Ilmu Manajemen SDM | Pelatihan untuk Kinerja Bisnis Optimal

Perbedaan Sistem Training dan Learning Management Untuk Kepentingan SDM Perusahaan

Berkenaan dengan training management system (TMS) dan learning management system (LMS), keduanya terdengar mirip, namun sebenarnya tidaklah sama. TMS dan LMS merupakan HR tools atau aplikasi yang dapat membantu SDM perusahaan menjalankan program pelatihan karyawan yang efektif. Namun, keduanya memiliki perbedaan dalam fungsinya. Berikut penjelasan mengenai perbedaan sistem training dan learning management yang akan dijelaskan lebih lanjut dibawah ini.

Definisi Training Management System (TMS)

TMS digunakan dalam proses perekrutan, pengembangan, dan pengelolaan bakat karyawan dalam perusahaan. Empat contoh bidang TMS yang paling umum digunakan untuk kepentingan SDM perusahaan adalah:

Rekrutmen dan orientasi
Pembelajaran dan pengembangan
Manajemen kinerja
Manajemen penghargaan

Selain itu, TMS yang efektif akan membantu memberikan kejelasan proses kerja karyawan. Misalnya, karyawan baru akan lebih memahami peran dan tanggung jawabnya di perusahaan. Tak hanya itu, HR tool ini dapat memberikan sebuah insentif untuk dapat meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawannya.

Sistem TMS juga dikaitkan dengan pelatihan berbasis instruktur (instructor-based training). Ini membantu dalam mengoptimalkan proses pelatihan back-office. Contohnya dalam sistem penjadwalan, pelaporan, pengelolaan administrasi, dll.

Sebagai sebuah alat untuk menyelenggarakan program pelatihan kerja karyawan, berikut contoh pemakaian TMS yang bisa anda pahami lebih detail:

Video dengan seorang instruktur yang menunjukkan cara melakukan tugas-tugas tertentu seorang karyawan.
Merancang kuis, penilaian, dan kontes dengan tujuan untuk konsolidasi dan pemeliharaan keterampilan karyawan.
Membuat sistem tracking progres pekerjaan karyawan untuk memfasilitasi dan membantu dalam penyelesaian semua tugas.
Pihak manajemen memiliki akses ke TMS untuk melacak kemajuan karyawan dan memastikan bahwa mereka mengikuti pelatihan sesuai arahan.

Definisi Learning Management System (LMS)

Sistem LMS merupakan aplikasi pembelajaran dan pengembangan profesional karyawan yang dapat diterapkan SDM perusahaan ke dalam proses orientasi karyawan mereka. Banyak platform LMS berbasis cloud yang memungkinkan untuk diakses secara remote. Selebihnya, LMS menggabungkan sistem database dalam perangkat digital untuk mengelola kurikulum, materi pelatihan, alat evaluasi, dll.

Faktanya, cara terbaik agar anda memahami sistem LMS yaitu dengan mengetahui bagaimana sistem tersebut digunakan dan diterapkan. Beberapa sistem LMS berukuran besar dan kompleks yang digunakan oleh ribuan pengguna. Lalu, ada juga yang memakai LMS dengan instalasi kecil yang hanya diakses oleh sekelompok karyawan untuk pelatihan internal.

Tak hanya itu, LMS membantu perusahaan dalam pengelolaan laporan dan juga tracking program pelatihan dan pengembangan karyawan. Selanjutnya, Anda dapat lebih memahami fungsi LMS melalui contoh berikut:

Materi pembelajaran untuk tim penjualan— Tim penjualan mempersiapkan peluncuran produk baru yang akan segera dirilis. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi LMS dalam pembuatan slideshow, video dan dokumentasi, kuis atau tes, dan juga sertifikasi.

Ketika persiapan pelatihan sudah siap, karyawan dapat masuk ke akun LMS masing-masing dan mengakses konten pelatihan tersebut. Setelah menyelesaikan pelatihan tersebut, karyawan dapat mengikuti kuis atau tes terkait. Jika dinyatakan lulus, mereka akan mendapatkan sertifikasi yang membuktikan bahwa mereka sepenuhnya terlatih dan memiliki pengetahuan tentang produk penjualan tersebut.

