Kaizen dalam Dunia HR Management

Training continous improvement adalah sebuah metode pelatihan yang bertujuan untuk mengupayakan peningkatan berkelanjutan dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Ada banyak jenis pelatihan peningkatan berkelanjutan yang bisa diikuti oleh organisasi, tetapi secara umum tujuannya tetap sama.

Mulai dari melakukan evaluasi berkala, meningkatkan sistem yang sudah berjalan agar menjadi lebih baik lagi seiring berjalannnya waktu. Salah satu hal yang ditekankan pada continous improvement bukanlah suatu perubahan besar yang terjadi secara spontan.

Namun, lebih mengarah pada sesuatu yang kecil yang dilakukan secara konsisten dari hari ke hari, sehingga bisa menciptakan perubahan secara menyeluruh pada sistem atau manajemen organisasi tersebut.

Ingin tahu bagaimana cara memulai program continuous improvement? Mari kita bahas lebih lanjut tentang berbagai metode pelatihan yang bisa Anda terapkan dalam perusahaan.

Apa Saja Training Continous Improvement yang Banyak Diterapkan?

Jika perusahaan Anda belum pernah mengikuti training continous improvement, pertanyaan pertama yang akan muncul adalah jenis pelatihan seperti apa yang agaknya cukup bagus untuk dicoba?

Seperti yang sudah kami singgung di atas, jenis training continous improvement (CI) itu cukup beragam, berikut ini beberapa opsi yang cukup populer.

1. Training Kaizen

Pertama, ada istilah Kaizen sebuah filosofi atau pendekatan manajemen yang berasal dari Jepang yang menekankan pada perbaikan berkelanjutan secara bertahap dan terus-menerus.

kaizen continous improvementKata Kaizen sendiri berasal dari bahasa Jepang, di mana kai berarti “perubahan” dan zen berarti “baik”. Jadi, Kaizen bisa diartikan sebagai “Perubahan menuju kebaikan.”

Konsep dasar dari Kaizen sendiri lebih kurang sebagai berikut:

  • Perbaikan Kecil, Dampak Besar: Kaizen lebih fokus pada perbaikan-perbaikan kecil yang berjalan secara konsisten daripada perubahan besar secara tiba-tiba. Pada prinsipnya banyak perubahan kecil yang bisa menghasilkan perubahan besar dalam jangka panjang apabila kita lakukan secara terus-menerus
  • Melibatkan Semua Tingkatan: Kaizen bukan hanya tanggung jawab manajemen, tetapi melibatkan semua anggota organisasi. Mulai dari tingkat atas hingga karyawan lini depan. Semua orang memiliki peran penting dalam mengidentifikasi masalah dan mencari solusi.
  • Fokus pada Proses: Kaizen lebih berfokus pada perbaikan proses daripada pada individu. Tujuannya adalah untuk membuat proses kerja lebih efisien, efektif, dan menghasilkan kualitas yang lebih baik.

Namun tentunya Kaizen bukan satu-satunya jenis training continous improvement. Hanya saja, filosofi ini memang mengkar cukup kuat di dunia manajemen dan bisnis. Salah satu metode untuk menerapkan Kaizen adalah dengan melatih prinsip 5R atau 5S.

2. Lean Manufacturing

Selanjutnya, ada juga pelatihan berkelanjutan yang disebut sebagai lean manufacturing. Bagi beberapa orang ini sesuatu yang baru, apa definisi dari istilah ini?

lean manufacturing continous improvement

Lean manufacturing dan continuous improvement mempunyai tujuan menghilangkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi.

Secara umum lean manufacturing sendiri adalah pendekatan yang berfokus pada identifikasi dan eliminasi segala bentuk pemborosan dalam proses produksi.

Tidak mengherankan apabila metode pelatihan ini bisa kita kategorikan sebagai salah satu upaya menerapkan continuous improvement yang menekankan pada perbaikan berkelanjutan secara terus-menerus.

Baca juga: 5 Hal Utama yang Dibutuhkan untuk Pengembangan SDM di Era Industri 4.0

Konsep Dasar Lean Manufacturing

Konsep dasar lean manufacturing berfokus pada lima prinsip utama, yaitu:

  • Value: Menentukan nilai dari sudut pandang pelanggan.
  • Value Stream: Menganalisis seluruh aliran nilai untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang tidak memberikan nilai tambah.
  • Flow: Membuat aliran produk atau layanan menjadi lancar dan terus-menerus.
  • Pull: Produksi hanya dilakukan berdasarkan permintaan, bukan berdasarkan perkiraan.
  • Perfection: Berusaha mencapai kesempurnaan melalui perbaikan terus-menerus.

Selain kedua jenis training continous improvement di atas masih  ada lagi opsi lainnya seperti six sigma, root cause analysis, statistical process control, dan lain sebagainnya.

Untuk mengetahui metode pelatihan yang tepat, Anda bisa melakukan diskusi dengan tim manajemen SDM atau konsultan.

Mereka akan membantu perusahaan Anda untuk menentukan kebutuhan training yang tepat melihat dari kondisi organisasi dan masalah yang sedang dihadapi.

Sebagai contoh, training lean manufacturing agaknya lebih sesuai untuk perusahaan yang berbasis di manufaktur produksi baik itu FMCG, otomotif, elektronik, tekstil, dan sebagainya.

Sementara itu, metode Kaizen kelihatannya lebih universal dan mencakup sektor usaha yang lebih luas termasuk bisnis perkantoran.

Pentingnya Menanamkan Continous Improvement untuk Karyawan Baru

Upaya peningkatan berkelanjutan semestinya tidak hanya diterapkan pada karyawan lama saja, melainkan badan usaha juga sebaiknya melibatkan rekrutmen baru agar mereka bisa memahami pentingnya continous improvement untuk jangka panjang.

Ketika mereka sudah dapat memahami pentingnya peningkatan secara berkelanjutan, maka ada motivasi kerja yang bisa terus meningkat seiring berjalannya waktu.

Secara tidak langsung produktivitas dan efisiensi kinerja juga akan tercapai. Mereka juga akan merasa nyaman menjadi bagian dari perusahaan Anda, sehingga loyalitas karyawan juga akan meningkat. Perusahaan bisa mengurangi risiko kerugian dan hambatan produksi yang tidak diinginkan.

Demikian penjelasan yang bisa kami sampaikan mengenai training continous improvement. Tingkatkan kualitas manajemen SDM di perusahaan dengan menerapkan template materi pengembangan karyawan yang tersedia di Pakarkinerja.com

Aplikasi KPI MyKinerja dan Info Biaya Langganan Aplikasi

Coba jawab dulu dua pertanyaan super penting ini :

  1. Apakah kantor atau perusahaan Anda selama ini masih mengelola penilaian kinerja dan KPI karyawan secara manual dan kurang efisien?
  2. Apakah kantor atau perusahaan Anda ingin mengelola KPI dan kinerja SDM Anda dengan software KPI yang user-friendly dan mudah digunakan?

Jika Anda menjawab YES dan YES untuk dua pertanyaan tersebut, SELAMAT, Anda telah berada pada tempat yang tepat.

Untuk menjawab semua pertanyaan di atas, saya menghadirkan Aplikasi KPI MyKinerja atau Software KPI yang Super Powerful.

Dalam aplikasi KPI MyKinerja ini, kantor atau perusahaan Anda akan mendapatkan paket :

  1. Program aplikasi atau software KPI berbasis web, dan dapat diakses oleh seluruh pegawai secara mudah dan praktis. Aplikasi KPI ini dengan mudah bisa diakses di mana saja, baik melalui desktop, laptop ataupun smartphone.
  2. Aplikasi kami memudahkan setiap atasan untuk memantau kinerja dan pencapaian KPI bawahannya. Melalui tampilan friendly user interface, setiap atasan bisa mudah mampu melakukan monitoring kinerja bawahan serta memberikan umpan balik melalui fitur yang telah kami sediakan.
  3. Kami juga menyediakan Template Tabel KPI yang Siap Pakai untuk beragam jabatan dalam perusahaan, dan juga untuk semua posisi; sehingga membantu team Anda untuk menyusun KPI yang akurat dan berkualitas tinggi.

Wah, saya berminat sekali dengan aplikasi KPI ini, pak Yodhia. Berapa investasinya?

Aplikasi KPI MyKinerja dijual dengan sistem langgan yang sangat murah.

Biaya langganan normal aplikasi MyKinerja adalah sbb :

  1. Paket SMALL (berlaku untuk seluruh pegawai perusahaan dengan jumlah pegawai sampai 100) = Rp 195 ribu/bulan
  2. Paket MEDIUM (berlaku untuk seluruh pegawai perusahaan dengan jumlah pegawai 101 – 500) = Rp 295 ribu/bulan
  3. Paket BIG (berlaku untuk seluruh pegawai perusahaan dengan jumlah pegawai di atas 500 sd 1000) = Rp 495 ribu/bulan

Nah, dalam launching ini ada DISKON 84% untuk biaya langganan pada 1 tahun (atau 12 bulan) pertama, sehingga biaya langganan menjadi sbb :

  1. Paket SMALL = Rp 30 ribu/bulan

  2. Paket MEDIUM = Rp 45 ribu/bulan

  3. Paket BIG = Rp 75 ribu/bulan

WOW, biaya langganan yang luar biasa ekonomis, dibanding biaya pembuatan software yang memakan biaya hingga ratusan juta rupiah.

