendalam tentang plan untuk memajukan kualitas manusia dalam perusahaan dapat Anda lihat berikut.

Apa Itu Perencanaan SDM?

Potensi dari setiap orang yang dapat berkembang melalui pelatihan dan ditujukan untuk meningkatkan performa industry. Pada dasarnya masing-masing perusahaan masih memerlukan hal ini karena ada beberapa pekerjaan yang tidak dapat digantikan oleh kecerdasan buatan (AI). Memberikan pelatihan dan tes secara regular akan memacu karyawan semangat dalam belajar mengenai bidangnya. Sedangkan dalam proses membuat rencana pengembangan, diperlukan proses identifikasi sekaligus analisa terlebih dahulu. Kemudian perencanaan untuk pengembangan SDM harus ditata secara sistematis. Penataan rencana tersebut juga perlu disesuaikan terhadap tujuan perusahaan. Tim HR perusahaan perlu melaksanakan tugas tersebut sembari terus mengidentifikasi skill apa saja yang diperlukan oleh karyawan. Perkembangan teknologi memungkinkan skill yang diperlukan menjadi berbeda. Kemampuan karyawan yang tinggi dan mendukung performa perusahaan berdampak pada perusahaan dapat berkompetisi global. Tidak heran bila seorang manager perlu untuk update terhadap perkembangan teknologi, kemampuan teknologi kompetitor, skill karyawan milik kompetitor, dan lain-lain.

Tim HR dituntut untuk selalu berpikir dan bertindak out-of-the-box demi perkembangan perusahaan. Guna mencapai hal itu, seorang HR perlu banyak membaca seputar bisnis dan managemen. Ada banyak sumber yang dapat Anda pakai untuk update pengetahuan, seperti majalah, journal, website, vlogger tentang bisnis, dan komunitas serupa. Tak lupa juga bagian pemasaran ada dalam plan ini agar konsumen mengetahui berbagai kelebihan atau value dari suatu produk atau service. Berdasarkan Investopedia, planning terhadap human resource juga bermanfaat untuk meningkatkan banyak aspek dari para karyawan. Beberapa aspek yang dimaksud adalah motivasi karyawan dan return on investment. ROI sendiri cukup penting bagi investor yang menanamkan modal kepada suatu perusahaan.

Langkah untuk Melaksanakan Human Resource Planning

Ada beberapa langkah yang biasa dijalankan perusahaan untuk meningkatkan mutu SDM dengan planning. Cara membuat plan tersebut adalah proses analisa, estimasi kebutuhan tenaga kerja, penyeimbangan antara permintaan tenaga kerja dengan supply, dan pengembangan. Setiap penjelasan lebih detail dapat Anda pahami berikut:

Analisa

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menganalisa. Setiap perusahaan memiliki kasus yang berbeda terhadap ketersediaan karyawan, skill, kualifikasi, keuntungan, dan lain-lain. Bagian HR berpengaruh besar terhadap langkah ini. Bahkan mereka harus dapat menganalisa secara detail dan berpatok pada pencapaian. Bahkan bagian HR juga perlu mengidentifikasi masing-masing kelemahan karyawan dan juga keunggulan mereka.

Estimasi terhadap Kebutuhan Tenaga Kerja

Jumlah karyawan yang banyak belum tentu membuat produktivtias meningkat. HR harus mengetahui perkiraan kebutuhan tenaga kerja. Apalagi masa sekarang sudah banyak AI yang membantu pekerjaan manusia. Contoh beberapa AI yang dimaksud:

Software HR:

Divisi HR perlu untuk menggunakan software HR yang dapat menolong perhitungan gaji masing-masing karyawan. Perhitungan gaji dilakukan otomatis berdasarkan factor-faktor datang kantor tepat waktu, penghargaan, dan lain-lain. Hal tersebut sangat membantu meringkas waktu yang diperlukan HR setiap kali tanggal penggajian akan tiba.

AI for Film Production Company:

Jaman sekarang sudah banyak beredar website, software, maupun aplikasi yang dapat membantu tim film production dengan memanfaatkan AI. Tentu saja seluruh karyawan produksi film perlu mempelajari hal ini. Video singkat sekarang sudah bisa dibuat oleh AI walaupun masih patah-patah. Namun hasil video tersebut dapat diedit lebih lanjut untuk hasil lebih smooth. Bahkan software mirip dengan ChatGPT versi premium juga mampu membuatkan teks scenario. Sisanya bagian pembuat scenario hanya perlu memberikan deskripsi yang tepat melalui ChatGPT.

AI for Industrial Engineering

Dunia perindustrian Teknik juga banyak yang menerapkan AI. Berkat teknologi AI tersebut, proses analisa data bisa menjadi lebih cepat. Bahkan sistem AI juga bsia segera dihubungkan ke mesin sehingga pengaturan bersifat otomatis. Ada banyak cost saving yang dihemat ketika menjalankan kecerdasan buatan ini.

Penyeimbangan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Pasokan

Bagian HR juga harus bisa memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Jangan sampai merekrut tenaga kerja dalam jumlah berlebih dari permintaan. Penting untuk menjalin komunikasi yang baik dengan bagian lapangan. Terlebih lagi, HR perlu untuk memikirkan beberapa pertimbangan berikut:

Apakah karyawan masih memerlukan pembelajaran skill baru?
Apakah manager memerlukan banyak operator dan karyawan lainnya?
Dan apakah semua tenaga kerja memenuhi tugas dan memberikan performa yang baik?
Merancang dan Mengembangkan Rencana

Perusahaan perlu untuk merancang perencanaan tenaga manusia. Kolaborasi dari setiap divisi diperlukan agar plan yang dibuat sesuai. Pastikan HR dapat melakukan efisiensi terhadap tenaga kerja sehingga hanya yang berkualitas saja yang ada dalam perusahaan. Hal ini perlu dilakukan karena perusahaan memerlukan budget untuk bisa semakin mengembangkan perusahaan. Budget yang dimaksud bisa saja ditujukan untuk tim pemasaran. Perusahaan dapat semakin melatih tenaga kerja yang sekiranya memiliki potensi tinggi saja.