Disini, SDM perusahaan dapat mengembangkan dan melatih karyawan mereka tanpa harus hadir dalam sesi tatap muka di lokasi pelatihan. Untuk itu, membantu organisasi mengelola online learning adalah peran utama LMS. Seperti yang Anda ketahui, dengan penggunaan LMS, Anda akan dapat mengawasi talenta karyawan Anda dan mengajari mereka talenta baru.

4 Perbedaan Sistem Training dan Learning Management

Meskipun aplikasi TMS dan LMS memiliki kesamaan untuk kebutuhan pembelajaran karyawan dalam suatu perusahaan, namun fungsinya cukup beragam. Apa sebenarnya perbedaan sistem training dan learning management, terletak pada fungsinya. Namun terdapat juga perbedaan dalam hal prinsip yang mengatur sistem, fitur, serta penggunanya.

Fungsi

TMS dirancang untuk mengembangkan dan mempertahankan talenta karyawan. Riset menemukan bahwa banyak karyawan meninggalkan perusahaan mereka karena rendahnya orientasi kerja dan kurangnya kejelasan mengenai tugas dan harapan pekerjaan. Maka dari itu, SDM perusahaan haruslah memprioritaskan retensi sebagai strategi untuk berinvestasi dalam TMS untuk memastikan orientasi yang efisien.

LMS hadir sebagai aplikasi yang dirancang untuk membantu Anda mengelola, mendokumentasikan, dan melacak kursus pendidikan dan program pelatihan karyawan. Konsep LMS ini adalah sebagai e-learning yang mendorong pembelajaran dilakukan dimana saja dan kapan saja.

Prinsip

Ciri dasar yang membedakan TMS dengan LMS adalah prinsip yang mengatur masing-masing sistem. TMS berkisar pada empat pilar, yaitu perekrutan, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta manajemen kompensasi. Komponen training manajemen ini lebih fokus pada orientasi dan pelatihan karyawan baru untuk lebih mengembangkan bakat mereka secara alami.

Sementara itu, LMS adalah pembelajaran yang melibatkan peningkatan keterampilan dan pengetahuan karyawan. Oleh karena itu, prinsipnya memungkinkan untuk diterapkan secara luas di lingkungan akademik dan juga dunia bisnis.

Fitur

TMS dan LMS hadir dengan fitur sesuai dengan fungsinya masing-masing. Berikut gambaran singkat fitur TMS dan LMS:

TMS

Orientasi/pelatihan
Pengujian, penilaian, dan sertifikasi
Tinjauan kinerja dan kompetensi
Pengembangan kepemimpinan dan penyeleksian bakat
Pembelajaran kolaboratif
Administrasi pembelajaran e-learning

LMS

Perancangan pembelajaran/kursus
Penyimpanan file, dokumen, dan data yang terpusat
Perancangan kuis atau tes dan sertifikasi
Pelaporan dan analitik

Pengguna

Untuk TMS, pengguna utamanya adalah para eksekutif dan manajer SDM yang bertugas merekrut dan mengatur karyawan baru. Para profesional SDM ini bertanggung jawab untuk merekrut calon pekerja yang memenuhi syarat, memberikan orientasi karyawan baru dll.

Pengguna utama LMS adalah mereka yang mengikuti kursus pembelajaran, seperti instruktur, administrator, pemimpin tim, dan karyawan. Banyak orang di setiap organisasi dapat menggunakan sistem manajemen ini.

Terutama karyawan yang dipilih oleh manajer departemen untuk mempelajari keterampilan baru atau keterampilan yang sudah ada.

Jadi, kesimpulannya yaitu training dan learning karyawan merupakan elemen penting dalam meningkatkan pertumbuhan bisnis demi kepentingan SDM perusahaan. Dengan mengetahui perbedaan sistem training dan learning management diatas, anda dapat memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan.