Bayangkan, hanya dengan biaya mulai Rp 30 ribu per bulan (lebih murah daripada biaya parkir selama sebulan !!) Anda dan team sudah bisa menggunakan APLIKASI KPI yang modern dan canggih.

Biaya langganan di atas berlaku untuk SELURUH PEGAWAI di kantor Anda. Jadi bukan biaya per user; tapi sudah meliputi semua pegawai di kantor Anda.

Segera manfaatkan DISKON 84% untuk langganan tahun pertama ini.

Berikut manfaat luar biasa jika kantor Anda berlangganan Aplikasi KPI MyKinerja :

  • Dengan biaya mulai hanya Rp 30 ribu/bulan (lebih murah dibanding biaya paket data sebulan!!), Anda dan semua pegawai dikantor Anda sudah bisa menggunakan software KPI yang modern, serba digital dan mudah digunakan.
  • Jika Anda berlangganan, Anda dan team segera akan mendapatkan PANDUAN tutorial yang super lengkap x komplet, tentang bagaimana cara menggunakan aplikasi KPI MyKinerja dengan mudah dan mulus.
    • Panduan step by step tersedia dalam format video tutorial yang menarik x PDF yang mudah dipahami.
    • Anda juga bebas konsultasi dengan saya and team setiap saat (anytime) tentang cara pemakaian aplikasi KPI MyKinerja.
  • Anda juga tidak perlu bingung membuat KPI untuk para pegawai di kantor Anda. Sebab dalam aplikasi MyKinerja, telah disediakan telah disediakan katalog KPI untuk semua divisi dalam perusahaan, dan mencakup puluhan bisnis (mulai bisnis manufakturing, retail, café x resto, rumah sakit, lembaga pendidikan, mining, bank dan keuangan, hotel, real estate, distributor, online shop, dan banyak lagi).
    • Anda tinggal pilih KPI-nya, dan masukkan ke dalam aplikasi MyKinerja. Done. Sangat praktis bukan.
  • Anda juga bisa menggunakan aplikasi MyKinerja untuk melakukan Performance Appraisal di kantor Anda dengan mudah. Tidak perlu lagi dengan cara manual yang ribet dan melelahkan. Semua serba otomatis dan mudah dipantau secara digital.

Oke Pak Yodhia, saya berminat sekali dengan aplikasi MyKinerja ini. Bagaimana saya melakukan pemesanannya?

Cara pemesanan aplikasi MyKinerja, mudah sekali :

Langkah 1 : Lakukan pembayaran sesuai paket yang Anda pilih. Oh ya, biaya langganan wajib dibayarkan setahun sekali ya; sehingga total pembayaran yang harus dibayarkan pada langganan tahun pertama ini adalah sbb :

  • Paket SMALL : Rp 30 ribu x 12 bulan = Rp 360 ribu
  • Paket MEDIUM : Rp 45 ribu x 12 bulan = Rp 540 ribu
  • Paket BIG : Rp 75 ribu x 12 bulan = Rp 900 ribu

Lakukan pembayaran pada salah satu nomer rekening berikut:

  • Bank Mandiri – No Rek. 167 000 477 6356 a/n PT. Manajemen Kinerja Utama
  • Bank Permata – No Rek. 410 130 0302 a/n PT. Manajemen Kinerja Utama

Langkah 2 : Informasikan transfer yang telah Anda lakukan kepada kami ke alamat WhatsApp kami pada : 0817.4823.235.

Konfirmasi transfer pembayaran, harus disertai dengan informasi berikut :

Nama Anda
Nama Perusahaan atau Kantor Anda
Alamat email Anda
Saya mau daftar MyKinerja

Harap disertakan bukti transfer – bisa berupa struk mobile banking, notifikasi internet banking, ataupun image struk bukti transfer.

Langkah 3 : Setelah kami menerima order Anda, maka kami akan mereply baik melalui WA dan email dengan informasi sbb :

  • Panduan lengkap dan step by step : tentang cara menggunakan aplikasi MyKinerja (panduan tersedia baik dalam file PDF dan juga aneka video tutorial yang ringkas, padat dan bergizi).
  • Nomer whatsapp dan alamat email kami dimana Anda bebas mengajukan pertanyaan dan konsultasi kapan saja (anytime) tentang cara mengelola kinerja SDM kantor Anda melalui aplikasi MyKinerja.
  • Kuitansi sebagai bukti pembayaran (yang bisa digunakan untuk reimburse ke bagian Keuangan peruahaan Anda).

Segera berlangganan aplikasi KPI dengan biaya yang super hemat ini. Manfaatkan DISKON 84% yang sangat luar biasa.

Memakai software KPI yang canggih tidak harus dengan biaya puluhan atau ratusan juta. Cukup hanya dengan biaya mulai Rp 30 ribu/bulan, SEMUA pegawai x atasannya di kantor Anda sudah bisa memantau pencapaian KPI dengan mudah.

Salam sukses mulia,
Yodhia Antariksa, Msc in HR Management

Seberapa Pentingkah Peran Manajemen SDM?

peran manajemen SDM

Sebagian orang menganggap departemen SDM adalah jantung perusahaan. Hal ini tentu saja wajar mengingat karyawan ada motor penggerak perusahaan. Lalu departemen SDM-lah pihak yang terlibat langsung dengan semua komponen perusahaan terutama karyawan. Karena pentingnya peran manajemen SDM, berikut beberapa poin yang wajib diketahui.

Ruang lingkup kerja departemen SDM

Tujuan utama departemen SDM adalah mengoptimalkan kinerja karyawan untuk produktivitas serta efisiensi perusahaan. Objek departemen ini hanya berkutat pada ‘manusia-manusia’ dalam perusahaan. Fungsi lain departemen juga bisa jadi sebagai penjembatan antar karyawan, karyawan-pengurus perusahaan, dan pihak lainnya.

Lebih detail lagi, ruang lingkup manajemen SDM menurut banyak literatur dibagi menjadi tiga aspek. Ketiganya meliputi aspek kesejahteraan pegawai, aspek personalia, dan aspek relasi internal dan eksternal.

1. Aspek kesejahteraan pegawai

Kesejahteraan yang dimaksud pada poin ini tidak hanya merujuk pada finansial tapi juga Kesehatan dan keselamatan. Bahkan aspek ini juga diatur dalam perundang-undangan tenaga kerja. Bentuk tanggung jawab sepert cuti dibayar, asuransi kesehatan, tunjangan hari raya, lingkungan kerja yang aman, dan work-life-balance. Ruang lingkupnya mencakup kesehatan fisik dan mental karyawan.

2. Aspek personalia

Departemen SDM menangani segala hal yang berkaitan dengan karyawan sebagai individu. Ini termasuk rekrutmen, pelatihan, orientasi, manajemen kinerja, insentif, dan pengembangan karir. Cakupannya meliputi hamipr keselluruha siklus kerja karyawan (mulai dari perekrutan hingga penghentian). Aspek departemen SDM ini bertujuan untuk mencari, mengembangkan, dan mempertahankan talenta pegawai terbaik.

3. Aspek relasi perusahaan internal dan eksternal

Aspek dari Departemen SDM ini bertujuan dalam pengelolaan relasi dengan banyak pihak (internal: pegawai dan eksternal: rekan bisnis). Contohnya adalah dengan  memediasi konflik, menjunjung tinggi budaya perusahaan, memastikan kepatuhan hukum/peraturan, dan menyelaraskan strategi SDM dengan tujuan perusahaan.

Tiap aspek mencakup skop yang luas dan menyeluruh hampir seluruh aspek pengalaman karyawan. Kesemua aspek di atas intinya memaksimalkan sumber daya manusia guna keberhasilan organisasi.

Jenis tantangan manajemen SDM

Menurut Meilan Sugiarto (2007) tantangan manajemen sumber daya manusia dapat terdiri atas :

  1. Tantangan eksternal, contohnya

1) Perubahan lingkungan bisnis yang cepat

2) Keberagaman tenaga kerja

3) Globalisasi

4) Peraturan Pemerintah

5) Pengembangan peran profesional dan  keluarga

6) Kurangnya tenaga kerja  terampil

  •  Permasalahan Internal, meliputi:
  •  Posisi organisasi dalam persaingan bisnis
  • Fleksibilitas
  • Pengurangan kerja
  • Tantangan dalam Rekonstruksi
  • Usaha Kecil dan Menengah
  • Budaya organisasi
  • Teknologi
  • Serikat pekerja

Bagaimana jika peran SDM gagal?

