Training continous improvement adalah sebuah metode pelatihan yang bertujuan untuk mengupayakan peningkatan berkelanjutan dalam suatu perusahaan atau organisasi.
Ada banyak jenis pelatihan peningkatan berkelanjutan yang bisa diikuti oleh organisasi, tetapi secara umum tujuannya tetap sama.
Mulai dari melakukan evaluasi berkala, meningkatkan sistem yang sudah berjalan agar menjadi lebih baik lagi seiring berjalannnya waktu. Salah satu hal yang ditekankan pada continous improvement bukanlah suatu perubahan besar yang terjadi secara spontan.
Namun, lebih mengarah pada sesuatu yang kecil yang dilakukan secara konsisten dari hari ke hari, sehingga bisa menciptakan perubahan secara menyeluruh pada sistem atau manajemen organisasi tersebut.
Ingin tahu bagaimana cara memulai program continuous improvement? Mari kita bahas lebih lanjut tentang berbagai metode pelatihan yang bisa Anda terapkan dalam perusahaan.
Apa Saja Training Continous Improvement yang Banyak Diterapkan?
Jika perusahaan Anda belum pernah mengikuti training continous improvement, pertanyaan pertama yang akan muncul adalah jenis pelatihan seperti apa yang agaknya cukup bagus untuk dicoba?
Seperti yang sudah kami singgung di atas, jenis trainin
1. Training Kaizen
Pertama, ada istilah Kaizen sebuah filosofi atau pendekatan manajemen yang berasal dari Jepang yang menekankan pada perbaikan berkelanjutan secara bertahap dan terus-menerus.
Kata Kaizen sendiri berasal dari bahasa Jepang, di mana kai berarti “perubahan” dan zen berarti “baik”. Jadi, Kaizen bisa diartikan sebagai “Perubahan menuju kebaikan.”
Konsep dasar dari Kaizen sendiri lebih kurang sebagai berikut:
Perbaikan Kecil, Dampak Besar: Kaizen lebih fokus pada perbaikan-perbaikan kecil yang berjalan secara konsisten daripada perubahan besar secara tiba-tiba. Pada prinsipnya banyak perubahan kecil yang bisa menghasilkan perubahan besar dalam jangka panjang apabila kita lakukan secara terus-menerus
Melibatkan Semua Tingkatan: Kaizen bukan hanya tanggung jawab manajemen, tetapi melibatkan semua anggota organisasi. Mulai dari tingkat atas hingga karyawan lini depan. Semua orang memiliki peran penting dalam mengidentifikasi masalah dan mencari solusi.
Fokus pada Proses: Kaizen lebih berfokus pada perbaikan proses daripada pada individu. Tujuannya adalah untuk membuat proses kerja lebih efisien, efektif, dan menghasilkan kualitas yang lebih baik.
Namun tentunya Kaizen bukan satu-satunya jenis training continous improvement. Hanya saja, filosofi ini memang mengkar cukup kuat di dunia manajemen dan bisnis. Salah satu metode untuk menerapkan Kaizen adalah dengan melatih prinsip 5R atau 5S.
2. Lean Manufacturing
Selanjutnya, ada juga pelatihan berkelanjutan yang disebut sebagai lean manufacturing. Bagi beberapa orang ini sesuatu yang baru, apa definisi dari istilah ini?
Lean manufacturing dan continuous improvement mempunyai tujuan menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi.
Secara umum lean manufacturing sendiri adalah pendekatan yang berfokus pada identifikasi dan eliminasi segala bentuk pemborosan dalam proses produksi.
Tidak mengherankan apabila metode pelatihan ini bisa kita kategorikan sebagai salah satu upaya menerapkan continuous improvement yang menekankan pada perbaikan berkelanjutan secara terus-menerus.
Pada era digital saat ini, perkembangan teknologi informasi telah mengubah lanskap bisnis secara signifikan. Di berbagai sektor, termasuk manajemen sumber daya manusia (SDM), penggunaan aplikasi HRIS (Human Resource Information System) dan aplikasi KPI (Key Performance Indicator) telah menjadi semakin umum. Meskipun demikian, terdapat keterbatasan fungsi aplikasi HRIS dan aplikasi KPI yang perlu Anda ketahui.
Mengenal Aplikasi HRIS dan Aplikasi KPI
Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu organisasi dalam mengelola berbagai aspek manajemen sumber daya manusia.
