Tag: karyawan

Setiap orang bekerja memiliki workload atau beban kerja masing-masing yang pembagiannya didasarkan atas manajer. Seorang manajer harus mampu menganalisa beban kerja agar mampu membagi secara merata atau adil ke anak buahnya. Pembagian yang merata tersebut didasarkan atas perhitungan dengan rumus khusus. Apabila Anda hendak menghitung workload, maka lihat contoh penerapan analisa beban kerja yang akan kami jelaskan berikut.

Definisi Analisa Beban Kerja

Analisa beban kerja atau workload merupakan berat atau tidak suatu pekerjaan yang diemban oleh pegawai atau suatu tim. Tentu saja hal tersebut juga didasarkan atas kebijakan di setiap perusahaan. Proses analisa tersebut harus dilakukan seakurat mungkin agar tidak ada karyawan yang mengalami burnout. Tujuan dari pembagian job yang merata juga diharapkan mampu meningkatkan produktivitas dan performa perusahaan. Sedangkan berdasarkan E-training Online, analisa beban kerja mampu membantu perusahaan dalam mencapai efisien dan efektivitas penyelesaian proyek. Kini pembagian tugas terhadap para pegawai dapat dilakukan online sehingga tidak lagi harus bertatap muka langsung. Keberadaan software juga sangat membantu para manajer untuk mengawasi siapa saja yang masih longgar dan telah mengemban tugas cukup banyak. Software tersebut bersifat real-time yang mana membuat para pegawai dapat mengetahui tugas yang diberikan secara langsung.

Beberapa Metode dan Contoh Penerapan Analisa Beban Kerja

Selanjutnya kami akan membahas tentang metode-metode yang biasa dipakai para tim proyek atau manajer dalam menghitung beban kerja. Berdasarkan Employers Glints, beberapa metode perhitungan workload adalah perhitungan performa, perhitungan psikologikal, dan perhitungan subjektif. Penjelasan dari masing-masing perhitungan beban kerja dapat Anda lihat berikut.

1. Perhitungan Performa

Manajer maupun pemimpin tim dapat melihat beban kerja anak buah melalui performa mereka. Berikan nilai dari performa setiap pegawai dan masuk dalam metode yang paling sering dipakai. Hanya saja dalam proses menganalisa, seorang manajer atau pemimpin tim perlu untuk bersikap objektif, kuantitatif, validasi yang tepat, dan keselarasan terhadap program lainnya. Seluruh faktor pertimbangan tadi disampaikan oleh Wreathall pada tahun 2000. Pada proses menghitung akan melibatkan berbagai langkah, seperti mengumpulkan, menganalisa, dan mengevaluasi proyek. Namun metode ini juga memiliki beberapa tantangan, seperti ada kemungkinan karyawan yang tidak meraih prestasi selama beberapa tahun terakhir. Solusi dari permasalahan tersebut adalah menjalankan komunikasi intensif terhadap proyek yang Tengah dikerjakan. Berikan poin-poin yang perlu anak buah capai agar proyek selesai tepat waktu dan baik menurut klien.

Perhitungan Psikologikal

Metode kedua dalam menghitung beban kerja adalah perhitungan psikologikal. Cara perhitungan psikologikal dilakukan dengan mengamati dan mencatat apakah ada karyawan yang mengalami masalah fisik atau mental akibat beban kerja berlebih. Salah satu hal yang bisa diperiksa dari kondisi fisik adalah konsumsi oksigen maksimal dan detak jantung. Namun metode tersebut semata-mata hanya dipakai untuk mengetahui penurunan kondisi fisik. Sedangkan penilaian terhadap mental dapat dilakukan dengan menggunakan MBI atau The Maslach Burnout Inventory) yang pertama kali dipublikasi pada tahun 1981. Menurut website Harvard Business Review, MBI memiliki kelemahan sehingga perlu dikombinasikan bersama tools lainnya.

• Perhitungan Subjektif 

Metode terakhir adalah perhitungan subjektif yang dikelompokkan menjadi tiga. Ketiga metode perhitungan tersebut yakni Bedford Rating Scale (BFRS), Intantaneous Self Assessment (ISA), and NASA Task Load Index (TLX). Setiap penjelasan dari metode perhitungan beban kerja dapat Anda simak berikut.