Ciri-ciri departemen SDM yang gagal terlihat dari kinerjanya. Contohnya kegiatan mereka cenderung bersifat reaktif (hanya merespons masalah yang muncul) dan tidak punya strategi preventif. Peran manajemen SDM yang kurang berhasil hanya seputar menangani masalah, bukannya berusaha mencegah masalah seperti menerapkan antisipasi/tindakan preventif. Mode reaktif ini mencegah HR memberikan kontribusi nilai strategis.

Selain itu, tim SDM yang berada di bawah standar sangat berfokus pada tugas-tugas administratif yang bersifat check-the-box seperti dokumen dan proses dibandingkan inisiatif strategis yang lebih berdampak. Hal-hal tersebut terkubur dalam operasi sehari-hari dan item kepatuhan tanpa mendorong kemajuan organisasi yang nyata. Hanya ada sedikit pengukuran atau analisis seputar kontribusi dan program SDM. Dampak dan ROI SDM masih belum jelas.

Tanda lain dari departemen SDM yang tidak efektif adalah buruknya konsultasi dan kemitraan dengan para pemimpin bisnis dan karyawan. SDM gagal untuk benar-benar memahami kebutuhan bisnis dan memberikan keahlian. Mereka memberikan arahan dan bukan bimbingan konsultatif yang disesuaikan dengan situasi. Hal ini mengakibatkan hubungan karyawan menjadi lemah, di imana HR kurang memiliki touchpoint dengan karyawan. Karyawan merasa tidak puas, tidak terlibat, dan merasa tidak didukung.

Indikator kegagalan selanjutnya adalah disorganisasi dan kurangnya kepatuhan pegawai. Sistem dan proses SDM tersebar, duplikatif, tidak konsisten dan rentan terhadap kesalahan. Semua hal tersebut terjadi karena kurangnya integrasi. Bisa jadi pihak manajemen SDM juga tidak mematuhi undang-undang ketenagakerjaan. Alhasil membuat risiko litigasi meningkat. Ujung-ujungnya departemen SDM berakhir tanpa orientasi strategis atau keunggulan operasional untuk mendukung bisnis.

Ciri-ciri departemen SDM yang berhasil

Berikut adalah beberapa karakteristik utama dari departemen SDM yang sukses:

– Kontributor strategi

Departemen SDM menyelaraskan program kerja mereka antara tujuan perusahaan dengan kepentingan karyawan. Lebih baik lagi jika departemen bisa membantu membentuk strategi perusahaan. Hasil program yang melibatkan karyawan bisa jadi masukan untuk mengembangkan strategi keberhasilan perusahaan.

– Berdasarkan data

Keputusan dan rekomendasi SDM didukung oleh analitik, metrik, dan bukti. Tim mengukur dan mengukur inisiatif SDM.

– Bisa diajak konsultasi

Daripada sekedar mengeluarkan arahan, HR bertindak sebagai penasihat dan mitra bagi pimpinan dan karyawan. Mereka memberikan keahlian.

– Proaktif

Daripada bereaksi terhadap masalah, HR mengantisipasi masalah dan mengusulkan solusi inovatif. Mereka mengidentifikasi kebutuhan masa depan.

– Advokat Karyawan

Selain mewujudkan tujuan perusahaan, departemen SDM juga mendengar juga menampung aspirasi karyawan dan mewakili kepentingan mereka. Departemen SDM juga harus menyeimbangkan kepentingan perusahaan dan karyawan.

– Operasi yang efisien

Departemen SDM menjalankan tugas operasional (melaksanakan perekrutan, orientasi, pelatihan, penggajian, dan lainnya) dengan tepat dan konsisten. HRIS yang kuat.

– Kepatuhan dan manajemen risiko

Tim memastikan kepatuhan hukum, peraturan, dan kebijakan sekaligus meminimalkan risiko tanggung jawab tenaga kerja. Pengetahuan tata kelola yang tajam.

– Berpusat pada individu yang terlibat

HR memberikan pengalaman yang sangat baik dan lancar bagi individu yang terlibat baik internal dan eksternal termasuk kandidat dan karyawan. Fokus pada layanan berkualitas.

– Kolaboratif

SDM bermitra secara luas dengan manajer, karyawan, kepemimpinan, dan sumber daya eksternal. Manajemen hubungan yang kuat.

– Staf terampil

Tim HR terdiri dari para profesional yang kompeten dengan keahlian dalam disiplin HR dan bisnis yang lebih luas.

Kesimpulan

Deskripsi dan ciri-ciri dari peran manajemen SDM baik yang gagal dan berhasil telah disajikan. Sudah jelas peran strategis manajemen SDM dalam perusahaan. Peran strategis departemen tersebut tercermin dari fungsinya seperti mengelola kinerja karyawan dan menyelaraskan program dengan tujuan perusahaan. Departemen SDM juga wajib bekerja secara proaktif-kolaboratif dalam mencegah dan mengatasi tantangan. Pengelolaan departemen SDM yang sesuai akan mengoptimalkan sumber daya manusia lalu mendorong keberhasilan perusahaan.

Apakah Fungsi Manajemen Training Hanya Memudahkan Manajer?

fungsi manajemen training

Fungsi manajemen training signifikan untuk semua tahapan karier karena setiap orang perlu mengembangkan keterampilan baru.  Memang, manajer yang telah berpengalaman dapat diandalkan. Tetapi, manajer yang kompeten adalah pemimpin yang menggabungkan pengetahuan dari pelatihan melalui serangkaian perangkat manajemen yang berbeda.

Seorang manajer memang perlu mendapatkan keterampilan yang mereka peroleh dari pelatihan manajemen. Pelatihan tersebut akan sangat bermanfaat bagi seorang manajer untuk melanjutkan pekerjaan di masa mendatang.

Fungsi Manajemen Training yang Signifikan

Alasan terpopuler mengapa banyak orang mengikuti training atau kursus pelatihan manajemen adalah untuk membuat resume atau CV mereka terlihat menonjol.  Dengan ragam pelatihan manajemen, maka seseorang dapat berharap bahwa ia segera direkrut.  Padahal, pelatihan manajemen berfungsi lebih dari sekedar penghias CV

Manfaat manajemen training tidak hanya menguntungkan peserta.  Tetapi, manfaatnya juga penting untuk perusahaan karena kehadiran manajer yang terampil dapat mendorong kemajuan dan efisiensi dalam bisnis.  Fungsi utama manajemen training adalah sebagai berikut:

1. Pemahaman Mendalam Terkait Peran Manajemen

Pada dasarnya, peran seorang manajer adalah mengkoordinasikan tindakan anggota tim dalam departemen untuk menciptakan landasan yang lebih kuat bagi tujuan perusahaan.  Untuk mencapai hal ini, manajer mungkin harus memenuhi berbagai tugas setiap hari, berfokus pada pencapaian target dengan, atau melalui, bantuan tim.

Pelatihan manajemen akan memberi pemahaman yang lebih baik tentang peran manajer untuk bisa sukses.  Pelatihan sangat penting, terlepas dari calon manajer memiliki mentor di tempat kerja atau tidak. Dengan demikian, peserta pelatihan memungkinkannya menjadi mentor yang lebih baik bagi orang lain di tim Anda.

2. Peningkatan Kemampuan Komunikasi

Kemampuan komunikasi adalah cerminan kepemimpinan.  Keterampilan utama seorang manajer sukses adalah kemampuan memahami bahwa setiap orang berkomunikasi dengan cara yang berbeda. Manajer andal dapat merespons komunikasi dari orang lain dengan lebih baik.

Jika seorang manajer tidak punya kemampuan komunikasi, maka keterlibatan karyawan dan kinerja tim sangat rendah. Oleh karena itu, seorang pemimpin harus mudah beradaptasi sehingga dapat mengelola timnya secara pribadi.  Melalui manajemen training, peserta dapat belajar cara berkomunikasi dengan cara yang bisa memberi pengaruh pada anggota tim.

Manajer memang tetap harus berwibawa tanpa mengabaikan pentingnya hubungan yang kuat dengan rekan kerja dan bawahan.  Calon manajer dapat memperoleh taktik komunikasi penting untuk memberdayakan karyawan sehingga dapat bekerja mencapai tujuan bersama. Dengan demikian, semangat tim semakin tinggi.

3. Umpan Balik Bermanfaat

Fungsi manajemen training memungkinkan peserta mengakses umpan balik yang dipersonalisasi dan tidak memihak dari pemberi pelatihan serta perwakilan lain. Mendiskusikan masalah dengan audiens yang tidak memihak akan memberi peserta wawasan berharga tentang kekuatan dan kelemahan. Dengan demikian, peserta training dapat fokus mengevaluasi diri.

  • Pemahaman Tentang Manajemen Perubahan

Dunia bisnis sarat perubahan cepat, terutama setelah pandemi di era serba digital. Dunia usaha kini berupaya beradaptasi dengan keadaan yang selalu berubah akibat kejadian terkini dan teknologi baru. Manajer harus dapat beradaptasi, merencanakan, memantau, dan menerapkan perubahan, baik itu perubahan kecil, seperti memperkenalkan karyawan baru, atau perubahan besar, seperti akuisisi dan sebagainya.

