karyawan | Ilmu Manajemen Sumber Daya Manusia

Definisi dan Contoh Penerapan Analisa Beban Kerja

Setiap orang bekerja memiliki workload atau beban kerja masing-masing yang pembagiannya didasarkan atas manajer. Seorang manajer harus mampu menganalisa beban kerja agar mampu membagi secara merata atau adil ke anak buahnya. Pembagian yang merata tersebut didasarkan atas perhitungan dengan rumus khusus. Apabila Anda hendak menghitung workload, maka lihat contoh penerapan analisa beban kerja yang akan kami jelaskan berikut.

Definisi Analisa Beban Kerja

Analisa beban kerja atau workload merupakan berat atau tidak suatu pekerjaan yang diemban oleh pegawai atau suatu tim. Tentu saja hal tersebut juga didasarkan atas kebijakan di setiap perusahaan. Proses analisa tersebut harus dilakukan seakurat mungkin agar tidak ada karyawan yang mengalami burnout. Tujuan dari pembagian job yang merata juga diharapkan mampu meningkatkan produktivitas dan performa perusahaan. Sedangkan berdasarkan E-training Online, analisa beban kerja mampu membantu perusahaan dalam mencapai efisien dan efektivitas penyelesaian proyek. Kini pembagian tugas terhadap para pegawai dapat dilakukan online sehingga tidak lagi harus bertatap muka langsung. Keberadaan software juga sangat membantu para manajer untuk mengawasi siapa saja yang masih longgar dan telah mengemban tugas cukup banyak. Software tersebut bersifat real-time yang mana membuat para pegawai dapat mengetahui tugas yang diberikan secara langsung.

Beberapa Metode dan Contoh Penerapan Analisa Beban Kerja

Selanjutnya kami akan membahas tentang metode-metode yang biasa dipakai para tim proyek atau manajer dalam menghitung beban kerja. Berdasarkan Employers Glints, beberapa metode perhitungan workload adalah perhitungan performa, perhitungan psikologikal, dan perhitungan subjektif. Penjelasan dari masing-masing perhitungan beban kerja dapat Anda lihat berikut.

Perhitungan Performa

Manajer maupun pemimpin tim dapat melihat beban kerja anak buah melalui performa mereka. Berikan nilai dari performa setiap pegawai dan masuk dalam metode yang paling sering dipakai. Hanya saja dalam proses menganalisa, seorang manajer atau pemimpin tim perlu untuk bersikap objektif, kuantitatif, validasi yang tepat, dan keselarasan terhadap program lainnya. Seluruh faktor pertimbangan tadi disampaikan oleh Wreathall pada tahun 2000. Pada proses menghitung akan melibatkan berbagai langkah, seperti mengumpulkan, menganalisa, dan mengevaluasi proyek. Namun metode ini juga memiliki beberapa tantangan, seperti ada kemungkinan karyawan yang tidak meraih prestasi selama beberapa tahun terakhir. Solusi dari permasalahan tersebut adalah menjalankan komunikasi intensif terhadap proyek yang Tengah dikerjakan. Berikan poin-poin yang perlu anak buah capai agar proyek selesai tepat waktu dan baik menurut klien.

Perhitungan Psikologikal

Metode kedua dalam menghitung beban kerja adalah perhitungan psikologikal. Cara perhitungan psikologikal dilakukan dengan mengamati dan mencatat apakah ada karyawan yang mengalami masalah fisik atau mental akibat beban kerja berlebih. Salah satu hal yang bisa diperiksa dari kondisi fisik adalah konsumsi oksigen maksimal dan detak jantung. Namun metode tersebut semata-mata hanya dipakai untuk mengetahui penurunan kondisi fisik. Sedangkan penilaian terhadap mental dapat dilakukan dengan menggunakan MBI atau The Maslach Burnout Inventory) yang pertama kali dipublikasi pada tahun 1981. Menurut website Harvard Business Review, MBI memiliki kelemahan sehingga perlu dikombinasikan bersama tools lainnya.

Perhitungan Subjektif

Metode terakhir adalah perhitungan subjektif yang dikelompokkan menjadi tiga. Ketiga metode perhitungan tersebut yakni Bedford Rating Scale (BFRS), Intantaneous Self Assessment (ISA), and NASA Task Load Index (TLX). Setiap penjelasan dari metode perhitungan beban kerja dapat Anda simak berikut.

Metode Perhitungan Bedford Working Rating Scale (BFRS)

Pada awalnya BFRS digunakan untuk menghitung beban kerja pilot. Berdasarkan Congress of the International Council of the Aeronautical Sciences (2018), penilaian ini masih digunakan bagi pilot yang bekerja di pesawat canggih yang telah memanfaatkan system automation. Sekarang penggunaan dari metode BFRS tidak hanya di bidang penerbangan tetapi juga bidang lainnya. Tentu saja penggunaan metode didasarkan atas kesesuaian dengan variable atau konteks yang mirip. Pada metode ini menilai apakah suatu workload dapat terselesaikan dengan baik. Kemudian apakah jenis pekerjaan yang dibebankan ke pegawai cocok dan seberapa bagus hasilnya. Rating dari metode ini dimulai dari angka 1 sampai 10. Angka 1 menunjukkan angka beban kerja yang terlalu longgar. Sedangkan angka 10 menunjukkan beban kerja yang terlampaui berat sehingga beberapa pekerjaan terbengkalai. Contoh penerapan analisa beban kerja untuk metode ini adalah pilot yang memiliki beban kerja di angka 5, berarti memiliki workload yang jauh dari kata overload.