Dalam pembuatan plan sendiri, plan tenaga kerja dapat terbagi menjadi dua yakni hard and soft. Perencanaan yang bersifat Hard diutjukan untuk mengevaluasi tenaga kerja secara kuantitatif sehingga perusahaan dapat merekrut tenaga kerja dengan jumlah yang tepat. Kemudian perencanaan bersifat Soft lebih berfokus pada budaya lingkungan kerja suatu perusahaan, motivasi, dan perilaku tenaga kerja.

Perencanaan SDM ini mengacu lebih ke pengembangan diri dari segi skill dan pengetahuan dari setiap tenaga kerja. Kini Anda telah mengetahui bahwa dunia modern mengharuskan perusahaan dapat berkompetisi secara global. Persaingan global bukan hal yang mudah mengingat banyak perusahaan mancanegara yang telah mengaplikasikan AI terlebih dahulu. Banyak dari perusahaan asing yang memiliki human resource lebih berkualitas juga. Maka dari itu, HR harus segera mengarahkan para karyawan untuk bisa meningkatkan kualitas diri. Salah satu cara untuk mengarahkan tenaga kerja adlaah pembuatan perencanaan SDM yang tepat dan mengawasi proses penerapannya. Pastikan untuk memberikan pelatihan berkala terhadap tenaga kerja yang sudah ada.

Ini Tahapan Kunci dalam Penilaian Kinerja Karyawan

Penilaian kinerja adalah salah satu hal yang wajar dilakukan di dunia kerja. Selain untuk mengukur kinerja perusahaan secara keseluruhan, penilaian ini juga penting bagi para karyawan. Banyak perusahaan yang menggunakan penilaian ini sebagai dasar pemberian bonus dan gaji. Termasuk juga untuk pengambilan keputusan administrasi lain seperti mutasi atau bahkan pemutusan hubungan kerja (atau PHK).

Apa Itu Penilaian Kinerja

Secara berkala, perusahaan akan melakukan penilaian terhadap para pegawai untuk menentukan langkah perusahaan. Penilaian ini bertujuan untuk mengetahui kualitas kerja para pegawai dan apa yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan. Selain itu, penilaian ini bisa memberi tahu perusahaan jika ada masalah di tingkat kepegawaian dan berimbas pada kinerja mereka.

Ada dua nilai penting dalam pelaksanaan penilaian kinerja. Yang pertama adalah dilaksanakan secara rutin dan juga objektif. Menggunakan key performance index atau KPI sebagai dasar penilaian, perusahaan dapat mengetahui jika ada peningkatan atau penurunan kinerja pada karyawan. Bahkan sebelum pegawai tersebut menyadarinya.

Continue reading →

Proses Digitalisasi Layanan HRD dalam Perusahaan

Dalam era digital yang terus berkembang, perusahaan-perusahaan di seluruh dunia mengalami perubahan fundamental dalam cara mereka mengelola sumber daya manusia. Departemen Sumber Daya Manusia (HRD) menjadi sangat penting dalam memastikan perusahaan dapat bersaing secara efektif dan efisien di pasar global yang kompetitif. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi proses digitalisasi layanan HRD dalam perusahaan dan bagaimana teknologi informasi telah mengubah lanskap tradisional manajemen SDM.

Peran HRD dalam Era Digital

Peran HRD (Human Resource Development) dalam era digital menjadi semakin penting dan kompleks. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang pesat, departemen HRD dituntut untuk beradaptasi dengan perubahan ini dan menjadi mitra strategis dalam mencapai tujuan perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan peran HRD dalam era digital yang mencakup aspek strategis, efisiensi operasional, pengembangan karyawan, dan perubahan budaya kerja.

Continue reading →

Apa Saja Kesulitan Saat Implementasi HRIS yang Umum Terjadi

Penggunaan Human Resource Information System atau HRIS sudah banyak dilakukan di berbagai perusahaan. Akan tetapi, masih banyak yang mengalami kesulitan saat implementasi HRIS. Sebagai akibatnya, perusahaan ini masih tetap berkutat dalam masalah kepegawaian yang Sama.

5 Kesulitan Saat Implementasi HRIS

Sebenarnya, ada banyak contoh kesulitan saat melakukan implementasi program ini. Masalah bisa cukup beragam dan timbul di berbagai lapisan. Jika tidak hati-hati, perusahaan bisa menjadi kurang efisien atau bahkan tidak mampu bertahan.

1. Sistem Yang Susah Dimengerti

Memilih software yang tepat untuk digunakan perusahaan bukan perkara mudah. Seringkali perusahaan mengira bahwa dengan memilih software yang mahal, mereka sudah memberikan yang terbaik. Padahal harga dan kemudahan cara pakai bukan dua standar yang tegak lurus satu sama lain.

Tidak sedikit perusahaan yang memilih untuk terus menggunakan software yang sudah berumur. Selain menjadi susah dimengerti, sistem yang lama juga punya banyak kelemahan. Di antaranya dalam pengenalan keterampilan baru ataupun kemampuan menyeleksi pelamar. Sistem yang sudah cukup berumur juga rawan untuk diubah datanya atau memiliki masalah keamanan program.

Salah satu risiko adalah karyawan non-personalia yang lebih mengerti program yang digunakan. Hal ini bisa mendorong adanya pengurangan data atau bahkan transaksi pengubahan data lainnya untuk membuat karyawan lain tercatat lebih baik.