Oleh karena itu, manajemen training dapat membantu individu mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan untuk mengawasi aspek perubahan dan transisi sehari-hari. Pelatihan manajemen akan membekali Anda dengan perangkat untuk membawa tim Anda dari A ke B. Calon manajer harus mengetahui tindakan apa yang harus diambil selama ini, dan bagaimana memastikan tindakan tersebut diterapkan dengan tepat.

  • Kemampuan Pengambilan Keputusan

Mereka yang menduduki peran manajerial harus mampu mengambil keputusan secara efektif dan efisien.  Karena itulah, manajer perlu belajar tentang proses pengambilan keputusan. Dengan demikian, mereka dapat menerapkan hal ini di perusahaan mereka, sehingga meningkatkan kualitas tim mereka.

Dalam manajemen training, peserta dapat mempelajari aspek apa saja yang dapat menghasilkan keputusan yang tepat.  Tidak hanya itu, mereka juga dapat belajar bagaimana faktor eksternal lainnya dapat memainkan peran penting dalam proses tersebut.  

Peserta juga akan belajar bagaimana mengidentifikasi potensi masalah yang dapat menghambat proses pengambilan keputusan.  Dengan demikian, calon manajer dapat mencegah hambatan sebelum masalah tersebut muncul.

Pengambilan keputusan yang efektif adalah keterampilan penting bagi setiap manajer. Manajemen training dapat membantu manajer meningkatkan keterampilan ini.  Seorang manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik untuk memberikan dampak positif pada bisnis mereka dengan mempelajari cara menganalisis data, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan yang tepat,

  • Peningkatan Produktivitas

Manfaat lain dari pelatihan manajemen adalah dapat meningkatkan produktivitas di tempat kerja. manajer dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dengan pemahaman cara mengatur waktu secara lebih efektif, mendelegasikan tugas, dan berkomunikasi dengan lebih jelas. Imbasnya adalah peningkatan produktivitas dan bisnis yang lebih sukses.

  • Peningkatan Semangat Karyawan

Menawarkan pelatihan kepada manajer juga dapat membantu meningkatkan semangat kerja karyawan. Manajer dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif  dengan mempelajari cara berkomunikasi secara lebih efektif dan membangun hubungan yang kuat dengan karyawannya,. Hal ini dapat menghasilkan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi, tingkat keluar masuk karyawan yang lebih rendah, dan tenaga kerja yang lebih produktif.

  • Keunggulan Kompetitif

Manajemen training dapat memberi calon manajer keunggulan kompetitif.  Pemilik perusahaan yang berinvestasi pada pengembangan training untuk manajer dapat menciptakan budaya pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan.  Hal ini dapat membantu pemilik usaha tetap unggul di kalangan kompetitor.  Selain itu, pemilik usaha dapat selalu beradaptasi terhadap perubahan pasar dengan lebih cepat.

Siapa Memperoleh Manfaat Dari Manajemen Training?

Banyak orang berpikir bahwa training manajemen hanyalah untuk calon manajer. Padahal, manajemen training dapat juga diikuti oleh siapa saja.  Memang, mayoritas peserta training adalah calon manajer, manajer baru, atau manajer yang sedang berjalan.

Tetapi, karyawan pun dapat mengikutinya sehingga mereka dapat mengembangkan keterampilan serta menambah pengetahuan seputar manajemen yang efisien.  Berbagai jenis pelatihan manajemen juga dapat dengan mudah diikuti oleh siapa saja.

Jadi, fungsi manajemen training sangat luas dan tidak terbatas. Calon manajer dan manajer yang sedang menjabat dapat semakin mengembangkan diri.  Pengembangan diri tidak hanya menguntungkan perusahaan tetapi juga individu yang mengikuti pelatihan tersebut.

Solusi Tepat Untuk Tantangan Manajemen Sumber Daya Manusia Di Masa Millenial

tantangan manajemen sumber daya manusia

Karena pertukaran informasi di era milenial sangat mudah, tak jarang banyak pegawai yang berhenti sepihak dari suatu perusahaan. Ini adalah contoh kecil tantangan manajemen sumber daya manusia yang sering dihadapi di masa milenial. Lebih banyak lagi jenis tantangan dan memahami penyebab serta solusinya, semua disajikan di artikel ini. 

Konsep tantangan dalam manajemen SDM

Tantangan adalah hal lumrah yang semua perusahaan pasti hadapi dalam memanajemen SDMnya. Jenis dan skop tantangan yang dihadapi bisa jadi beda sesuai dengan faktor penyebabnya. Perubahaan pemicu utama tantangan. Perubahaan yang bisa terjadi pada teknologi (disrupsi digital), tempat kerja, iklim politik, ekonomi, dan perubahan lainnya.

Contoh real nya adalah pada tahun 2020. Tahun 2020 jadi tantangan besar perusahaan utamanya bagian SDM. Karena mereka harus mengelola tenaga kerja lewat jarak jauh secara efisien disebabkan pandemi. Untungnya tantangan tadi terbukti bisa dijawab dengan strategi manajemen SDM yang berkesinambungan dan adaptif.

Hakikatnya tantangan dalam pengelolaan SDM adalah hal yang tak terelakkan dan bersifat dinamis. Agar teratasi dengan baik, dibutuhkan manajemen SDM yang efisien. Langkah pertama dalam manajemen SDM yang efisien adalah dengan mengenali faktor pemicu tantangan tersebut.

Faktor penyebab tantangan SDM

Melansir survei dari World Federation of Personnel Management Associations (WFPMA), terdapat sepuluh area dimana tantangan manajemen SDM sering terjadi. Kesepuluh area tersebut sangat memungkinkan terjadi dalam tiap organisasi/peruhsaan terlepas dari perbedaan negara dan tempat. Berikut sepuluh area dan persentase kemungkinan terjadinya dalam suatu perusahaan.

1. Perubahan sistem pengelolaan: 48%

2. Pengembangan kepemimpinan: 35%

3. Pengukuran efektivitas SDM: 27%

4. Efektivitas perusahaan: 25%

5. Kompensasi: 24%

6. Kepegawaian (rekrutmen dan ketersediaan tenaga kerja lokal yang terampil): 24%

7. Perencanaan pergantian SDM: 20%

8. Pembelajaran dan pengembangan: 19%

9. Kepegawaian (retensi): 16%

10. Tunjangan: Kesehatan & kesejahteraan 13%

Dari kesepuluh area dan persentase kemungkinan terjadinya tantangan, ada empat faktor penyebab yang bisa diidentifikasi. Secara umum, berikut keempat faktor penyebab yang dapat memicu tantangan terjadi:

1. Lingkungan Kerja

Hingga tahun lalu, lingkungan kantor tradisional dapat dibayangkan oleh semua orang. Tapi, sejak pandemi COVID-19 semua telah berubah. Perlahan tapi pasti kebanyakan orang saat ini mulai terbiasa bekerja dari rumah. Situasi baru adalah tantangan manajemen sumber daya manusia terutama dalam perekrutan pekerja.

2. Ketersediaan Talenta yang Baik

Apakah ada cukup tenaga professional yang bekerja? Hal ideal tersebut tidak selamanya ternjadi sesuai keinginan. Langkanya sumber daya manusia adalah tantangan untuk departemen manajemen SDM. Keadaan tertentu, seperti pandemi missal, memang menyulitkan perusahaan dalam menemukan sumber daya yang tepat untuk posisi tertentu. Kalau terus berlanjut, posisi tersebut bisa jadi tetap under staffed/kekurangan pegawai untuk jangka waktu yang lama. Jalan lain adalah dengan perusahaan harus berkompromi dengan sumber daya yang tidak sesuai untuk posisi tersebut.

3. Program Diklat Untuk Pengembangan Karyawan

Program pelatihan dan diklat adalah bentuk peningkatan kapasitas karyawan. Di waktu yang bersamaan, diklat dan pelatihan juga membantu perusahaan melatih sumber daya manusia dengan keahlian yang tepat untuk posisi tertentu. Program diklat bisa juga dianggap jadi win-win solution bagi perusahaan dan karyawan. Sayangnya banyak juga pegawai setelah program selesai memilih untuk pindah dan menyebabkan kekurangan pegawai (human shortage).

4. Keterlibatan Teknologi

Teknologi juga sering digunakan dalam mengelola sumber daya manusia. Software atau perangkat lunak membantu banyak pekerjaan terutama dalam hal otomatisasi beberapa aspek perusahaan. Alhasil, keterlibatan SDM dalam suatu perusahaan dapat berkurang. Faktor ini tentunya berimbas pada hal positif dan juga negatif.  Bentuk hal positif yang disebabkan berupa peningkatan produktivitas dan efisiensi SDM, serta pengelolaan karyawan yang lebih efektif. Hal negatif dapat berupa kekeliruan fungsi manajemen SDM.

Tantangan dan solusi

Faktor-faktor di atas tenutnya  menyebabkan tantangan yang bisa ditemui secara umum di perusahaan. Di rangkum dari berbagai laporan dan penelitian tentang manajemen SDM, berikut tantangan manajemen sumber daya manusia.  Solusi yang pas untuk semua tantangan juga disertakan.