Ini mencakup pengelolaan data karyawan, administrasi gaji, pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja, rekrutmen, serta berbagai informasi terkait SDM. Berikut adalah beberapa fitur umum dari aplikasi HRIS:
Manajemen Data Karyawan
Aplikasi HRIS menyediakan tempat sentral untuk menyimpan dan mengelola data karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, dan catatan lainnya.
Administrasi Gaji dan Penggajian
Aplikasi HRIS memungkinkan pengelolaan proses penggajian, perhitungan gaji, dan manajemen tunjangan serta pengurusan pajak dan potongan gaji.
Pelatihan dan Pengembangan
Organisasi dapat menggunakan HRIS untuk merencanakan, melacak, dan mengevaluasi program pelatihan serta perkembangan karyawan.
Manajemen Kinerja
Aplikasi ini membantu dalam penetapan tujuan, penilaian kinerja, umpan balik, dan pengembangan rencana perbaikan.
Rekrutmen dan Onboarding
HRIS dapat digunakan untuk mengelola proses rekrutmen, mulai dari perekrutan hingga tahap onboarding karyawan baru.
Manajemen Absensi dan Cuti
Aplikasi HRIS membantu dalam melacak absensi karyawan, cuti, izin, dan kehadiran.
Analisis Data SDM
Melalui fitur pelaporan dan analisis, HRIS membantu dalam menganalisis data SDM untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Setelah Anda mengetahui tentang aplikasi HRIS, maka penting juga bagi Anda mengetahui aplikasi KPI.
Aplikasi KPI (Key Performance Indicator) adalah alat atau metode yang digunakan oleh organisasi untuk mengukur dan mengelola kinerja atau pencapaian tujuan. KPI adalah indikator yang diukur secara kuantitatif dan kualitatif untuk mengevaluasi sejauh mana suatu entitas mencapai tujuan strategisnya. Berikut adalah beberapa aspek penting tentang aplikasi KPI.
Penentuan Tujuan dan Prioritas
Organisasi harus mengidentifikasi tujuan strategis yang ingin dicapai, dan dari sana, menentukan KPI yang sesuai untuk mengukur kemajuan menuju tujuan tersebut.
Pemantauan Performa
Aplikasi KPI membantu dalam pemantauan dan pelacakan performa berdasarkan indikator-indikator yang ditetapkan. Ini dapat mencakup berbagai bidang seperti penjualan, kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, dan lainnya.
Analisis Data dan Pelaporan
Aplikasi KPI memungkinkan organisasi untuk menganalisis data dan menghasilkan laporan yang memberikan wawasan tentang performa, tren, dan perbandingan antara kinerja aktual dan target.
Penilaian dan Umpan Balik
Berdasarkan data KPI, organisasi dapat mengevaluasi pencapaian tujuan dan memberikan umpan balik kepada tim atau individu terkait.
Pengambilan Keputusan Strategis
Informasi dari aplikasi KPI dapat digunakan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik dalam mengarahkan strategi dan alokasi sumber daya.
Perbaikan Berkelanjutan
Aplikasi KPI membantu organisasi untuk melakukan perbaikan berkelanjutan dengan mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian lebih dan pengembangan strategi untuk meningkatkan performa.
Aplikasi HRIS dan aplikasi KPI memiliki peran penting dalam manajemen sumber daya manusia dan pengukuran kinerja organisasi. HRIS membantu dalam mengelola data karyawan dan proses SDM, sementara aplikasi KPI membantu dalam mengukur pencapaian tujuan strategis dan memberikan panduan untuk pengambilan keputusan. Integrasi antara keduanya dapat memberikan pandangan yang lebih lengkap tentang hubungan antara performa individu, tim, dan tujuan bisnis secara keseluruhan.
Keterbatasan Aplikasi HRIS
Aplikasi HRIS dan aplikasi KPI memiliki peran krusial dalam manajemen sumber daya manusia dan pengukuran performa. Meskipun mereka menawarkan manfaat yang signifikan, keterbatasan mereka tidak boleh diabaikan.
Penggunaan yang bijak memerlukan pemahaman yang mendalam tentang bagaimana mengelola keterbatasan ini dan menciptakan solusi yang sesuai. Dalam menghadapi tantangan ini, organisasi perlu memastikan bahwa mereka memiliki strategi yang kuat untuk mengatasi masalah dan memaksimalkan manfaat yang ditawarkan oleh kedua jenis aplikasi ini.
Secara garis besar, aplikasi HRIS membantu organisasi dalam mengelola data karyawan, rekrutmen, gaji, dan informasi penting lainnya, sementara aplikasi KPI digunakan untuk mengukur performa individu atau tim berdasarkan tujuan dan indikator kunci.