Terlepas dari perbedaannya, TMS dan LMS paling tepat jika dilihat dari fungsi pelengkap yang mereka tawarkan. Karyawan yang berkembang, terampil, terdidik, dan terlibat adalah salah satu faktor terpenting di balik kesuksesan SDM perusahaan. Baik TMS maupun LMS, dapat membantu Anda mencapai hal tersebut. Karena keduanya dapat mencakup siklus hidup karyawan di perusahaan, mulai dari perekrutan, pelatihan dan pengembangan, serta penilaian kinerja.

Definisi dan Contoh Penerapan Analisa Beban Kerja

Setiap orang bekerja memiliki workload atau beban kerja masing-masing yang pembagiannya didasarkan atas manajer. Seorang manajer harus mampu menganalisa beban kerja agar mampu membagi secara merata atau adil ke anak buahnya. Pembagian yang merata tersebut didasarkan atas perhitungan dengan rumus khusus. Apabila Anda hendak menghitung workload, maka lihat contoh penerapan analisa beban kerja yang akan kami jelaskan berikut.

Definisi Analisa Beban Kerja

Analisa beban kerja atau workload merupakan berat atau tidak suatu pekerjaan yang diemban oleh pegawai atau suatu tim. Tentu saja hal tersebut juga didasarkan atas kebijakan di setiap perusahaan. Proses analisa tersebut harus dilakukan seakurat mungkin agar tidak ada karyawan yang mengalami burnout. Tujuan dari pembagian job yang merata juga diharapkan mampu meningkatkan produktivitas dan performa perusahaan. Sedangkan berdasarkan E-training Online, analisa beban kerja mampu membantu perusahaan dalam mencapai efisien dan efektivitas penyelesaian proyek. Kini pembagian tugas terhadap para pegawai dapat dilakukan online sehingga tidak lagi harus bertatap muka langsung. Keberadaan software juga sangat membantu para manajer untuk mengawasi siapa saja yang masih longgar dan telah mengemban tugas cukup banyak. Software tersebut bersifat real-time yang mana membuat para pegawai dapat mengetahui tugas yang diberikan secara langsung.

Beberapa Metode dan Contoh Penerapan Analisa Beban Kerja

Selanjutnya kami akan membahas tentang metode-metode yang biasa dipakai para tim proyek atau manajer dalam menghitung beban kerja. Berdasarkan Employers Glints, beberapa metode perhitungan workload adalah perhitungan performa, perhitungan psikologikal, dan perhitungan subjektif. Penjelasan dari masing-masing perhitungan beban kerja dapat Anda lihat berikut.

Perhitungan Performa

Manajer maupun pemimpin tim dapat melihat beban kerja anak buah melalui performa mereka. Berikan nilai dari performa setiap pegawai dan masuk dalam metode yang paling sering dipakai. Hanya saja dalam proses menganalisa, seorang manajer atau pemimpin tim perlu untuk bersikap objektif, kuantitatif, validasi yang tepat, dan keselarasan terhadap program lainnya. Seluruh faktor pertimbangan tadi disampaikan oleh Wreathall pada tahun 2000. Pada proses menghitung akan melibatkan berbagai langkah, seperti mengumpulkan, menganalisa, dan mengevaluasi proyek. Namun metode ini juga memiliki beberapa tantangan, seperti ada kemungkinan karyawan yang tidak meraih prestasi selama beberapa tahun terakhir. Solusi dari permasalahan tersebut adalah menjalankan komunikasi intensif terhadap proyek yang Tengah dikerjakan. Berikan poin-poin yang perlu anak buah capai agar proyek selesai tepat waktu dan baik menurut klien.

Perhitungan Psikologikal

Metode kedua dalam menghitung beban kerja adalah perhitungan psikologikal. Cara perhitungan psikologikal dilakukan dengan mengamati dan mencatat apakah ada karyawan yang mengalami masalah fisik atau mental akibat beban kerja berlebih. Salah satu hal yang bisa diperiksa dari kondisi fisik adalah konsumsi oksigen maksimal dan detak jantung. Namun metode tersebut semata-mata hanya dipakai untuk mengetahui penurunan kondisi fisik. Sedangkan penilaian terhadap mental dapat dilakukan dengan menggunakan MBI atau The Maslach Burnout Inventory) yang pertama kali dipublikasi pada tahun 1981. Menurut website Harvard Business Review, MBI memiliki kelemahan sehingga perlu dikombinasikan bersama tools lainnya.