• Metode Perhitungan Bedford Working Rating Scale (BFRS)

Pada awalnya BFRS digunakan untuk menghitung beban kerja pilot. Berdasarkan Congress of the International Council of the Aeronautical Sciences (2018), penilaian ini masih digunakan bagi pilot yang bekerja di pesawat canggih yang telah memanfaatkan system automation. Sekarang penggunaan dari metode BFRS tidak hanya di bidang penerbangan tetapi juga bidang lainnya. Tentu saja penggunaan metode didasarkan atas kesesuaian dengan variable atau konteks yang mirip. Pada metode ini menilai apakah suatu workload dapat terselesaikan dengan baik. Kemudian apakah jenis pekerjaan yang dibebankan ke pegawai cocok dan seberapa bagus hasilnya. Rating dari metode ini dimulai dari angka 1 sampai 10. Angka 1 menunjukkan angka beban kerja yang terlalu longgar. Sedangkan angka 10 menunjukkan beban kerja yang terlampaui berat sehingga beberapa pekerjaan terbengkalai. Contoh penerapan analisa beban kerja untuk metode ini adalah pilot yang memiliki beban kerja di angka 5, berarti memiliki workload yang jauh dari kata overload.

• Metode Perhitungan Instantaneous Self-Assessment (ISA)

Menurut Sky Library, metode ISA ini memiliki 5 kunci penilaian atas beban kerja. Angka 2 berarti beban kerja yang sangat ringan sehingga pegawai mampu menyelesaikan tugas dengan baik. Sedangkan semakin mengarah ke 5, maka beban kerja semakin tinggi. Bahkan ada banyak deadline yang tidak terselesaikan dengan baik dan pegawai tampak sangat kelelahan. Angka 5 juga dapat diartikan bahwa pegawai tersebut rentan mengalami burnout. Penilaian ini adalah yang paling mudah dilakukan menurut Glints. Contoh penerapan analisa beban kerja untuk metode ini yakni pegawai A dilakukan penilaian bahwa nilai workloadnya adalah 2. Sedangkan pegawai B memiliki beban kerja dengan penilaian 4. Manajer bisa saja menganalisa kemampuan pegawai A apakah dapat mengemban tugas lebih banyak ketika ada proyek baru masuk. Pegawai B sendiri sebaiknya tidak diberikan tambahan pekerjaan karena dapat membuatnya overload alias masuk tahapan penilaian 5.

• Metode Perhitungan NASA Task Load Index (TLX)

Metode perhitungan workload yang terakhir adalah TLX. Metode ini memungkinkan manajer untuk menghitung beban kerja secara multi-dimensional. Alhasil penilaian ini lebih memuat penilaian keseluruhan. Berbagai bahan pertimbangan yang masuk dalam TLX berupa mental demands, physical demands, temporal demands, dan own performance. Mental demands terdiri atas memberikan keputusan, melakukan perhitungan, daya ingat, dan mencari. Physical demands merupakan kemampuan fisik yang diperlukan seseorang dalam menyelesaikan suatu job. Kemudian temporal demands berhubungan dengan tekanan dan waktu yang diperlukan untuk menuntaskan suatu task. Ada beberapa proyek yang pastinya memerlukan ketepatan dan juga penyelesaian yang cepat. Lalu, own performance adalah tingkat kepuasan atas pencapaian tugas (seberapa berhasil). Tentu saja hal tersebut juga berkaitan dengan target dari suatu proyek apakah tercapai atau tidak berdasarkan Jurnal Serambi Engineering (2023) yang dilaporkan oleh Mohammad Al-Farizi F. S. dan Dene Herwanto.

Sebuah perusahaan hanya dapat maju ketika sebagian besar karyawan memiliki kinerja yang baik. Tidak hanya tingkatan mulai dari manajer ke atas perlu untuk mengetahui pentingnya kinerja karyawan agar perusahaan bisa berkompetisi dibandingkan perusahaan competitor. Terlebih lagi kompetisi yang ada di era modern bersifat global. Sebelum menyampaikan manfaat dari kinerja karyawan, kami juga akan menjelaskan definisi dari kinerja karyawan berdasarkan pandangan para ahli. Keseluruhan informasi lebih lanjut tentang hal ini dapat Anda simak di bawah.