2. Staff Yang Kurang Paham

Banyak orang mengira bahwa masalah ini hanya terjadi pada staff yang sudah berumur. Padahal tidak jarang masalah ini terjadi pada perusahaan dengan umur pegawai personalia yang lebih muda. Dan juga perlu diingat bahwa perusahaan mungkin sudah menggunakan sistem yang lebih mudah, dan masalah memang berada pada pegawai.

Dalam banyak hal, masalah pegawai yang tidak mampu memahami program bisa jadi sumber masalah yang lebih besar. Selain menghambat kemajuan perusahaan, mereka juga menghambat pengembangan diri dan karyawan lainnya.

Tidak jarang, perusahaan memilih untuk tetap menggunakan sistem lama karena terus gagal dalam implementasi HRIS. Sering melakukan pelatihan juga tidak menjamin HRIS berhasil dimanfaatkan secara maksimal oleh perusahaan.

3. Masih Banyak Kekurangan Data

Karena merupakan teknologi yang sangat bergantung pada data, maka perusahaan perlu memiliki data yang lengkap dan bisa digunakan. Ini masih menjadi PR bagi banyak perusahaan karena seringkali mereka tidak menyimpan data yang lama.

Sehingga, jika ada perubahan dalam sistem HRIS yang digunakan, data yang diberikan juga akan tidak lengkap. Akibatnya, perusahaan kesulitan atau bahkan tidak berhasil mencapai hasil yang memuaskan di sistem yang baru.

Seiring dengan perkembangan jaman, perusahaan juga akan melakukan perubahan dalam kriteria kinerja. Sehingga perlu adanya pembaruan pada sistem HRIS secara berkala. Dan ini berakibat pada timbulnya masalah baru bagi bagian personalia dan karyawan lainnya.

Selain harus menyesuaikan data yang diperlukan software dengan data yang dimiliki, personalia juga perlu ikut memperbarui kemampuan mereka. Masalah lain pada data adalah seringnya ketidak sesuaian pada data yang dimiliki oleh karyawan dengan pihak personalia.

Data yang tidak sesuai, sering juga disebut sebagai data “kotor”. Dan ini bisa sangat mempengaruhi kemampuan HRIS dalam mencatat dan mengetahui kinerja karyawan. Dan dalam skala yang lebih besar, bisa jadi perusahaan jadi gagal dalam melakukan implementasi program ini.

4. Manajemen yang buruk

Sistem yang terbaik sekalipun tidak akan bisa mengatasi masalah personalia jika manajemen perusahaan sudah buruk sejak awal. Memang, tidak mudah mengetahui apakah ada kesalahan manajemen di awal. Tapi gagal untuk memaksimalkan penggunaan HRIS bisa jadi indikator awal adanya masalah di manajemen.

Tidak sedikit perusahaan yang terlalu mempercayai software yang digunakan atau mengharapkan terlalu banyak dari karyawan. Sehingga perusahaan memberikan batas waktu yang susah dipenuhi oleh pihak personalia. Sebagai akibatnya, personalia kesulitan dalam melakukan implementasi ataupun menggunakan HRIS secara keseluruhan.

Selain itu, masalah keuangan yang digunakan untuk implementasi HRIS juga bisa bersumber dari manajemen yang buruk. Bukan hanya penyalahgunaan dana yang seharusnya dialokasikan untuk perkembangan karyawan. Tapi HRIS juga bisa mencatat dan menunjukkan ketidak sesuaian dana dengan kinerja karyawan.

5. Perencanaan Yang Bermasalah

Banyak tim personalia yang kurang serius dalam merencanakan implementasi HRIS ini. Sehingga mereka tidak bisa memanfaatkan waktu dengan benar atau bahkan memilih software yang salah.

Masalah dalam perencanaan ini bisa menyebabkan kemunduran dan berbagai masalah lain di masa depan. Selain masalah dalam komunikasi, perusahaan dan utamanya bagian personalia, juga bisa bermasalah dalam mengembangkan kemampuan karyawan.

Perencanaan yang baik adalah kunci untuk memaksimalkan fungsi kerja HRIS. Seperti yang banyak diketahui, program ini sangat berguna untuk mengembangkan kemampuan karyawan. Mulai dari penilaian kinerja, absensi, hingga pelaksanaan pelatihan berkelanjutan. Dan ini menjadikan implementasi HRIS yang berhasil sangat diperlukan.

Pentingnya Kurasi Sistem HRIS

Ada baiknya perusahaan melakukan kurasi menyeluruh sebelum menentukan sistem HRIS yang digunakan. Selain perlu mengetahui apakah sistem mudah dipelajari, perusahaan juga perlu tahu kemampuan staff personalia saat ini.

Selain itu, harga yang dibayarkan dan fitur yang diterima juga menjadi satu hal penting yang dapat mempengaruhi kinerja secara keseluruhan. Tidak jarang, perusahaan salah memilih software HRIS hanya berdasarkan harga yang diberikan. Ada yang mencari harga murah tapi program susah digunakan. Dan ada juga program berharga mahal tapi masih juga tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

Perusahaan perlu mengetahui apa saja kebutuhan dan harapan mereka dari sistem HRIS yang digunakan. Selain memastikan kesesuaian data dengan dana dan kebutuhan, juga untuk memastikan karyawan mampu menggunakan program HRIS yang dibeli.

Perlu diingat bahwa satu program HRIS juga perlu diperbarui secara berkala. Sehingga perusahaan perlu melakukan penelitian mendalam tentang program ini. Dan menggunakan pendapat dari para stakeholder untuk mengetahui fitur apa saja yang dibutuhkan.