Perhitungan Subjektif

Metode terakhir adalah perhitungan subjektif yang dikelompokkan menjadi tiga. Ketiga metode perhitungan tersebut yakni Bedford Rating Scale (BFRS), Intantaneous Self Assessment (ISA), and NASA Task Load Index (TLX). Setiap penjelasan dari metode perhitungan beban kerja dapat Anda simak berikut.

Metode Perhitungan Bedford Working Rating Scale (BFRS)

Pada awalnya BFRS digunakan untuk menghitung beban kerja pilot. Berdasarkan Congress of the International Council of the Aeronautical Sciences (2018), penilaian ini masih digunakan bagi pilot yang bekerja di pesawat canggih yang telah memanfaatkan system automation. Sekarang penggunaan dari metode BFRS tidak hanya di bidang penerbangan tetapi juga bidang lainnya. Tentu saja penggunaan metode didasarkan atas kesesuaian dengan variable atau konteks yang mirip. Pada metode ini menilai apakah suatu workload dapat terselesaikan dengan baik. Kemudian apakah jenis pekerjaan yang dibebankan ke pegawai cocok dan seberapa bagus hasilnya. Rating dari metode ini dimulai dari angka 1 sampai 10. Angka 1 menunjukkan angka beban kerja yang terlalu longgar. Sedangkan angka 10 menunjukkan beban kerja yang terlampaui berat sehingga beberapa pekerjaan terbengkalai. Contoh penerapan analisa beban kerja untuk metode ini adalah pilot yang memiliki beban kerja di angka 5, berarti memiliki workload yang jauh dari kata overload.

Metode Perhitungan Instantaneous Self-Assessment (ISA)

Menurut Sky Library, metode ISA ini memiliki 5 kunci penilaian atas beban kerja. Angka 2 berarti beban kerja yang sangat ringan sehingga pegawai mampu menyelesaikan tugas dengan baik. Sedangkan semakin mengarah ke 5, maka beban kerja semakin tinggi. Bahkan ada banyak deadline yang tidak terselesaikan dengan baik dan pegawai tampak sangat kelelahan. Angka 5 juga dapat diartikan bahwa pegawai tersebut rentan mengalami burnout. Penilaian ini adalah yang paling mudah dilakukan menurut Glints. Contoh penerapan analisa beban kerja untuk metode ini yakni pegawai A dilakukan penilaian bahwa nilai workloadnya adalah 2. Sedangkan pegawai B memiliki beban kerja dengan penilaian 4. Manajer bisa saja menganalisa kemampuan pegawai A apakah dapat mengemban tugas lebih banyak ketika ada proyek baru masuk. Pegawai B sendiri sebaiknya tidak diberikan tambahan pekerjaan karena dapat membuatnya overload alias masuk tahapan penilaian 5.

Metode Perhitungan NASA Task Load Index (TLX)

Metode perhitungan workload yang terakhir adalah TLX. Metode ini memungkinkan manajer untuk menghitung beban kerja secara multi-dimensional. Alhasil penilaian ini lebih memuat penilaian keseluruhan. Berbagai bahan pertimbangan yang masuk dalam TLX berupa mental demands, physical demands, temporal demands, dan own performance. Mental demands terdiri atas memberikan keputusan, melakukan perhitungan, daya ingat, dan mencari. Physical demands merupakan kemampuan fisik yang diperlukan seseorang dalam menyelesaikan suatu job. Kemudian temporal demands berhubungan dengan tekanan dan waktu yang diperlukan untuk menuntaskan suatu task. Ada beberapa proyek yang pastinya memerlukan ketepatan dan juga penyelesaian yang cepat. Lalu, own performance adalah tingkat kepuasan atas pencapaian tugas (seberapa berhasil). Tentu saja hal tersebut juga berkaitan dengan target dari suatu proyek apakah tercapai atau tidak berdasarkan Jurnal Serambi Engineering (2023) yang dilaporkan oleh Mohammad Al-Farizi F. S. dan Dene Herwanto.