Metode Perhitungan Instantaneous Self-Assessment (ISA)

Menurut Sky Library, metode ISA ini memiliki 5 kunci penilaian atas beban kerja. Angka 2 berarti beban kerja yang sangat ringan sehingga pegawai mampu menyelesaikan tugas dengan baik. Sedangkan semakin mengarah ke 5, maka beban kerja semakin tinggi. Bahkan ada banyak deadline yang tidak terselesaikan dengan baik dan pegawai tampak sangat kelelahan. Angka 5 juga dapat diartikan bahwa pegawai tersebut rentan mengalami burnout. Penilaian ini adalah yang paling mudah dilakukan menurut Glints. Contoh penerapan analisa beban kerja untuk metode ini yakni pegawai A dilakukan penilaian bahwa nilai workloadnya adalah 2. Sedangkan pegawai B memiliki beban kerja dengan penilaian 4. Manajer bisa saja menganalisa kemampuan pegawai A apakah dapat mengemban tugas lebih banyak ketika ada proyek baru masuk. Pegawai B sendiri sebaiknya tidak diberikan tambahan pekerjaan karena dapat membuatnya overload alias masuk tahapan penilaian 5.

Metode Perhitungan NASA Task Load Index (TLX)

Metode perhitungan workload yang terakhir adalah TLX. Metode ini memungkinkan manajer untuk menghitung beban kerja secara multi-dimensional. Alhasil penilaian ini lebih memuat penilaian keseluruhan. Berbagai bahan pertimbangan yang masuk dalam TLX berupa mental demands, physical demands, temporal demands, dan own performance. Mental demands terdiri atas memberikan keputusan, melakukan perhitungan, daya ingat, dan mencari. Physical demands merupakan kemampuan fisik yang diperlukan seseorang dalam menyelesaikan suatu job. Kemudian temporal demands berhubungan dengan tekanan dan waktu yang diperlukan untuk menuntaskan suatu task. Ada beberapa proyek yang pastinya memerlukan ketepatan dan juga penyelesaian yang cepat. Lalu, own performance adalah tingkat kepuasan atas pencapaian tugas (seberapa berhasil). Tentu saja hal tersebut juga berkaitan dengan target dari suatu proyek apakah tercapai atau tidak berdasarkan Jurnal Serambi Engineering (2023) yang dilaporkan oleh Mohammad Al-Farizi F. S. dan Dene Herwanto.

Ini Dia Fungsi Aplikasi KPI untuk Perusahaan

Kinerja perusahaan merupakan faktor krusial dalam menjaga daya saing dan pertumbuhan bisnis. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan perlu memantau dan mengukur pencapaian mereka secara efektif. Salah satu alat yang muncul dalam beberapa tahun terakhir untuk membantu dalam upaya ini adalah Aplikasi Indikator Kinerja Utama (KPI). Fungsi aplikasi KPI untuk perusahaan tergolong cukup krusial.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan mengapa Aplikasi KPI sangat penting untuk perusahaan, bagaimana mereka bekerja, serta manfaat yang dapat diperoleh oleh perusahaan dalam mengoptimalkan kinerja mereka.

Mengenal Pengertian dan Fungsi Aplikasi KPI untuk Perusahaan

Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan kompetitif, perusahaan perlu memiliki alat yang efektif untuk mengukur dan memantau kinerja mereka guna mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan. Salah satu alat yang semakin populer digunakan adalah Aplikasi Indikator Kinerja Utama (KPI).

Aplikasi KPI merupakan perangkat lunak atau sistem yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan memantau indikator kinerja utama (KPI) mereka. KPI adalah ukuran-ukuran yang diidentifikasi sebagai cerminan langsung dari pencapaian tujuan dan kesuksesan suatu perusahaan.

KPI dapat berkaitan dengan berbagai aspek bisnis, seperti keuangan, penjualan, kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, dan banyak lagi.

Aplikasi KPI memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan, mengintegrasikan, dan menganalisis data yang berkaitan dengan indikator-indikator kinerja ini. Informasi yang dihasilkan kemudian dipresentasikan dalam bentuk visual yang mudah dipahami, seperti grafik, tabel, dan laporan.

Dengan menggunakan Aplikasi KPI, perusahaan dapat mengamati tren, mengidentifikasi masalah potensial, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengoptimalkan kinerja mereka.

Pentingnya Aplikasi KPI dalam Pengelolaan Perusahaan

Aplikasi KPI telah menjadi alat yang tidak dapat diabaikan dalam pengelolaan perusahaan modern. Dengan mengumpulkan data, menganalisis informasi, dan memberikan pandangan yang jelas tentang kinerja bisnis, Aplikasi KPI membantu perusahaan dalam mengambil langkah-langkah yang lebih cerdas dan responsif dalam mencapai kesuksesan.

Dalam dunia bisnis yang didorong oleh data, Aplikasi KPI adalah kunci untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan dan tetap berada di garis depan persaingan.

Sementara, pentingnya aplikasi KPI dalam pengelolaan perusahaan dapat Anda simak sebagai berikut.

Pemantauan Kinerja yang Akurat

Aplikasi KPI membantu perusahaan dalam memantau kinerja mereka secara akurat dan real-time. Data yang diperoleh dari berbagai sumber dapat diintegrasikan ke dalam satu platform, memungkinkan manajemen untuk melihat gambaran lengkap tentang bagaimana perusahaan berperforma.

Pengambilan Keputusan Berdasarkan Data

Keputusan yang baik harus didasarkan pada data yang kuat. Aplikasi KPI membantu dalam menganalisis data dan mengidentifikasi tren yang signifikan. Dengan informasi yang akurat dan terkini, manajemen dapat mengambil keputusan yang lebih terinformasi dan mengarah pada hasil yang lebih baik.

Penyesuaian Strategi

Bisnis selalu berada dalam perubahan. Aplikasi KPI memungkinkan perusahaan untuk dengan cepat mengidentifikasi tren yang tidak sesuai harapan atau perubahan dalam lingkungan bisnis. Ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan strategi mereka dengan cepat, menjaga agar tetap relevan dan kompetitif.

Peningkatan Kinerja Individu

Aplikasi KPI tidak hanya bermanfaat bagi manajemen, tetapi juga bagi individu dalam perusahaan. Setiap departemen atau individu dapat memiliki KPI khusus yang berkaitan dengan tugas mereka. Ini membantu dalam meningkatkan akuntabilitas dan motivasi individu untuk mencapai tujuan mereka.