Dan karena harus diperbarui secara berkala, program HRIS yang dipilih juga harus ikut menawarkan berbagai fitur baru. Dan akan lebih baik lagi jika bisa memenuhi berbagai fungsi persyaratan seperti yang diinginkan oleh karyawan dan manajemen perusahaan.

Kesimpulan

Menggunakan HRIS adalah salah satu solusi manajemen kepegawaian yang sudah banyak digunakan. Dengan teknologi ini, perusahaan jadi lebih mudah dalam mengatur berbagai urusan kepegawaian. Mulai dari masalah rekrutmen hingga distribusi gaji dan bonus sesuai dengan kinerja pegawai.

Akan tetapi, implementasi HRIS bisa jadi satu masalah tersendiri bagi perusahaan. Sehingga mereka memutuskan untuk tidak menggunakan program tersebut walaupun memang benar membutuhkannya. Terus menerus gagal dalam implementasi software ini akan berpengaruh banyak pada mental karyawan dan juga keuangan perusahaan.

Untuk mengurangi kesulitan saat implementasi HRIS, perusahaan perlu melakukan kurasi dan pendalaman menyeluruh. Tidak hanya tentang program yang dipilih, tapi juga tingkat kemampuan karyawan dan hasilnya untuk perusahaan.

Mengenal Fungsi HRIS Untuk Rekrutmen dan Bagaimana Perusahaan Dapat Memaksimalkan Software Ini

Walau sudah cukup banyak digunakan, tapi ada saja perusahaan yang tidak terlalu mengetahui fungsi HRIS untuk rekrutmen. Akibatnya, mereka tidak bisa memaksimalkan penggunaan program. Dan akibat lain yang ditimbulkan adalah mereka tidak mendapatkan karyawan yang tepat atau bahkan tidak berhasil menjaga loyalitas pegawai.

4 Fungsi HRIS Untuk Rekrutmen

Banyak perusahaan besar sudah menggunakan program HRIS dalam proses rekrutmen mereka. Khusus untuk proses rekrutmen, fungsi yang digunakan oleh bagian personalia lebih terfokus pada menyeleksi para pelamar. Hal ini untuk memutuskan para pelamar sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

1. Mempercepat Proses Seleksi

Dengan menggunakan HRIS dalam proses rekrutmen, perusahaan bisa menghemat waktu. Mereka bisa melakukan seleksi dalam waktu yang lebih pendek dan dengan hasil yang lebih memuaskan.

Selain itu, proses seleksi yang lebih cepat juga bisa membantu para calon karyawan untuk lebih mudah melakukan asimilasi. Pihak personalia bisa fokus pada proses pelatihan karyawan baru dan membuat suasana kantor yang bersahabat. Perusahaan juga bisa lebih hemat sebagai hasil dari proses seleksi yang lebih cepat.

HRIS akan melakukan seleksi awal dengan memilah para pelamar yang sesuai dengan kriteria. Program juga bisa mencatat jika pelamar yang sama pernah mengirimkan surat lamaran mereka sebelumnya. Sehingga, personalia bisa lebih mudah memilah karyawan diantara para pelamar.

2. Mengurangi Human Error

Penggunaan HRIS bisa mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh pihak personalia. Human error memang bisa terjadi kapan saja, tapi bisa berakibat fatal pada proses rekrutmen. Merekrut karyawan yang kurang tepat bisa mengurangi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Tidak hanya itu, perusahaan juga bisa mengeluarkan dana lebih banyak, atau membuka lowongan lagi dalam waktu dekat.

Kesalahan yang diakibatkan oleh human error juga bisa berakibat lebih fatal lagi bagi perusahaan. Walau kesalahan yang terlalu fatal jarang terjadi, tetap perlu diperhitungkan untuk mengetahui tindakan preventif. Salah satu contoh adalah tidak teliti dalam menyeleksi para pelamar, ataupun dalam memeriksa latar belakang pelamar.

3. Menjadikan Proses Rekrutmen Lebih Transparan

Salah satu kelebihan sistem HRIS yang jarang diperhatikan adalah membuat proses rekrutmen jadi lebih transparan. Staff personalia akan dapat lebih mengutamakan kemampuan dan kecocokan para pelamar dengan posisi yang dibutuhkan. Selain itu,

Perlu diingat bahwa penggunaan HRIS hanya untuk mengurangi kemungkinan terjadi kecurangan. Terlepas dari ada atau tidak adanya kecurangan pada proses rekrutmen, tindakan preventif perlu untuk dilakukan.

Sistem yang transparan juga dapat menjaga nama baik perusahaan. Dan di banyak kejadian, juga membantu perusahaan dalam menjaga loyalitas karyawan.

4. Menghemat Biaya

Ada banyak alasan mengapa HRIS penting dalam proses rekrutmen, tapi dana bisa jadi alasan terbaik. Program HRIS yang memiliki banyak fungsi bisa sangat membantu perusahaan dalam berhemat. Perusahaan akan dapat menemukan karyawan yang tepat dan sesuai kebutuhan. Sehingga tidak perlu terlalu sering membuka lowongan kerja.

Walaupun jarang dibahas, tapi biaya rekrutmen bisa jadi cukup besar karena perlu memperhitungkan biaya pelatihan. Selain itu, perusahaan yang terlalu sering membuka lowongan dalam waktu dekat juga akan memiliki nilai yang buruk di masyarakat. Sehingga mereka perlu mengeluarkan biaya lebih besar untuk promosi dan inovasi lainnya.