Cara Melakukan Workload Analysis untuk Tingkatkan Produktivitas

Dunia perkantoran tidak bisa lepas dari workload analysis. Hal tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan bantuan software juga di era modern. Tujuan dari analisa tersebut adalah mencegah terjadinya rekrutmen karyawan berlebihan yang berujung pada kelebihan pengeluaran budget. Bagi Anda yang ingin lebih memahami tentang istilah tersebut maka perlu dimulai dengan mengerti definisinya terlebih dahulu.

Apa Itu Workload Analysis?

Definisi dari istilah tersebut adalah perhitungan yang diperlukan untuk mengetahui jumlah orang yang perlu direkrut. Jumlah yang tepat memungkinkan suatu proyek terselesaikan dengan optimal dan tepat waktu. Tidak ada anggota tim yang menerima beban kerja berlebihan karena mereka tidak mungkin terus-menerus lembur. Bekerja lembur berlebihan dapat menyebabkan gangguan kesehatan fisik maupun mental. Lebih baik untuk membuat para karyawan bekerja secara efisien agar hasil proyek menjadi optimal. Anda bisa memahami dengan lebih detail melalui contoh berikut:

Professional Services Business

Salah satu contoh bidang yang akan dibahas pada poin ini berupa bisnis layanan. Setiap kali hendak membuat proyek baru, maka Anda perlu melihat project scope. Setelah itu, Anda bisa mulai untuk mencari tahu workload sekarang yang dibebankan ke setiap karyawan. Pembagian tugas ini sekarang sudah dapat Anda monitoring melalui software maupun aplikasi real-time. Hanya dengan beberapa klik maka akan muncul apa-apa yang sedang dikerjakan oleh para karyawan. Apabila semua orang mengemban tugas yang sudah full, maka Anda dapat melakukan penugasan ulang. Pilih karyawan yang memiliki kemampuan menyelesaikan proyek dengan baik. Apabila kantor memang memerlukan tambahan karyawan, maka Anda bisa mempertimbangkan outsourcing. Jika tujuan tugas berjangka panjang, disarankan untuk merekrut karyawan.

Kesehatan

Contoh kedua menjelaskan tentang analisa bidang kerja di dunia kesehatan Puskesmas. Tenaga kerja kesehatan di Puskesmas terdiri atas dokter, perawat, dan bidan. Pengaturan dari ketenagakerjaan tersebut diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomo 74 Tahun 2014. Berdasarkan Jurnal Manajemen Kesehatan Indonesia (2017), Eska Distia P. dan kawan-kawan melaporkan bahwa tenaga kerja punya beban berat pekerjaan yang perlu dibuktikan melalui perhitungan beban kerja obyektif. Salah satu metode yang dapat diterapkan dalam dunia kesehatan adalah perhitungan dnegan cara time and motion study.

Langkah-Langkah Melakukan Analisa Beban Kerja

Anda sudah memahami definisi dan contoh dari workload analysis. Sekarang kami akan membahas tentang langkah-langkah melakukan analisa beban kerja. Penjelasan detail mengenai langkah-langkahnya dapat Anda lihat berikut.

1. Memeriksa Ketersediaan Resource Terkini

Sebaiknya para manajer sudah memanfaatkan software khusus untuk mengetahui beban kerja setiap bawahan. Berdasarkan panel tersebut, manajer dapat memahami siapa saja yang job sudah full dan tidak bisa ditambah pekerjaan. Para bawahan juga bisa mengetahui tugas yang diberikan kepada mereka secara real-time. Mereka bisa melakukannya tanpa harus bertatap muka langsung dengan manajer. Tentu saja tindakan tersebut sangat menghemat waktu. Hanya momen tertentu saja, manajer perlu bertatap muka untuk menjelaskan hal yang urgen.