Monitoring Tujuan Bisnis

Aplikasi KPI membantu perusahaan dalam mengawasi pencapaian tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang. Dengan melihat pencapaian KPI yang terkait dengan tujuan-tujuan ini, perusahaan dapat mengevaluasi apakah mereka berada pada jalur yang benar atau perlu mengubah arah.

Selain poin penting di atas, aplikasi KPI juga memiliki beberapa fungsi yang bisa dicek di bawah.

Fungsi Aplikasi KPI untuk Perusahaan

Dalam era bisnis yang penuh tantangan dan dinamika saat ini, perusahaan perlu mengandalkan alat yang efektif untuk mengukur, memantau, dan mengelola kinerja mereka secara holistik.

Di sinilah peran Aplikasi Indikator Kinerja Utama (KPI) muncul sebagai faktor penting dalam pengembangan strategi dan pencapaian tujuan. Di bawah merupakan beberapa rincian fungsi aplikasi KPI untuk perusahaan yang perlu Anda ketahui.

Mengukur Pencapaian Tujuan Bisnis

Aplikasi KPI berfungsi sebagai sarana untuk mengukur pencapaian tujuan bisnis yang telah ditetapkan. Dengan mengidentifikasi dan mengukur KPI yang relevan, perusahaan dapat secara objektif menilai sejauh mana mereka telah mencapai target tertentu.

Misalnya, jika tujuan adalah meningkatkan pangsa pasar, KPI mungkin melibatkan pertumbuhan penjualan per bulan atau jumlah pelanggan baru yang diperoleh. Aplikasi KPI memungkinkan perusahaan untuk melacak perkembangan ini secara real-time dan mengambil tindakan jika ada penyimpangan dari rencana.

Mengidentifikasi Tren dan Peluang

Fungsi penting lain dari Aplikasi KPI adalah mengidentifikasi tren dan peluang dalam data kinerja. Dengan mengumpulkan dan menganalisis data dari berbagai sumber, aplikasi ini membantu perusahaan untuk melihat tren jangka panjang, pola fluktuasi, dan perubahan yang mungkin terjadi seiring waktu.

Dengan informasi ini, perusahaan dapat mengantisipasi peluang baru atau mengidentifikasi risiko yang mungkin muncul. Misalnya, jika aplikasi menunjukkan peningkatan permintaan untuk produk tertentu, perusahaan dapat dengan cepat merespons dengan meningkatkan produksi atau pemasaran produk tersebut.

Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Keputusan bisnis yang baik selalu didasarkan pada data yang kuat. Aplikasi KPI berfungsi sebagai sumber informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Manajemen dapat mengandalkan data yang disajikan oleh aplikasi ini untuk memahami situasi bisnis secara mendalam. Ini membantu dalam memilih opsi terbaik, mengidentifikasi masalah, dan merumuskan strategi yang efektif.

Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas

Aplikasi KPI juga memiliki peran penting dalam meningkatkan transparansi dan akuntabilitas di seluruh organisasi. Dengan menetapkan KPI yang jelas untuk setiap departemen dan individu, tanggung jawab menjadi lebih terdefinisi.

Setiap orang dalam perusahaan tahu apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana mereka akan diukur. Ini menciptakan budaya kerja yang lebih terfokus pada pencapaian hasil dan memberikan peluang bagi individu untuk terlibat secara aktif dalam upaya pencapaian tujuan.

Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan

Fungsi lain dari Aplikasi KPI adalah membantu perusahaan dalam melakukan evaluasi dan perbaikan berkelanjutan. Dengan memiliki data historis tentang kinerja, perusahaan dapat melihat progres dari waktu ke waktu.

Hal ini memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi area di mana mereka telah berhasil dan di mana ada potensi perbaikan. Dengan menggunakan informasi ini, perusahaan dapat merancang strategi untuk terus memperbaiki dan mengembangkan operasional mereka.

Aplikasi KPI adalah alat yang sangat penting dalam pengelolaan kinerja perusahaan. Dari mengukur pencapaian tujuan bisnis hingga mengidentifikasi tren, mendukung pengambilan keputusan berbasis data, meningkatkan transparansi, dan mendorong perbaikan berkelanjutan, fungsi aplikasi KPI untuk perusahaan ini sangat beragam dan bermanfaat. Dalam dunia bisnis yang terus berubah, Aplikasi KPI memainkan peran sentral dalam membantu perusahaan untuk tetap adaptif, responsif, dan kompetitif di pasar yang kompetitif.

Pentingnya Kinerja Karyawan untuk Mengembangkan Performa Perusahaan

Sebuah perusahaan hanya dapat maju ketika sebagian besar karyawan memiliki kinerja yang baik. Tidak hanya tingkatan mulai dari manajer ke atas perlu untuk mengetahui pentingnya kinerja karyawan agar perusahaan bisa berkompetisi dibandingkan perusahaan competitor. Terlebih lagi kompetisi yang ada di era modern bersifat global. Sebelum menyampaikan manfaat dari kinerja karyawan, kami juga akan menjelaskan definisi dari kinerja karyawan berdasarkan pandangan para ahli. Keseluruhan informasi lebih lanjut tentang hal ini dapat Anda simak di bawah.