  • Menarik Talenta Terbaik

Solusi: Branding perusahaan yang kuat, kompensasi yang kompetitif, promosikan insentif

  • Manajemen Perubahan

Solusi: Komunikasi yang jelas, memberikan keterampilan dan strategi, mengembangkan rencana alternatif, membangun kemampuan beradaptasi

  • Peningkatan Keterampilan

Solusi: Menganalisis kesenjangan keterampilan, menjalankan program pelatihan, memanfaatkan software yang berhubungan pelatihan yang dianalisis

  • Membangun Keterampilan Digital

Solusi: Merencanakan adopsi stratetgi, identifikasi kebutuhan keterampilan, menggunakan panduan DAP

  • Mengelola Keberagaman

Solusi: Mengevaluasi dan menetapkan tujuan DEI, mengomunikasikan pentingnya, membangun tim, penetapan standar saat rekrutmen

  • Keterlibatan Karyawan

Solusi: Komunikasi dua arah, pengakuan, keseimbangan kehidupan kerja, peluang pengembangan

  • Retensi Karyawan

Solusi: Memahami alasan pergantian, menawarkan fleksibilitas dan rencana pengembangan, dialog rutin

  • Pengembangan Kepemimpinan

Solusi: Program pelatihan formal, perencanaan suksesi, pengkaderan berjangka

  • Kesehatan & Kesejahteraan Karyawan

Solusi: Kebijakan pintu terbuka, melatih EQ, mendorong waktu istirahat, memberikan program

  • Orientasi Karyawan

Solusi: Ciptakan pengalaman ramah, kemudahan transisi, lingkungan kerja bebas diskriminasi, budaya kerja produktif

  • Pelatihan Perekrutan Baru

Solusi: Tetapkan tujuan, berikan umpan balik, gunakan DAP untuk pelatihan yang dipersonalisasi

  • Tenaga Kerja Jarak Jauh

Solusi: Menyediakan alat dan kebijakan, menggunakan DAP untuk pelatihan, mendorong komunikasi, pengawasan berkala

  • Pengalaman Karyawan

Solusi: Memberdayakan karyawan, tujuan transparan, pembinaan, fleksibilitas, pengembangan, jenjang karir

  • Mengukur SDM

Solusi: Lacak metrik seperti kualitas perekrutan, pergantian, pendapatan per karyawan

  • Kompensasi & Tunjangan

Solusi: Berkreasilah lebih dari sekedar gaji, tawarkan berbagai motivator, pertimbangkan berbagai varian insentif dan benefit

Kesimpulan

Mengelola sumber daya manusia menjadi akan selalu makin kompleks. Rupa-rupa tantangan manajemen sumber daya manusia konvensional atau pun terbaru juga akan muncul. Hal pertama yang perlu dilakukan adalan memahami penyebab tantangan. Lalu dilanjutkan dengan belajar dari pengalaman dan juga mengikuti perkembangan kecenderungan atau pola tantangan. Tidak hanya pengalaman, belajar dari tantangan yang sudah disajikan di atas pun dapat dapat membantu. Para pimpinan SDM yang berpikiran maju dapat membangun tenaga kerja yang siap dan tangguh untuk masa depan.

Perbedaan Sistem Training dan Learning Management Untuk Kepentingan SDM Perusahaan

perbedaan sistem training dan learning management

Berkenaan dengan training management system (TMS) dan learning management system (LMS), keduanya terdengar mirip, namun sebenarnya tidaklah sama. TMS dan LMS merupakan HR tools atau aplikasi yang dapat membantu SDM perusahaan menjalankan program pelatihan karyawan yang efektif. Namun, keduanya memiliki perbedaan dalam fungsinya. Berikut penjelasan mengenai perbedaan sistem training dan learning management yang akan dijelaskan lebih lanjut dibawah ini.

Definisi Training Management System (TMS)

TMS digunakan dalam proses perekrutan, pengembangan, dan pengelolaan bakat karyawan dalam perusahaan. Empat contoh bidang TMS yang paling umum digunakan untuk kepentingan SDM perusahaan adalah:

  • Rekrutmen dan orientasi
  • Pembelajaran dan pengembangan
  • Manajemen kinerja
  • Manajemen penghargaan

Selain itu, TMS yang efektif akan membantu memberikan kejelasan proses kerja karyawan. Misalnya, karyawan baru akan lebih memahami peran dan tanggung jawabnya di perusahaan. Tak hanya itu, HR tool ini dapat memberikan sebuah insentif untuk dapat meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawannya.

Sistem TMS juga dikaitkan dengan pelatihan berbasis instruktur (instructor-based training). Ini membantu dalam mengoptimalkan proses pelatihan back-office. Contohnya dalam sistem penjadwalan, pelaporan, pengelolaan administrasi, dll.

Sebagai sebuah alat untuk menyelenggarakan program pelatihan kerja karyawan, berikut contoh pemakaian TMS yang bisa anda pahami lebih detail:

  • Video dengan seorang instruktur yang menunjukkan cara melakukan tugas-tugas tertentu seorang karyawan.
  • Merancang kuis, penilaian, dan kontes dengan tujuan untuk konsolidasi dan pemeliharaan keterampilan karyawan.
  • Membuat sistem tracking progres pekerjaan karyawan untuk memfasilitasi dan membantu dalam penyelesaian semua tugas.
  • Pihak manajemen memiliki akses ke TMS untuk melacak kemajuan karyawan dan memastikan bahwa mereka mengikuti pelatihan sesuai arahan.

Definisi Learning Management System (LMS)

Sistem LMS merupakan aplikasi pembelajaran dan pengembangan profesional karyawan yang dapat diterapkan SDM perusahaan ke dalam proses orientasi karyawan mereka. Banyak platform LMS berbasis cloud yang memungkinkan untuk diakses secara remote. Selebihnya, LMS menggabungkan sistem database dalam perangkat digital untuk mengelola kurikulum, materi pelatihan, alat evaluasi, dll.

Faktanya, cara terbaik agar anda memahami sistem LMS yaitu dengan mengetahui bagaimana sistem tersebut digunakan dan diterapkan. Beberapa sistem LMS berukuran besar dan kompleks yang digunakan oleh ribuan pengguna. Lalu, ada juga yang memakai LMS dengan instalasi kecil yang hanya diakses oleh sekelompok karyawan untuk pelatihan internal.

Tak hanya itu, LMS membantu perusahaan dalam pengelolaan laporan dan juga tracking program pelatihan dan pengembangan karyawan. Selanjutnya, Anda dapat lebih memahami fungsi LMS melalui contoh berikut:

Materi pembelajaran untuk tim penjualan— Tim penjualan mempersiapkan peluncuran produk baru yang akan segera dirilis. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi LMS dalam pembuatan slideshow, video dan dokumentasi, kuis atau tes, dan juga sertifikasi.

Ketika persiapan pelatihan sudah siap, karyawan dapat masuk ke akun LMS masing-masing dan mengakses konten pelatihan tersebut. Setelah menyelesaikan pelatihan tersebut, karyawan dapat mengikuti kuis atau tes terkait. Jika dinyatakan lulus, mereka akan mendapatkan sertifikasi yang membuktikan bahwa mereka sepenuhnya terlatih dan memiliki pengetahuan tentang produk penjualan tersebut.

Disini, SDM perusahaan dapat mengembangkan dan melatih karyawan mereka tanpa harus hadir dalam sesi tatap muka di lokasi pelatihan. Untuk itu, membantu organisasi mengelola online learning adalah peran utama LMS. Seperti yang Anda ketahui, dengan penggunaan LMS, Anda akan dapat mengawasi talenta karyawan Anda dan mengajari mereka talenta baru.

4 Perbedaan Sistem Training dan Learning Management

Meskipun aplikasi TMS dan LMS memiliki kesamaan untuk kebutuhan pembelajaran karyawan dalam suatu perusahaan, namun fungsinya cukup beragam. Apa sebenarnya perbedaan sistem training dan learning management, terletak pada fungsinya. Namun terdapat juga perbedaan dalam hal prinsip yang mengatur sistem, fitur, serta penggunanya.

Fungsi

TMS dirancang untuk mengembangkan dan mempertahankan talenta karyawan. Riset menemukan bahwa banyak karyawan meninggalkan perusahaan mereka karena rendahnya orientasi kerja dan kurangnya kejelasan mengenai tugas dan harapan pekerjaan. Maka dari itu, SDM perusahaan haruslah memprioritaskan retensi sebagai strategi untuk berinvestasi dalam TMS untuk memastikan orientasi yang efisien.

LMS hadir sebagai aplikasi yang dirancang untuk membantu Anda mengelola, mendokumentasikan, dan melacak kursus pendidikan dan program pelatihan karyawan. Konsep LMS ini adalah sebagai e-learning yang mendorong pembelajaran dilakukan dimana saja dan kapan saja.