Berbagai Fungsi Lain Dari Penggunaan HRIS

Selain untuk proses rekrutmen, program HRIS juga memiliki banyak fungsi lainnya. Mulai dari pencatatan kehadiran, perhitungan gaji, hingga perencanaan jenis pelatihan karyawan. Sesuai dengan namanya Human Resource Information System, program ini diperlukan oleh pihak personalia. Berikut adalah beberapa fungsi lain dari HRIS yang cukup banyak digunakan.

1. Sistem Absensi

Payroll atau pencatatan gaji memang salah satu fitur penting bagi banyak program HRIS. Tapi fitur absensi juga tidak kalah pentingnya. Dengan fitur ini, pencatatan absensi jadi lebih transparan.

Penggunaan berbagai teknologi untuk menjaga angka kehadiran tetap tinggi akan membantu produktivitas perusahaan. Dan karena sifatnya yang transparan, baik pegawai maupun personalia dapat segera mengetahui jika ada ketidak sesuaian dalam sistem.

Sistem absensi yang baik juga akan berakibat baik pada kinerja karyawan secara keseluruhan. Tingkat kehadiran yang tinggi menunjukkan adanya motivasi yang cukup tinggi dari para karyawan. Tidak hanya itu, pencatatan kehadiran yang transparan juga membuat pegawai lebih setia pada perusahaan.

2. Pelatihan Karyawan

Perencanaan pelatihan karyawan tidak bisa dilakukan begitu saja. Perlu adanya bantuan data dari HRIS tentang kinerja dan kehadiran karyawan. Dari semua data yang sudah dikumpulkan, personalia dapat mengetahui jenis pelatihan apa yang paling tepat untuk para karyawan.

Pelatihan yang dilakukan memang sifatnya cukup umum karena diperuntukkan bagi semua pegawai. Akan tetapi, personalia bisa mengetahui materi apa saja yang perlu dibahas. Termasuk mengurangi kelemahan karyawan.

Beberapa jenis pelatihan memang harus dilakukan secara berkala. Dan dengan program HRIS, personalia bisa merencanakan dengan lebih baik agar mendapatkan hasil yang maksimal. Tidak hanya itu, program ini juga dapat memperkirakan kebutuhan kompetensi di masa depan.

HRIS juga dapat mencatat berbagai laporan tindakan yang dilaporkan ke personalia. Sehingga mereka dapat memberikan jenis pelatihan yang lebih beragam. Seperti pelatihan tentang menjaga kompetisi yang sehat di lingkungan kantor. Ataupun pelatihan tentang standar keselamatan terbaru.

3. Pencatatan dan Penilaian Kinerja

Hampir mirip dengan sistem absensi ataupun pemberian gaji, HRIS dengan pencatatan dan penilaian kinerja juga sangat berguna. Personalia bisa memasukkan semua data yang diperlukan sebagai parameter utama.

Perusahaan melalui personalia bisa mengetahui adanya kenaikan atau penurunan kinerja karyawan. Sehingga dapat mempertimbangkan berbagai tindakan yang diperlukan. Termasuk mengetahui alasan di balik penurunan kinerja.

Sebagai contoh, jika ada karyawan bidang penjualan yang tidak berhasil mencapai target. Personalia bisa menelusuri alasan kegagalan karyawan. Tidak hanya itu, mereka juga bisa mengetahui seberapa jauh penurunan kinerja yang terjadi. Mereka juga bisa mengetahui tindakan apa saja yang tepat untuk meningkatkan kinerja karyawan kembali.

Kesimpulan

Fungsi HRIS untuk rekrutmen tidak hanya terbatas dalam menyeleksi para pelamar. Program ini juga berfungsi untuk mengurangi human error dan juga menjaga proses rekrutmen transparan. Dengan pembaruan berkala, program ini juga bisa digunakan untuk memprediksi kemampuan apa saja yang dibutuhkan di masa depan.

Perusahaan juga perlu selektif dalam memilih program HRIS yang tepat untuk digunakan secara maksimal. Sehingga dapat merekrut karyawan yang tepat dan juga menjaga loyalitas mereka melalui berbagai pelatihan dan perhitungan gaji yang tepat.

Semua fungsi ini bisa terjadi jika perusahaan memilih program yang tepat dan dapat digunakan oleh para pegawai. Tidak hanya itu, agar dapat lebih maksimal lagi, program HRIS juga perlu.

Ingin Tingkatkan Kinerja Tim? Pahami Dulu Cara HRIS Software Membantu Mengelola KPI Karyawan

Di era modern yang bergejolak ini, teknologi menjadi salah satu alat bantu yang paling dibutuhkan setiap perusahaan. Seperti di ranah SDM, cara HRIS software membantu mengelola KPI karyawan mulai dianggap sebagai aspek wajib.

Itulah bukti bahwa urgensi teknologi pada dunia kerja membawa dampak positif. HRIS software diharapkan mampu memberikan kontribusi untuk jangka yang lama, dan tanpa mengurangi kualitas kerja SDM.

Karena, inovasi tersebut telah mengubah cara organisasi mengelola karyawan dan kinerja mereka. Untuk pembahasan lebih lengkap, di bawah ini sudah dipaparkan apa itu HRIS hingga hubungan pentingnya dalam manajemen KPI karyawan.

Apa itu Konsep KPI (Key Performance Indicators) Karyawan?

Konsep KPI harus dipahami untuk mengerti sejauh mana kinerja karyawan. Memahami konsepnya adalah langkah awal yang penting guna memastikan pencapaian, baik untuk individu maupun tim.

KPI kemudian membantu menunjukkan hasil tentang tujuan perusahaan memberikan tindakan konkret yang dapat diukur dan dinilai. Setiap KPI haruslah spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART).

Pentingnya KPI Karyawan:

Pengambilan Keputusan yang Informasi

KPI memberikan data yang diperlukan bagi manajer dan karyawan untuk mengukur pencapaian dan mengambil keputusan yang berdasarkan fakta dan data.