Namun, seperti halnya teknologi lainnya, terdapat keterbatasan fungsi aplikasi HRIS dan aplikasi KPI yang perlu diperhatikan. Berikut beberapa keterbatasan penting dari aplikasi HRIS.
Ketergantungan pada Data Input yang Akurat
Aplikasi HRIS bergantung pada data yang diinput dengan benar dan akurat. Kesalahan dalam memasukkan informasi karyawan, seperti alamat, jabatan, atau gaji, dapat menyebabkan masalah serius dalam manajemen data dan proses bisnis.
Kekurangan dalam Menangani Keunikan Individu
Meskipun aplikasi HRIS efektif dalam mengelola data karyawan secara umum, mereka mungkin kesulitan dalam menangani keunikan individu, seperti perbedaan dalam kebutuhan pelatihan atau preferensi karir.
Tantangan dalam Pengembangan dan Pemeliharaan
Implementasi awal dan pemeliharaan aplikasi HRIS memerlukan sumber daya teknis dan finansial yang signifikan. Perubahan dalam kebijakan perusahaan atau regulasi juga dapat memerlukan modifikasi dalam sistem, yang dapat mengakibatkan biaya tambahan.
Keamanan Data dan Privasi
Aplikasi HRIS mengandung informasi yang sangat sensitif, termasuk data pribadi karyawan dan informasi gaji. Menjaga keamanan dan privasi data ini merupakan tantangan besar, terutama dalam menghadapi ancaman siber yang terus berkembang.
Keterbatasan Aplikasi KPI
Selain HRIS, KPI yang juga sangat umum diperusahaan juga memiliki kekurangan. Berikut pembahasannya.
Pemilihan KPI yang Tepat
Memilih KPI yang relevan dan akurat untuk mengukur performa adalah tantangan utama. KPI yang tidak tepat dapat mengarah pada penilaian yang tidak adil dan mengaburkan pandangan tentang performa sebenarnya.
Pemantauan dan Pencatatan Data yang Konsisten
Aplikasi KPI memerlukan pemantauan dan pencatatan data yang konsisten dari berbagai sumber. Ketidaksesuaian atau keterlambatan dalam pemantauan data dapat merusak keakuratan analisis performa.
Konteks dan Faktor Eksternal
Aplikasi KPI mungkin tidak selalu mempertimbangkan faktor eksternal yang dapat memengaruhi performa, seperti perubahan pasar atau situasi ekonomi. Ini dapat mengakibatkan penilaian yang tidak sepenuhnya akurat.
Kesulitan dalam Mengukur Aspek Kualitatif
Banyak aspek performa, seperti kerjasama tim, kreativitas, atau inovasi, sulit diukur secara kuantitatif. Aplikasi KPI mungkin kurang efektif dalam mengukur elemen-elemen ini.
Resistensi dan Manipulasi
Aplikasi KPI dapat merangsang perilaku yang tidak diinginkan, seperti manipulasi data untuk mencapai target atau fokus berlebihan pada KPI tertentu yang mengabaikan aspek penting lainnya.
Tantangan Integrasi HRIS dan KPI
Selain keterbatasan yang telah disebutkan untuk kedua jenis aplikasi ini secara terpisah, tantangan integrasi antara HRIS dan aplikasi KPI juga perlu dipertimbangkan. Integrasi yang buruk atau tidak sempurna antara kedua sistem ini dapat mengakibatkan kehilangan data, ketidakcocokan dalam definisi KPI, dan kesulitan dalam menganalisis data lintas departemen.
Integrasi antara HRIS dan aplikasi KPI menjadi semakin penting karena memungkinkan organisasi untuk menghubungkan informasi tentang karyawan dengan pencapaian tujuan bisnis.
Dengan integrasi yang baik, organisasi dapat melihat bagaimana kinerja individu atau tim berkontribusi terhadap tujuan keseluruhan, membantu dalam penilaian kinerja yang lebih holistik. Misalnya, aplikasi KPI dapat menghubungkan data performa individu yang tercatat di HRIS dengan indikator kinerja yang relevan.
Nah, mengingat terdapat keterbatasan fungsi aplikasi HRIS dan aplikasi KPI namun keduanya tetap memiliki peranan penting di dalam perusahaan, maka Anda perlu mengambil beberapa tindakan tepat untuk mengoptimalkan kedua aplikasi ini.
Dampak AI – Kecerdasan buatan atau yang sering disebut dengan istilah Artificial Intelligence menciptakan peluang besar bagi mesin untuk beradaptasi dan mempelajari hal – hal baru dengan sangat cepat berdasarkan data yang tersedia tanpa harus melalui pembuatan program terlebih dahulu.