Prinsip

Ciri dasar yang membedakan TMS dengan LMS adalah prinsip yang mengatur masing-masing sistem. TMS berkisar pada empat pilar, yaitu perekrutan, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta manajemen kompensasi. Komponen training manajemen ini lebih fokus pada orientasi dan pelatihan karyawan baru untuk lebih mengembangkan bakat mereka secara alami.

Sementara itu, LMS adalah pembelajaran yang melibatkan peningkatan keterampilan dan pengetahuan karyawan. Oleh karena itu, prinsipnya memungkinkan untuk diterapkan secara luas di lingkungan akademik dan juga dunia bisnis.

Fitur

TMS dan LMS hadir dengan fitur sesuai dengan fungsinya masing-masing. Berikut gambaran singkat fitur TMS dan LMS:

TMS

  • Orientasi/pelatihan
  • Pengujian, penilaian, dan sertifikasi
  • Tinjauan kinerja dan kompetensi
  • Pengembangan kepemimpinan dan penyeleksian bakat
  • Pembelajaran kolaboratif
  • Administrasi pembelajaran e-learning

LMS

  • Perancangan pembelajaran/kursus
  • Penyimpanan file, dokumen, dan data yang terpusat
  • Perancangan kuis atau tes dan sertifikasi
  • Pelaporan dan analitik

Pengguna

Untuk TMS, pengguna utamanya adalah para eksekutif dan manajer SDM yang bertugas merekrut dan mengatur karyawan baru. Para profesional SDM ini bertanggung jawab untuk merekrut calon pekerja yang memenuhi syarat, memberikan orientasi karyawan baru dll.

Pengguna utama LMS adalah mereka yang mengikuti kursus pembelajaran, seperti instruktur, administrator, pemimpin tim, dan karyawan. Banyak orang di setiap organisasi dapat menggunakan sistem manajemen ini.

Terutama karyawan yang dipilih oleh manajer departemen untuk mempelajari keterampilan baru atau keterampilan yang sudah ada.

Jadi, kesimpulannya yaitu training dan learning karyawan merupakan elemen penting dalam meningkatkan pertumbuhan bisnis demi kepentingan SDM perusahaan. Dengan mengetahui perbedaan sistem training dan learning management diatas, anda dapat memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan.

Terlepas dari perbedaannya, TMS dan LMS paling tepat jika dilihat dari fungsi pelengkap yang mereka tawarkan. Karyawan yang berkembang, terampil, terdidik, dan terlibat adalah salah satu faktor terpenting di balik kesuksesan SDM perusahaan. Baik TMS maupun LMS, dapat membantu Anda mencapai hal tersebut. Karena keduanya dapat mencakup siklus hidup karyawan di perusahaan, mulai dari perekrutan, pelatihan dan pengembangan, serta penilaian kinerja.

Dapatkan gratis materi amazing kami !!

Masukkan alamat email Anda

    We won’t send you spam. Unsubscribe at any time.
    Built with Kit

    Definisi dan Contoh Penerapan Analisa Beban Kerja

    Setiap orang bekerja memiliki workload atau beban kerja masing-masing yang pembagiannya didasarkan atas manajer. Seorang manajer harus mampu menganalisa beban kerja agar mampu membagi secara merata atau adil ke anak buahnya. Pembagian yang merata tersebut didasarkan atas perhitungan dengan rumus khusus. Apabila Anda hendak menghitung workload, maka lihat contoh penerapan analisa beban kerja yang akan kami jelaskan berikut.

    contoh penerapan analisa beban kerja

    Definisi Analisa Beban Kerja

    Analisa beban kerja atau workload merupakan berat atau tidak suatu pekerjaan yang diemban oleh pegawai atau suatu tim. Tentu saja hal tersebut juga didasarkan atas kebijakan di setiap perusahaan. Proses analisa tersebut harus dilakukan seakurat mungkin agar tidak ada karyawan yang mengalami burnout. Tujuan dari pembagian job yang merata juga diharapkan mampu meningkatkan produktivitas dan performa perusahaan. Sedangkan berdasarkan E-training Online, analisa beban kerja mampu membantu perusahaan dalam mencapai efisien dan efektivitas penyelesaian proyek. Kini pembagian tugas terhadap para pegawai dapat dilakukan online sehingga tidak lagi harus bertatap muka langsung. Keberadaan software juga sangat membantu para manajer untuk mengawasi siapa saja yang masih longgar dan telah mengemban tugas cukup banyak. Software tersebut bersifat real-time yang mana membuat para pegawai dapat mengetahui tugas yang diberikan secara langsung.

    Beberapa Metode dan Contoh Penerapan Analisa Beban Kerja

    Selanjutnya kami akan membahas tentang metode-metode yang biasa dipakai para tim proyek atau manajer dalam menghitung beban kerja. Berdasarkan Employers Glints, beberapa metode perhitungan workload adalah perhitungan performa, perhitungan psikologikal, dan perhitungan subjektif. Penjelasan dari masing-masing perhitungan beban kerja dapat Anda lihat berikut.

    1. Perhitungan Performa

    Manajer maupun pemimpin tim dapat melihat beban kerja anak buah melalui performa mereka. Berikan nilai dari performa setiap pegawai dan masuk dalam metode yang paling sering dipakai. Hanya saja dalam proses menganalisa, seorang manajer atau pemimpin tim perlu untuk bersikap objektif, kuantitatif, validasi yang tepat, dan keselarasan terhadap program lainnya. Seluruh faktor pertimbangan tadi disampaikan oleh Wreathall pada tahun 2000. Pada proses menghitung akan melibatkan berbagai langkah, seperti mengumpulkan, menganalisa, dan mengevaluasi proyek. Namun metode ini juga memiliki beberapa tantangan, seperti ada kemungkinan karyawan yang tidak meraih prestasi selama beberapa tahun terakhir. Solusi dari permasalahan tersebut adalah menjalankan komunikasi intensif terhadap proyek yang Tengah dikerjakan. Berikan poin-poin yang perlu anak buah capai agar proyek selesai tepat waktu dan baik menurut klien.

    Perhitungan Psikologikal

    Metode kedua dalam menghitung beban kerja adalah perhitungan psikologikal. Cara perhitungan psikologikal dilakukan dengan mengamati dan mencatat apakah ada karyawan yang mengalami masalah fisik atau mental akibat beban kerja berlebih. Salah satu hal yang bisa diperiksa dari kondisi fisik adalah konsumsi oksigen maksimal dan detak jantung. Namun metode tersebut semata-mata hanya dipakai untuk mengetahui penurunan kondisi fisik. Sedangkan penilaian terhadap mental dapat dilakukan dengan menggunakan MBI atau The Maslach Burnout Inventory) yang pertama kali dipublikasi pada tahun 1981. Menurut website Harvard Business Review, MBI memiliki kelemahan sehingga perlu dikombinasikan bersama tools lainnya.

    • Perhitungan Subjektif 

    Metode terakhir adalah perhitungan subjektif yang dikelompokkan menjadi tiga. Ketiga metode perhitungan tersebut yakni Bedford Rating Scale (BFRS), Intantaneous Self Assessment (ISA), and NASA Task Load Index (TLX). Setiap penjelasan dari metode perhitungan beban kerja dapat Anda simak berikut.

    • Metode Perhitungan Bedford Working Rating Scale (BFRS)

    Pada awalnya BFRS digunakan untuk menghitung beban kerja pilot. Berdasarkan Congress of the International Council of the Aeronautical Sciences (2018), penilaian ini masih digunakan bagi pilot yang bekerja di pesawat canggih yang telah memanfaatkan system automation. Sekarang penggunaan dari metode BFRS tidak hanya di bidang penerbangan tetapi juga bidang lainnya. Tentu saja penggunaan metode didasarkan atas kesesuaian dengan variable atau konteks yang mirip. Pada metode ini menilai apakah suatu workload dapat terselesaikan dengan baik. Kemudian apakah jenis pekerjaan yang dibebankan ke pegawai cocok dan seberapa bagus hasilnya. Rating dari metode ini dimulai dari angka 1 sampai 10. Angka 1 menunjukkan angka beban kerja yang terlalu longgar. Sedangkan angka 10 menunjukkan beban kerja yang terlampaui berat sehingga beberapa pekerjaan terbengkalai. Contoh penerapan analisa beban kerja untuk metode ini adalah pilot yang memiliki beban kerja di angka 5, berarti memiliki workload yang jauh dari kata overload.

    • Metode Perhitungan Instantaneous Self-Assessment (ISA)

    Menurut Sky Library, metode ISA ini memiliki 5 kunci penilaian atas beban kerja. Angka 2 berarti beban kerja yang sangat ringan sehingga pegawai mampu menyelesaikan tugas dengan baik. Sedangkan semakin mengarah ke 5, maka beban kerja semakin tinggi. Bahkan ada banyak deadline yang tidak terselesaikan dengan baik dan pegawai tampak sangat kelelahan. Angka 5 juga dapat diartikan bahwa pegawai tersebut rentan mengalami burnout. Penilaian ini adalah yang paling mudah dilakukan menurut Glints. Contoh penerapan analisa beban kerja untuk metode ini yakni pegawai A dilakukan penilaian bahwa nilai workloadnya adalah 2. Sedangkan pegawai B memiliki beban kerja dengan penilaian 4. Manajer bisa saja menganalisa kemampuan pegawai A apakah dapat mengemban tugas lebih banyak ketika ada proyek baru masuk. Pegawai B sendiri sebaiknya tidak diberikan tambahan pekerjaan karena dapat membuatnya overload alias masuk tahapan penilaian 5.