Motivasi dan Keterlibatan

Memiliki KPI yang jelas memberikan rasa pencapaian dan tujuan bagi karyawan. Ini dapat meningkatkan motivasi dan keterlibatan, karena setiap pencapaian memiliki dampak yang lebih besar.

Penyesuaian dan Peningkatan Kinerja

KPI membantu mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan. Setiap kali hasil tidak mencapai target, tim dapat melakukan evaluasi dan perbaikan.

Komponen KPI Karyawan:

1. Tujuan yang Spesifik

Setiap KPI harus jelas dan spesifik, menjelaskan apa yang ingin dicapai.

2. Metrik Pengukuran

Metrik atau angka yang digunakan untuk mengukur pencapaian KPI, seperti persentase penjualan, jumlah proyek yang diselesaikan, atau rasio kehadiran.

3. Target yang Diharapkan

Target harus ditetapkan berdasarkan tujuan bisnis dan kinerja sebelumnya. Ini membantu dalam menilai apakah KPI telah dicapai dengan baik.

4. Jangka Waktu

Setiap KPI harus memiliki batas waktu atau periode tertentu dimana evaluasi dilakukan.

5.Tanggung Jawab

KPI harus terhubung dengan tanggung jawab individu atau tim. Ini membantu memastikan bahwa setiap orang tahu apa yang diharapkan dari mereka.

Contoh KPI Karyawan:

1. Hasil Penjualan: Hasil ini berupa jumlah penjualan yang dihasilkan dalam periode tertentu.

2. Evaluasi Harian: Dilihat dari jumlah tugas harian yang diselesaikan.

3. Tingkat Kehadiran: Dengan menghitung persentase yang diakumulasikan setiap bulan, hasilnya berapa kali kehadiran dan ketidakhadiran.

4. Performa Produk atau Layanan: Apakah kinerja produk atau jasa memenuhi standar dan kualitas yang dibutuhkan.

5. Pengembangan Keterampilan: Tentang berapa banyak pelatihan yang telah diselesaikan.

Apa itu HRIS dan Tujuannya dalam Manajemen KPI Karyawan?

Terdapat sebuah sistem terkomputerisasi yang dinamai HRIS ( Human Resources Information System). Sistem ini dirancang khusus untuk membantu manajemen sumber daya manusia untuk menyimpan data. Adapun perannya sebagai berikut:

Membantu Pemantauan Dengan Cepat

Dengan HRIS, manajer bisa mengakses data kapanpun tentang pencapaian KPI karyawan, tanpa harus menunggu laporan manual. Ini sangat efisien karena dapat mengambil tindakan yang cepat untuk mencapai tujuan KPI.

Pengumpulan Data

HRIS memungkinkan pengumpulan dan integrasi data dari berbagai sumber terkait KPI karyawan. Informasi tentang kinerja, produktivitas, dan kehadiran dalam satu sistem. Hal ini membantu dalam penilaian tentang kinerja individu dan tim.

Penetapan dan Pengukuran KPI yang Relevan

Sistem sangat efektif menyusun KPI yang relevan, yang artinya KPI yang teridentifikasi sesuai dengan tujuan bisnis, dan job desk setiap karyawan di perusahaan. Hal itu akan memberikan dampak yang baik terkait peningkatan kinerja.

Analisis Kinerja yang Lebih Detail

Efektivitas kerja bisa dihitung lebih detail dari hasil penggabungan data KPI dan informasi pelengkap lainnya, contohnya proyek yang dikerjakan, atau pelatihan. Manajer bisa melihat hasilnya dan menentukan kebutuhan karyawan tersebut.

Penambahan Skill dan Pelatihan untuk Karyawan

Setelah mengetahui hasil sebelumnya, manajemen memiliki gambaran jelas untuk menentukan rencana pelatihan yang lebih terfokus, yang bisa menambahkan keprofesionalan, dan kinerja karyawan yang membutuhkan dukungan.

Penghargaan dan Pengakuan

Untuk mendongkrak motivasi karyawan, sepatutnya diberikan penghargaan yang layak. Inilah cara HRIS Software membantu mengelola KPI karyawan di area yang lebih casual.

Cara Menentukan KPI yang Relevan dan Terukur dengan HRIS

Berikut adalah langkah-langkah dan cara HRIS Software membantu mengelola KPI karyawan:

1. Memahami Tujuan Organisasi:

Sebelum menentukan KPI, pahami tujuan organisasi secara menyeluruh. HRIS dapat membantu dalam mengakses data dan informasi tentang arah strategis perusahaan serta prioritas yang ditetapkan.

2. Identifikasi Area Utama:

Tentukan area utama yang ingin diukur. Apakah itu penjualan, produktivitas, kehadiran, atau kinerja individu. HRIS memungkinkan Anda untuk melihat data historis dan tren yang dapat membantu mengidentifikasi area yang paling penting untuk diberikan perhatian.

3. Kaitkan dengan Strategi Bisnis:

Pastikan bahwa KPI yang Anda tentukan terkait erat dengan strategi bisnis. HRIS dapat membantu dalam melacak bagaimana setiap KPI berkontribusi terhadap pencapaian tujuan jangka panjang organisasi.

4. Pertimbangkan SMART:

Pengukuran KPI harus dilakukan secara objektif, jadi harus dipastikan bahwa data yang diraih nanti berdasarkan acuan SMART. Teknik ini sangat direkomendasikan karena telah mencapai spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan batasan waktu.

5. Konsultasikan dengan Tim:

Libatkan tim terkait, termasuk departemen HR dan manajemen, dalam proses menentukan KPI. Diskusi ini dapat difasilitasi oleh data dan informasi yang diakses melalui HRIS.