Definisi Kinerja Karyawan Berdasarkan Ahli

Kami akan menjelaskan poin ini menurut ahli bernama Moeheriono, Prawirosentono, dan Mccormick & Tiffin sebelum melanjutkan pembahasan tentang pentingnya kinerja karyawan. Berdasarkan Moeheriono, kinerja karyawan tercantum di dalam buku yang dibuatnya. Pada dasarnya performa setiap karywan merupakan hal yang mungkin untuk diraih oleh individu karyawan maupun kelompok dengan memperhatikan kualitatif maupun kuantitatif. Kemudian berdasarkan Prawirosentono, kinerja karyawan yakni pekerjaan yang dilakukan oleh suatu suatu grup maupun organisasi dengan melaksanakan tanggung jawab sekaligus kekuasaan masing-masing. Setiap individu yang ada dalam organisasi maupun kelompok tadi dapat bekerja sama agar pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Tentu saja pelaksanaan dari tugas-tugas tersebut harus sesuai dengan aturan yang dibuat Pemerintah. Dengan kata lain, mereka tidak melanggar etika, hukum, maupun moral. Pendapat ahli yang terakhir berasal dari Mccormick & Tiffin. Berdasarkan Mccormick & Tiffin, kinerja karyawan berkaitan dengan jumlah dan waktu yang diperlukan oleh perusahaan untuk dapat melaksanakan kegiatannya. Apa yang dijelaskan oleh Mccormick & Tiffin sangat mengacu kepada produktivitas yang baik agar perusahaan dapat berkembang. Setelah Anda memahami tentang apa saja definisi kinerja karyawan berdasar para ahli, sekarang kami akan menjelaskan faktor-faktor yang berkaitan dengan hal ini.

Faktor-Faktor yang Berpengaruh terhadap Performa Karyawan

Setiap orang yang bekerja pada perusahaan perlu mengetahui juga ada beberapa factor yang berpengaruh terhadap performa karyawan. Apabila factor-faktor tersebut terpenuhi secara positif, maka bisa dipastikan bahwa karyawan akan memberikan kemampuan terbaik dengan lebih stabil. Alhasil visi-misi perusahaan bisa lebih mudah tercapai. Langsung saja kami mulai dengan membahas factor yang pertama yakni kedisiplinan. Pada dasarnya sebuah perusahaan dapat berkembang kearah positif ketika menerapkan budaya disiplin untuk seluruh karyawannya. Disiplin mulai dari sampai ke tempat kerja tepat waktu hingga disiplin menyelesaikan proyek. Pelaksanaan kedisiplinan ini tidak perlu menunggu adanya monitoring dari pihak atasan.

Tentu saja peran HRD dalam screening kandidat juga sangat berperan di sini. Seorang HRD sebaiknya mampu memperoleh kandidat karyawan yang memang sudah terbiasa disiplin karena kedisiplinan berasal dari diri sendiri. Kemudian bagian HRD juga sebaiknya mampu menegur karyawan-karyawan yang ketahuan memiliki jam kerja kurang dari seharusnya.

Guna memudahkan HRD untuk mengetahui siapa-siapa yang tidak disiplin dalam memenuhi jam kerja, maka disarankan untuk menggunakan sistem sidik jari untuk pencatatan kehadiran. Sistem attendance management dengan sidik jari cukup baik dibandingkan dengan presensi kehadiran dengan menggunakan tanda tangan di buku manual maupun presensi dengan kartu identitas perusahaan.

Contoh kedisiplinan lainnya yang juga penting untuk dimiliki adalah kedisiplinan dalam mengikuti jadwal meeting. Seluruh karyawan yang hendak melaksanakan meeting wajib untuk membuat presentasi. Hal ini memungkinkan tingkatan manajer ke atas untuk mengawasi kinerja karyawan berdasarkan progress yang dipresentasikan oleh para karyawan. Kami juga akan membahas factor yang kedua berpengaruh terhadap performa karyawan dalam perusahaan yakni motivasi bekerja.

Fakta yang perlu para karyawan ketahui mengenai performa stabil adalah bagaimana cara untuk mengelola motivasi bekerja tetap ada. Motivasi bekerja sendiri merupakan factor utama agar karyawan terus mampu menyelesaikan tugas masing-masing dengan baik. Pentingnya peran kebijakan untuk memberikan reward terhadap karyawan berprestasi. Bahkan reward yang diberikan bisa saja berupa promosi naik jabatan. Kemudian perusahaan perlu untuk memberikan saran berupa solusi terhadap karyawan yang kurang berprestasi. Solusi yang diberikan juga bisa saja berasal dari hasil pemikiran bersama, baik dari karyawan biasa maupun manajer ke atas. Faktor keempat yang bisa menjadi pemicu kinerja karyawan adalah gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan.

Pihak setingkat manajer ke atas perlu untuk menerapkan gaya kepemimpinan yang tepat agar memotivasi performa karyawan. Sebaiknya tekanan yang diberikan kepada para karyawan disesuaikan. Diharapkan karyawan yang bekerja juga bisa terus memperoleh perlindungan sehingga tidak terlalu tertekan dalam bekerja. Tekanan yang berlebihan terhadap karyawan dengan reward yang tidak sepadan mampu melemahkan motivasi kerja karyawan. Selanjutnya ada juga factor yang berkaitan dengan lingkungan kerja. Upayakan lingkungan kerja selalu kondusif, bersih, aman, dan nyaman.

Lingkungan kerja yang kondusif dapat diciptakan dengan budaya bantu-membantu dalam menyelesaikan tugas. Jadi karyawan yang satu dengan lainnya tidak sibuk saling mencari kesalahan atau melempar kesalahan. Buat lingkungan kerja yang friendly sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya betah. Sedangkan untuk hal kebersihan dapat diaplikasikan dengan merekrut cleaning service yang tepat. Kemudian lingkungan yang aman perlu diwujudkan dengan keberadaan satpam dan juga CCTV di beberapa tempat sesuai dengan regulasi yang berlaku. Lalu kami akan melanjutkan pembahasan tentang pentingnya kinerja karyawan di poin berikutnya.

Pentingnya Memperhatikan Performa Karyawan

Penilaian terhadap performa karyawan memang harus diterapkan secara berkala. Proses dapat dilakukan dengan memberikan ujian tertentu atau menilai langsung dari pekerjaan yang telah diselesaikan karyawan. Sebaiknya seluruh karyawan memahami tentang pentingnya performa karyawan, seperti kemudahan untuk melakukan evaluasi diri melalui penilaian kinerja.