    • Metode Perhitungan NASA Task Load Index (TLX)

    Metode perhitungan workload yang terakhir adalah TLX. Metode ini memungkinkan manajer untuk menghitung beban kerja secara multi-dimensional. Alhasil penilaian ini lebih memuat penilaian keseluruhan. Berbagai bahan pertimbangan yang masuk dalam TLX berupa mental demands, physical demands, temporal demands, dan own performance. Mental demands terdiri atas memberikan keputusan, melakukan perhitungan, daya ingat, dan mencari. Physical demands merupakan kemampuan fisik yang diperlukan seseorang dalam menyelesaikan suatu job. Kemudian temporal demands berhubungan dengan tekanan dan waktu yang diperlukan untuk menuntaskan suatu task. Ada beberapa proyek yang pastinya memerlukan ketepatan dan juga penyelesaian yang cepat. Lalu, own performance adalah tingkat kepuasan atas pencapaian tugas (seberapa berhasil). Tentu saja hal tersebut juga berkaitan dengan target dari suatu proyek apakah tercapai atau tidak berdasarkan Jurnal Serambi Engineering (2023) yang dilaporkan oleh Mohammad Al-Farizi F. S. dan Dene Herwanto.

    Cara Melakukan Workload Analysis untuk Tingkatkan Produktivitas

    Dunia perkantoran tidak bisa lepas dari workload analysis. Hal tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan bantuan software juga di era modern. Tujuan dari analisa tersebut adalah mencegah terjadinya rekrutmen karyawan berlebihan yang berujung pada kelebihan pengeluaran budget. Bagi Anda yang ingin lebih memahami tentang istilah tersebut maka perlu dimulai dengan mengerti definisinya terlebih dahulu.

    workload analysis

    Apa Itu Workload Analysis?

    Definisi dari istilah tersebut adalah perhitungan yang diperlukan untuk mengetahui jumlah orang yang perlu direkrut. Jumlah yang tepat memungkinkan suatu proyek terselesaikan dengan optimal dan tepat waktu. Tidak ada anggota tim yang menerima beban kerja berlebihan karena mereka tidak mungkin terus-menerus lembur. Bekerja lembur berlebihan dapat menyebabkan gangguan kesehatan fisik maupun mental. Lebih baik untuk membuat para karyawan bekerja secara efisien agar hasil proyek menjadi optimal. Anda bisa memahami dengan lebih detail melalui contoh berikut:

    Professional Services Business

    Salah satu contoh bidang yang akan dibahas pada poin ini berupa bisnis layanan. Setiap kali hendak membuat proyek baru, maka Anda perlu melihat project scope. Setelah itu, Anda bisa mulai untuk mencari tahu workload sekarang yang dibebankan ke setiap karyawan. Pembagian tugas ini sekarang sudah dapat Anda monitoring melalui software maupun aplikasi real-time. Hanya dengan beberapa klik maka akan muncul apa-apa yang sedang dikerjakan oleh para karyawan. Apabila semua orang mengemban tugas yang sudah full, maka Anda dapat melakukan penugasan ulang. Pilih karyawan yang memiliki kemampuan menyelesaikan proyek dengan baik. Apabila kantor memang memerlukan tambahan karyawan, maka Anda bisa mempertimbangkan outsourcing. Jika tujuan tugas berjangka panjang, disarankan untuk merekrut karyawan.

    Kesehatan

    Contoh kedua menjelaskan tentang analisa bidang kerja di dunia kesehatan Puskesmas. Tenaga kerja kesehatan di Puskesmas terdiri atas dokter, perawat, dan bidan. Pengaturan dari ketenagakerjaan tersebut diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomo 74 Tahun 2014. Berdasarkan Jurnal Manajemen Kesehatan Indonesia (2017), Eska Distia P. dan kawan-kawan melaporkan bahwa tenaga kerja punya beban berat pekerjaan yang perlu dibuktikan melalui perhitungan beban kerja obyektif. Salah satu metode yang dapat diterapkan dalam dunia kesehatan adalah perhitungan dnegan cara time and motion study.

    Langkah-Langkah Melakukan Analisa Beban Kerja

    Anda sudah memahami definisi dan contoh dari workload analysis. Sekarang kami akan membahas tentang langkah-langkah melakukan analisa beban kerja. Penjelasan detail mengenai langkah-langkahnya dapat Anda lihat berikut.

    1. Memeriksa Ketersediaan Resource Terkini

    Sebaiknya para manajer sudah memanfaatkan software khusus untuk mengetahui beban kerja setiap bawahan. Berdasarkan panel tersebut, manajer dapat memahami siapa saja yang job sudah full dan tidak bisa ditambah pekerjaan. Para bawahan juga bisa mengetahui tugas yang diberikan kepada mereka secara real-time. Mereka bisa melakukannya tanpa harus bertatap muka langsung dengan manajer. Tentu saja tindakan tersebut sangat menghemat waktu. Hanya momen tertentu saja, manajer perlu bertatap muka untuk menjelaskan hal yang urgen.

    2. Melakukan Perhitungan Beban Kerja Berdasarkan Rates

    Perhitungan beban kerja memiliki rumus tersendiri. Anda tidak perlu menghitung manual ketika sudah mengaplikasikan software. Cukup input beberapa variable yang ditanyakan software tersebut. Sisanya Anda dapat mengamati beban kerja masing-masing karyawna berdasarkan persentase. Semakin besar persentase berarti beban kerja yang ditanggung seseorang semakin banyak. Apabila terdapat proyek mendesak, seorang manajer bisa saja mengatur ulang job yang sudah dikerjakan. Berdasarkan website Runn, penugasan ulang menggunakan software atas proyek yang urgen dapat menghemat banyak sekali company cost.

    3. Mengestimasi Berat suatu Tugas

    Proyek baru masuk ke tempat Anda bekerja sehingga pengerjaannya belum dilakukan sama sekali. Anda perlu menganalisa seberapa berat pengerjaan proyek tersebut. Penilaiaan beban kerja ini dapat berkaca dari proyek sebelumnya bila sudah pernah ada yang menangani. Apabila proyek tersebut benar-benar baru dan belum ada yang berpengalaman, maka Anda perlu brainstorming. Perkirakan beban seakurat mungkin, walaupun tidak mungkin akurat sampai 100%. Kemudian pertimbangkan siapa yang mampu menangani proyek baru tersebut berdasarkan skill dan pengetahuan para karyawan.

    4. Distribusikan Tugas secara Adil

    Tidak dapat dipungkiri bahwa skill dan pengetahuan karyawan satu dengan lain berbeda-beda. Apabila terdapat karyawan yang kurang berkembang dalam dua hal tadi, maka Anda dapat memberikan pelatihan berkala. Bekali mereka dengan pengetahuan terbaru yang dapat diimplementasikan dalam menyelesaikan tugas. Apabila kemampuan antar karyawan menjadi rata-rata sudah hampir sama, maka Anda dapat mendistribusikan tugas secara lebih rata. Tidak ada lagi karyawan yang memiliki waktu longgar sehingga proyek-proyek dapat selesai dengan lebih cepat dan optimal. Apabila ada karyawan yang mengalami kendala atas suatu proyek, maka manajer perlu untuk sharing bersama dengan karyawan lain. Langkah ini sangat efisien untuk membuat suatu proyek lebih cepat terpecahkan. Budayakan untuk saling membantu dan care dalam lingkungan kerja agar lingkungan kerja menjadi lebih kondusif.

    5. Atur Pengerjaan Berdasarkan Prioritas

    Seorang manajer harus dapat membuat prioritas pengerjaan proyek. Walaupun memang ada saja hal tidak terduga yang terjadi ketika mengerjakan proyek. Namun Anda perlu bisa memberikan keputusan prioritas dengan baik. Pembuatan prioritas dapat dipelajari melalui teori maupun laporan pengalaman dari proyek serupa sebelumnya. Kemudian penting juga untuk membuat rencana B dan C pada setiap pengerjaan proyek. Rencana tersebut diperlukan ketika rencana A suatu proyek tidak berjalan mulus. Pembuatan rencana B dan C juga dapat dipelajari melalui teori atau pemikiran matang sendiri.