Definisi Kinerja Karyawan Berdasarkan Ahli

Kami akan menjelaskan poin ini menurut ahli bernama Moeheriono, Prawirosentono, dan Mccormick & Tiffin sebelum melanjutkan pembahasan tentang pentingnya kinerja karyawan. Berdasarkan Moeheriono, kinerja karyawan tercantum di dalam buku yang dibuatnya. Pada dasarnya performa setiap karywan merupakan hal yang mungkin untuk diraih oleh individu karyawan maupun kelompok dengan memperhatikan kualitatif maupun kuantitatif. Kemudian berdasarkan Prawirosentono, kinerja karyawan yakni pekerjaan yang dilakukan oleh suatu suatu grup maupun organisasi dengan melaksanakan tanggung jawab sekaligus kekuasaan masing-masing. Setiap individu yang ada dalam organisasi maupun kelompok tadi dapat bekerja sama agar pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Tentu saja pelaksanaan dari tugas-tugas tersebut harus sesuai dengan aturan yang dibuat Pemerintah. Dengan kata lain, mereka tidak melanggar etika, hukum, maupun moral. Pendapat ahli yang terakhir berasal dari Mccormick & Tiffin. Berdasarkan Mccormick & Tiffin, kinerja karyawan berkaitan dengan jumlah dan waktu yang diperlukan oleh perusahaan untuk dapat melaksanakan kegiatannya. Apa yang dijelaskan oleh Mccormick & Tiffin sangat mengacu kepada produktivitas yang baik agar perusahaan dapat berkembang. Setelah Anda memahami tentang apa saja definisi kinerja karyawan berdasar para ahli, sekarang kami akan menjelaskan faktor-faktor yang berkaitan dengan hal ini.

Faktor-Faktor yang Berpengaruh terhadap Performa Karyawan

Setiap orang yang bekerja pada perusahaan perlu mengetahui juga ada beberapa factor yang berpengaruh terhadap performa karyawan. Apabila factor-faktor tersebut terpenuhi secara positif, maka bisa dipastikan bahwa karyawan akan memberikan kemampuan terbaik dengan lebih stabil. Alhasil visi-misi perusahaan bisa lebih mudah tercapai. Langsung saja kami mulai dengan membahas factor yang pertama yakni kedisiplinan. Pada dasarnya sebuah perusahaan dapat berkembang kearah positif ketika menerapkan budaya disiplin untuk seluruh karyawannya. Disiplin mulai dari sampai ke tempat kerja tepat waktu hingga disiplin menyelesaikan proyek. Pelaksanaan kedisiplinan ini tidak perlu menunggu adanya monitoring dari pihak atasan.

Tentu saja peran HRD dalam screening kandidat juga sangat berperan di sini. Seorang HRD sebaiknya mampu memperoleh kandidat karyawan yang memang sudah terbiasa disiplin karena kedisiplinan berasal dari diri sendiri. Kemudian bagian HRD juga sebaiknya mampu menegur karyawan-karyawan yang ketahuan memiliki jam kerja kurang dari seharusnya.

Guna memudahkan HRD untuk mengetahui siapa-siapa yang tidak disiplin dalam memenuhi jam kerja, maka disarankan untuk menggunakan sistem sidik jari untuk pencatatan kehadiran. Sistem attendance management dengan sidik jari cukup baik dibandingkan dengan presensi kehadiran dengan menggunakan tanda tangan di buku manual maupun presensi dengan kartu identitas perusahaan.

Contoh kedisiplinan lainnya yang juga penting untuk dimiliki adalah kedisiplinan dalam mengikuti jadwal meeting. Seluruh karyawan yang hendak melaksanakan meeting wajib untuk membuat presentasi. Hal ini memungkinkan tingkatan manajer ke atas untuk mengawasi kinerja karyawan berdasarkan progress yang dipresentasikan oleh para karyawan. Kami juga akan membahas factor yang kedua berpengaruh terhadap performa karyawan dalam perusahaan yakni motivasi bekerja.