6. Akses Data Historis:

HRIS memungkinkan Anda untuk mengakses data historis kinerja karyawan dan tim. Gunakan data ini untuk mengidentifikasi tren dan pola yang dapat membantu Anda menentukan KPI yang realistis dan dapat diukur.

7. Sesuaikan KPI dengan Peran:

Setiap peran dalam organisasi mungkin memiliki KPI yang berbeda. Gunakan HRIS untuk mengidentifikasi peran dan tanggung jawab masing-masing karyawan, dan sesuaikan KPI dengan keahlian dan fokus mereka.

8. Uji dan Evaluasi:

Setelah KPI ditetapkan, uji dan evaluasi secara berkala. Dampaknya akan terlihat di waktu yang akan datang, khususnya pada pengambilan keputusan yang tentunya akan lebih baik dan bijak.

9. Gunakan Visualisasi Data:

HRIS sering dilengkapi dengan alat visualisasi data. Gunakan grafik dan laporan untuk mengkomunikasikan hasil KPI kepada tim dan manajemen dengan lebih efektif.

10. Kembangkan Fleksibilitas:

HRIS memungkinkan Anda untuk mengubah dan mengadaptasi KPI sesuai dengan perubahan bisnis dan prioritas. Memanfaatkan fleksibilitas ini untuk memastikan bahwa KPI tetap relevan seiring waktu.

Kesimpulan

Perusahaan sepatutnya mulai mengetahui cara HRIS Software membantu mengelola KPI karyawan. Karena sistem ini bisa dijadikan sebagai acuan yang tepat dalam menarik keputusan, dan menentukan tujuan yang lebih terarah.

Ini Dia Keterbatasan Fungsi Aplikasi HRIS dan Aplikasi KPI

Pada era digital saat ini, perkembangan teknologi informasi telah mengubah lanskap bisnis secara signifikan. Di berbagai sektor, termasuk manajemen sumber daya manusia (SDM), penggunaan aplikasi HRIS (Human Resource Information System) dan aplikasi KPI (Key Performance Indicator) telah menjadi semakin umum. Meskipun demikian, terdapat keterbatasan fungsi aplikasi HRIS dan aplikasi KPI yang perlu Anda ketahui.

Mengenal Aplikasi HRIS dan Aplikasi KPI

Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu organisasi dalam mengelola berbagai aspek manajemen sumber daya manusia.

Ini mencakup pengelolaan data karyawan, administrasi gaji, pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja, rekrutmen, serta berbagai informasi terkait SDM. Berikut adalah beberapa fitur umum dari aplikasi HRIS:

Manajemen Data Karyawan

Aplikasi HRIS menyediakan tempat sentral untuk menyimpan dan mengelola data karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, dan catatan lainnya.

Administrasi Gaji dan Penggajian

Aplikasi HRIS memungkinkan pengelolaan proses penggajian, perhitungan gaji, dan manajemen tunjangan serta pengurusan pajak dan potongan gaji.

Pelatihan dan Pengembangan

Organisasi dapat menggunakan HRIS untuk merencanakan, melacak, dan mengevaluasi program pelatihan serta perkembangan karyawan.

Manajemen Kinerja

Aplikasi ini membantu dalam penetapan tujuan, penilaian kinerja, umpan balik, dan pengembangan rencana perbaikan.

Rekrutmen dan Onboarding

HRIS dapat digunakan untuk mengelola proses rekrutmen, mulai dari perekrutan hingga tahap onboarding karyawan baru.

Manajemen Absensi dan Cuti

Aplikasi HRIS membantu dalam melacak absensi karyawan, cuti, izin, dan kehadiran.

Analisis Data SDM

Melalui fitur pelaporan dan analisis, HRIS membantu dalam menganalisis data SDM untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Setelah Anda mengetahui tentang aplikasi HRIS, maka penting juga bagi Anda mengetahui aplikasi KPI.

Aplikasi KPI (Key Performance Indicator) adalah alat atau metode yang digunakan oleh organisasi untuk mengukur dan mengelola kinerja atau pencapaian tujuan. KPI adalah indikator yang diukur secara kuantitatif dan kualitatif untuk mengevaluasi sejauh mana suatu entitas mencapai tujuan strategisnya. Berikut adalah beberapa aspek penting tentang aplikasi KPI.

Penentuan Tujuan dan Prioritas

Organisasi harus mengidentifikasi tujuan strategis yang ingin dicapai, dan dari sana, menentukan KPI yang sesuai untuk mengukur kemajuan menuju tujuan tersebut.

Pemantauan Performa

Aplikasi KPI membantu dalam pemantauan dan pelacakan performa berdasarkan indikator-indikator yang ditetapkan. Ini dapat mencakup berbagai bidang seperti penjualan, kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, dan lainnya.

Analisis Data dan Pelaporan

Aplikasi KPI memungkinkan organisasi untuk menganalisis data dan menghasilkan laporan yang memberikan wawasan tentang performa, tren, dan perbandingan antara kinerja aktual dan target.

Penilaian dan Umpan Balik

Berdasarkan data KPI, organisasi dapat mengevaluasi pencapaian tujuan dan memberikan umpan balik kepada tim atau individu terkait.

Pengambilan Keputusan Strategis

Informasi dari aplikasi KPI dapat digunakan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dalam mengarahkan strategi dan alokasi sumber daya.

Perbaikan Berkelanjutan

Aplikasi KPI membantu organisasi untuk melakukan perbaikan berkelanjutan dengan mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian lebih dan pengembangan strategi untuk meningkatkan performa.