Di banyak industri di seluruh dunia, AI sudah banyak digunakan karena terbukti mampu mendukung peningkatan efisiensi sumber daya manusia pada perusahaan kecil, menengah hingga perusahaan raksasa.
Lantas, sebenarnya apa itu AI?
Sekilas Tentang Artificial Intelligence
AI merupakan kecerdasan buatan yang tercipta dengan memanfaatkan keilmuan di bidang komputer, dimana mempunyai misi dan tujuan utama dalam memudahkan pekerjaan di berbagai lini kehidupan.
Keunikan yang dimiliki oleh sistem AI sehingga membuatnya tampil canggih adalah dari sisi cara kerjanya. AI mempunyai kemampuan untuk belajar dari pengalaman yang bersumber dari data yang tersimpan dalam database.
Dari semua data yang diperoleh AI, bisa diolah kembali untuk mengembangkan sistem menjadi lebih efektif dan menyelesaikan semua tugas lebih cepat.
Kelebihan yang ditawarkan oleh AI inilah dianggap sangat tepat untuk diterapkan pada bidang Human Resource atau sumber daya manusia. Dengan catatan, penerapan dan pengelolaan AI dilakukan dengan benar dan tepat.
Peran AI pada bidang sumber daya manusia banyak dimanfaatkan untuk perampingan pekerjaan yang membutuhkan waktu pengerjaan lebih panjang meliputi perekrutan karyawan, pelatihan karyawan maupun pekerjaan administrasi secara keseluruhan.
Yang perlu diperhatikan dan diingat, penggunaan AI tidak boleh berlebihan atau terlalu dieksploitasi karena bisa memunculkan berbagai ancaman. Kenapa bisa begitu?
Ingat, perusahaan yang baik tetap harus menjunjung tinggi asas rasa kemanusiaan. Sedangkan jika penerapan AI dilakukan secara penuh tanpa ada campur tangan sedikitpun dari manusia, penyelesaian pekerjaan, analisis pekerjaan hingga proses pengambilan keputusan menjadi kaku. Dalam hal ini, artinya asas rasa kemanusiaan pun akan dikesampingkan.
Parahnya lagi, keberadaan AI tidak lagi berdampak positif bagi bidang sumber daya manusia, namun justru berdampak negatif. Berbagai kejadian besar seperti pemutusan hubungan kerja secara masal, penurunan kepuasaan kerja karyawan, banyak miskomunikasi antar karyawan hingga peningkatan angka turnover karyawan pada perusahaan yang sulit dikendalikan.
Dampak AI dalam Membantu Peningkatan Efisiensi Sumber Daya Manusia
Berikut ini terdapat beberapa dampak AI yang bisa dirasakan langsung oleh manajer SDM dalam rangka peningkatan efisiensi sumber daya manusia, apa saja?
1.Dampak AI Selama Proses Rekrutmen
Pengelolaan sumber daya manusia paling penting berawal dari proses rekrutmen. Pemanfaatan kecerdasan buatan selama proses rekrutmen bisa memperbesar peluang perusahaan untuk mendapatkan kandidat paling sesuai dalam kurun waktu yang lebih cepat.
Keberadaan algoritma AI, bisa dimanfaatkan untuk memfilter semua CV yang masuk ke perusahaan sehingga mampu menemukan kandidat terbaik sesuai kebutuhan perusahaan.
Tidak butuh waktu lama, untuk mendapatkan beberapa kandidat tersebut dan bisa langsung dikirimkan undangan wawancara. Berbeda dengan pemilahan CV yang dilakukan secara manual, 1 minggu pun rasanya tidak cukup untuk mempelajari semua CV yang masuk.
Dengan demikian, bisa diambil kesimpulan bahwa proses rekrutmen dengan memanfaatkan AI sangat membantu staff SDM, karena bisa dilakukan dengan sangat cepat.
2.Dampak AI Selama Pelatihan Kerja
Selain proses rekrutmen, proses pelatihan kerja juga tidak kalah penting dalam mendukung pengembangan perusahaan. Pelatihan kerja dengan memanfaatkan algoritma AI bisa membantu proses identifikasi pada divisi mana yang membutuhkannya.
Kemudian, AI pada pelatihan kerja juga bisa membantu memberikan rekomendasi yang lebih spesifik pada semua karyawan dengan merujuk pada kebutuhan perusahaan maupun performa yang ditunjukkan oleh masing – masing karyawan.