Fakta yang perlu para karyawan ketahui mengenai performa stabil adalah bagaimana cara untuk mengelola motivasi bekerja tetap ada. Motivasi bekerja sendiri merupakan factor utama agar karyawan terus mampu menyelesaikan tugas masing-masing dengan baik. Pentingnya peran kebijakan untuk memberikan reward terhadap karyawan berprestasi. Bahkan reward yang diberikan bisa saja berupa promosi naik jabatan. Kemudian perusahaan perlu untuk memberikan saran berupa solusi terhadap karyawan yang kurang berprestasi. Solusi yang diberikan juga bisa saja berasal dari hasil pemikiran bersama, baik dari karyawan biasa maupun manajer ke atas. Faktor keempat yang bisa menjadi pemicu kinerja karyawan adalah gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan.

Pihak setingkat manajer ke atas perlu untuk menerapkan gaya kepemimpinan yang tepat agar memotivasi performa karyawan. Sebaiknya tekanan yang diberikan kepada para karyawan disesuaikan. Diharapkan karyawan yang bekerja juga bisa terus memperoleh perlindungan sehingga tidak terlalu tertekan dalam bekerja. Tekanan yang berlebihan terhadap karyawan dengan reward yang tidak sepadan mampu melemahkan motivasi kerja karyawan. Selanjutnya ada juga factor yang berkaitan dengan lingkungan kerja. Upayakan lingkungan kerja selalu kondusif, bersih, aman, dan nyaman.

Lingkungan kerja yang kondusif dapat diciptakan dengan budaya bantu-membantu dalam menyelesaikan tugas. Jadi karyawan yang satu dengan lainnya tidak sibuk saling mencari kesalahan atau melempar kesalahan. Buat lingkungan kerja yang friendly sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya betah. Sedangkan untuk hal kebersihan dapat diaplikasikan dengan merekrut cleaning service yang tepat. Kemudian lingkungan yang aman perlu diwujudkan dengan keberadaan satpam dan juga CCTV di beberapa tempat sesuai dengan regulasi yang berlaku. Lalu kami akan melanjutkan pembahasan tentang pentingnya kinerja karyawan di poin berikutnya.

Pentingnya Memperhatikan Performa Karyawan

Penilaian terhadap performa karyawan memang harus diterapkan secara berkala. Proses dapat dilakukan dengan memberikan ujian tertentu atau menilai langsung dari pekerjaan yang telah diselesaikan karyawan. Sebaiknya seluruh karyawan memahami tentang pentingnya performa karyawan, seperti kemudahan untuk melakukan evaluasi diri melalui penilaian kinerja.

Evaluasi diri ini mampu membuat setiap karuawan paham terhadap kemampuan diri sehingga lebih mudah untuk melaukan perbaikan di kemudian hari. Hal ini juga mampu membantu karyawan untuk mengingat kembali tujuan perusahaan dan target yang perlu diraih. Proses penilaian kinerja ini perlu dilakukan secara berkala. Manfaat kedua dari pentingnya performa karyawan adalah membantu memotivasi karyawan. Karyawan akan diingatkan dengan reward-reward yang akan diberikan kepada karyawan berprestasi. Berbagai jenis penghargaan yang dapat diberikan kepada karyawan adalah kenaikan gaji, promosi jabatan, program pelatihan khusus, penghargaan, dan lain-lain. Apabila karyawan sering diberikan reward sesuai prestasi mereka, maka hal ini membuat mereka bersemangat setiap kali bekerja.

Keberadaan pentingnya kinerja karyawan yakni mengingatkan kembali kepada para karyawan akan tanggung jawab yang diemban. Di lain sisi, perusahaan juga lebih mudah dalam menentukan jenis pelatihan dan pengembangan skill yang diperlukan oleh mayoritas karyawan. Bagaimanapun pemberian pelatihan harus sesuai kebutuhan perusahaan, karena ada kaitannya dengan finansial yang perlu dikeluarkan perusahaan. Pemberian pelatihan yang efektif mampu membantu perusahaan cepat berkembang. Selain itu penilaian performa karyawan juga memeprmudah HRD dalam proses analisa kinerja organisasi di pandang dari segi individu karyawan maupun keseluruhan perusahaan. Tidak heran bila perusahaan akan selalu memerlukan penilaian yang terkait performa karyawan.