Evaluasi diri ini mampu membuat setiap karuawan paham terhadap kemampuan diri sehingga lebih mudah untuk melaukan perbaikan di kemudian hari. Hal ini juga mampu membantu karyawan untuk mengingat kembali tujuan perusahaan dan target yang perlu diraih. Proses penilaian kinerja ini perlu dilakukan secara berkala. Manfaat kedua dari pentingnya performa karyawan adalah membantu memotivasi karyawan. Karyawan akan diingatkan dengan reward-reward yang akan diberikan kepada karyawan berprestasi. Berbagai jenis penghargaan yang dapat diberikan kepada karyawan adalah kenaikan gaji, promosi jabatan, program pelatihan khusus, penghargaan, dan lain-lain. Apabila karyawan sering diberikan reward sesuai prestasi mereka, maka hal ini membuat mereka bersemangat setiap kali bekerja.

Keberadaan pentingnya kinerja karyawan yakni mengingatkan kembali kepada para karyawan akan tanggung jawab yang diemban. Di lain sisi, perusahaan juga lebih mudah dalam menentukan jenis pelatihan dan pengembangan skill yang diperlukan oleh mayoritas karyawan. Bagaimanapun pemberian pelatihan harus sesuai kebutuhan perusahaan, karena ada kaitannya dengan finansial yang perlu dikeluarkan perusahaan. Pemberian pelatihan yang efektif mampu membantu perusahaan cepat berkembang. Selain itu penilaian performa karyawan juga memeprmudah HRD dalam proses analisa kinerja organisasi di pandang dari segi individu karyawan maupun keseluruhan perusahaan. Tidak heran bila perusahaan akan selalu memerlukan penilaian yang terkait performa karyawan.

Dampak AI Terhadap Manajer SDM, Apa Saja?

Dampak AI – Kecerdasan buatan atau yang sering disebut dengan istilah Artificial Intelligence menciptakan peluang besar bagi mesin untuk beradaptasi dan mempelajari hal – hal baru dengan sangat cepat berdasarkan data yang tersedia tanpa harus melalui pembuatan program terlebih dahulu.

Di banyak industri di seluruh dunia, AI sudah banyak digunakan karena terbukti mampu mendukung peningkatan efisiensi sumber daya manusia pada perusahaan kecil, menengah hingga perusahaan raksasa.

Lantas, sebenarnya apa itu AI?

Sekilas Tentang Artificial Intelligence

AI merupakan kecerdasan buatan yang tercipta dengan memanfaatkan keilmuan di bidang komputer, dimana mempunyai misi dan tujuan utama dalam memudahkan pekerjaan di berbagai lini kehidupan.

Keunikan yang dimiliki oleh sistem AI sehingga membuatnya tampil canggih adalah dari sisi cara kerjanya. AI mempunyai kemampuan untuk belajar dari pengalaman yang bersumber dari data yang tersimpan dalam database.

Dari semua data yang diperoleh AI, bisa diolah kembali untuk mengembangkan sistem menjadi lebih efektif dan menyelesaikan semua tugas lebih cepat.

Kelebihan yang ditawarkan oleh AI inilah dianggap sangat tepat untuk diterapkan pada bidang Human Resource atau sumber daya manusia. Dengan catatan, penerapan dan pengelolaan AI dilakukan dengan benar dan tepat.

Peran AI pada bidang sumber daya manusia banyak dimanfaatkan untuk perampingan pekerjaan yang membutuhkan waktu pengerjaan lebih panjang meliputi perekrutan karyawan, pelatihan karyawan maupun pekerjaan administrasi secara keseluruhan.

Yang perlu diperhatikan dan diingat, penggunaan AI tidak boleh berlebihan atau terlalu dieksploitasi karena bisa memunculkan berbagai ancaman. Kenapa bisa begitu?

Ingat, perusahaan yang baik tetap harus menjunjung tinggi asas rasa kemanusiaan. Sedangkan jika penerapan AI dilakukan secara penuh tanpa ada campur tangan sedikitpun dari manusia, penyelesaian pekerjaan, analisis pekerjaan hingga proses pengambilan keputusan menjadi kaku. Dalam hal ini, artinya asas rasa kemanusiaan pun akan dikesampingkan.

Parahnya lagi, keberadaan AI tidak lagi berdampak positif bagi bidang sumber daya manusia, namun justru berdampak negatif. Berbagai kejadian besar seperti pemutusan hubungan kerja secara masal, penurunan kepuasaan kerja karyawan, banyak miskomunikasi antar karyawan hingga peningkatan angka turnover karyawan pada perusahaan yang sulit dikendalikan.

Dampak AI dalam Membantu Peningkatan Efisiensi Sumber Daya Manusia

Berikut ini terdapat beberapa dampak AI yang bisa dirasakan langsung oleh manajer SDM dalam rangka peningkatan efisiensi sumber daya manusia, apa saja?

1.Dampak AI Selama Proses Rekrutmen

Pengelolaan sumber daya manusia paling penting berawal dari proses rekrutmen. Pemanfaatan kecerdasan buatan selama proses rekrutmen bisa memperbesar peluang perusahaan untuk mendapatkan kandidat paling sesuai dalam kurun waktu yang lebih cepat.

Keberadaan algoritma AI, bisa dimanfaatkan untuk memfilter semua CV yang masuk ke perusahaan sehingga mampu menemukan kandidat terbaik sesuai kebutuhan perusahaan.

Tidak butuh waktu lama, untuk mendapatkan beberapa kandidat tersebut dan bisa langsung dikirimkan undangan wawancara. Berbeda dengan pemilahan CV yang dilakukan secara manual, 1 minggu pun rasanya tidak cukup untuk mempelajari semua CV yang masuk.

Dengan demikian, bisa diambil kesimpulan bahwa proses rekrutmen dengan memanfaatkan AI sangat membantu staff SDM, karena bisa dilakukan dengan sangat cepat.

2.Dampak AI Selama Pelatihan Kerja

Selain proses rekrutmen, proses pelatihan kerja juga tidak kalah penting dalam mendukung pengembangan perusahaan. Pelatihan kerja dengan memanfaatkan algoritma AI bisa membantu proses identifikasi pada divisi mana yang membutuhkannya.