    Akibat Tidak Memeriksa Beban Kerja Sheet

    Berdasarkan Hello Nimbly Technologies, kebiasaan tidak memeriksa beban kerja sheet dapat berakibat buruk terhadap produktivitas. Pembagian tugas bisa menjadi tidak adil sehingga ada karyawan yang kelebihan beban kerja dan ada yang longgar. Karyawan yang mendapatkan beban kerja terlalu berat dapat mengalami burnout. Terlebih lagi bila tugas-tugas tersebut memiliki deadline yang cepat harus diselesaikan. Mereka mengalami stress berlebihan yang mempengaruhi mental dan fisik. Sebanyak 67% pegawai di Amerika Serikat mengalami gejala burnout pada tahun 2020. Berdasarkan Robert Walters, Lebih dari 60% pegawai berusia 40-an yang mengalami burnout pada 2021. Sedangkan menurut HC Mag, 85% pegawai Singapura mengalami burnout pada tahun 2022. Kejadian burnout tersebut dapat dihindari dengan pembagian tugas yang adil berdasarkan workload analysis dan rekrut karyawan baru bila semua karyawan sudah penuh jadwal.

    Jumlah Pegawai yang Paling Optimal Harus Disesuaikan dengan Jenis Bisnis Anda

    Menjadi sukses dengan berbisnis adalah mimpi banyak orang. Namun perjalanan untuk bisa mencapai ke sana tidak mudah sehingga pebisnis harus terus belajar. Salah satu hal yang perlu dipelajari berkaitan dengan jumlah pegawai yang paling optimal. Menjawab pertanyaan tersebut sebaiknya berdasarkan banyak research. Anda bisa meluangkan waktu untuk membaca berbagai buku, jurnal, atau informasi dari internet.

    jumlah pegawai yang paling optimal

    Mengapa Pebisnis Perlu Hire Jumlah Pegawai yang Paling Optimal?

    Seorang pebisnis selalu mengkonversikan waktu dan tindakan menjadi hal produktif. Sedangkan merekrut pegawai terlalu banyak bukan berarti baik bagi produktivitas. Maka dari itu, seorang pebisnis perlu mengetahui alasan mengapa penting untuk merekrut pegawai berjumlah tepat sesuai kebutuhan.

    1. Menghemat Waktu

    Proses rekruitmen memerlukan waktu yang cukup banyak untuk satu orang karyawan. Terlebih lagi jenis tes kompetensi yang harus dijalankan tidak hanya satu. Ada rangkaian tes mulai dari psikotes sampai dengan interview yang bisa saja memakan waktu lebih dari satu hari. Alhasil seorang pebisnis perlu mengetahui berapa banyak pegawai yang dibutuhkan agar bisa lebih berhemat waktu. Apalagi setelah seorang karyawan baru diterima bekerja, mereka perlu mengikuti pelatihan-pelatihan.

    2. Memaksimalkan Produktivitas

    Setiap karyawan yang lulus tes, rata-rata memiliki kemampuan minimal yang diperlukan oleh sebuah tempat kerja. Bagian HR atau pemimpin bisnis perlu mengasah kemampuan setiap karyawan agar lebih berkompetensi. Proses pengasahan kemampuan dapat dilakukan dengan bantuan pelatihan-pelatihan. Pastikan karyawan mendapatkan skill dan pengetahuan yang dapat diterapkan langsung di lapangan kerja. Setelah itu, seluruh karyawan tadi perlu diarahkan agar berkontribusi yang terbaik dalam segi waktu dan tenaga. Semua karyawan memiliki tanggung jawab untuk membangun performa tempat kerja. Sebaliknya perusahaan yang rekrut karyawan terlalu banyak, umumnya ada saja karyawan yang memiliki waktu longgar.

    3. Mengurangi Turnover Cost

    Hampir sebagian besar tempat kerja pernah mengalami turnover cost besar akibat kelebihan rekrut karyawan. Padahal uang untuk menggaji karyawan bisa saja berasal dari investor. Maka dari itu, berhati-hati setiap kali melakukan proses rekrutmen. Buat keputusan yang tepat agar uang investor dapat dipakai untuk hal lain yang lebih berkontribusi pada perkembangan tempat kerja.

    4. Meningkatkan Moral Kerjasama Tim

    Menambah karyawan baru ke dalam suatu tim dapat menimbulkan kecemasan dari individu dalam tim. Hal ini mamppu mempengaruhi moral anggota lama dalam tim tadi. Tidak jarang suasana pengerjaan proyek menjadi dipenuhi tekanan akibat salah merekrut karyawan baru. Seorang leader perlu memikirkan masalah rekrutmen secara hati-hati.

    Berapa Jumlah Karyawan yang Tepat?

    Anda telah memahami mengapa perlu untuk merekrut karyawan dengan jumlah yang tepat. Sekarang kami juga akan menjawab tentang jumlah yang tepat setiap kali merekrut karyawan. Pertimbangan dapat disesuaikan dari seberapa besar bisnis. Apakah suatu bisnis masuk kategori bisnis kecil, start up, perusahaan nasional, atau perusahaan internasional.

    1. Bisnis Kecil

    Jumlah bisnis kecil jauh lebih banyak di seluruh dunia daripada tingkatan bisnis lainnya. Berdasarkan Patriot Software, jumlah dari pebisnis kecil ini mencapai 99,9% di America. Tentu saja bisnis kecil tidak cocok bila memiliki jumlah karyawan sebanyak start up. Apabila bisnis baru pertama dirintis dari nol, disarankan untuk dikelola sendiri dahulu. Artinya tidak perlu rekrut karyawan dahulu. Apabila keuntungan sudah semakin besar dan ada dana khusus penggajian karyawan setiap bulan, maka owner dapat rekrut karyawan. Tentu saja proses rekrutmen dilakukan ketika owner kerepotan menangani permintaan konsumen yang semakin banyak.  Jumlah pegawai yang paling optimal untuk bisnis kecil dimulai dari 1 -20 orang. Tentu saja UMKM masuk dalam kategori bisnis kecil. Berdasarkan CNBC Indonesia, jumlah UMKM di negara kita sampai lebih dari 8 juta unit. Jumlah UMKM terbanyak berada di wilayah Jawa Barat yakni 1.494.723 unit. Keberadaan dari UMKM ini terbukti mampu menyediakan lapangan kerja lebih dari 50% berdasarkan Kementrian Keuangan UMKM.

    2. Start Up

    Apabila tingkatan bisnis sudah masuk kategori Start Up, maka jumlah karyawan berbeda dari bisnis kecil. Pada umumnya sebuah Start Up akan memiliki 5 orang karyawan awalnya. Hanya saja beberapa Start Up ada yang memulai dengan rekrut 10 orang. Kemudian proses rekrutmen dapat dilakukan kembali saat demand dari konsumen terus meningkat. Tentu saja penambahan karyawan dilakukan setelah ada pertimbangan tugas proyek yang tidak lagi terambah karena semua karyawan sudah full job. Sedangkan Start Up sendiri umumnya memiliki jumlah pegawai maksimal 50 orang. Proses hiring tambahan sendiri lebih berfokus pada spesialis maupun orang-orang yang berpengalaman. Berdasarkan Situs Sifted, 10 orang pertama yang direkrut bekerja pada Start Up Teknologi sebagai:

    • Product Designer
    • Frontend Engineer
    • Full Stack Engineer
    • Software Engineer
    • BackEnd Engineer

    Hal yang harus Anda hindari sewaktu hire karyawan adalah hire salesperson terlalu banyak. Kategori banyak disini adalah lebih dari 10 orang. Salesperson sendiri merupakan pekerjaan yang memerlukan penggajian paling banyak. Beberapa situs luar negeri juga menjelaskan bahwa posisi tersebut perlu penggajian mahal.

    3. Perusahaan Kecil

    Perusahaan kecil berpendapatan $38.5 juta berdasarkan Indeed. Jumlah karyawan dari skala bisnis ini tidak lebih dari 1.500 orang. Sedangkan jumlah minimal tenaga kerja di perusahaan kecil sebanyak 100 orang. Jumlah staf IT yang eksis di tempat tersebut tidak banyak dengan kemampuan sangat terbatas. Target konsumen utama juga punya jangkauan terbatas meskipun penjualan produk atau layanan dilakukan melalui online. Pengambilan keputusan utama juga dilakukan oleh satu orang saja.

    4. Perusahaan Medium

    Tingkatan medium pada perusahaan biasanya memperkerjakan sekitar 1.500 hingga 2.000 orang. Pendapatan tahunan perusahaan berkisar $38.5 juta hingga $1 miliar. Pada perusahaan memiliki jumlah staf IT dan lainnya yang lebih banyak. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang kompleks. Pemilik perusahaan memiliki perbekalan pengetahuan yang update dalam bidang manajemen.

    5. Perusahaan Besar

    Perusahaan ini bisa berupa perusahaan berskala nasional dan internasional. Jumlah karyawan jauh lebih banyak dari perusahaan medium. Pendapatan tahunan juga bisa lebih dari $1 miliar. Perusahaan besar umumnya memiliki banyak karyawan bekerja remote. Jangkauan konsumen juga sangat luas, mencapai seluruh dunia. Contoh dari perusahaan ini adalah Amazon yang memiliki pegawai sampai 1.541.000 pada tahun 2022. Sekarang Anda telah mengetahui berapa jumlah pegawai yang paling optimal berdasarkan tingkatan bisnis. Anda dapat menerapkan pengetahuan ini sehingga tidak terjadi over recruitment.