Aplikasi HRIS dan aplikasi KPI memiliki peran penting dalam manajemen sumber daya manusia dan pengukuran kinerja organisasi. HRIS membantu dalam mengelola data karyawan dan proses SDM, sementara aplikasi KPI membantu dalam mengukur pencapaian tujuan strategis dan memberikan panduan untuk pengambilan keputusan. Integrasi antara keduanya dapat memberikan pandangan yang lebih lengkap tentang hubungan antara performa individu, tim, dan tujuan bisnis secara keseluruhan.

Keterbatasan Aplikasi HRIS

Aplikasi HRIS dan aplikasi KPI memiliki peran krusial dalam manajemen sumber daya manusia dan pengukuran performa. Meskipun mereka menawarkan manfaat yang signifikan, keterbatasan mereka tidak boleh diabaikan.

Penggunaan yang bijak memerlukan pemahaman yang mendalam tentang bagaimana mengelola keterbatasan ini dan menciptakan solusi yang sesuai. Dalam menghadapi tantangan ini, organisasi perlu memastikan bahwa mereka memiliki strategi yang kuat untuk mengatasi masalah dan memaksimalkan manfaat yang ditawarkan oleh kedua jenis aplikasi ini.

Secara garis besar, aplikasi HRIS membantu organisasi dalam mengelola data karyawan, rekrutmen, gaji, dan informasi penting lainnya, sementara aplikasi KPI digunakan untuk mengukur performa individu atau tim berdasarkan tujuan dan indikator kunci.

Namun, seperti halnya teknologi lainnya, terdapat keterbatasan fungsi aplikasi HRIS dan aplikasi KPI yang perlu diperhatikan. Berikut beberapa keterbatasan penting dari aplikasi HRIS.

Ketergantungan pada Data Input yang Akurat

Aplikasi HRIS bergantung pada data yang diinput dengan benar dan akurat. Kesalahan dalam memasukkan informasi karyawan, seperti alamat, jabatan, atau gaji, dapat menyebabkan masalah serius dalam manajemen data dan proses bisnis.

Kekurangan dalam Menangani Keunikan Individu

Meskipun aplikasi HRIS efektif dalam mengelola data karyawan secara umum, mereka mungkin kesulitan dalam menangani keunikan individu, seperti perbedaan dalam kebutuhan pelatihan atau preferensi karir.

Tantangan dalam Pengembangan dan Pemeliharaan

Implementasi awal dan pemeliharaan aplikasi HRIS memerlukan sumber daya teknis dan finansial yang signifikan. Perubahan dalam kebijakan perusahaan atau regulasi juga dapat memerlukan modifikasi dalam sistem, yang dapat mengakibatkan biaya tambahan.

Keamanan Data dan Privasi

Aplikasi HRIS mengandung informasi yang sangat sensitif, termasuk data pribadi karyawan dan informasi gaji. Menjaga keamanan dan privasi data ini merupakan tantangan besar, terutama dalam menghadapi ancaman siber yang terus berkembang.

Keterbatasan Aplikasi KPI

Selain HRIS, KPI yang juga sangat umum diperusahaan juga memiliki kekurangan. Berikut pembahasannya.

Pemilihan KPI yang Tepat

Memilih KPI yang relevan dan akurat untuk mengukur performa adalah tantangan utama. KPI yang tidak tepat dapat mengarah pada penilaian yang tidak adil dan mengaburkan pandangan tentang performa sebenarnya.

Pemantauan dan Pencatatan Data yang Konsisten

Aplikasi KPI memerlukan pemantauan dan pencatatan data yang konsisten dari berbagai sumber. Ketidaksesuaian atau keterlambatan dalam pemantauan data dapat merusak keakuratan analisis performa.

Konteks dan Faktor Eksternal

Aplikasi KPI mungkin tidak selalu mempertimbangkan faktor eksternal yang dapat memengaruhi performa, seperti perubahan pasar atau situasi ekonomi. Ini dapat mengakibatkan penilaian yang tidak sepenuhnya akurat.

Kesulitan dalam Mengukur Aspek Kualitatif

Banyak aspek performa, seperti kerjasama tim, kreativitas, atau inovasi, sulit diukur secara kuantitatif. Aplikasi KPI mungkin kurang efektif dalam mengukur elemen-elemen ini.

Resistensi dan Manipulasi

Aplikasi KPI dapat merangsang perilaku yang tidak diinginkan, seperti manipulasi data untuk mencapai target atau fokus berlebihan pada KPI tertentu yang mengabaikan aspek penting lainnya.

Tantangan Integrasi HRIS dan KPI

Selain keterbatasan yang telah disebutkan untuk kedua jenis aplikasi ini secara terpisah, tantangan integrasi antara HRIS dan aplikasi KPI juga perlu dipertimbangkan. Integrasi yang buruk atau tidak sempurna antara kedua sistem ini dapat mengakibatkan kehilangan data, ketidakcocokan dalam definisi KPI, dan kesulitan dalam menganalisis data lintas departemen.

Integrasi antara HRIS dan aplikasi KPI menjadi semakin penting karena memungkinkan organisasi untuk menghubungkan informasi tentang karyawan dengan pencapaian tujuan bisnis.

Dengan integrasi yang baik, organisasi dapat melihat bagaimana kinerja individu atau tim berkontribusi terhadap tujuan keseluruhan, membantu dalam penilaian kinerja yang lebih holistik. Misalnya, aplikasi KPI dapat menghubungkan data performa individu yang tercatat di HRIS dengan indikator kinerja yang relevan.

Nah, mengingat terdapat keterbatasan fungsi aplikasi HRIS dan aplikasi KPI namun keduanya tetap memiliki peranan penting di dalam perusahaan, maka Anda perlu mengambil beberapa tindakan tepat untuk mengoptimalkan kedua aplikasi ini.