Kemudian, AI pada pelatihan kerja juga bisa membantu memberikan rekomendasi yang lebih spesifik pada semua karyawan dengan merujuk pada kebutuhan perusahaan maupun performa yang ditunjukkan oleh masing – masing karyawan.

3.Mendukung Manajemen Kinerja

Manajemen kinerja mempunyai dampak yang sangat penting bagi kemajuan perusahaan melalui proses evaluasi oleh manajer SDM. Selama proses evaluasi inilah, AI bisa dimanfaatkan manajer SDM untuk membantu seluruh aktivitas evaluasi secara menyeluruh. Sehingga tujuan perusahaan pun bisa segera tercapai.

Menariknya, dampak AI ini pada manajemen kinerja bisa digunakan berdasarkan data yang diinginkan dalam kurun waktu tertentu saja. Misalnya saja, dalam periode 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan atau periode lainnya sesuai kebutuhan.

4.Membantu Analisis Data

Selain uang, data menjadi aset paling berharga bagi semua perusahaan di dunia ini. Dimana jika sampai ada kebocoran data, bisa berpotensi menciptakan kerugian besar. Setiap data yang ada, bisa digunakan untuk pertimbangan hingga pengambilan keputusan dalam bisnis.

Dalam hal ini, keberadaan AI bermanfaat dalam menganalisis setiap data dengan lebih cepat dan efektif sehingga bisa mendukung proses pengembangan SDM.

Algoritma AI bisa digunakan untuk menganalisis data dari berbagai sumber seperti data kinerja karyawan, data absensi, data produktivitas dan data lainnya. Dengan begitu, pola baru hingga tren yang muncul bisa menambah wawasan.

5.Membantu Penghematan Pengeluaran Perusahaan

Menekan angka pengeluaran perusahaan menjadi pekerjaan rumah yang harus diselesaikan oleh manajer SDM. Cara yang banyak dilakukan biasanya dengan mencoba merampingkan dan memangkas SDM yang dianggap tidak terlalu dibutuhkan.

Banyak perusahaan yang merasakan dampak AI secara langsung termasuk salah satunya dalam upaya meminimalisir pengeluaran sehingga bisa melakukan penghematan berkali – kali lipat.

Pemanfaatan AI bisa digunakan dalam proses identifikasi berbagai hal yang dianggap tidak efisien selama proses pengelolaan SDM sedang berlangsung. Sebagai solusi, AI akan memberi rekomendasi kepada manajer SDM guna meningkatkan efisiensi seperti yang diharapkan oleh perusahaan.

Akhirnya, apa yang diinginkan dan diharapkan oleh perusahaan bisa diwujudkan dengan cepat. Perusahaan bisa mengalokasikan dana yang sebelumnya digunakan untuk memberi gaji, bonus hingga insentif kepada karyawan untuk pengembangan bisnis.

Kesimpulan Dampak AI Terhadap Manajer SDM

Pemanfaatan AI dalam proses pengelolaan sumber daya manusia membuka peluang besar bagi perusahaan untuk meningkatkan produktivitas hingga efisiensi sumber daya manusia.

Dengan kata lain, selain bisa memudahkan pekerjaan manajer SDM, AI juga berpotensi meningkatkan skill manajer SDM dalam menjalankan tugasnya.

Penggunaan AI selama proses rekrutmen, memudahkan dan mempercepat pemilihan kandidat sesuai kriteria yang diinginkan. Sementara dalam proses pelatihan, bisa memberi rekomendasi kepada perusahaan terkait jenis pelatihan paling tepat yang bisa digunakan hingga peningkatan kinerja pada semua karyawan.

Kemudian, AI juga bisa mendukung manajemen kinerja karyawan, mendukung proses analisis data hingga penghematan pengeluaran perusahaan.

Yang perlu ditekankan pada pembahasan kali ini, keberadaan AI bukan berarti bisa menjadi pengganti manusia. Karena dalam prosesnya, manusia tetap wajib ada untuk mengoperasikan AI.

AI memang bisa mendorong peningkatan efisiensi selama proses pengelolaan SDM, namun keputusan akhir tetap harus melibatkan manusia berpengalaman, ahli dan kompeten di bidangnya.

Oleh sebab itu, perusahaan harus mampu dan memastikan penggunaan AI selama proses pengelolaan SDM sudah dilakukan dengan benar, bijaksana dan hati – hati, bukan serampangan.

Jadi, meskipun saat ini sudah ada AI dengan segala kecanggihan yang ditawarkannya, pemanfaatan AI tidak boleh sembarangan, dibutuhkan keputusan yang bijak dan kehati – hatian.

Cara Menghitung Bonus Tahunan Karyawan di Indonesia

Bonus Tahunan Karyawan – Bonus adalah sesuatu yang sangat dinantikan dan disukai para karyawan dalam suatu badan usaha. Karyawan yang telah bekerja keras akan merasa bangga dan senang apabila hasil kerja yang mereka lakukan mendapat apresiasi dalam bentuk materi.

Pada dasarnya dimana bonus selalu diberikan dalam pecahan uang tunai yang akan diberikan kepada karyawan yang bersama dengan gaji bulanan di periode tertentu sebagai ucapan terima kasih atas hasil kerja terbaik nya.

Pemberian bonus dalam setiap perusahaan rupanya tidak tercantum dalam UU Ketenagakerjaan yang mengartikan bahwa tidak ada kewajiban bagi suatu badan usaha untuk memberi bonus bagi para karyawannya.

Namun, bonus yang berlaku adalah suatu wujud apresiasi yang telah berlaku dan ditetapkan perusahaan dimana tempo pemberian bonusnya pun disesuaikan kondisi finansial dari sistem kredibilitasnya secara tahunan sesuai atas kemampuan dari kas perusahaan sendiri. Continue reading →

Metode untuk Sistem Penggajian Karyawan yang Efektif

Sistem Penggajian Karyawan – Karyawan adalah salah satu sumber utama dari keberhasilan dan kesuksesan dari sebuah perusahaan atau lembaga lainnya di Indonesia.