2. Melakukan Perhitungan Beban Kerja Berdasarkan Rates

Perhitungan beban kerja memiliki rumus tersendiri. Anda tidak perlu menghitung manual ketika sudah mengaplikasikan software. Cukup input beberapa variable yang ditanyakan software tersebut. Sisanya Anda dapat mengamati beban kerja masing-masing karyawna berdasarkan persentase. Semakin besar persentase berarti beban kerja yang ditanggung seseorang semakin banyak. Apabila terdapat proyek mendesak, seorang manajer bisa saja mengatur ulang job yang sudah dikerjakan. Berdasarkan website Runn, penugasan ulang menggunakan software atas proyek yang urgen dapat menghemat banyak sekali company cost.

3. Mengestimasi Berat suatu Tugas

Proyek baru masuk ke tempat Anda bekerja sehingga pengerjaannya belum dilakukan sama sekali. Anda perlu menganalisa seberapa berat pengerjaan proyek tersebut. Penilaiaan beban kerja ini dapat berkaca dari proyek sebelumnya bila sudah pernah ada yang menangani. Apabila proyek tersebut benar-benar baru dan belum ada yang berpengalaman, maka Anda perlu brainstorming. Perkirakan beban seakurat mungkin, walaupun tidak mungkin akurat sampai 100%. Kemudian pertimbangkan siapa yang mampu menangani proyek baru tersebut berdasarkan skill dan pengetahuan para karyawan.

4. Distribusikan Tugas secara Adil

Tidak dapat dipungkiri bahwa skill dan pengetahuan karyawan satu dengan lain berbeda-beda. Apabila terdapat karyawan yang kurang berkembang dalam dua hal tadi, maka Anda dapat memberikan pelatihan berkala. Bekali mereka dengan pengetahuan terbaru yang dapat diimplementasikan dalam menyelesaikan tugas. Apabila kemampuan antar karyawan menjadi rata-rata sudah hampir sama, maka Anda dapat mendistribusikan tugas secara lebih rata. Tidak ada lagi karyawan yang memiliki waktu longgar sehingga proyek-proyek dapat selesai dengan lebih cepat dan optimal. Apabila ada karyawan yang mengalami kendala atas suatu proyek, maka manajer perlu untuk sharing bersama dengan karyawan lain. Langkah ini sangat efisien untuk membuat suatu proyek lebih cepat terpecahkan. Budayakan untuk saling membantu dan care dalam lingkungan kerja agar lingkungan kerja menjadi lebih kondusif.

5. Atur Pengerjaan Berdasarkan Prioritas

Seorang manajer harus dapat membuat prioritas pengerjaan proyek. Walaupun memang ada saja hal tidak terduga yang terjadi ketika mengerjakan proyek. Namun Anda perlu bisa memberikan keputusan prioritas dengan baik. Pembuatan prioritas dapat dipelajari melalui teori maupun laporan pengalaman dari proyek serupa sebelumnya. Kemudian penting juga untuk membuat rencana B dan C pada setiap pengerjaan proyek. Rencana tersebut diperlukan ketika rencana A suatu proyek tidak berjalan mulus. Pembuatan rencana B dan C juga dapat dipelajari melalui teori atau pemikiran matang sendiri.

Akibat Tidak Memeriksa Beban Kerja Sheet

Berdasarkan Hello Nimbly Technologies, kebiasaan tidak memeriksa beban kerja sheet dapat berakibat buruk terhadap produktivitas. Pembagian tugas bisa menjadi tidak adil sehingga ada karyawan yang kelebihan beban kerja dan ada yang longgar. Karyawan yang mendapatkan beban kerja terlalu berat dapat mengalami burnout. Terlebih lagi bila tugas-tugas tersebut memiliki deadline yang cepat harus diselesaikan. Mereka mengalami stress berlebihan yang mempengaruhi mental dan fisik. Sebanyak 67% pegawai di Amerika Serikat mengalami gejala burnout pada tahun 2020. Berdasarkan Robert Walters, Lebih dari 60% pegawai berusia 40-an yang mengalami burnout pada 2021. Sedangkan menurut HC Mag, 85% pegawai Singapura mengalami burnout pada tahun 2022. Kejadian burnout tersebut dapat dihindari dengan pembagian tugas yang adil berdasarkan workload analysis dan rekrut karyawan baru bila semua karyawan sudah penuh jadwal.