3.Mendukung Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja mempunyai dampak yang sangat penting bagi kemajuan perusahaan melalui proses evaluasi oleh manajer SDM. Selama proses evaluasi inilah, AI bisa dimanfaatkan manajer SDM untuk membantu seluruh aktivitas evaluasi secara menyeluruh. Sehingga tujuan perusahaan pun bisa segera tercapai.
Menariknya, dampak AI ini pada manajemen kinerja bisa digunakan berdasarkan data yang diinginkan dalam kurun waktu tertentu saja. Misalnya saja, dalam periode 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan atau periode lainnya sesuai kebutuhan.
4.Membantu Analisis Data
Selain uang, data menjadi aset paling berharga bagi semua perusahaan di dunia ini. Dimana jika sampai ada kebocoran data, bisa berpotensi menciptakan kerugian besar. Setiap data yang ada, bisa digunakan untuk pertimbangan hingga pengambilan keputusan dalam bisnis.
Dalam hal ini, keberadaan AI bermanfaat dalam menganalisis setiap data dengan lebih cepat dan efektif sehingga bisa mendukung proses pengembangan SDM.
Algoritma AI bisa digunakan untuk menganalisis data dari berbagai sumber seperti data kinerja karyawan, data absensi, data produktivitas dan data lainnya. Dengan begitu, pola baru hingga tren yang muncul bisa menambah wawasan.
5.Membantu Penghematan Pengeluaran Perusahaan
Menekan angka pengeluaran perusahaan menjadi pekerjaan rumah yang harus diselesaikan oleh manajer SDM. Cara yang banyak dilakukan biasanya dengan mencoba merampingkan dan memangkas SDM yang dianggap tidak terlalu dibutuhkan.
Banyak perusahaan yang merasakan dampak AI secara langsung termasuk salah satunya dalam upaya meminimalisir pengeluaran sehingga bisa melakukan penghematan berkali – kali lipat.
Pemanfaatan AI bisa digunakan dalam proses identifikasi berbagai hal yang dianggap tidak efisien selama proses pengelolaan SDM sedang berlangsung. Sebagai solusi, AI akan memberi rekomendasi kepada manajer SDM guna meningkatkan efisiensi seperti yang diharapkan oleh perusahaan.
Akhirnya, apa yang diinginkan dan diharapkan oleh perusahaan bisa diwujudkan dengan cepat. Perusahaan bisa mengalokasikan dana yang sebelumnya digunakan untuk memberi gaji, bonus hingga insentif kepada karyawan untuk pengembangan bisnis.
Kesimpulan Dampak AI Terhadap Manajer SDM
Pemanfaatan AI dalam proses pengelolaan sumber daya manusia membuka peluang besar bagi perusahaan untuk meningkatkan produktivitas hingga efisiensi sumber daya manusia.
Dengan kata lain, selain bisa memudahkan pekerjaan manajer SDM, AI juga berpotensi meningkatkan skill manajer SDM dalam menjalankan tugasnya.
Penggunaan AI selama proses rekrutmen, memudahkan dan mempercepat pemilihan kandidat sesuai kriteria yang diinginkan. Sementara dalam proses pelatihan, bisa memberi rekomendasi kepada perusahaan terkait jenis pelatihan paling tepat yang bisa digunakan hingga peningkatan kinerja pada semua karyawan.
Kemudian, AI juga bisa mendukung manajemen kinerja karyawan, mendukung proses analisis data hingga penghematan pengeluaran perusahaan.
Yang perlu ditekankan pada pembahasan kali ini, keberadaan AI bukan berarti bisa menjadi pengganti manusia. Karena dalam prosesnya, manusia tetap wajib ada untuk mengoperasikan AI.
AI memang bisa mendorong peningkatan efisiensi selama proses pengelolaan SDM, namun keputusan akhir tetap harus melibatkan manusia berpengalaman, ahli dan kompeten di bidangnya.
Oleh sebab itu, perusahaan harus mampu dan memastikan penggunaan AI selama proses pengelolaan SDM sudah dilakukan dengan benar, bijaksana dan hati – hati, bukan serampangan.
Jadi, meskipun saat ini sudah ada AI dengan segala kecanggihan yang ditawarkannya, pemanfaatan AI tidak boleh sembarangan, dibutuhkan keputusan yang bijak dan kehati – hatian.
Kata Kaizen sendiri berasal dari bahasa Jepang, di mana kai berarti “perubahan” dan zen berarti “baik”. Jadi, Kaizen bisa diartikan sebagai “Perubahan menuju kebaikan.”