Namun, tidak menutup kemungkinan jika dibalik keberadaan mereka juga bisa memberi keterpurukan yang menyebabkan suatu badan usaha harus terpaksa “gulung tikar” karena perbuatan karyawannya sendiri sedangkan seiring berjalan waktu bahwa perkembangan dari jumlahnya selalu bertambah sesuai kebutuhan perusahaan.

Bagaimana tidak, salah satu alasan utama mengapa badan usaha mulai merekrut perusahaan adalah karena bidang pekerjaan yang semakin bertambah dan tidak bisa diselesaikan dalam waktu singkat jika perbandingannya sangat jauh.

Namun, dibalik ketertarikan masyarakat atau calon karyawan yang ingin bergabung maka beberapa dari mereka selalu memperhatikan sistem penggajian bagi kehidupan pribadi apakah dapat menunjang serta mencukupi atau sebaliknya.

Metode yang Digunakan dalam Sistem Penggajian Karyawan

Perusahaan yang memiliki karyawan dengan jumlah sangat banyak harus memahami dan juga mengetahui tentang apa saja metode dari sistem penggajian yang harus diterapkan ketika masuk dalam awal bulan atau periode yang menjadi pencairan gaji karyawan.

Metode yang berlaku untuk sistem tersebut adalah :

1.Mempelajari Deadline untuk Waktu Penting

Penggajian yang berlaku untuk karyawan harus berlandasakan terhadap sebuah deadline atau waktu penting sesuai tempo kesepakatan.

Tak heran, jika sebuah pimpinan perusahaan telah menetapkan deadline untuk sistem penggajian ini, anda atau siapa saja selaku karyawan dapat mengusung rencana untuk melakukan berbagai macam persiapan yang memiliki keterkaitan dengan penggajian dari perusahaan untuk setiap karyawan yang bekerja.

Tak hanya itu, anda sebagai pimpinan perusahaan juga harus menentukan kapan periode yang tepat untuk menuntaskan sistem penggajian kepada semua karyawan yang biasanya berlangsung bulanan atau mingguan (2 minggu sekali), serta pada awal atau akhir bulan yang mana keputusan yang telah ditetapkan tersebut harus memberitahukan kepada karyawan yang berdedikasi untuk perusahaan agar mengikuti siklus neraca terbaru milik perusahaan.

2.Membuat Sistem untuk Perhitungan Gaji

Pada umumnya, penggajian yang berlaku dalam suatu perusahaan ditetapkan atas dasar struktur yang berlaku. Pimpinan secara umum dapat memberi gaji setiap bulan sesuai hasil pekerjaan yang telah diselesaikan setiap karyawan. Selain itu, pimpinan juga berhak untuk menambahkan atau meningkatkan bonus dll. Namun, perhitungan yang dilakukan harus selalu memiliki sistem khusus agar tidak merugian karyawan yang bekerja hampir setiap hari.

Perusahaan di Indonesia belakangan ini lebih sering membuat sebuah sistem khusus untuk penggajian karyawan secara otomatis atau berpacu terhadap unsur teknologi yang efektif dan efisien. Bahkan, kelebihannya adalah memberi hasil perhitungan yang akurat secara rinci dan akurat, sedangkan jika pimpinan (masih) menerapkan sistem manual hanya akan memberi kebingungan dan sulit diselesaikan serta penggajian tidak sesuai deadline yang ditetapkan.

3.Melakukan Investasi dengan Sofware Khusus

Perusahaan yang ingin menjalankan sistem penggajian karyawan dengan tepat maka harus selalu melakukan investasi dengan memakai software khusus. Mengapa? Pasalnya, salah satu fungsi dan tujuan dari penggunaannya adalah memudahkan proses otomatisasi serta penggajian akan lebih mudah dan sangat signifikan. Penggunaan software ini pun berguna untuk absensi, cuti, pajak hingga kontrak semua karyawan yang mudah diakses setiap hari.

Kemudian, salah satu keunggulan dari sebuah metode penggajian karyawan yang memakai software khusus ini akan memberi kecepatan dan ketepatan bagi perusahaan untuk mengirim slip gaji kepada setiap karyawan ketika masuk deadline. Bahkan, hanya dalam hitungan menit saja maka pimpinan direksi bukan hanya mengirimkan hasil gaji dengan mudah namun juga melaporkan PPh kepada kantor pajak atas biaya tertentu yang harus dilunasi perusahaan.

4.Merencanakan Cadangan Finansial dengan Tepat

Gaji yang berlaku dalam siklus pekerjaan bukan hanya dinilai sebagai kewajiban saja namun sebagai bentuk apresiasi dari perusahaan bagi semua karyawan. Pasalnya, seorang pemilik perusahaan wajib menentukan skala dari kualitas finansial perusahaan untuk selalu berada di zona aman agar selalu memberi upah kepada karyawan setiap bulan dengan tepat, serta sesuai temponya agar pengiriman invoice untuk para klien yang menyelesaikan pembayaran.

Maka dari itu, sangat ditekankan kepada perusahaan untuk menghindari berbagai kendala yang menjadi penghambat arus penggajian sehingga membuat karyawan kecewa dan tidak mustahil untuk berhenti karena sistemnya yang lamban. Bahkan, selain kehilangan karyawan maka ancaman atau risiko yang akan diterima perusahaan jika terlambat memberi gaji bagi para pekerjanya adalah selalu memiliki masalah yang berpotensi bangkrut dan tidak berjalan.

Metode yang berlaku untuk sistem penggajian karyawan ini juga sangat mudah diterapkan bagi perusahaan yang baru dibangun karena satu sama lain memiliki tujuan yang sama untuk selalu memasarkan berbagai macam jasa dan produk yang diandalkan dengan menggunakan bantuan dari beberapa karyawan yang tekun dan ulet, serta keberadaan penggajian ini tidak boleh dinilai sebelah mata bagi anda atau siapa saja sebagai pimpinan dari perusahaan yang merekrutnya.

Tak hanya itu, sistem penggajian karyawan yang berlaku juga biasanya sering menjadi sebuah perbandingan antara perusahaan terdahulu dan saat ini dari karyawan lama atau yang memiliki pengalaman cukup banyak dalam dunia kerja. Bahkan, banyak sekali model khusus untuk sistem ini yang terkesan canggih dan sedikit rumit termasuk dari absensi dan sistem lainnya yang saat ini memakai retina mata, finger print, kartu gesek atau kartu check clock yang biasanya dipakai.

Selain masalah sistem absensi rupanya pembahasan mengenai sistem penggajian karyawan juga harus memperhatikan masalah slip gaji yang biasanya dijadikan bukti kuat jika hasil kerja keras para pegawai telah jatuh ke tangan mereka masing-masing. Namun, banyak karyawan yang acuh atau tidak pernah mengambilnya karena percaya jika perusahaan tidak pernah bohong dalam sistem perhitungan sesuai dengan hasil pekerjaan yang selesai dan pajak yang ditetapkan.

Namun, slip gaji akan selalu memiliki catatan PPh yang menjadi bukti penting dari perhitungan pajak yang otomatis membuat bagian HRD dari perusahaan harus membuat dan mencetak sebagai dokumen pajak resmi milik perusahaan jika terjadi keluhan dari karyawan yang selalu merasa kurang atas gaji yang diterima berdasarkan pajaknya. Selain itu, HRD juga membuatnya sebagai kebutuhan jika beberapa karyawan ingin mengajukan pinjaman kredit ke bank tertentu.

template-kpi-dan-3-ebook-sdm

SOP Pengelolaan Karyawan dan SDM Perusahaan

SOP Pengelolaan Karyawan – Karyawan dalam sebuah perusahaan merupakan sumber daya terpenting yang berperan sebagai mata kunci dari kesuksesan perusahaan. Sebagai sumber daya manusia diperlukan manajemen untuk memaksimalkan kinerja karyawan.

Manajemen sumber daya manusia merupakan proses untuk memperoleh, melatih, menilai, memberi kompensasi terhadap karyawan serta memperhatikan hubungan yang terjadi antar karyawan, menjamin kesehatan, keselamatan serta keadilan bagi para pekerja.

Kegiatan dari manajemen sumberdaya manusia meliputi kegiatan perekrutan, pelatihan, pengembangan, penilaian, pemberian kompensasi kepada karyawan, pemeliharaan tenaga kerja untuk mencapai tujuan secara pribadi, organisasi perusahaan begitupula bagi lingkungan. Continue reading →

Tahapan dalam Melakukan PHK Karyawan

PHK Karyawan – Bila saat ini Anda berkedudukan sebagai atasan ataupun sebagai seorang pemilik dari suatu bisnis dengan adanya beberapa karyawan yang bekerja di bawah naungan Anda, maka tak menutup kemungkinan suatu saat Anda akan melakukan prosedur pemutusan hubungan kerja (PHK) dengan karyawan yang bersangkutan atas berbagai alasan ataupun latar belakang.

Dalam hal ini, Anda tentunya tidak bisa melakukan PHK secara semena-mena meskipun Anda adalah pemilik usaha ataupun berkedudukan sebagai atasan. Anda hendaknya mengetahui bagaimana tahapan PHK karyawan yang tepat dan sesuai dengan prosedur yang benar sehingga tidak muncul kesalahpahaman antara karyawan dengan pihak perusahaan.

Tentu ada banyak faktor yang bisa menyebabkan seorang karyawan mengalami PHK dalam kehidupan karirnya mulai dari hal-hal yang berkaitan dengan kinerja yang memburuk hingga faktor perusahaan yang mengalami kerugian. Bagi seorang pemilik perusahaan, memberhentikan karyawan adalah hal yang dinilai sangat sulit untuk dilakukan meskipun kepada karyawan yang memiliki kinerja memburuk, kelakuan yang kurang baik, ataupun hal-hal negatif lainnya dari karyawan tersebut. Continue reading →

Cara Terbaik Melakukan Rekrutmen Karyawan yang Bagus

Rekrutmen Karyawan – Proses rekrutmen karyawan pastinya menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan dan dilakukan secara tepat. Dalam tahapan perekrutan karyawan yang tidak tepat justru bisa menjadi masalah yang buruk pada usaha yang dikelolanya. Keberadaan karyawan yang tidak potensial justru akan menjadi beban perusahaan.

Oleh karena itu sangat penting untuk mengetahui bagaimana cara terbaik untuk melakukan rekrutmen karyawan. Rekrutmen bisa menjadi serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk menjaring para pelamar sekaligus untuk memberikan motivasi bagi mereka untuk bisa menunjukkan kemampuan serta pengetahuannya guna menutupi kekurangan posisi di perusahaan ataupun instansi tersebut.

Dengan melakukan proses rekrutmen yang efektif maka hal ini akan mampu menghadirkan sumber daya manusia terbaik dan berkualitas untuk memenuhi spesifikasi pekerjaan yang tersedia.

Cara melakukan rekrutmen karyawan yang efektif dan sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan maka perusahaan ataupun instansi akan melewati beberapa tahapan ataupun proses mulai dari menentukan kualifikasi pelamar hingga pelamar tersebut benar-benar diangkat dan diterima menjadi karyawan di perusahaan tersebut.

Tujuan dari proses perekrutan karyawan ternyata bukan hanya untuk mendapatkan sejumlah orang tertentu saja tetapi juga untuk memikat para pelamar yang memiliki kompetensi bagi perusahaan yang mengacu pada kemampuan, kecocokan antara persyaratan kerja dengan pengetahuan dan motivasi yang nantinya ini akan mengacu pada kecocokan kepribadian pelamar dengan karakteristik pekerjaannya.

Tentu saja, untuk mendapatkan calon karyawan yang kompeten serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan pastinya dibutuhkan strategi serta cara terbaik dalam melakukan rekrutmen karyawan yang efektif dan tepat. Hal ini berguna supaya tidak membuang-buang waktu, tenaga, dan uang yang tak menghasilkan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam melakukan rekrutmen itu sendiri terdapat beberapa tahapan. Continue reading →